Jos tiimisi yhä olettaa, että Salesforce tallentaa ja suojaa automaattisesti kaiken, mitä se koskaan tarvitsee, voi olla aika suhtautua Salesforcen varmuuskopioinnin parhaisiin käytäntöihin vakavammin.
Ilman selkeää SFDC-varmuuskopiointisuunnitelmaa tietoihisi jää todennäköisesti aukkoja aina, kun joku poistaa tietueita, tekee virheellisen tietojen tuonnin, sotkee käyttöönoton tai antaa automaation myllätä tuotantodataa ennen kuin kukaan huomaa.
Salesforcen omissa varmuuskopiointiohjeissa käsitellään sekä kopioita että palautusta, ja juuri palautuksen tiimit sivuuttavat liian usein. Tässä oppaassa käsitellään varmuuskopiointivaihtoehdot, työkalut, strategia ja palautuskäytännöt, jotka todella kestävät myös paniikin iskiessä.
Ei, Salesforce ei oletusarvoisesti tarjoa automaattisia, täydellisiä varmuuskopioita, joita asiakkaat voisivat käyttää omatoimiseen palautukseen. Salesforce pitää alustan toiminnassa, mutta yrityksesi vastaa silti siitä, että sen tietueet, tiedostot ja metadata voidaan todella palauttaa ja että palautusprosessi toimii, kun joku tekee virheen.
Salesforcessa on muutamia omia varmuuskopiointivaihtoehtoja, mutta niiden mahdollisuudet ovat rajalliset:
Salesforcen oma vaihtoehto | Mitä se tekee | Rajoitukset |
Data Export Service | Antaa järjestelmänvalvojien viedä Salesforce-tietoja CSV-tiedostoina viikoittaisen tai kuukausittaisen aikataulun mukaan | Vientitiedostot on ladattava ja tallennettava turvalliseen paikkaan. Salesforcen mukaan viennin zip-tiedostot poistetaan 48 tunnin kuluttua sähköpostin lähettämisestä. Vienti ei myöskään tarjoa helppoa tapaa palauttaa metatietoja. |
Recycle Bin | Antaa käyttäjien palauttaa poistettuja tietueita lyhyen ajan kuluessa | Poistetut kohteet säilyvät Recycle Bin -roskakorissa 15 päivää, minkä jälkeen Salesforce ajastaa niiden pysyvän poistamisen. Se ei auta ylikirjoitettujen kenttien, rikkoutuneen automaation tai metadatamuutosten kanssa. |
Sandbox-kopiot | Sandbox-ympäristö on kätevä, kun testaat julkaisua tai tarkistat muutoksen ennen sen viemistä tuotantoon. | Ne eivät ole varsinainen Salesforce-varmuuskopiointisuunnitelma. Tiedot voivat olla vanhoja, osittaisia tai päivityksen yhteydessä ylikirjoitettuja, tai niistä voivat puuttua juuri ne tietueet, joita yhtäkkiä tarvitset. |
Salesforce Backup & Recover | Tämä on Salesforcen maksullinen varmuuskopiointituote tiedoille, tiedostoille, metadatalle, hallituille paketeille ja sandbox-ympäristöille. | Siitä voi olla apua, mutta sekin tarvitsee asianmukaiset määritykset, käyttöoikeudet, säilytyssäännöt ja palautustestit. Sen ostaminen ei tarkoita, että ympäristö olisi taianomaisesti suojattu. |
Salesforce tarjoaa varmuuskopioinnin kokonaisuuden osia. Se ei anna sinulle täydellistä, testattua palautussuunnitelmaa, ellet rakenna sellaista, osta sitä ja tarkista jatkuvasti, että se toimii.
Hyödyllisen Salesforce-varmuuskopion on suojattava kahta asiaa: tietueita, joita ihmiset käsittelevät päivittäin, ja määrityksiä, jotka saavat nämä tietueet toimimaan.
Varmuuskopioitavat tiedot:
Asiakastietueet
Yhteyshenkilöt
Liidit
Myyntimahdollisuudet
Palvelupyynnöt
Kampanjat
Tehtävät ja aktiviteetit
Tiedostot, liitteet, muistiinpanot ja asiakirjat
Tilaukset, jatkuvat tilaukset, tuotteet, hinnastot, ostoskorit ja kaupankäynnin tietueet
Mukautetut objektit
Suostumuskentät
Omistajuus-, myyntialue-, jono- ja kohdistuskentät
ERP-, verkkokauppa-, laskutus-, palvelu- tai markkinointityökaluista tulevat tietueet
Varmuuskopioitava metadata:
Mukautetut objektit ja kentät
Sivuasettelut
Tietuetyypit
Validointisäännöt
Flow-työnkulut ja automaatio
Apex-koodi ja triggerit
Profiilit
Käyttöoikeusjoukot ja käyttöoikeusjoukkojen ryhmät
Jakamissäännöt
Raportit ja koontinäytöt
Lightning-sivut
Hyväksyntäprosessit
Sähköpostimallit
Yhdistetyt sovellukset
Nimetyt tunnistetiedot
Mukautetut metadatatyypit
Experience Cloud -asetukset, jos käytät niitä
Metadata on usein tiimien kompastuskivi. Kaikki pelkäävät asiakastietueiden menettämistä, mutta epäonnistunut käyttöönotto voi vahingoittaa myös tietueita ympäröivää rakennetta. Metadata määrittää Salesforce-ympäristön rakenteen, ja tietojen menetyksen jälkeen metadata on palautettava ennen tietojen palauttamista. Siksi Salesforcen tietojen varmuuskopioinnin parhaiden käytäntöjen pitäisi kattaa alusta lähtien määritykset, koodi, käyttöoikeudet ja automaatio.
Suojaa Salesforce ennen ongelmien syntymistä
Kaipaatko toista asiantuntijaa arvioimaan varmuuskopioinnin kattavuutta, metadataan liittyviä riskejä tai palautussuunnitelmaa? Routine Automationin Salesforce-konsultointipalvelut voivat auttaa.
Salesforcen varmuuskopiointiin on kolme keskeistä vaihtoehtoa, joihin kannattaa tutustua: Salesforcen omat vientitoiminnot, pilvestä pilveen varmuuskopioivat Salesforce-työkalut ja räätälöidyt API-pohjaiset viennit.
Menetelmä | Mitä se kattaa | Rajoitukset | Sopii parhaiten |
Salesforcen oma Data Export | Tietueet CSV-tiedostoina, mukaan lukien vakio- ja mukautettujen objektien tietueet | Ei metadatan varmuuskopiointia, viikoittainen tai kuukausittainen ajo, tiedostojen manuaalinen käsittely ja manuaalinen palautus | Perustason tilannekuvat vaatimustenmukaisuuden osoittamiseen tai ympäristöt, joissa muutoksia on vähän |
Pilvestä pilveen varmuuskopioivat työkalut | Tiedot, metadata, tiedostot, suhteet ja palautuspisteet | Maksulliset työkalut, vaativat käyttöönoton, käyttöoikeudet on määritettävä huolellisesti | Useimmat aktiivisessa käytössä olevat Salesforce-ympäristöt |
Räätälöity API-vienti | Täysin räätälöidyt objektien ja tietoaineistojen viennit | Vaatii kehittäjäresursseja, API-rajoitukset huomioitava, palautuslogiikka on rakennettava erikseen | Monimutkaiset, suuria tietomääriä käsittelevät tai analytiikkapainotteiset ympäristöt |
Salesforcen oma Data Export on kevyin vaihtoehto. Sillä voi viedä vakio- ja mukautettujen objektien tietueita CSV-muotoon, mutta se ei varmuuskopioi metadataa. Ajastetut viennit suoritetaan versiosta riippuen 7 tai 29 päivän välein.
Pilvestä pilveen varmuuskopioivat Salesforce-työkalut sopivat paremmin tilanteisiin, joissa Salesforce tuottaa tietoa myynnin, asiakastuen, taloushallinnon, verkkokaupan tai raportoinnin tarpeisiin. Ne voivat tehdä päivittäisiä varmuuskopioita, tallentaa metadataa, palauttaa pienempiä kokonaisuuksia, täyttää sandbox-ympäristöjä lähtötiedoilla, säilyttää kopioita Salesforcen ulkopuolella ja ilmoittaa epäonnistuneista ajoista.
Räätälöidyt API-viennit ovat hyödyllisiä, kun organisaation tietomäärät, tietovarastovaatimukset tai säilytyssäännöt poikkeavat tavanomaisesta. Vastapaino on kuitenkin syytä tunnustaa rehellisesti: et osta palautusprosessia vaan rakennat sen itse. Varmuuskopiointiratkaisut pitäisi oikeastaan valita käyttöönoton tai uudistamisen yhteydessä, minkä vuoksi tiimit tarkastelevat niitä usein yhdessä Salesforcen käyttöönottopalvelujen kanssa.
Salesforcen varmuuskopiointiin on tarjolla runsaasti työkaluja. ”Paras” vaihtoehto riippuu siitä, kuinka sekava ympäristösi on, kuinka paljon metadata muuttuu, kuinka nopeasti palautus on tehtävä ja kuka vastaa prosessista käyttöönoton jälkeen. Routine Automation ei myy omaa varmuuskopiointituotetta, mutta autamme tiimejä valitsemaan, määrittämään, testaamaan ja hallitsemaan sopivan ratkaisun.
Työkalu | Vahvuudet | Sopii tilanteisiin, joissa |
Gearset | Kattaa Salesforcen tietojen ja metadatan varmuuskopioinnin ja tarjoaa DevOps- ja julkaisutyöhön tiiviisti liittyviä palautustoimintoja | Tiimisi haluaa yhdistää varmuuskopioinnin käyttöönottojen turvallisuuteen, metadatan vertailuun ja julkaisujen hallintaan |
Salesforce Backup & Recover / Own from Salesforce | Salesforcen varmuuskopiointituote, aiemmalta nimeltään Own Recover, joka varmuuskopioi päivittäin tiedot, tiedostot, metadatan, hallitut paketit ja sandbox-ympäristöt | Haluat Salesforcen omistaman ratkaisun ja haluat pitää varmuuskopioinnin suunnittelun lähellä Salesforcen tuotekokonaisuutta |
AutoRABIT Vault | Varmuuskopioi Salesforcen tiedot ja metadatan sekä tarjoaa tarkasti kohdennettavan palautuksen ja vaatimustenmukaisuuteen painottuvia hallintatoimintoja | Sinulla on tiukat hallintavaatimukset, DevSecOps-tarpeita tai pitkälle räätälöity ympäristö |
Spanning Backup | Tarjoaa Salesforce-ylläpitäjille tietojen ja metadatan automaattisen päivittäisen varmuuskopioinnin sekä palautustoiminnot Salesforcen käyttöliittymässä | Haluat tutun ylläpitokokemuksen rakentamatta räätälöityä prosessia alusta asti |
Druva | Tarjoaa tietojen ja metadatan automaattisen päivittäisen varmuuskopioinnin, verkkoyhteyksistä eristetyn tallennuksen ja palautuksen valittuun ajankohtaan | Haluat alustan ulkopuolisen tallennuksen, tarkasti kohdennettavan palautuksen ja kattavamman SaaS-varmuuskopioinnin |
Gearsetiin kannattaa tutustua, jos varmuuskopiointi ja julkaisujen hallinta liittyvät tiiviisti toisiinsa. Tämä Salesforce-varmuuskopiointituote suojaa sekä tietoja että metadataa luomalla kopioita, jotka voidaan palauttaa, jos jotain katoaa, vioittuu tai muuttuu vahingossa.
Salesforce Backup & Recover ansaitsee erillisen maininnan, sillä OwnBackup kuuluu nyt Salesforcen omaan tuoteperheeseen. Backup & Recover, aiemmalta nimeltään Own Recover, suojaa CRM-tietoja katoamiselta ja vioittumiselta. Tiimit voivat luoda päivittäisiä varmuuskopioita tiedoista, liitetiedostoista, metadatasta, hallituista paketeista ja sandbox-ympäristöistä.
AutoRABIT Vault sopii tiimeille, jotka käsittelevät Salesforcea koodina eivätkä valtavana laskentataulukkona. Se varmuuskopioi tiedot ja metadatan ja antaa ylläpitäjille mahdollisuuden palauttaa kentän, objektin tai tietuejoukon peruuttamatta koko ympäristön muutoksia.
Spanning Backup sopii luontevammin ylläpitäjävetoisille tiimeille, jotka haluavat toteuttaa Salesforcen tietojen päivittäisen varmuuskopiointistrategian Salesforcen sisällä. Se suojaa Salesforcen tiedot ja metadatan automaattisella päivittäisellä varmuuskopioinnilla ja palautustoiminnoilla sekä mahdollistaa sandbox-ympäristöjen täyttämisen lähtötiedoilla.
Druvaan kannattaa tutustua, kun varmuuskopiot on pidettävä erillään Salesforcesta. Se varmuuskopioi tiedot ja metadatan päivittäin, säilyttää kopiot erillään pääympäristöstä ja antaa tiimien palauttaa tilanteen tiettyyn ajankohtaan.
Salesforcen varmuuskopiointistrategian on katettava myös hankalat yksityiskohdat. Mitkä objektit ovat tärkeitä? Kuinka monen tunnin työn menettämisen yritys kestää? Kenelle lähtee hälytys, jos viime yön ajo epäonnistui? Kuka uskaltaa hyväksyä palautuksen?
VAIHE 1
Asiakkuudet ja yhteyshenkilöt ovat itsestään selviä. Samoin liidit, myyntimahdollisuudet, palvelupyynnöt, tiedostot, aktiviteetit, tilaukset, tuotteet, ostoskorit, hinnastot, jatkuvat tilaukset ja mukautetut objektit. Älä unohda tietueita, joita tuodaan verkkokaupasta, laskutuksesta, ERP-järjestelmästä, asiakastuesta ja markkinoinnista
VAIHE 2
Flow-työnkulut, kentät, sivuasettelut, validointisäännöt, profiilit, käyttöoikeusjoukot, raportit, koontinäytöt, Apex, yhdistetyt sovellukset ja tietuetyypit on kaikki otettava mukaan. Metadata määrittää talon rakenteen. Huonekalujen palauttamisesta ei ole paljon apua, jos seinät ovat siirtyneet.
VAIHE 3
Älä valitse varmuuskopiointiaikataulua vain siksi, että se kuulostaa järkevältä. Kysy, mikä todella aiheuttaisi haittaa. Yhden tunnin työn menetys? Aamupäivän palvelupyyntöpäivitysten menetys? Koko päivän myyntiputkimuutosten menetys? Jos yritys voi menettää enintään neljän tunnin työn, Salesforce on varmuuskopioitava vähintään neljän tunnin välein. Päivittäinen varmuuskopiointi tarkoittaa, että huonona päivänä voidaan menettää koko päivän muutokset.
VAIHE 4
Aktiivisessa käytössä olevissa Salesforce-ympäristöissä tietojen päivittäinen varmuuskopiointi on järkevä lähtötaso. Metadatan osalta viikoittainen varmuuskopiointi on vähimmäistaso. Lisäksi tarvitaan tuore varmuuskopio ennen jokaista käyttöönottoa, tietojen tuontia, Flow-muutosta, käyttöoikeuspäivitystä, sandbox-ympäristön päivitystä tai integraatiomuutosta. Harkitse erikseen käynnistettäviä varmuuskopiointeja ennen riskialttiita julkaisuja ja Salesforcen versiopäivityksiä.
VAIHE 5
Sandbox-ympäristöstä voi olla apua testauksessa. Yksinään se ei ole pelastussuunnitelma. Salesforcen oma varmuuskopiointiopas suosittelee 3-2-1-sääntöä: kolme kopiota, kaksi tallennustyyppiä ja yksi muualla säilytettävä kopio. Se on hyvä sääntö, sillä Salesforce-ongelmien, ylläpitäjien virheiden ja synkronointivirheiden ei pitäisi voida vaikuttaa kaikkiin kopioihin kerralla.
VAIHE 6
Joku vastaa varmuuskopioinnin toimivuudesta. Joku tarkistaa epäonnistuneet ajot. Toinen tarkistaa käyttöoikeudet. Joku hyväksyy palautuksen. Suunnitelmassa voi toki olla varahenkilöitä ja sijaisia, mutta se ei saa jäädä vaaralliseen tilaan, jossa kaikki olettavat jonkun muun valvovan sitä.
VAIHE 7
Salesforce-varmuuskopio, jota ei ole koskaan palautettu, on pelkkä arvaus. Testaa sitä sandbox-ympäristössä. Palauta muutama tietue, toisiinsa liittyvä tietuejoukko ja metadatamuutos. Tarkista sen jälkeen omistajuudet, suhteet, käyttöoikeudet, raportit ja automaatio. Salesforce mainitsee palautuksen testaamisen varmuuskopioinnin parhaana käytäntönä, ja Gearset suosittelee palautuksen testaamista kolmen kuukauden välein sekä merkittävien tiimimuutosten jälkeen. On myös järkevää suorittaa Salesforce Health Check merkittävien määritysmuutosten jälkeen tai ennen suuria julkaisuja. Kun tarkastelet tietoturva-asetuksia, käyttöoikeuksia, istuntokäytäntöjä ja ympäristön kokonaismäärityksiä varmuuskopiointistrategian yhteydessä, voit havaita sekä palautukseen että alustan päivittäiseen vakauteen vaikuttavia ongelmia ennen kuin niistä tulee tuotanto-ongelmia.
Käytä Salesforcea pienemmällä riskillä
Tarkistuta varmuuskopioinnin kattavuus, automaation riskit, palautussuunnitelma ja vastuut ennen kuin seuraava Salesforce-muutos muuttuu jälkien siivoamiseksi.
Salesforcen tietojen tärkeimmät varmuuskopiointimenetelmät ovat ajastetut viennit, API-haut, sandbox-kopiot ja automaattiset varmuuskopiointityökalut. Kaikilla on paikkansa. Joistakin on vain huomattavasti enemmän hyötyä silloin, kun tilanne on todella kriittinen.
Ajastetut viennit: Salesforcen Data Export tuottaa CSV-tiedostoja viikoittain tai kuukausittain. Se on edullinen ja tuttu, minkä vuoksi tiimit jatkavat sen käyttöä. Ongelmana on, etteivät CSV-tiedostot palauta suhteita sujuvasti eivätkä kata metadataa kunnolla. Jonkun on myös ladattava, tallennettava, suojattava ja testattava ne.
API-pohjaiset haut: REST API- ja Bulk API -viennit antavat kehittäjille enemmän mahdollisuuksia hallita sitä, mitä kopioidaan ja milloin. Bulk API 2.0 on suunniteltu suurten tietomäärien käsittelyyn ja massakyselyihin, joten se sopii suuria tietomääriä sisältäville objekteille paremmin kuin vientinäkymien napsuttelu. Vastapainona on vastuu ylläpidosta. Jonkun on rakennettava ajot, seurattava API-rajoja, käsiteltävä virheet ja selvitettävä, miten palautus myöhemmin tehdään. Tässä menetelmässä on järkevää tehdä yhteistyötä sertifioidun Salesforce-kumppanin kanssa.
Sandbox-ympäristöjen päivitykset: Sandbox-ympäristö voi toimia joidenkin Salesforcen tietojen ja metadatan toissijaisena kopiona, mutta en luottaisi siihen ensisijaisena turvaverkkona. Se voi olla vanhentunut tai puutteellinen, sen sisältö voidaan korvata päivityksessä väärään aikaan tai siitä voivat puuttua juuri tarvitsemasi tietueet.
Kolmannen osapuolen automaattinen synkronointi: Tähän Salesforcen tietojen varmuuskopioinnissa yleensä päädytään, kun siihen suhtaudutaan vakavasti. Nämä työkalut voivat tehdä varmuuskopiot ajastetusti, tallentaa metadatan, säilyttää tietueiden väliset linkit ja antaa ylläpitäjille selkeämmän tavan palauttaa oikea osa CSV-tiedostojen penkomisen sijaan.
Asian voi hahmottaa nopeasti näin: viennit sopivat todisteeksi. API-rajapinnat sopivat, kun käytettävissä on kehittäjiä. Automaattiset varmuuskopiointityökalut ovat parempi vaihtoehto, kun liiketoiminta tarvitsee palautusmahdollisuuden eikä vain kansiollista tiedostoja.
Kuinka usein Salesforce on varmuuskopioitava? Sovita aikataulu siihen, kuinka paljon muutoksia tiimisi on varaa menettää.
Aktiivisessa myynti- tai asiakastukikäytössä olevissa ympäristöissä päivittäinen tietojen varmuuskopiointi on vähimmäistaso. Jos myyjät päivittävät myyntiputkea koko päivän, tukitiimit sulkevat palvelupyyntöjä tai asiakkaat tekevät tilauksia yhdistettyjen järjestelmien kautta, viikoittainen vienti on käytännössä veto sen puolesta, ettei ajojen välillä tapahdu mitään merkittävää häiriötä.
Ympäristöt, joissa muutoksia tapahtuu nopeasti, tarvitsevat muutakin kuin päivittäisen palautuspisteen. Myyntimahdollisuudet, palvelupyynnöt, tilaukset, ostoskorit, asiakasprofiilit, varastoon liittyvät tietueet ja liikevaihdon kannalta merkittävät mukautetut objektit voivat muuttua siihen liian nopeasti. Näissä tapauksissa tunnin välein tai lähes reaaliajassa tehtävä varmuuskopiointi alkaa vaikuttaa vähemmän vainoharhaiselta ja enemmän järkevältä.
Metadata tarvitsee oman rytminsä. Viikoittainen metadatan varmuuskopiointi on kohtuullinen lähtötaso, mutta ennen jokaista käyttöönottoa on otettava tuore tilannekuva ennen minkään muuttamista. Sama koskee Flow-muokkauksia, käyttöoikeuspäivityksiä, tietojen tuonteja, sandbox-ympäristöjen päivityksiä, integraatiomuutoksia ja massapäivityksiä.
Paras Salesforce-varmuuskopiointisuunnitelma on äärimmäisen käytännönläheinen. Se kertoo ylläpitäjälle, mitä kopioidaan, milloin ajo suoritetaan, kuka siitä vastaa ja mitä tehdään, kun joku tarvitsee palautuksen myöhään perjantaina.
Varmuuskopioi tiedot ja metadata erillisinä palautuskokonaisuuksina
Data tarkoittaa itse tietuetta: asiakkuutta, yhteyshenkilöä, myyntimahdollisuutta, palvelupyyntöä, tilausta, tiedostoa tai mukautettua objektia. Metadata on sitä ympäröivä koneisto: kentät, työnkulut, asettelut, Apex, käyttöoikeudet, validointisäännöt ja raportit. Metadata antaa Salesforcen tiedoille toimivan rakenteen, joten tietueiden palauttaminen ilman vastaavia määrityksiä voi silti jättää ympäristön puoliksi rikkinäiseksi.
Palauta metadata ensin, jos rakenne muuttui
Jos käyttöönotto vahingoittaa työnkulkuja, käyttöoikeusjoukkoja tai sivuasetteluja, tietojen palauttaminen ensin voi vaikeuttaa korjaustyötä. Palauta ensin määrityskerros ja vasta sitten tietueet rakenteeseen, joka todella pystyy käsittelemään niitä.
Testaa palautusprosessi, älä pelkästään varmuuskopiointiajoa
Varmuuskopioinnin vihreä tilailmaisin ei todista paljoakaan. Tee yhdelle Salesforce-varmuuskopiollesi testipalautus sandbox-ympäristössä ja tarkista sen jälkeen suhteet, omistajuudet, viittauskentät, raportit ja automaatio. Salesforce mainitsee palautuksen testaamisen varmuuskopioinnin parhaana käytäntönä, ja Gearset suosittelee palautussuunnitelman testaamista kolmen kuukauden välein sekä merkittävien tiimimuutosten jälkeen.
Ota tuore varmuuskopio ennen jokaista riskialtista Salesforce-muutosta
Tee tämä ennen käyttöönottoja, Flow-muokkauksia, käyttöoikeusmuutoksia, tietojen massatuonteja, suuria Data Loader -ajoja, integraatiopäivityksiä ja sandbox-ympäristöjen päivityksiä. Käynnistä Salesforcen varmuuskopiointi erikseen ennen massatuonteja, merkittäviä käyttöönottoja ja integraatiomuutoksia.
Nimeä varmuuskopioinnista vastaava henkilö ja palautuksen hyväksyjä
”Ylläpitotiimi” ei auta paljon, kun tuotantoympäristö on rikki. Nimeä varmuuskopioinnin määrittävä henkilö, epäonnistumiset tarkistava henkilö, palautuksen hyväksymiseen valtuutettu henkilö sekä henkilöt, joilla on lupa käsitellä arkaluonteisia varmuuskopiotietoja. Älä jätä koko suunnitelmaa yhden ylläpitäjän muistin varaan.
Säilytä varmuuskopiot Salesforcen ulkopuolella
Sandbox-kopio on parempi kuin ei mitään, mutta en laittaisi yrityksen toimintaa sen varaan. Salesforce suosittelee kolmea kopiota, kahta tallennustyyppiä ja yhtä muualla säilytettävää kopiota. Ylläpitäjien virheet ja synkronointivirheet leviävät nopeasti, joten vähintään yhden kopion on oltava turvallisemmassa paikassa.
Seuraa varmuuskopioinnin toimivuutta, älä vain sitä, suoritettiinko ajo
SFDC-varmuuskopiointi voi onnistua ja silti jättää pois käyttörajoitetun kentän, uuden mukautetun objektin tai tiedostotyypin, jonka joku unohti sisällyttää mukaan. Seuraa varmuuskopiointitöiden epäonnistumisia, objektikohtaista kattavuutta, poikkeavia poistopiikkejä, käyttöoikeusvirheitä ja API-ongelmia. Hyödynnä työhistoriaa ja hälytyksiä havaitaksesi poikkeavat Salesforce-muutokset ennen kuin niistä tulee suurempi palautusongelma.
Käytä versioituja metatietojen varmuuskopioita
Versiohistorian avulla tiimi voi palauttaa yksittäisen Flow’n, kentän, käyttöoikeusmuutoksen tai raporttimuutoksen aiempaan tilaan arvailematta, mitä joku muokkasi viime tiistaina. Tämä on erityisen hyödyllistä Salesforce-ympäristöissä, joissa julkaisuja tehdään usein, ylläpitäjiä on useita tai käytössä on CI/CD-käytäntöjä.
Määritä liiketoiminnan ja lainsäädännön vaatimuksia vastaavat säilytyssäännöt
Säilytysajat tekevät varmuuskopiointisuunnitelmista helposti mutkikkaita. Kuinka kauan kopioita säilytetään? Kuka pääsee näkemään ne? Kuka poistaa ne, kun säännöt sitä edellyttävät? Kun sovellettavana ovat GDPR, HIPAA, SOX tai sisäisen tarkastuksen säännöt, varmuuskopioiden tallennustilasta ei saa tulla unohdettua komeroa täynnä asiakastietoja.
Kirjoita palautusohje niin, että joku muukin voi tarvita sitä
Toimintaohjeen tulee kattaa palautusjärjestys, objektien riippuvuudet, hyväksymisvaiheet, validointitarkistukset, käyttäjäviestintä ja aiempaan tilaan palauttamisen säännöt. Tässä vaiheessa varmuuskopioinnin suunnittelu tulee myös yhdistää tietojen tuontiin ja siirtotyöhön, etenkin jos tiimi jo noudattaa Salesforce-tiedonsiirron parhaita käytäntöjä välttääkseen eheiden tietojen vioittumisen siirron aikana.
Salesforce-varmuuskopioinnin virheet jäävät helposti huomaamatta, mutta niiden vaikutukset voivat olla valtavia. Johtavat Salesforce-konsultointiyritykset voivat usein auttaa tiimejä välttämään hankalia virheitä.
Virhe | Mitä todellisuudessa tapahtuu | Parempi toimintatapa |
Pelkkään Recycle Bin -roskakoriin luottaminen | Recycle Bin on hyödyllinen, kun joku poistaa väärän tietueen. Siihen sen tuoma turva pitkälti päättyy. Se ei korjaa ylikirjoitettuja arvoja, vioittuneita metatietoja tai virheellistä Flow’ta, ja poistetut kohteet säilyvät siellä vain 15 päivää. | Pidä Recycle Bin -roskakoria viime hetken pelastuskeinona. |
Metatietojen varmuuskopioinnin ohittaminen | Tiedot palautuvat, mutta niihin liittyvät kentät, asettelut, työnkulut, profiilit tai käyttöoikeusjoukot ovat väärin. Tällöin ”palautus” jättää käyttäjät edelleen tilanteeseen, jossa he eivät pysty työskentelemään kunnolla. | Varmuuskopioi metatiedot ennen julkaisuja, tietojen tuonteja, käyttöoikeusmuutoksia ja automaatioiden muokkauksia. |
Oletus, että Salesforce vastaa palautuksesta kokonaisuudessaan | Salesforce suojaa alustaa, mutta yrityksesi vastaa edelleen omista tietueistaan, metatiedoistaan, varmuuskopioiden käyttöoikeuksista, säilytyssäännöistä ja palautusprosessista. | Laadi asiakkaan vastuulla oleva palautussuunnitelma, jossa on nimetyt vastuuhenkilöt ja testatut palautusvaiheet. |
Pelkkien manuaalisten vientien käyttäminen | CSV-tiedostot unohtuvat, vanhenevat, jäävät jonkun latauskansioon tai eivät säilytä tietueiden välisiä suhteita eheässä palautuksessa. Data Export -toiminnon zip-tiedostot poistetaan 48 tuntia sähköpostin lähettämisen jälkeen. | Käytä automaattista varmuuskopiointia, kun Salesforce liittyy liikevaihtoon, palveluun, vaatimustenmukaisuuteen tai raportointiin. |
Palautusten jättäminen kokonaan testaamatta | Varmuuskopiot tuovat turvallisuudentunnetta siihen asti, kunnes jonkun on käytettävä niitä. Jos tiimi ei ole testannut palautusjärjestystä, hyväksyntää, tietueiden välisiä suhteita ja validointitarkistuksia, se toimii arvailujen varassa. | Tee testi sandbox-ympäristössä silloin, kun kukaan ei ole paniikissa. |
Pahimmissa tapauksissa kyse on harvoin siitä, että ”joku poisti yhden Contact-tietueen”. Kyse on epäonnistuneista tuonneista, jotka ylikirjoittavat Opportunity-tietueiden arvoja, väliohjelmistosta, joka välittää väärän synkronointisäännön, tai Flow’sta, joka muuttaa tietueita tuntikausia ennen kuin kukaan huomaa.
On eri asia oppia varmuuskopioimaan Salesforce-tiedot kuin varmistaa, että varmuuskopioihin voi luottaa.
Yrityksen kannattaa ottaa Salesforce-varmuuskopioinnin asiantuntija mukaan, kun varmuuskopioinnin suunnittelu ei enää ole yksinkertainen hallinnollinen tehtävä. Näin käy yleensä silloin, kun Salesforce-ympäristö on täynnä mukautettuja objekteja, useat järjestelmät kirjoittavat tietoja Salesforceen, säilytyssäännöt ovat tiukat, Salesforce-ympäristöjä on useita tai julkaisuprosessi etenee nopeammin kuin ylläpitotiimi pystyy vaivatta valvomaan.
Sisäisillä tiimeillä on eniten vaikeuksia silloin, kun Salesforce-ylläpidon resurssit ovat rajalliset. Yleensä ne ovat jo hautautuneet käyttäjäpyyntöihin, kenttämuutoksiin, koontinäyttöjen korjauksiin, käyttöoikeusongelmiin, Flow-muokkauksiin ja satunnaisiin ”voitko vain tuoda tämän laskentataulukon nopeasti?” -viesteihin, joiden pitäisi saada kaikki varuilleen.
Asiantuntijatukea tai Salesforce-konsultointipalveluja esimerkiksi Routine automation -yritykseltä kannattaa harkita myös ennen tiedonsiirtoa, B2C Commerce -käyttöönottoa, ERP-yhteyden muodostamista, HubSpot-synkronointia, laajaa tietojen siivousta tai tekoälyn tai Agentforcen käyttöönottoa. Varmuuskopiointi tulee suunnitella ennen kuin näissä hankkeissa käsitellään tuotantotietueita, ei vasta sen jälkeen.
Tarvitsetko apua varmuuskopiointiin?
Ota Salesforce-kehittäjät mukaan arvioimaan varmuuskopioinnin puutteita, metatietoriskejä, käyttöoikeuksia, integraatioita ja palautusvaiheita ennen kuin seuraava muutoksesi viedään tuotantoon.
Salesforce-varmuuskopioinnin ja palautuksen parhaat käytännöt haltuun käytännön ylläpitotyössä
Salesforce ei pelasta sinua jokaiselta epäonnistuneelta tuonnilta, poistetulta tietueelta, rikkinäiseltä Flow’lta tai sekavalta synkronoinnilta. Se pitää alustan käytettävissä, mutta yrityksesi vastaa silti palautusongelman ratkaisemisesta. Juuri tämän ihmiset yleensä huomaavat liian myöhään.
Salesforcen tietojen varmuuskopiointimenetelmiltä vaaditaan enemmän kuin ajastettu vienti. Tarvitset oikean työkalun, tietojen ja metatietojen kattavan varmuuskopioinnin, jonkun valvomaan varmuuskopiointitöitä, todella toteutetut palautustestit sekä tavan tarkistaa määritykset Salesforcen muuttuessa. Uudet objektit, uudet automaatiot, uudet integraatiot, uudet käyttäjät, joilla on laajat käyttöoikeudet. Kaikki nämä voivat muuttaa riskiä.
Paras Salesforce-varmuuskopio on sellainen, josta kenenkään ei tarvitse väitellä kriisin keskellä. Tiimi tietää, mitä kopiota käytetään, mitä palautetaan ensin, kuka hyväksyy palautuksen ja miten tarkistetaan, että Salesforcessa on taas turvallista työskennellä.
Salesforce tarjoaa muutamia turvaverkkoja, mutta älä sekoita niitä kattavaan palautussuunnitelmaan. Data Export antaa tiedostoja. Recycle Bin voi pelastaa joitakin poistettuja tietueita lyhyen ajan kuluessa. Kumpikaan ei yksinään rakenna uudelleen rikkinäistä Flow’ta, palauta käyttöoikeuksia, korjaa ylikirjoitettuja kenttiä tai selvitä sekavaa massatuontia.
Älä aloita työkalusta. Aloita siitä, minkä menettäminen sattuisi: asiakastietueista, myyntitiedoista, palvelupyyntöhistoriasta, tiedostoista, tilauksista ja mukautetuista objekteista. Huolehdi sitten niiden taustalla olevista Salesforce-määrityksistä, kuten kentistä, asetteluista, käyttöoikeuksista, raporteista ja automaatiosta.
Gearset, Salesforce Backup & Recover, AutoRABIT Vault, Spanning Backup ja Druva ovat yleisiä vaihtoehtoja. Logo merkitsee vähemmän kuin palautustesti. Pystyykö työkalu palauttamaan metatiedot? Voiko sillä palauttaa yhden tietuejoukon? Pystyykö ylläpitäjäsi käyttämään sitä ilman kriisiryhmän kokoamista?
Vähäisessä käytössä olevassa Salesforce-ympäristössä päivittäinen varmuuskopiointi voi riittää. Myynnissä, palvelussa, verkkokaupassa tai missä tahansa runsaasti integraatioita käyttävässä toiminnassa päivittäinen varmuuskopiointi on vähimmäistaso, ei tavoite. Kysymyksen ”kuinka usein Salesforce varmuuskopioi tiedot?” taustalla on suora kysymys: kuinka monen tunnin päivitysten menetyksen tiimisi olisi valmis selittämään?
Tietoja ovat asiat, joita käyttäjät näkevät ja päivittävät: Contacts-, Accounts-, Cases- ja Opportunities-tietueet, tiedostot, tilaukset ja mukautettujen objektien tietueet. Metatietoja ovat määritykset, joiden ansiosta näitä tietoja voidaan käyttää: kentät, Flow’t, asettelut, käyttöoikeudet, raportit, koontinäytöt ja koodi. Jos metatiedot menetetään, tietueet saattavat palautua järjestelmään, joka ei toimi oikein.
Hanki ulkopuolista apua, kun Salesforcen varmuuskopiointi koskee mukautettuja objekteja, useita organisaatioita, tiukkoja säilytyssääntöjä tai integraatioita tai kun ylläpitotiimin resurssit ovat niukat. Apua kannattaa hankkia myös ennen migraatiota, laajaa tietojen tuontia, uutta automaatiota tai suurta Salesforce-uudistusta. Juuri näissä tilanteissa varmuuskopiointisuunnitelman heikkoudet paljastuvat nopeasti.
English
Français
Deutsch
Polski
