Usprawnianie operacji dzięki Salesforce Education Cloud

Tło

W związku z pandemią Covid-19 uczelnia wdrożyła nauczanie zdalne, co przełożyło się na większą liczbę studentów. Wraz ze wzrostem liczby studentów dział IT zdał sobie sprawę, że obecne oprogramowanie, z którego korzysta, nie jest wystarczająco skalowalne.

Zespół projektowy

Projekt został zrealizowany wspólnie z amerykańskim partnerem wdrożeniowym Tondro. Zespół RA zapewnił Zespół wdrożeniowy:

1 architekt/konsultant techniczny Salesforce
2 inżynierów Salesforce
1 konsultant funkcjonalny

Wyzwania

Klient użył niestandardowego, starszego systemu do śledzenia sukcesów Uczniów. Do celów rekrutacji i przyjęć studentów uczelnia korzystała z arkuszy kalkulacyjnych, które były odtwarzane na początku każdego roku.
Zarządzanie sukcesem uczniów jest realizowane w oparciu o specjalnie zbudowany, ciężki, starszy system, który borykał się z problemami ze skalowalnością, takimi jak:

Brak funkcji umożliwiającej identyfikację uczniów z grupy ryzyka: placówka edukacyjna korzysta z pomocy nauczycieli w zakresie identyfikacji uczniów z grupy ryzyka i pomija niektóre przypadki ryzyka. Dotychczasowy system nie zapewniał możliwości proaktywnego wyróżniania i identyfikowania takich uczniów.
Ograniczona personalizacja: brak możliwości budowania spersonalizowanych planów nauki dla poszczególnych uczniów i grup. Brak możliwości przypisywania programów nauczania konkretnym osobom i śledzenia ich wyników.
Nieefektywna komunikacja i współpraca: Komunikacja między wykładowcami, pracownikami i studentami jest chaotyczna i nieefektywna, co prowadzi do potencjalnych opóźnień lub luk w zapewnianiu niezbędnego wsparcia. Uczestnicy omijają ten system i korzystają z WhatsApp, SMS-ów i innych kanałów, aby komunikować się w określonych kwestiach.
Aplikacja nie obsługuje procesów finansowych ze względu na brak gotowych konfiguracji zabezpieczeń. Wszystkie procesy finansowe odbywały się typowo drogą mailową, a dane gromadzone były wyłącznie w systemie księgowym. Co skutkowało fragmentacją danych i rosnącą liczbą błędów.

Rozwiązania

Osie czasu

3-5 miesięcy

Budżet

89 tys. – 147 tys. $ | €
Biorąc pod uwagę stawkę w mieszanym zespole
60€ za godzinę

Klient

nieujawnianie

*Koszty licencji nie są wliczone w cenę i mogą się różnić

Klient podjął decyzję o migracji całego rozwiązania do Salesforce. Zespół Routine Automation zebrał wymagania dotyczące procesów rekrutacji i przyjęć studentów, a także aplikacji do zarządzania sukcesami uczniów. Aby utrzymać funkcjonowanie obiektu, projekt podzielono na kilka etapów, w ramach których wdrażane są lub wymieniane starsze moduły.

Zespół Routine Automation wdrożył procesy rekrutacji i przyjęć studentów w oparciu o Salesforce Education Cloud jako Faza nr 1. Dane zebrane w arkuszach kalkulacyjnych zostały oczyszczone i przeniesione do Salesforce. Aby zarządzać aplikacjami, skonfigurowano i dostosowano Portal ucznia. Harmonogram oświetlenia został skonfigurowany tak, aby umożliwić planowanie rozmów kwalifikacyjnych z kandydatami.

Jako paralela Faza nr 2 MVP zarządzania sukcesami uczniów został wdrożony na platformie Salesforce. Umożliwiło to zarządzanie, personalizowanie i śledzenie programów nauczania oraz postępów w nauce uczniów, a także umożliwiło przypisywanie programów nauczania. Zespół RA pomógł w konfiguracji i migracji istniejących programów edukacyjnych, zasobów kampusu itp., a także w modelu bezpieczeństwa dla różnych ról użytkowników.

W Faza #2.1 Zarządzanie modelem zachowania zostało skonfigurowane tak, aby monitorować zachowania uczniów i identyfikować uczniów zagrożonych. Dla studentów Student Hub został wdrożony przy pomocy Experience Cloud. Dzięki temu uczniowie mogą śledzić swoje postępy i prosić o wsparcie w różnych kwestiach związanych z programami nauczania, a także wszelkimi kwestiami związanymi z kampusem. Zarządzanie przypadkami zostało skonfigurowane tak, aby umożliwić studentom rozwiązywanie problemów w centrum studenckim.

W trakcie Faza nr 3 zespół RA integruje Salesforce z systemem rozliczeniowym i księgowym, aby zautomatyzować i uprościć proces rozliczeń i fakturowania, ograniczając ręczne wprowadzanie danych i zapewniając dokładne i terminowe transakcje finansowe. Middleware (Jitterbit).

Wyniki

Skalowalność rekrutacji studentów i procesu rekrutacji pomogła zmniejszyć potencjał kadrowy wymagany do utrzymania procesów rekrutacji. Jakość danych zebranych na temat potencjalnych studentów pomaga w opracowywaniu programów nauczania przed rozpoczęciem studiów i podnoszeniu jakości przyszłych studentów.
Education Cloud zapewnia ulepszone możliwości personalizacji programów edukacyjnych, dzięki czemu spersonalizowane doświadczenia edukacyjne są dostępne dla większej liczby uczniów. Przekłada się to na poprawę jakości kształcenia i podnosi reputację uczelni.
Komunikacja i współpraca odbywają się w Education Cloud, co zwiększa przejrzystość i pozwala szybciej odpowiadać na pytania.
Platforma Salesforce Automation umożliwia łatwe dostosowywanie aplikacji do zmieniających się wymagań, co skutkuje ograniczona implementacja i koszty utrzymania.
Education Cloud skutecznie usprawnia procesy pracy nie tylko tutorów uczelni, ale także personelu administracyjnego i pomocniczego. Dzięki temu zyskują czas i mogą skoncentrować się na bardziej złożonych zadaniach, które wymagają kreatywności i innowacyjności. Zwiększona wydajność skutkuje zwiększoną produktywnością.
Salesforce Education Cloud zapewnia bogatą platformę raportowania i zwiększa możliwość podejmowania decyzji w oparciu o dane, wsparte kompleksowymi spostrzeżeniami i wskaźnikami przechowywanymi w Salesforce.