English
Français
Deutsch
Polski
Tausta
COVID-19:n vuoksi yliopisto otti käyttöön etäopetuksen, mikä johti korkeampaan opiskelijamäärään. Opiskelijamäärän kasvaessa IT-osasto huomasi, että heidän käytössään oleva ohjelmisto ei ole tarpeeksi skaalautuva.
Projektitiimi
Projekti toteutettiin yhdessä yhdysvaltalaisen toteutuskumppanin Tondron kanssa. RA-tiimi tarjosi Toteutustiimi:
1 Salesforcen tekninen arkkitehti/konsultti
2 Salesforce-insinööriä
1 toiminnallinen konsultti
Haasteet
Asiakas käytti räätälöityä vanhaa järjestelmää seuratakseen opiskelijoiden menestystä. Yliopisto käytti opiskelijoiden rekrytointiin ja valintaan laskentataulukoita, jotka luotiin uudelleen kunkin vuoden alussa.
Opiskelijoiden menestyshallinta on toteutettu räätälöidyn raskaan vanhan järjestelmän päälle, joka kohtasi skaalautuvuusongelmia, kuten:
Ei toimintoa riskiryhmään kuuluvien opiskelijoiden tunnistamiseen: koulutuslaitos luottaa ohjaajiin tunnistaakseen riskiryhmään kuuluvat opiskelijat ja joitain riskitapauksia puuttuu. Vanha järjestelmä ei tarjonnut valmiuksia korostaa ja tunnistaa tällaisia opiskelijoita ennakoivasti.
Rajoitettu personointi: ei pystytä laatimaan yksilöllisiä oppimissuunnitelmia yksittäisille opiskelijoille ja ryhmille. Ei mahdollisuutta määrittää oppimisohjelmia tietyille henkilöille ja seurata heidän suorituskykyään.
Tehoton viestintä ja yhteistyö: Tiedekunnan, henkilökunnan ja opiskelijoiden välinen viestintä on hajanaista ja tehotonta, mikä voi aiheuttaa viiveitä tai puutteita tarvittavan tuen tarjoamisessa. Sen lisäksi, että osallistujat ohittavat tämän järjestelmän ja käyttävät WhatsAppia, tekstiviestejä ja muita kanavia viestiäkseen tietyistä asioista.
Sovellus ei käsittele talousprosesseja valmiiden suojausmääritysten puutteen vuoksi. Kaikki talousprosessit hoidettiin tyypillisesti sähköpostitse ja tiedot tallennettiin vain kirjanpitojärjestelmään. Tämä johti hajanaiseen dataan ja lisääntyneeseen virheiden määrään.
Ratkaisut
Aikataulu
3–5 kuukautta
Budjetti
89 000 – 147 000 $ | €
Tiimin keskimääräisellä tuntihinnalla laskettuna
60 € per tunti
Asiakas
Salassapitosopimus
*Lisenssikustannukset eivät sisälly hintaan ja voivat vaihdella
Asiakas päätti siirtää koko ratkaisun Salesforceen. Routine Automationin tiimi keräsi vaatimukset opiskelijarekrytointiin, opiskelijavalintaan ja opintomenestyksen hallintasovellukseen. Oppilaitoksen toiminnan jatkuvuuden turvaamiseksi projekti jaettiin vaiheisiin, joissa toteutettiin tai korvattiin vanhan järjestelmän moduuleja.
Routine Automationin tiimi toteutti opiskelijarekrytoinnin ja opiskelijavalinnan prosessit Salesforce Education Cloudiin ensimmäisessä vaiheessa: Vaihe #1. Laskentataulukoihin kerätyt tiedot puhdistettiin ja siirrettiin Salesforceen. Hakemusten hallintaa varten Learner Portal määritettiin ja räätälöitiin. Lightning Scheduler määritettiin hakijoiden haastattelujen ajanvarausta varten.
Rinnakkain toteutettiin Vaihe 2 : Salesforceen rakennettiin opintomenestyksen hallinnan MVP-versio. Tämä mahdollisti oppimisohjelmien hallinnan, mukauttamisen ja seurannan sekä opiskelijoiden akateemisen edistymisen sekä mahdollisuuden määrittää oppimisohjelmia. RA-tiimi auttoi olemassa olevien oppimisohjelmien, kampusresurssien jne. määrittelyssä ja siirtämisessä sekä eri käyttäjäroolien suojausmallissa.
Seuraavana toteutettiin Vaihe #2.1 : käyttäytymisen hallinnan moduuli määritettiin seuraamaan opiskelijoiden käyttäytymistä ja tunnistamaan tukea tarvitsevia riskiryhmän opiskelijoita. Opiskelijoille Student Hub toteutettiin Experience Cloudin avulla. Näin opiskelijat voivat seurata edistymistään ja pyytää tukea erilaisissa oppimisohjelmiin liittyvissä aiheissa sekä kaikissa kampukseen liittyvissä asioissa. Tapauksenhallinta määritettiin siten, että opiskelijat voivat ratkaista ongelmansa opiskelijakeskuksessa.
Tämän jälkeen toteutettiin Vaihe #3 : RA:n tiimi integroi Salesforcen laskutus- ja kirjanpitojärjestelmään automatisoidakseen ja yksinkertaistaakseen laskutusprosessia, vähentääkseen käsin tehtävää tiedonsyöttöä sekä varmistaakseen taloustapahtumien oikeellisuuden ja oikea-aikaisuuden. Jitterbitiä käytettiin tiedonvaihdon järjestämiseen järjestelmien välillä.
Tulokset
Opiskelijarekrytoinnin ja opiskelijavalinnan skaalautuvuus vähensi valintaprosessien ylläpidon henkilöstötarvetta. Hakijoista kerätty laadukas tieto auttaa kehittämään opintoihin valmistavia ohjelmia ja parantamaan tulevien opiskelijoiden valmiuksia.
Education Cloud tarjoaa parannettuja ominaisuuksia oppimisohjelmien personointiin, jolloin räätälöidyt oppimiskokemukset ovat useamman opiskelijan saatavilla. Tämä parantaa koulutuksen laatua ja parantaa oppilaitoksen mainetta.
Viestintä ja yhteistyö järjestetään Education Cloudin sisällä, mikä tuo läpinäkyvyyttä ja mahdollistaa nopeamman vastauksen kysymyksiin.
Salesforce Automation -alustan avulla sovelluksia on helppo mukauttaa muuttuviin vaatimuksiin, mikä johtaa pienempiin käyttöönotto- ja ylläpitokustannuksiin.
Education Cloud virtaviivaistaa tehokkaasti työprosesseja paitsi korkeakoulututoreille myös hallinto- ja tukihenkilöstölle. Se vapauttaa heidän aikaa keskittyä monimutkaisempiin tehtäviin, jotka vaativat luovuutta ja innovatiivisuutta. Lisääntynyt tehokkuus parantaa tuottavuutta.
Salesforce Education Cloud tarjoaa monipuolisen raportointialustan ja lisää kykyä tehdä datalähtöisiä päätöksiä, joita tukevat Salesforceen tallennetut kattavat näkemykset ja mittarit.
🛠 Työkalut ja tekniikat
Salesforce Education Cloud, Salesforce Service Cloud, Salesforce Sales Cloud, Salesforce Marketing Cloud, Pardot, Jitterbit
