Wdrożenie Education Cloud w celu zmniejszenia potencjału kadrowego i poprawy jakości edukacji  

Tło

W związku z Covid-19 uczelnia wdrożyła nauczanie zdalne, co przełożyło się na większą liczbę studentów. Wraz ze wzrostem liczby studentów dział IT zdał sobie sprawę, że obecne oprogramowanie, z którego korzysta, nie jest wystarczająco skalowalne.   

Grupa projektowa

Projekt był realizowany wspólnie z amerykańskim partnerem wdrożeniowym Tondro. Zespół RA zapewnił Zespół wdrożeniowy: 

Wyzwania

Klient korzystał z niestandardowego, starszego systemu do śledzenia sukcesów Studentów. Do celów rekrutacji i przyjęć studentów uczelnia korzystała z arkuszy kalkulacyjnych, które były odtwarzane na początku każdego roku.  
Zarządzanie sukcesem uczniów jest wdrażane w oparciu o specjalnie zbudowany, ciężki, starszy system, który borykał się z problemami ze skalowalnością, takimi jak:  

Nasze rozwiązania

*Koszty licencji nie są wliczone w cenę i mogą się różnić

Klient podjął decyzję o migracji całego rozwiązania do Salesforce. Zespół automatyzacji rutynowej zebrano wymagania dla procesów Rekrutacji i Rekrutacji Studentów oraz aplikacji Zarządzanie Sukcesami Studentów. Aby utrzymać funkcjonowanie obiektu, projekt podzielono na kilka etapów, w ramach których wdrażane są lub wymieniane starsze moduły.  

Zespół Routine Automation wdrożył procesy rekrutacji i przyjęć studentów na platformie Salesforce Education Cloud as Faza 1. Dane zebrane w arkuszach kalkulacyjnych zostały oczyszczone i przeniesione do Salesforce. Aby zarządzać aplikacjami, skonfigurowano i dostosowano Portal ucznia. Harmonogram oświetlenia został skonfigurowany tak, aby umożliwić planowanie rozmów kwalifikacyjnych z kandydatami.  

Jako paralela Faza 2 Na platformie Salesforce wdrożono MVP Student Success Management. Umożliwiło to zarządzanie, personalizowanie i śledzenie programów nauczania oraz postępów akademickich uczniów, a także umożliwiło przypisywanie programów nauczania. Zespół RA pomógł w konfiguracji i migracji istniejących programów edukacyjnych, zasobów kampusu itp., a także w modelu bezpieczeństwa dla różnych ról użytkowników. 

In Faza 2.1 Zarządzanie modelem zachowania zostało skonfigurowane tak, aby monitorować zachowania uczniów i identyfikować uczniów zagrożonych. Dla studentów Student Hub został wdrożony przy pomocy Experience Cloud. Dzięki temu uczniowie mogą śledzić swoje postępy i prosić o wsparcie w różnych kwestiach związanych z programami nauczania, a także wszelkimi kwestiami związanymi z kampusem. Zarządzanie przypadkami zostało skonfigurowane tak, aby umożliwić studentom rozwiązywanie problemów w centrum studenckim.  

Podczas Faza 3 zespół RA integruje Salesforce z systemem rozliczeniowo-księgowym, aby zautomatyzować i uprościć proces rozliczeń i fakturowania, ograniczając ręczne wprowadzanie danych i zapewniając dokładne i terminowe transakcje finansowe. Do organizacji wymiany danych pomiędzy systemami wykorzystano oprogramowanie pośrednie (Jitterbit).  

Efekty