Présentation
En raison du COVID-19, l’université a mis en place l’apprentissage à distance, ce qui a entraîné un nombre plus élevé d’étudiants. Avec le nombre croissant d'étudiants, le service informatique s'est rendu compte que le logiciel qu'il utilise actuellement n'est pas suffisamment évolutif.
Projet de groupe
Le projet a été réalisé en collaboration avec le partenaire de mise en œuvre américain Tondro. L'équipe RA a fourni Équipe de mise en œuvre:
🙂 1 Architecte/Consultant Technique Salesforce
🙂🙂 2 ingénieurs Salesforce
🙂 1 Consultant Fonctionnel
Défis
Le client a utilisé un système existant sur mesure pour suivre la réussite des étudiants. Pour le recrutement et les admissions des étudiants, l'université a utilisé des feuilles de calcul, qui étaient recréées au début de chaque année.
La gestion de la réussite des étudiants est implémentée au-dessus d'un système lourd et personnalisé, confronté à des problèmes d'évolutivité tels que :
🚀 Aucune fonctionnalité pour identifier les étudiants à risque : les établissements d'enseignement s'appuient sur des tuteurs pour identifier les étudiants à risque et manquent certains cas à risque. L'ancien système n'offrait pas de fonctionnalités permettant de mettre en évidence et d'identifier ces étudiants de manière proactive.
🚀 Personnalisation limitée : manque de capacité à élaborer des plans d’apprentissage personnalisés pour les étudiants individuels et les groupes. Aucune possibilité d'attribuer des programmes d'apprentissage à des personnes spécifiques et de suivre leurs performances.
🚀Communication et collaboration inefficaces : la communication entre les professeurs, le personnel et les étudiants est incohérente et inefficace, ce qui entraîne des retards ou des lacunes potentiels dans la fourniture du soutien nécessaire. De plus, les participants contournent ce système et utilisent WhatsApp, SMS et d'autres canaux pour communiquer sur des questions spécifiques.
🚀 Une application ne gère pas les processus financiers en raison du manque de configurations de sécurité prêtes à l'emploi. Tous les processus financiers étaient généralement traités par courrier électronique et les données étaient stockées uniquement dans le système comptable. Ce qui a entraîné une fragmentation des données et un nombre croissant d’erreurs.
Échéancier
3-5 mois
Budget du projet*
89 147 – XNUMX XNUMX $ | €
Compte tenu du tarif des équipes mixtes
60 € par heure
NDA
non-divulgation
*Les coûts de licence ne sont pas inclus et peuvent varier
Le Client a décidé de migrer l'intégralité de la solution vers Salesforce. L'équipe Automatisation de Routine a rassemblé les exigences pour les processus de recrutement et d'admission des étudiants ainsi que pour l'application Student Success Management. Pour maintenir les opérations des installations, le projet a été divisé en plusieurs phases qui mettent en œuvre ou remplacent les modules existants.
L'équipe d'automatisation de routine a mis en œuvre les processus de recrutement et d'admission des étudiants sur Salesforce Education Cloud. La phase 1. Les données collectées dans les feuilles de calcul ont été nettoyées et migrées vers Salesforce. Pour gérer les applications, le portail des apprenants a été configuré et personnalisé. Le planificateur d'éclairage a été configuré pour permettre de planifier des entretiens avec les candidats.
Comme le parallèle La phase 2 MVP de Student Success Management a été implémenté sur Salesforce. Cela a permis de gérer, de personnaliser et de suivre les programmes d'apprentissage ainsi que les progrès académiques des étudiants, et d'avoir la possibilité d'attribuer des programmes d'apprentissage. L'équipe RA a aidé à la configuration et à la migration des programmes d'apprentissage existants, des ressources du campus, etc., ainsi qu'au modèle de sécurité pour les différents rôles d'utilisateur.
In La phase 2.1 Model Behaviour Management a été configuré pour surveiller le comportement des étudiants et identifier les étudiants à risque. Pour les étudiants, Student Hub a été mis en œuvre avec l’aide d’Experience Cloud. Cela permet aux étudiants de suivre leurs progrès et de demander de l'aide sur différents sujets liés aux programmes d'apprentissage ainsi que sur toute question liée au campus. Case Management a été configuré pour permettre aux étudiants de résoudre leurs problèmes dans le hub étudiant.
Pendant La phase 3 l'équipe RA intègre Salesforce au système de facturation et de comptabilité pour automatiser et simplifier le processus de facturation, réduisant ainsi la saisie manuelle des données et garantissant des transactions financières précises et opportunes. Un middleware (Jitterbit) a été utilisé pour organiser l'échange de données entre les systèmes.
Solutions
Résultats
🚀 L'évolutivité du recrutement des étudiants et du processus d'admission a contribué à réduire la capacité de main-d'œuvre requise pour maintenir les processus d'admission. La qualité des données collectées sur les étudiants potentiels contribue à développer des programmes d’apprentissage préalable à l’entrée et à accroître la qualité des étudiants potentiels.
🚀 Education Cloud offre des fonctionnalités améliorées pour personnaliser les programmes d'apprentissage, rendant ainsi les expériences d'apprentissage personnalisées accessibles à un plus grand nombre d'étudiants. Cela se traduit par une amélioration de la qualité de l’éducation et renforce la réputation de l’établissement.
🚀 La communication et la collaboration sont organisées au sein d'Education Cloud, ce qui apporte de la transparence et permet de répondre plus rapidement aux questions.
🚀 La plateforme Salesforce Automation permet d'adapter facilement les applications aux exigences changeantes, ce qui se traduit par mise en œuvre réduite et les frais d'entretien.
🚀 Education Cloud rationalise efficacement les processus de travail non seulement pour les tuteurs universitaires, mais également pour le personnel administratif et de soutien. Cela leur libère du temps pour se concentrer sur des tâches plus complexes qui exigent créativité et innovation. L’efficacité accrue se traduit par une productivité accrue.
🚀 Salesforce Education Cloud fournit une plate-forme de reporting riche et augmente la capacité à prendre des décisions basées sur les données, soutenues par des informations et des mesures complètes stockées dans Salesforce.
