Tausta
COVID-19-pandemian vuoksi yliopisto siirtyi etäopetukseen, mikä johti opiskelijamäärän kasvuun. Opiskelijamäärän kasvaessa IT-osasto huomasi, että heidän nykyinen ohjelmistonsa ei ole tarpeeksi skaalautuva.
Projektiryhmä
Projekti toteutettiin yhdessä yhdysvaltalaisen toteutuskumppanin Tondron kanssa. RA-tiimi tarjosi Toteutustiimi:
🙂 1 Salesforcen tekninen arkkitehti/konsultti
🙂🙂 2 Salesforce-insinööriä
🙂 1 Toiminnallinen konsultti
Haasteet
Asiakas käytti opiskelijoiden menestyksen seurantaan räätälöityä vanhaa järjestelmää. Opiskelijoiden rekrytoinnissa ja pääsyvaatimuksissa yliopisto käytti laskentataulukoita, jotka luotiin uudelleen kunkin lukuvuoden alussa.
Opiskelijoiden menestyksen hallinta toteutetaan räätälöidyn raskaan vanhan järjestelmän päälle, jossa on ollut skaalautuvuusongelmia, kuten:
🚀 Ei toimintoa riskiryhmään kuuluvien oppilaiden tunnistamiseen: oppilaitos on riippuvainen ohjaajista riskiryhmään kuuluvien oppilaiden tunnistamisessa ja jättää joitakin riskitapauksia huomiotta. Vanha järjestelmä ei tarjonnut ominaisuuksia, joilla tällaisia oppilaita voitaisiin korostaa ja tunnistaa ennakoivasti.
🚀 Rajoitettu personointi: kyvyttömyys laatia yksilöllisiä oppimissuunnitelmia yksittäisille oppilaille ja ryhmille. Ei mahdollisuutta määrittää oppimisohjelmia tietyille yksilöille ja seurata heidän suoriutumistaan.
🚀Tehoton viestintä ja yhteistyö: Tiedekunnan, henkilökunnan ja opiskelijoiden välinen viestintä on hajanaista ja tehotonta, mikä voi johtaa viivästyksiin tai katkoksiin tarvittavan tuen tarjoamisessa. Lisäksi osallistujat ohittavat tämän järjestelmän ja käyttävät WhatsAppia, tekstiviestejä ja muita kanavia kommunikoidakseen tietyistä asioista.
🚀 Sovellus ei käsittele talousprosesseja valmiiden tietoturvamääritysten puuttumisen vuoksi. Kaikki talousprosessit käsiteltiin tyypillisesti sähköpostin kautta ja tiedot tallennettiin vain kirjanpitojärjestelmään. Tämä johti tiedon pirstaloituneisuuteen ja virheiden määrän kasvuun.
aikatauluja
3-5 kuukautta
Hankkeen talousarvio*
89 000–147 000 $ | €
Harkitaan sekajoukkueiden määrää
60€ per tunti
JM
ei julkisteta
*Lisenssikustannukset eivät sisälly hintaan ja voivat vaihdella
Asiakas päätti siirtää koko ratkaisun Salesforceen. Rutiiniautomaatiotiimi kerättiin vaatimukset opiskelijoiden rekrytointi- ja valintaprosesseille sekä opiskelijoiden menestyksen hallintasovellukselle. Laitoksen toiminnan ylläpitämiseksi projekti jaettiin useisiin vaiheisiin, joissa otettiin käyttöön tai korvattiin vanhoja moduuleja.
Rutiiniautomaatiotiimi toteutti opiskelijoiden rekrytointi- ja valintaprosessit Salesforce Education Cloudin päälle Vaihe #1Laskentataulukoihin kerätyt tiedot siivottiin ja siirrettiin Salesforceen. Sovellusten hallintaa varten oppijaportaali konfiguroitiin ja mukautettiin. Valaistuksen ajoitustoiminto konfiguroitiin mahdollistamaan haastattelujen aikatauluttaminen hakijoiden kanssa.
Kuten rinnakkain Vaihe #2 Opiskelijoiden menestyksen hallinnan MVP otettiin käyttöön Salesforcen päälle. Tämä mahdollisti oppimisohjelmien ja opiskelijoiden akateemisen edistymisen hallinnan, personoinnin ja seurannan sekä mahdollisuuden määrittää oppimisohjelmia. RA-tiimi auttoi olemassa olevien oppimisohjelmien, kampuksen resurssien jne. konfiguroinnissa ja migraatiossa sekä eri käyttäjäroolien suojausmallin kehittämisessä.
In Vaihe #2.1 Mallikäyttäytymisen hallinta konfiguroitiin seuraamaan oppilaiden käyttäytymistä ja tunnistamaan riskiryhmään kuuluvat oppilaat. Opiskelijoille Student Hub toteutettiin Experience Cloudin avulla. Sen avulla opiskelijat voivat seurata edistymistään ja pyytää tukea eri oppimisohjelmiin liittyvissä aiheissa sekä kaikissa kampuksella liittyvissä ongelmissa. Tapaustenhallinta konfiguroitiin siten, että opiskelijat voivat ratkaista ongelmansa Student Hubissa.
Aikana Vaihe #3 RA-tiimi integroi Salesforcen laskutus- ja kirjanpitojärjestelmään automatisoidakseen ja yksinkertaistaakseen laskutusprosessia, vähentääkseen manuaalista tietojen syöttämistä ja varmistaakseen tarkat ja oikea-aikaiset taloudelliset tapahtumat. Järjestelmien välisen tiedonvaihdon organisointiin käytettiin middleware-ohjelmistoa (Jitterbit).
Ratkaisumme
tulokset
🚀 Opiskelijoiden rekrytoinnin ja valintaprosessin skaalautuvuus auttoi vähentämään valintaprosessien ylläpitämiseen tarvittavaa työvoimakapasiteettia. Potentiaalisista opiskelijoista kerätyn tiedon laatu auttaa kehittämään valmiusoppimisohjelmia ja parantamaan tulevien opiskelijoiden laatua.
🚀 Education Cloud tarjoaa parannettuja ominaisuuksia oppimisohjelmien personointiin, mikä tekee yksilöllisistä oppimiskokemuksista useammille opiskelijoille saatavilla. Tämä parantaa koulutuksen laatua ja vahvistaa oppilaitoksen mainetta.
🚀 Viestintä ja yhteistyö on organisoitu Education Cloudin sisällä, mikä lisää läpinäkyvyyttä ja nopeuttaa kysymyksiin vastaamista.
🚀 Salesforce Automation -alusta mahdollistaa sovellusten helpon mukauttamisen muuttuviin vaatimuksiin, mikä johtaa vähentynyt toteutus ja ylläpitokustannukset.
🚀 Education Cloud virtaviivaistaa tehokkaasti paitsi korkeakouluopettajien myös hallinnon ja tukihenkilöstön työprosesseja. Se vapauttaa heidän aikaansa keskittyä monimutkaisempiin tehtäviin, jotka vaativat luovuutta ja innovaatioita. Lisääntynyt tehokkuus johtaa parempaan tuottavuuteen.
🚀 Salesforce Education Cloud tarjoaa monipuolisen raportointialustan ja parantaa kykyä tehdä datalähtöisiä päätöksiä Salesforceen tallennettujen kattavien näkemysten ja mittareiden tuella.
