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Contexte
En raison du COVID-19, l'université a mis en place l'apprentissage à distance, ce qui a entraîné un nombre plus élevé d'étudiants. Avec le nombre croissant d'étudiants, le service informatique s'est rendu compte que le logiciel qu'il utilise actuellement n'est pas suffisamment évolutif.
Équipe de projet
Le projet a été réalisé en collaboration avec le partenaire de mise en œuvre américain Tondro. L'équipe RA a fourni Équipe de mise en œuvre:
1 architecte/consultant technique Salesforce
2 ingénieurs Salesforce
1 Consultant Fonctionnel
Défis
Le client a utilisé un système existant sur mesure pour suivre la réussite des étudiants. Pour le recrutement et les admissions des étudiants, l'université a utilisé des feuilles de calcul, qui étaient recréées au début de chaque année.
Student Success Management est mis en œuvre au-dessus d'un ancien système personnalisé et lourd qui rencontrait des problèmes d'évolutivité tels que :
Aucune fonctionnalité pour identifier les étudiants à risque : les établissements d'enseignement s'appuient sur des tuteurs pour identifier les étudiants à risque et manquent certains cas à risque. L’ancien système n’offrait pas de fonctionnalités permettant de mettre en évidence et d’identifier ces étudiants de manière proactive.
Personnalisation limitée : manque de capacité à élaborer des plans d'apprentissage personnalisés pour les étudiants individuels et les groupes. Aucune possibilité d'attribuer des programmes d'apprentissage à des individus spécifiques et de suivre leurs performances.
Communication et collaboration inefficaces : la communication entre les professeurs, le personnel et les étudiants est décousue et inefficace, ce qui entraîne des retards ou des lacunes potentiels dans la fourniture du soutien nécessaire. De plus, les participants contournent ce système et utilisent WhatsApp, SMS et d'autres canaux pour communiquer sur des questions spécifiques.
Une application ne gère pas les processus financiers en raison d'un manque de configurations de sécurité prêtes à l'emploi. Tous les processus financiers étaient généralement traités par courrier électronique et les données étaient stockées uniquement dans le système comptable. Ce qui a entraîné une fragmentation des données et un nombre croissant d’erreurs.
Solutions
Délais
3-5 mois
Budget
89K – 147K $ | €
Considérant le tarif des équipes mixtes
60 € par heure
Client
non-divulgation
*Les coûts de licence ne sont pas inclus et peuvent varier
Le Client a décidé de migrer l'intégralité de la solution vers Salesforce. L’équipe de Routine Automation a rassemblé les exigences relatives aux processus de recrutement et d'admission des étudiants ainsi que pour l'application Student Success Management. Pour maintenir les opérations des installations, le projet a été divisé en plusieurs phases qui mettent en œuvre ou remplacent les modules existants.
L’équipe de Routine Automation a mis en œuvre les processus de recrutement et d’admission des étudiants dans Salesforce Education Cloud lors de la Phase #1. Les données des feuilles de calcul ont été nettoyées et migrées vers Salesforce. Le portail des apprenants a été configuré et personnalisé pour gérer les candidatures. Lightning Scheduler a été configuré pour planifier les entretiens avec les candidats.
En parallèle, lors de la Phase #2 un MVP de Student Success Management a été mis en œuvre dans Salesforce. Cela a permis de gérer, de personnaliser et de suivre les programmes d'apprentissage, ainsi que les progrès académiques des étudiants, et d'avoir la possibilité d'attribuer des programmes d'apprentissage. L'équipe RA a aidé à la configuration et à la migration des programmes d'apprentissage existants, des ressources du campus, etc., ainsi qu'au modèle de sécurité pour les différents rôles d'utilisateur.
Lors de la Phase #2.1 le module de gestion du comportement a été configuré pour suivre le comportement des étudiants et identifier ceux qui étaient à risque. Pour les étudiants, Student Hub a été mis en œuvre avec l'aide d'Experience Cloud. Cela permet aux étudiants de suivre leurs progrès et de demander de l'aide sur différents sujets liés aux programmes d'apprentissage ainsi que sur toute question liée au campus. Case Management a été configuré pour permettre aux étudiants de résoudre leurs problèmes dans le hub étudiant.
Lors de la Phase #3 l'équipe RA intègre Salesforce au système de facturation et de comptabilité pour automatiser et simplifier le processus de facturation, réduisant ainsi la saisie manuelle des données et garantissant des transactions financières précises et opportunes. Un middleware (Jitterbit) a été utilisé pour organiser l'échange de données entre les systèmes.
Résultats
L'évolutivité du recrutement des étudiants et du processus d'admission a contribué à réduire la capacité de main-d'œuvre requise pour maintenir les processus d'admission. La qualité des données collectées sur les étudiants potentiels contribue à développer des programmes d’apprentissage préalable à l’entrée et à accroître la qualité des étudiants potentiels.
Education Cloud offre des fonctionnalités améliorées pour personnaliser les programmes d'apprentissage, rendant les expériences d'apprentissage personnalisées accessibles à un plus grand nombre d'étudiants. Cela se traduit par une amélioration de la qualité de l’éducation et renforce la réputation de l’établissement.
La communication et la collaboration sont organisées au sein d'Education Cloud, ce qui apporte de la transparence et permet de répondre plus rapidement aux questions.
La plateforme d’automatisation Salesforce permet d’adapter facilement les applications à l’évolution des besoins, ce qui se traduit par une réduction des coûts de mise en œuvre et de maintenance.
Education Cloud rationalise efficacement les processus de travail non seulement pour les tuteurs universitaires, mais également pour le personnel administratif et de soutien. Cela leur libère du temps pour se concentrer sur des tâches plus complexes qui exigent créativité et innovation. L’efficacité accrue se traduit par une productivité accrue.
Salesforce Education Cloud fournit une plateforme de reporting riche et augmente la capacité à prendre des décisions basées sur les données, soutenues par des informations et des mesures complètes stockées dans Salesforce.
🛠 Outils et technologies
Salesforce Education Cloud, Salesforce Service Cloud, Salesforce Sales Cloud, Salesforce Marketing Cloud, Pardot, Jitterbit
