Tło
W związku z Covid-19 uczelnia wdrożyła nauczanie zdalne, co przełożyło się na większą liczbę studentów. Wraz ze wzrostem liczby studentów dział IT zdał sobie sprawę, że obecne oprogramowanie, z którego korzysta, nie jest wystarczająco skalowalne.
Grupa projektowa
Projekt był realizowany wspólnie z amerykańskim partnerem wdrożeniowym Tondro. Zespół RA zapewnił Zespół wdrożeniowy:
🙂 1 Architekt/Konsultant techniczny Salesforce
🙂 🙂 2 Inżynierów Salesforce
🙂 1 Konsultant Funkcjonalny
Wyzwania
Klient korzystał z niestandardowego, starszego systemu do śledzenia sukcesów Studentów. Do celów rekrutacji i przyjęć studentów uczelnia korzystała z arkuszy kalkulacyjnych, które były odtwarzane na początku każdego roku.
Zarządzanie sukcesem uczniów jest wdrażane w oparciu o specjalnie zbudowany, ciężki, starszy system, który borykał się z problemami ze skalowalnością, takimi jak:
🚀 Brak funkcji umożliwiającej identyfikację uczniów z grupy ryzyka: placówka edukacyjna korzysta z pomocy nauczycieli w zakresie identyfikacji uczniów z grupy ryzyka i pomija niektóre przypadki ryzyka. Dotychczasowy system nie zapewniał możliwości proaktywnego wyróżniania i identyfikowania takich uczniów.
🚀 Ograniczona personalizacja: brak możliwości budowania spersonalizowanych planów nauki dla poszczególnych uczniów i grup. Brak możliwości przypisywania programów nauczania konkretnym osobom i śledzenia ich wyników.
🚀Nieefektywna komunikacja i współpraca: Komunikacja między wykładowcami, pracownikami i studentami jest chaotyczna i nieefektywna, co prowadzi do potencjalnych opóźnień lub luk w zapewnianiu niezbędnego wsparcia. Uczestnicy omijają ten system i korzystają z WhatsApp, SMS-ów i innych kanałów, aby komunikować się w określonych kwestiach.
🚀 Aplikacja nie obsługuje procesów finansowych ze względu na brak gotowych konfiguracji zabezpieczeń. Wszystkie procesy finansowe odbywały się typowo drogą mailową, a dane gromadzone były wyłącznie w systemie księgowym. Co skutkowało fragmentacją danych i rosnącą liczbą błędów.
Osie czasu
3-5 miesięcy
Budżet projektu*
89 tys. – 147 tys. $ | €
Biorąc pod uwagę stawkę mieszaną zespołową
60€ za godzinę
NDA
nieujawnianie
*Koszty licencji nie są wliczone w cenę i mogą się różnić
Klient podjął decyzję o migracji całego rozwiązania do Salesforce. Zespół automatyzacji rutynowej zebrano wymagania dla procesów Rekrutacji i Rekrutacji Studentów oraz aplikacji Zarządzanie Sukcesami Studentów. Aby utrzymać funkcjonowanie obiektu, projekt podzielono na kilka etapów, w ramach których wdrażane są lub wymieniane starsze moduły.
Zespół Routine Automation wdrożył procesy rekrutacji i przyjęć studentów na platformie Salesforce Education Cloud as Faza 1. Dane zebrane w arkuszach kalkulacyjnych zostały oczyszczone i przeniesione do Salesforce. Aby zarządzać aplikacjami, skonfigurowano i dostosowano Portal ucznia. Harmonogram oświetlenia został skonfigurowany tak, aby umożliwić planowanie rozmów kwalifikacyjnych z kandydatami.
Jako paralela Faza 2 Na platformie Salesforce wdrożono MVP Student Success Management. Umożliwiło to zarządzanie, personalizowanie i śledzenie programów nauczania oraz postępów akademickich uczniów, a także umożliwiło przypisywanie programów nauczania. Zespół RA pomógł w konfiguracji i migracji istniejących programów edukacyjnych, zasobów kampusu itp., a także w modelu bezpieczeństwa dla różnych ról użytkowników.
In Faza 2.1 Zarządzanie modelem zachowania zostało skonfigurowane tak, aby monitorować zachowania uczniów i identyfikować uczniów zagrożonych. Dla studentów Student Hub został wdrożony przy pomocy Experience Cloud. Dzięki temu uczniowie mogą śledzić swoje postępy i prosić o wsparcie w różnych kwestiach związanych z programami nauczania, a także wszelkimi kwestiami związanymi z kampusem. Zarządzanie przypadkami zostało skonfigurowane tak, aby umożliwić studentom rozwiązywanie problemów w centrum studenckim.
Podczas Faza 3 zespół RA integruje Salesforce z systemem rozliczeniowo-księgowym, aby zautomatyzować i uprościć proces rozliczeń i fakturowania, ograniczając ręczne wprowadzanie danych i zapewniając dokładne i terminowe transakcje finansowe. Do organizacji wymiany danych pomiędzy systemami wykorzystano oprogramowanie pośrednie (Jitterbit).
SYSTEMY MECHANICZNE
Efekt
🚀 Skalowalność rekrutacji studentów i procesu rekrutacji pomogła zmniejszyć potencjał kadrowy wymagany do utrzymania procesów rekrutacyjnych. Jakość danych zebranych na temat potencjalnych studentów pomaga w opracowywaniu programów nauczania przed rozpoczęciem studiów i podnoszeniu jakości przyszłych studentów.
🚀 Chmura edukacyjna zapewnia ulepszone możliwości personalizacji programów nauczania, dzięki czemu spersonalizowane doświadczenia edukacyjne są dostępne dla większej liczby uczniów. Przekłada się to na poprawę jakości kształcenia i podnosi reputację uczelni.
🚀 Komunikacja i współpraca są zorganizowane w Chmurze Edukacyjnej, co zapewnia przejrzystość i umożliwia szybsze odpowiedzi na pytania.
🚀 Platforma Salesforce Automation umożliwia łatwe dostosowywanie aplikacji do zmieniających się wymagań, co skutkuje zmniejszona implementacja i koszty utrzymania.
🚀 Education Cloud skutecznie usprawnia procesy pracy nie tylko wykładowców uczelni, ale także personelu administracyjnego i pomocniczego. Dzięki temu zyskują czas i mogą skoncentrować się na bardziej złożonych zadaniach, które wymagają kreatywności i innowacyjności. Zwiększona wydajność skutkuje zwiększoną produktywnością.
🚀 Salesforce Education Cloud zapewnia bogatą platformę raportowania i zwiększa możliwość podejmowania decyzji w oparciu o dane, wsparte kompleksowymi spostrzeżeniami i metrykami przechowywanymi w Salesforce.
