Hintergrund
Aufgrund von COVID-19 führte die Universität Fernunterricht ein, was zu einer höheren Anzahl an Studierenden führte. Angesichts der wachsenden Zahl von Studenten erkannte die IT-Abteilung, dass die derzeit verwendete Software nicht skalierbar genug ist.
Projektteam
Das Projekt wurde gemeinsam mit dem US-Implementierungspartner Tondro durchgeführt. Das RA-Team stellte Implementierungsteam:
🙂 1 Salesforce Technischer Architekt/Berater
🙂🙂 2 Salesforce-Ingenieure
🙂 1 Funktionsberater
Probleme
Der Kunde nutzte ein maßgeschneidertes Legacy-System, um den Erfolg der Studierenden zu verfolgen. Für die Rekrutierung und Zulassung von Studierenden nutzte die Universität Tabellenkalkulationen, die zu Beginn jedes Jahres neu erstellt wurden.
Das Student Success Management wird auf der Grundlage eines speziell entwickelten, umfangreichen Legacy-Systems implementiert, das mit folgenden Skalierbarkeitsproblemen konfrontiert war:
🚀 Keine Funktion zur Identifizierung gefährdeter Schüler: Die Bildungseinrichtung ist auf Tutoren angewiesen, um gefährdete Schüler zu identifizieren und einige Risikofälle zu übersehen. Das alte System bot keine Möglichkeiten, solche Schüler proaktiv hervorzuheben und zu identifizieren.
🚀 Begrenzte Personalisierung: Mangelnde Fähigkeit, personalisierte Lernpläne für einzelne Schüler und Gruppen zu erstellen. Keine Möglichkeit, Lernprogramme bestimmten Personen zuzuweisen und deren Leistung zu verfolgen.
🚀Ineffiziente Kommunikation und Zusammenarbeit: Die Kommunikation zwischen Lehrkräften, Mitarbeitern und Studierenden ist unzusammenhängend und ineffizient, was zu potenziellen Verzögerungen oder Lücken bei der Bereitstellung der notwendigen Unterstützung führen kann. Darüber hinaus umgehen die Teilnehmer dieses System und nutzen WhatsApp, SMS und andere Kanäle, um über bestimmte Themen zu kommunizieren.
🚀 Eine Anwendung verarbeitet keine Finanzprozesse, da es an vorgefertigten Sicherheitskonfigurationen mangelt. Alle Finanzprozesse wurden in der Regel per E-Mail abgewickelt und die Daten wurden nur im Buchhaltungssystem gespeichert. Dies führte zu fragmentierten Daten und einer zunehmenden Anzahl von Fehlern.
Chronik
3-5 Monate
Projektbudget*
89 – 147 $ | €
Berücksichtigung der Quote für gemischte Teams
60 € pro Stunde
NDA
Geheimhaltung
*Lizenzkosten sind nicht enthalten und können variieren
Der Kunde entschied sich für die Migration der gesamten Lösung auf Salesforce. Das Routine Automation-Team gesammelte Anforderungen für die Rekrutierungs- und Zulassungsprozesse von Studenten sowie für die Student Success Management-App. Um den Anlagenbetrieb aufrechtzuerhalten, wurde das Projekt in mehrere Phasen unterteilt, in denen Legacy-Module implementiert oder ersetzt wurden.
Das Team von Routine Automation implementierte Prozesse zur Rekrutierung und Zulassung von Studenten auf Basis der Salesforce Education Cloud Phase Nr. 1. In Tabellenkalkulationen gesammelte Daten wurden bereinigt und nach Salesforce migriert. Zur Verwaltung von Anwendungen wurde das Learner Portal konfiguriert und angepasst. Der Beleuchtungsplaner wurde so konfiguriert, dass er die Planung von Vorstellungsgesprächen mit Bewerbern ermöglicht.
Als Parallele Phase Nr. 2 MVP of Student Success Management wurde auf Salesforce implementiert. Dies ermöglichte die Verwaltung, Personalisierung und Verfolgung von Lernprogrammen und des akademischen Fortschritts der Schüler sowie die Möglichkeit, Lernprogramme zuzuweisen. Das RA-Team half bei der Konfiguration und Migration vorhandener Lernprogramme, Campus-Ressourcen usw. sowie beim Sicherheitsmodell für verschiedene Benutzerrollen.
In Phase Nr. 2.1 Model Behavior Management wurde konfiguriert, um das Verhalten von Schülern zu überwachen und gefährdete Schüler zu identifizieren. Für Studierende wurde Student Hub mit Hilfe von Experience Cloud implementiert. Auf diese Weise können Studierende ihre Fortschritte verfolgen und Unterstützung zu verschiedenen Themen im Zusammenhang mit Lernprogrammen sowie zu Campus-bezogenen Problemen anfordern. Das Case Management wurde so konfiguriert, dass Studierende ihre Probleme im Studierenden-Hub lösen können.
Während Phase Nr. 3 Das RA-Team integriert Salesforce in das Abrechnungs- und Buchhaltungssystem, um den Abrechnungs- und Fakturierungsprozess zu automatisieren und zu vereinfachen, die manuelle Dateneingabe zu reduzieren und genaue und zeitnahe Finanztransaktionen sicherzustellen. Zur Organisation des Datenaustauschs zwischen den Systemen wurde Middleware (Jitterbit) eingesetzt.
Lösungen
Ergebnisse
🚀 Die Skalierbarkeit der Studentenrekrutierung und des Zulassungsverfahrens trug dazu bei, die für die Aufrechterhaltung der Zulassungsverfahren erforderliche Personalkapazität zu verringern. Die Qualität der über potenzielle Studierende gesammelten Daten trägt dazu bei, Lernprogramme vor dem Studieneinstieg zu entwickeln und die Qualität der potenziellen Studierenden zu steigern.
🚀 Education Cloud bietet erweiterte Funktionen zur Personalisierung von Lernprogrammen und macht personalisierte Lernerfahrungen für mehr Schüler zugänglich. Dies führt zu einer verbesserten Bildungsqualität und stärkt das Ansehen der Institution.
🚀 Kommunikation und Zusammenarbeit werden innerhalb der Education Cloud organisiert, was für Transparenz sorgt und eine schnellere Beantwortung von Fragen ermöglicht.
🚀 Die Salesforce Automation-Plattform ermöglicht die einfache Anpassung von Anwendungen an sich ändernde Anforderungen, was zu Reduzierte Implementierung und Wartungskosten.
🚀 Education Cloud optimiert effektiv die Arbeitsprozesse nicht nur für Hochschullehrer, sondern auch für Verwaltungs- und Supportpersonal. Es gibt ihnen Zeit, sich auf komplexere Aufgaben zu konzentrieren, die Kreativität und Innovation erfordern. Die gesteigerte Effizienz führt zu einer gesteigerten Produktivität.
🚀 Salesforce Education Cloud bietet eine umfassende Berichtsplattform und erhöht die Fähigkeit, datengesteuerte Entscheidungen zu treffen, unterstützt durch umfassende Erkenntnisse und Metriken, die in Salesforce gespeichert sind.
