Slackin ja Salesforcen integrointi sujuvoittaa tiimin työnkulkuja

Monet yritykset törmäävät samaan ongelmaan. Varsinaiset asiakastiedot ovat Salesforcessa, mutta keskustelu ja päätöksenteko tapahtuvat Slackissa. Siksi ihmisiltä kuluu yllättävän paljon aikaa Salesforcen tietojen välittämiseen keskusteluihin.

Joku pyytää viimeisimpiä tietoja myyntimahdollisuudesta. Toinen tarkistaa tietueen, poimii olennaiset tiedot, liittää ne keskusteluketjuun ja tekee saman uudelleen tuntia myöhemmin, kun ketju on hautautunut muiden viestien alle. Lopulta Slackin ja Salesforcen integraatio alkaa tuntua välttämättömältä.

Kun Salesforce ja Slack yhdistetään kunnolla, työnkulut alkavat tuntua hieman sujuvammilta. Tiimejä hidastavaa turhaa toistotyötä on vähemmän.

Useimmat tiimit haluavat oikeastaan vain tätä: mahdollisuuden keskustella kaupasta, tukipyynnöstä tai asiakkuudesta ilman, että CRM:n tietoja täytyy jatkuvasti selittää muille. Mahdollisuuden siihen, että oikeat ihmiset näkevät tietueen taustatiedot keskustelun aikana eivätkä kaksikymmentä minuuttia myöhemmin, kun joku on kopioinut ne paikasta toiseen. Salesforcea ja Slackia tuodaan lähemmäs toisiaan juuri tästä syystä. Hyöty ei silti synny pelkästä yhteydestä, vaan sen taustalla olevasta harkinnasta.

Omistaako Salesforce Slackin?

Kyllä, Salesforce osti Slackin vuonna 2021 tavoitteenaan luoda työlle digitaalinen pääkonttori. Tämä on hyvä uutinen Salesforcen ja Slackin integraatiosta kiinnostuneille yrityksille, sillä kyse ei ole mistään satunnaisesta irrallisesta liittimestä.

Tänä päivänä saat kaksi tuotetta, joita kehitetään aktiivisesti toimimaan paremmin yhdessä ajan myötä. Salesforce esittelee jatkuvasti uusia tapoja tehdä Slack for Salesforce -kokemuksesta entistä parempi, mukaan lukien joukon tekoälyominaisuuksia ja uusia Slackbot-ominaisuuksia (vuoden 2026 tilanteen mukaan).

Ajatuksena on luoda ympäristö, jossa yhteistyö pysyy tiiviisti sidoksissa tiimien päivittäin käyttämiin CRM-tietueisiin, tekoälytyökaluihin ja ominaisuuksiin.

Miksi Slackin ja Salesforcen integraatiota kannattaa käyttää?

Slackin ja Salesforcen integraation arvo käy melko selväksi, kun seuraa tiimien todellista työskentelyä. CRM:ssä ovat asiakkuus, myyntimahdollisuus, tukipyyntö, omistaja ja tila. Slackissa käydään keskustelu, jossa ihmiset reagoivat näihin kaikkiin. Kun nämä kaksi pysyvät erillään, joku päätyy aina toimimaan tulkkina.

Aikaa kuluu juuri tähän manuaaliseen tiedon välittämiseen. Myyjä kysyy kaupan viimeisintä tilannetta. Esihenkilö haluaa tietää, miksi tukipyyntö on yhä avoinna. Asiakastuki tarvitsee myynniltä nopean vastauksen ennen asiakkaalle vastaamista. Ilman Slackin ja Salesforcen integraatiota ihmiset avaavat toistuvasti Salesforcen, kopioivat tietoja Slackiin ja kertaavat sitten samat taustatiedot seuraavalle keskusteluketjuun liittyvälle henkilölle.

Hyvin toteutettu ratkaisu muuttaa kaiken tämän tahtia. Tiimit voivat jakaa tietueita suoraan kanaville, keskustella myyntimahdollisuuksista samassa paikassa, jossa niitä päivitetään, ja saada ilmoituksia silloin, kun tapahtuu jotakin olennaista. Muutama yleinen Slackin ja Salesforcen integraation käyttötapaus nousee esiin:

Tuloksena on sujuvampi työnkulku. Myynti voi reagoida nopeammin kaupan siirtyessä vaiheesta toiseen. Asiakastuki voi ottaa oikeat ihmiset mukaan, kun tukipyynnön vakavuus muuttuu. Esihenkilöt näkevät, mikä vaatii huomiota, ilman että heidän täytyy pyytää muilta kuvakaappauksia tai yhteenvetoja. Jos haluat laajemman kuvan työkaluista, jotka laajentavat Salesforcen perustoimintoja, kannattaa tutustua parhaisiin AppExchange-sovelluksiin, sillä tällaiset yhteistyöongelmat esiintyvät harvoin yksinään.

Mitä kannattaa valmistella ennen Salesforcen ja Slackin integrointia

Yleensä Salesforcen integrointi kolmannen osapuolen järjestelmään vaatii enemmän työtä kuin kahden saman omistajan järjestelmän yhdistäminen. Silti myös Salesforcen yhdistäminen Slackiin vaatii valmisteluja, jos haluat välttää ongelmat.

Käyttöoikeudet ja versiot

Aloita perustarkistuksista. Onko tiiminne haluama toteutus todella tuettu, ja onko oikeilla henkilöillä järjestelmänvalvojan oikeudet? Salesforce System Administrator -roolin käyttäjän on asennettava Slack-paketti Salesforceen ja määritettävä sen asetukset, joten tiiminvetäjä ei yleensä voi vain ottaa sitä käyttöön ilman järjestelmänvalvojan apua.

Muutama asia kannattaa tarkistaa huolellisesti:

Hyödyllinen huomio lisensoinnista: tarkista Salesforce-versiota koskevat vaatimukset. Enterprise- ja Unlimited-versiot sisältävät kattavat integraatio-ominaisuudet, mutta Professional Edition saattaa edellyttää tiettyjä lisäosia tai API-käyttöoikeuden käyttöönottoa sopimusehdoistanne riippuen.

Todennus ja käyttäjätilien yhdistäminen

Oikea Salesforce-ympäristö on yhdistettävä oikeaan Slack-työtilaan, ja oikeat käyttäjät on liitettävä oikeisiin tileihin.

Tiimit voivat yhdistää jäsentensä Salesforce-tilit heidän Slack-tileihinsä, jotta oikeat ihmiset saavat käyttöönsä oikeat työkalut. Salesforcen järjestelmänvalvojaohjeissa tuetaan myös yhdistämistä Email- tai SAML Federation ID -kentän perusteella. Jos henkilöllisyyksien vastaavuus on epävarma, Salesforcen ja Slackin yhdistäminen johtaa puutteelliseen näkyvyyteen, toimimattomiin työnkulkuihin ja hämmentäviin poikkeustilanteisiin.

Tarkista nämä ennen käyttöönottoa:

Käyttöoikeudet ja tietoturva

Tarkista ennen käyttöönottoa:

Salesforceen yhdistettyjen Slack-kanavien käyttöoikeudet noudattavat yleensä Salesforce-tietueiden näkyvyyttä. Jos henkilöllä on pääsy tietueeseen Salesforcessa, hänellä on pääsy myös siihen liittyvään kanavaan. Ulkoisia käyttäjiä ei voi kutsua Salesforce-kanaville.

Tietorakenne ja tietueiden toimintalogiikka

Päätä ennen ilmoitusten tai jakamisen määrittämistä, mitä tietueita Slackissa todella käytetään.

Integraatio tukee saumattomasti keskeisiä vakio-objekteja, kuten Accounts, Cases, Opportunities ja Leads, sekä tiiminne mukautettuja objekteja.

Myös määritettyjä mukautettuja objekteja voidaan tukea. Se ei silti vielä tarkoita, että toteutuksesta olisi hyötyä. Hyödyllisyys riippuu tietueiden taustalla olevista tiedoista. Tiimien kannattaa tarkistaa:

Työnkulkujen laajuus ja räätälöinti

Määritä varsinaiset käyttötapaukset ennen Slackin integrointia Salesforceen:

Slack jakaa ilmoitukset kolmeen tyyppiin:

Jotkin tiimit tarvitsevat vain ilmoituksia. Toiset tarvitsevat tietueiden ympärille pysyvämmän rakenteen, jolloin Salesforce-kanavat ovat järkevämpi ratkaisu. Slackin mukaan järjestelmänvalvojat voivat määrittää Salesforce-kanavia tietuetyypin mukaan, ja kanavat voidaan liittää lähes mihin tahansa tietuetyyppiin Users-tyyppiä lukuun ottamatta.

Jos yritys tarvitsee perusratkaisua enemmän, Routine Automationin kaltainen konsultti voi auttaa suunnittelemaan selkeämpää Salesforce for Slack -logiikkaa, sovittamaan työnkulut todellisiin liiketoimintaprosesseihin ja toteuttamaan Salesforce-puolen mukautukset, joiden ansiosta ratkaisusta ei tule jälleen yhtä vajaakäytölle jäävää sisäistä työkalua.

Slackin ja Salesforcen integrointi vaihe vaiheelta

Tämä prosessi ei ole aivan yhtä monimutkainen kuin esimerkiksi Microsoft Teamsin ja Salesforcen integrointi, mutta siinäkään ei kannata kiirehtiä.

Salesforcen ja Slackin sujuva käyttöönotto edellyttää oikeaa työjärjestystä. Jos yhteys toteutetaan alussa huolimattomasti, muu työnkulku alkaa nopeasti turhauttaa.

Vaihe 1. Asenna Salesforce-sovellus Slackiin

Aloita Slackin puolelta. Tässä vaiheessa Slack-työtilaan asennetaan Salesforce-sovellus, jonka avulla käyttäjät voivat hakea tietueita, jakaa niitä keskusteluihin ja käsitellä ilmoituksia Slackissa.

Varmista asennuksen aikana, että:

Tämä vaihe vaikuttaa pieneltä, mutta siinä on erityisen helppo tehdä virheitä. Tiimit yhdistävät joskus sovelluksen väärään työtilaan tai hyväksyvät käyttöoikeudet liian nopeasti, mistä seuraa yleensä korjattavaa myöhemmin. Kun yhdistät Salesforcea Slackiin, on järkevämpää käyttää tässä viisi ylimääräistä minuuttia kuin tuhlata kaksi tuntia korjauksiin jälkikäteen.

Vaihe 2. Asenna Slack-sovellus Salesforceen

Tästä vaiheesta vastaa yleensä Salesforcen järjestelmänvalvoja. Siinä tehdään Salesforce-puolen määritykset, joilla valmistellaan objektit, käyttöoikeudet ja Slackin tarvitsema yhteyslogiikka.

Tässä vaiheessa on huomioitava muutama asia:

Testiympäristössä testaamista kannattaa korostaa, sillä monet huomaamattomat ongelmat tulevat esiin ensimmäisenä juuri siellä. Objektien virheellinen näkyvyys. Kenttien epäselvä esitystapa. Ilmoitukset, jotka näyttävät teoriassa toimivilta mutta ovat käytännössä hyödyttömiä. Ne on parempi havaita ennen tuotantokäyttöä.

Koska vanhempi Slackin kehittämä AppExchange-ratkaisu ei enää tue uusia asennuksia, uusien käyttäjien tulisi käyttää Salesforcen kehittämää ratkaisua.

Vaihe 3. Yhdistä Slack-työtila ja Salesforce-ympäristö

Kun molemmat puolet on valmisteltu, yhdistä Slack-työtila Salesforce-ympäristöön.

Tässä vaiheessa:

Jos yhdistetään vääriä käyttäjiä tai käyttäjiä ei yhdistetä lainkaan, toiminnot ja näkyvyys alkavat nopeasti käyttäytyä oudosti. Joku näkee tietueet mutta ei voi päivittää niitä. Toinen saa ilmoituksia, joita hänen ei pitäisi saada. Kolmas ei pääse oikeaan työnkulkuun lainkaan.

Tässä vaiheessa kannattaa myös tarkistaa:

Slack huomauttaa, että Lightning-komponentit edellyttävät mukautettua Salesforce-verkkotunnusta. Juuri tällainen käyttöönoton yksityiskohta jää helposti huomaamatta, kunnes joku törmää ongelmaan kesken käyttöönoton.

Vaihe 4. Jaa Salesforce-tietueita Slackissa

Kun yhteys on käytössä, aloita jostakin hyödyllisestä ja näkyvästä: tietueiden jakamisesta Slack-keskusteluihin.

Tämä on yksi helpoimmista tavoista tuoda Slack SFDC:n käytännön hyöty esiin. Käyttäjä voi tuoda keskusteluketjuun asiakkuuden, myyntimahdollisuuden, tukipyynnön, yhteyshenkilön tai liidin, jolloin keskustelu perustuu tietueen todellisiin tietoihin muistista kirjoitetun epämääräisen yhteenvedon sijaan.

Muutama yleinen esimerkki:

Slackin mukaan tuettuihin vakio-objekteihin kuuluvat Account, Case, Contact, Lead, Opportunity ja Task, ja myös määritetyt mukautetut objektit ovat käytettävissä. Tämä riittää useimmille tiimeille todellisen hyödyn saamiseen jo varhaisessa vaiheessa, kunhan Salesforcen lähdetiedot ovat riittävän laadukkaita ollakseen käyttökelpoisia.

Vaihe 5. Määritä henkilökohtaiset ja tiimin ilmoitukset

Slack jakaa ilmoitukset seuraaviin ryhmiin:

Tämä jaottelu on hyödyllinen, sillä se pakottaa kysymään jo varhain: kuka tätä päivitystä oikeasti tarvitsee?

Käytä henkilökohtaisia ilmoituksia, kun yksi henkilö vastaa toimenpiteestä. Käytä tiimin ilmoituksia, kun työryhmän on reagoitava. Käytä massailmoituksia harkiten, sillä ne voivat nopeasti aiheuttaa ilmoitustulvan, jos laukaisulogiikka on suunniteltu huolimattomasti.

Esimerkkejä hyödyllisistä ilmoituksista:

Huonosti suunnitellut ilmoitukset on melko helppo tunnistaa. Kaikki lähetetään kaikkialle. Kanavat täyttyvät päivityksistä, joista kukaan ei vastaa. Ihmiset mykistävät kanavan. Sitten se yksi tärkeä ilmoitus jää huomiotta muiden mukana.

Vaihe 6. Määritä tietueiden päivityksiä koskevat kanavailmoitukset

Kanavailmoitukset toimivat parhaiten, kun kanava vastaa jo jotakin todellista yhteistyön osa-aluetta.

Tämä kuulostaa itsestään selvältä, mutta tiimit rakentavat kanavia usein teknisten luokkien ympärille sen sijaan, että lähtisivät siitä, miten työtä oikeasti tehdään. Silloin kukaan ei tiedä, minne päivitykset kuuluvat.

Parempi tapa on kytkeä ilmoitukset todellisiin työnkulkuihin, esimerkiksi:

Tässä vaiheessa Slack for Salesforce joko muuttuu hyödylliseksi osaksi päivittäistä työtä tai jää taustakohinaksi. Kanavalogiikan tulisi kuvastaa todellisia vastuita ja keskusteluja. Pelkän siistin rakenteen vuoksi valitut objektien nimet eivät riitä.

Vaihe 7. Tarkista, testaa ja tarkenna määrityksiä

Monet Slackin ja Salesforcen integraatiot ovat teknisesti käytössä, mutta eivät silti kovin toimivia.

Tarkista ennen täysimittaista käyttöönottoa:

Slack asettaa Slackin Salesforce-sovellukselle myös asynkronisen käytön rajan: enintään 250 000 asynkronista kutsua 24 tunnin aikana. Tämä ei ole kaikille yrityksille merkittävä asia, mutta suuressa Salesforce-ympäristössä tai ympäristössä, jossa liikkuu paljon ilmoituksia, sitä kannattaa seurata jo varhain.

Ota Slack ja Salesforce käyttöön oikein

Autamme tiimejä suunnittelemaan, testaamaan ja ottamaan käyttöön Salesforce-integraatioita, jotka sopivat todellisiin työnkulkuihin, käyttöoikeuksiin ja pitkäjänteiseen CRM-hallintaan.

Aloita tänään

Miten Slack SFDC toimii päivittäisessä työssä?

Monissa artikkeleissa Salesforcen ja Slackin integrointi kuulostaa käyttöönottoprojektilta. Käytännössä kyse on työtavasta. Olennainen kysymys ei ole se, onko yhteys olemassa, vaan se, käyttävätkö ihmiset sitä tavoilla, jotka lyhentävät viiveitä, vähentävät edestakaista viestittelyä ja pitävät CRM-tiedot keskustelun yhteydessä.

Myynnin yhteistyö

Hyöty näkyy luultavasti helpoimmin myynnissä. Myyjä jakaa myyntimahdollisuuden Slackiin. Esihenkilö näkee vaiheen, omistajan ja viimeaikaisen toiminnan pyytämättä yhteenvetoa. RevOps voi tulla mukaan, jos omistajuus on muuttunut tai seuraava toimi on epäselvä. Taloushallinnon tai johdon edustaja voi ottaa kantaa odottamatta kokousta.

Tämä on tärkeää, koska kauppoja koskevat keskustelut etenevät yleensä CRM-päivityksiä nopeammin. Ihmiset esittävät nopeita kysymyksiä. ”Miksi tämä viivästyi?” ”Kuka tästä nyt vastaa?” ”Vastasiko asiakas?” Jos Slackin ja Salesforcen integraatio on toteutettu hyvin, keskusteluketju ei ole sen varassa, että yksi henkilö avaa Salesforcen ja selostaa tietueen tiedot kaikille muille.

Asiakaspalvelu ja tukipyyntöjen hallinta

Tukitiimit huomaavat hyödyt yleensä nopeammin, sillä tukipyyntöjen käsittely muuttuu nopeasti sekavaksi, kun mukana on useampi tiimi.

Tukipyynnön vakavuus muuttuu. Tuki tarvitsee tuotekehityksen apua. Operatiivisen tiimin on tiedettävä, liittyykö asiakkuuteen riski. Asiakasmenestystiimi haluaa taustatiedot ennen asiakkaan kanssa keskustelemista. Ilman Salesforcen ja Slackin integraatiota tämä tarkoittaa yleensä kuvakaappauksia, kopioituja muistiinpanoja ja viestiketjua, jossa yhteys alkuperäiseen tietueeseen katoaa lähes saman tien.

Selkeämmin toteutetussa ratkaisussa tukipyynnön voi jakaa suoraan oikeaan Slack-keskusteluun, päivitykset voivat käynnistää hälytyksiä ja reagoinnista vastaavat ihmiset voivat työskennellä samojen tietueen taustatietojen pohjalta.

Sisäiset hyväksynnät ja työn siirrot

Hyväksynnät ja työn siirrot takkuavat lähes aina, kun ne edellyttävät, että joku siirtää taustatiedot käsin järjestelmästä toiseen. Myyjä tarvitsee hyväksynnän alennukselle. Asiakasmenestyspäällikkö siirtää sopimuksen uusimiseen liittyvän asian eteenpäin. Tukitiimin vetäjä tarvitsee toisen tiimin ottamaan asian hoitaakseen. Mikään tästä ei ole teoriassa monimutkaista. Työ vain hidastuu, kun jokainen siirto alkaa kysymyksellä: ”Voisiko joku lähettää minulle uusimmat tiedot?”

Slack toimii tässä hyvin, koska se pitää työn siirron tiiviisti yhteydessä Salesforce-tietueeseen. Seuraava tiimi näkee taustatiedot, voi esittää kysymyksiä samassa viestiketjussa ja viedä työtä eteenpäin odottamatta yhteenvetopuhelua tai etsimättä tietoja CRM:stä alusta asti.

Hyöty ei ole pelkässä nopeudessa. Työn siirrot sujuvat selkeämmin. Taustatietoja katoaa vähemmän. Harvemmin tarvitsee pyytää: ”Voitko lähettää sen uudelleen?”

Yleisiä ongelmia Salesforcen ja Slackin yhdistämisessä

Slackin ja Salesforcen integraatiossa voi silti ilmetä esimerkiksi seuraavia ongelmia:

Useimmat näistä ongelmista johtuvat varsin tavallisista syistä. Harvoin kyse on siitä, etteivät Slack ja Salesforce toimisi yhdessä. Yleensä käyttöönotto on tehty ennen kuin tiimi on sopinut käyttöoikeuksista, tietuelogiikasta, hälytysten vastuista ja testauksesta. Myös Salesforce Health Check voi auttaa tunnistamaan määritys- ja tietoturvaongelmia ennen kuin ne vaikuttavat käyttöönottoon.

Rakenna parempia työnkulkuja Slackin ja Salesforcen välille

Autamme tiimejä suunnittelemaan räätälöityä Salesforce-automaatiota, hälytyksiä ja työnkulkulogiikkaa, joiden ansiosta Slackista on todellista hyötyä päivittäisessä työssä.

Aloita integrointi

Edistyneitä tapoja parantaa Slackin ja Salesforcen integraatiota

Kun perusratkaisu toimii, varsinainen kysymys on, tuottaako se mitään hyödyllistä. Tässä vaiheessa Slackin ja Salesforcen integraation merkitys kasvaa. Oletusasetukset riittävät yksinkertaisiin hälytyksiin ja tietueiden jakamiseen. Ne eivät yleensä riitä tiimeille, jotka haluavat selkeämpää reititystä, parempaa ajoitusta ja vähemmän hälyä.

Mukautetut hälytykset ja työnkulkulogiikka

Oletusilmoitukset ovat lähtökohta, mutta voit mennä pidemmälle.

Parempi ratkaisu kytkee hälytykset tapahtumiin, jotka todella vaativat toimenpiteitä, kuten seuraaviin:

Tässä Salesforce for Slackista tulee hyödyllisempi. Tavoitteena ei ole saada enemmän hälytyksiä, vaan vähemmän ja merkityksellisempiä hälytyksiä.

Parempi kanavasuunnittelu

Kanavarakenne vaikuttaa käytön omaksumiseen enemmän kuin useimmat tiimit odottavat. Jos päivitykset päätyvät väärään paikkaan, ihmiset sivuuttavat ne. Jos kukaan ei vastaa kanavasta, hälytykset kasaantuvat eikä mitään tapahdu.

Sovita kanavat nykyisiin työtapoihin:

Tämä korostuu Slack for Salesforcessa entisestään, kun tiimit käyttävät Salesforce-kanavia. Kanavat perivät Salesforcen käyttöoikeudet, ja niiden nimeämisessä käytetään tietueiden kenttiä, joten sekava tietuerakenne tekee yhteistyöstäkin varsin nopeasti sekavaa.

Yhdistäminen laajempaan Salesforce-automaatioon

Slackista on enemmän hyötyä, kun se kytketään osaksi muuta Salesforce-prosessia. Yleensä tämä tarkoittaa Salesforcen ja Slackin integraation yhdistämistä seuraaviin:

Tässä vaiheessa tiimit alkavat myös ajatella pelkkää Slackia laajemmin. Jos tarkastelet muita integraatiovaihtoehtoja, ratkaiset yleensä samaa laajempaa ongelmaa: miten Salesforce saadaan ohjaamaan parempaan toimintaan niissä työkaluissa, joita ihmiset jo käyttävät.

Routine Automation voi auttaa tässäkin. Apua saa Salesforce for Slack -sovelluksen lisäksi sen taustalla olevan Salesforcen mukauttamiseen, kuten prosessien suunnitteluun, automaation selkeyttämiseen, käyttöoikeuksiin ja työnkulkujen rakenteeseen.

Milloin Salesforcen ja Slackin integraatioon kannattaa hankkia apua

Yksinkertainen ratkaisu voi riittää perustarpeisiin. Jaetaan muutamia tietueita. Lähetetään muutamia hälytyksiä. Parannetaan näkyvyyttä hieman.

Vaativampi vaihe alkaa, kun liiketoiminta edellyttää ratkaisun toimivan sujuvasti käytännössä. Yleensä se tarkoittaa seuraavia asioita:

Silloin Salesforcen ja Slackin yhdistäminen lakkaa olemasta pelkkä määritystehtävä ja muuttuu suunnittelukysymykseksi.

Routine Automation voi auttaa toteutuksessa, suunnittelussa, mukauttamisessa, testauksessa, laadunvarmistuksessa ja käyttöönoton jälkeisissä parannuksissa. Tästä on yleensä enemmän hyötyä kuin vielä yhdestä yleisestä käyttöönotto-ohjeesta, sillä varsinainen haaste ei ole työkalujen yhdistäminen. Haaste on tehdä yhteydestä hyödyllinen.