Salesforcen ja Teamsin integrointi vaihe vaiheelta  

Useimmille yrityksille (yli 150 000 yritykselle) Salesforce on ensisijainen tietojen lähdejärjestelmä. Microsoft Teams puolestaan on niiden järjestelmä työn tekemiseen.

Ongelmana on, että useimmat tiimit siirtyvät näiden kahden välillä koko päivän, kopioivat linkkejä, kirjoittavat päivityksiä uudelleen ja etsivät tietoja, joiden pitäisi löytyä yhdellä napsautuksella.

Salesforcen ja Microsoft Teamsin integrointi muuttaa tilanteen. Nyt voit avata tietueen, jakaa sen keskusteluun, kiinnittää sen kanavalle ja jopa muokata sitä poistumatta Teamsista. Kun kauppa etenee, koko keskustelu pysyy siis siellä, missä se alkoi. Ei etsimistä. Ei välilehtien vaihtamista.

Virallisella sovelluksella pääset jo pitkälle. Jos tarvitset enemmän, kuten automaattisia ilmoituksia uusista liideistä tai kriittisistä tukipyynnöistä, ne voi toteuttaa muilla tavoilla.

Käymme ne kaikki läpi. Tässä vaiheessa riittää, että tiedät tämän: kun Teamsin ja Salesforcen integraatio on toteutettu oikein, tiimisi lakkaa kyselemästä, missä tiedot ovat, ja alkaa käyttää niitä.

Microsoft Teamsin ja Salesforcen integraation keskeiset ominaisuudet

Mitä Salesforcen ja Microsoft Teamsin integraatio siis käytännössä tekee?

Kun yhdistät Salesforcen ja Microsoft Teamsin, CRM ei enää ole jotain, jonka ”tarkistat myöhemmin”. Siitä tulee osa keskustelua. Suoraan chatissa. Tai kokouksessa. Tai yhteisellä kanavalla, jolla työtä tehdään. Teamsissa voi:

Yleisiä tapoja integroida Salesforce Microsoft Teamsiin

Aivan kuten Salesforcen ja SharePointin integraation toteuttamiseen tai Microsoft Teamsin yhdistämiseen muihin CRM-järjestelmiin on useita tapoja, myös Microsoft Teamsin ja Salesforcen yhdistämiseen on eri vaihtoehtoja.

Jotkin tavat ovat nopeita. Toiset ulottuvat syvälle järjestelmiin. Yksi niistä on luultavasti ihan sopiva, toinen todennäköisesti ylimitoitettu ja kolmas luultavasti juuri se, mitä tarvitset.

Microsoft Teamsin Salesforce-sovelluksen käyttäminen

Jos haluat vain nähdä Salesforcen tiedot Teamsissa ilman kehitystiimin apua, tämä voi olla paras tapa yhdistää MS Teams ja Salesforce.

Microsoft Teamsiin on saatavilla virallinen Salesforce-sovellus AppSourcesta. Sen avulla voit hakea tietueita suoraan keskustelussa, julkaista ne esikatseluineen ja jopa kiinnittää ne kanavan välilehdiksi.

Sen avulla voit myös muokata joitakin tietueiden kenttiä suoraan paikallaan. Sinun ei siis tarvitse palata Salesforceen vain päivittääksesi kaupan vaiheen tai merkitäksesi tehtävän valmiiksi. Se on kätevää.

Se ei automatisoi myyntiprosessiasi eikä synkronoi kalentereitasi. Sitä ei ole suunniteltu siihen, mutta se paikkaa joitakin puutteita. Tämä on suosituin Microsoft Teamsin ja Salesforcen integraatiovaihtoehto kevyeen yhteistyöhön ja yhteiseen näkyvyyteen. Monimutkaisiin tarpeisiin se ei sovellu kovin hyvin.

Salesforcen ja Teamsin yhdistäminen Power Automaten avulla

Jos sinulla on Microsoft 365, sinulla on myös Power Automate. Se on käytännössä vedä ja pudota -työkalu, jolla voit määrittää: ”Kun tämä tapahtuu Salesforcessa, tee tämä Teamsissa.”

Esimerkiksi:

Ymmärrät idean. Se on joustava, eikä koodia tarvitse kirjoittaa. Sinun on kuitenkin osattava ajatella ”jos näin, niin sitten näin” -logiikalla, mikä tuottaa joillekin aluksi vaikeuksia. Mutta kun sen oivaltaa, siihen jää melkein koukkuun.

Voit lisätä mukaan myös suodattimia. Ehkä haluat ilmoituksia vain VIP-asiakkaista. Tai vain silloin, kun kaupan arvo ylittää 20 000 dollaria. Se onnistuu. Tämä on joustavampi tapa yhdistää Microsoft Teams Salesforceen, etenkin jos käytät jo Microsoftin ekosysteemiä. Se voi kuitenkin olla hankalaa, jos järjestelmässäsi on paljon liikkuvia osia.

iPaaS-työkalujen käyttäminen vaativampaan integraatioon

Jos teknologiakokonaisuuteesi kuuluu muutakin kuin Salesforce ja Teams, tarvitset todennäköisesti integraatioalustan eli sen, mistä lyhenteiden ystävät käyttävät nimitystä ”iPaaS”.

Zapier sopii alkuun pääsemiseen. Workato on hieman enemmän suuryrityksille suunnattu. Tray sijoittuu jonnekin niiden väliin. MuleSoft sopii raskaan sarjan tarpeisiin ja on, niin, Salesforcen omistama.

Näillä työkaluilla voit siirtää tietoja alustojen välillä, käsitellä logiikkaa ja rakentaa toimintoketjuja, joiden koodaaminen alusta asti veisi viikkoja. Sinun ei tarvitse osata JavaScriptiä. Liiketoimintaprosessin perusteellisesta tuntemisesta on kuitenkin apua.

Oletetaan, että haluat seuraavaa:

”Kun kauppa suljetaan Salesforcessa, julkaise viesti Teamsissa, lähetä tervetuloviesti HubSpotista ja päivitä laskutustaulukko Google Sheetsissä.”

Se onnistuu. Voisit jopa sovittaa Microsoft Teamsin yhteen SF:n ja Outlookin integraatiosi kanssa. Tämä on erinomainen tapa toteuttaa Salesforcen ja Teamsin integraatio yrityksissä, jotka yhdistävät monia järjestelmiä.

Räätälöity integraatio Salesforcen ja Microsoft Teamsin API-rajapinnoilla

Joskus Teamsin ja Salesforcen integroinnissa tulee seinä vastaan.

Haluat Salesforcen viestivän Teamsin kanssa tavalla, johon mikään sovellus tai alusta ei pysty. Ehkä sinulla on tiukat vaatimustenmukaisuussäännöt. Ehkä prosessisi ei ole lineaarinen tai olet kyllästynyt puutteisiin.

Silloin räätälöity integraatio alkaa olla järkevä vaihtoehto.

Tämä tarkoittaa yleensä taustapalvelun rakentamista (me RA:lla rakennamme ne Node.js:llä, mutta valitse itsellesi sopiva vaihtoehto) ja Salesforce REST API- ja Microsoft Graph API -rajapintojen yhdistämistä. Sinä hallitset logiikkaa. Sinä määrität säännöt.

Esimerkiksi näin:

”Jos tukipyyntöä ei ole käsitelty 90 minuuttiin, se on osoitettu tason 1 tuelle ja asiakas on suuryritys, julkaise viesti yksityisellä Teams-kanavalla ja merkitse vuorovastaava.”

Se on helppoa räätälöidyllä ratkaisulla. Voit kirjata tapahtumat lokiin, seurata käsittelyä, eskaloida asian ja tehdä kaiken tarvittavan taustalla.

Tällainen MS Teamsin ja Salesforcen integraatio vaatii enemmän työtä. Kun se on valmis, se kuitenkin toimii. Ei kolmansien osapuolten rajoituksia. Ei yllätyksiä. Se on paras vaihtoehto tiimeille, joilla on pitkäaikaisia integraatiotarpeita, tarkasti määriteltyjä työnkulkuja eikä lainkaan halua tehdä kompromisseja.

Nopeuta Salesforcen ja Teamsin yhdistämistä

Haluatko sujuvamman tavan työskennellä Salesforcessa ja Microsoft Teamsissa? Anna asiantuntijoidemme rakentaa ratkaisu, joka vastaa tiimisi nykyisiä toimintatapoja ilman turhaa monimutkaisuutta.

Tutustu integraatiopalveluihin

Microsoft Teamsin integrointi Salesforceen vaihe vaiheelta

Salesforcen ja Teamsin integraation ei tarvitse olla monimutkainen. Oletetaan, että haluat vain päästä alkuun perustoiminnoilla ja virallisella sovelluksella ilman kehitystyötä tai liiallista pohdintaa. Näin pääset alkuun.

Vaihe 1: Asenna Salesforce-sovellus Teamsiin

Avaa Microsoft Teams. Siirry kohtaan Apps, etsi Salesforce ja asenna se. Valitse Salesforcen kehittämä sovellus. Älä harhaudu kolmansien osapuolten vaihtoehtoihin, ellet tiedä, mitä etsit. Sinun on kirjauduttava Salesforce-tunnuksillasi ja hyväksyttävä yhteys.

Vaihe 2: Ota Microsoft Teams käyttöön Salesforcessa

Siirry Salesforcessa kohtaan Setup > kirjoita Quick Find -hakukenttään ”Teams”. Etsi kohtaa, jonka nimi on esimerkiksi ”Microsoft Teams Integration Settings”. Avaa se ja ota toiminto käyttöön ohjeiden mukaan. Sinua pyydetään hyväksymään lisenssi ja vahvistamaan yhteys molemmissa päissä.

Vaihe 3: Myönnä käyttöoikeudet

Sinun on myönnettävä käyttöoikeudet ennen kuin kukaan voi käyttää integraatiota. Yleensä tämä tarkoittaa vain Salesforcen vakiomuotoisten ”Teams Integration” -käyttöoikeusjoukkojen osoittamista käyttäjille. Se ei ole monimutkaista, mutta se on tärkeää. Jos ohitat tämän vaiheen, ongelmia ilmenee myöhemmin nopeammin.

Vaihe 4: Kiinnitä Salesforce-tietueita Teams-kanaville

Oletetaan, että sinulla on ”Sales – East” -kanava. Napsauta yläreunan +-merkkiä, lisää Salesforce-välilehti ja etsi kiinnitettävä tietue, vaikkapa tärkeä myyntimahdollisuus tai arvokas asiakkuus. Nyt kaikki kanavan jäsenet näkevät sen, voivat muokata sitä (jos heillä on käyttöoikeudet) eikä heidän tarvitse enää kysellä, mistä se löytyy.

Vaihe 5: Tuo taustatiedot mukaan maininnoilla

Kirjoita missä tahansa keskustelussa tai viestiketjussa @Salesforce ja sen jälkeen tietueen nimi – kyseessä voi olla yhteyshenkilö, tukipyyntö tai muu tietue. Valitse luettelosta oikea, ja siinä se: kattava esikatselu. Kaikki pysyvät ajan tasalla vaihtamatta välilehteä.

Vaihe 6 (valinnainen): Määritä työnkulut tai automaatiot

Haluatko Teams-kanavalle ilmoituksen, kun liidi saapuu tai tukipyyntö eskaloidaan? Siinä Power Automate (tai vastaava työkalu) tulee avuksi. Se ei ole monimutkaista, mutta vaatii hieman määrityksiä. Juuri se tekee Teams-yhteydestä kätevän lisäksi oikeasti hyödyllisen.

Vaihe 7 (valinnainen): Siirry täysin räätälöityyn ratkaisuun

Tässä tulee valinnan paikka. Perusasiat on tehty. Olet nähnyt, mikä on mahdollista. Mutta jos tiimisi prosessi ei sovi valmiiseen malliin tai ratkaisun on skaalattava, on aika harkita räätälöityä Salesforcen ja MS Teamsin integraatiota.

Se on aivan erilainen toteutus, mutta se maksaa itsensä takaisin pitkällä aikavälillä. Etenkin silloin, kun työnkulkusi eivät vastaa jonkun muun käsitystä ”vakiosta”.

Salesforcen ja Microsoft Teamsin integraation käyttötapauksia

On eri asia, mitä Teamsin ja Salesforcen integraatiolla voi tehdä, ja mihin ihmiset sitä oikeasti käyttävät. Tässä osiossa käsitellään jälkimmäistä. Tässä muutamia tapoja, joilla tiimit käyttävät Salesforcen ja Teamsin integraatiota säästääkseen aikaa, toimiakseen yhtenäisesti ja varmistaakseen, etteivät asiat jää hoitamatta.

Myynnin yhteistyö Microsoft Teamsissa

Myyntitiimien arki on vauhdikasta, ja siksi ne pysähtyvät harvoin riittävän pitkäksi aikaa kirjatakseen muistiinpanoja tai tarkistaakseen kaupan tilan Salesforcesta. Syynä ei ole haluttomuus, vaan se, että ne hoitavat tusinaa keskustelua ja työskentelevät tusinalla välilehdellä samanaikaisesti.

Salesforcen ja MS Teamsin integraation avulla kaikki nämä tiedot voivat näkyä reaaliajassa suoraan Teams-kanavalla. Esimerkiksi:

Yksi asiakkaistamme loi ”kuumat kaupat” -kanavan, jolle tulee ilmoitus vain, kun myyntimahdollisuus saavuttaa tietyn vaiheen ja arvon. Se muutti heidän viikoittaisia myyntiputkikatsauksiaan, sillä yhtäkkiä kaikki tiesivät jo, mitkä kaupat etenivät.

Asiakastuki ja tukitapausten hallinta

Asiakaspalvelu ei toimi hyvin siiloissa. Kun tilanne on päällä, haluat sekä tiimisi että asian ratkaisemiseen pystyvän henkilön tietävän siitä heti.

Kun yhdistät Microsoft Teamsin Salesforceen, voit määrittää hälytyksiä, jotka laukeavat, kun tukitapaus merkitään kiireelliseksi tai kun palvelutasosopimusten (SLA) määräajat uhkaavat ylittyä.

Olemme RA:lla auttaneet tiimejä rakentamaan esimerkiksi tällaista logiikkaa:

Et vain pidä ihmisiä ajan tasalla. Lyhennät aikaa ongelman havaitsemisesta siihen, että joku ryhtyy ratkaisemaan sitä.

Projektien ja tehtävien hallinta

Kaikki ei liity myyntiin tai tukeen. Joskus kyse on vain projektityöstä, ja projektityö voi mennä sekavaksi.

Yksi konsultointiasiakkaistamme käytti Salesforcea tehtävien ja välitavoitteiden seurantaan, mutta Teamsia kaikkiin päivittäisiin keskusteluihin. Mikä oli ongelmana? Asioita jäi huomaamatta. Joku saattoi mainita etenemisen esteestä keskustelussa, mutta kukaan ei kirjannut sitä. Tai Salesforcen tehtävälista ei enää vastannut todellista tilannetta.

Toteutimme heille siis Salesforcen ja MS Teamsin välisen integraation näin:

Se ei vain parantanut viestintää. Se teki selväksi, milloin joku oli ylikuormittunut tai määräaika oli vaarassa ylittyä.

Salesforcen ja Teamsin integraation hyödyt

Joskus työkalu on vain työkalu, ja joskus se muuttaa tiimisi tapaa tehdä työtä.

Salesforcen ja Microsoft Teamsin integraatio tekee jälkimmäisen. Se ei vain yhdistä ohjelmistoja, vaan myös ihmiset, asiayhteyden ja ajoituksen. Kun asiaa ajattelee, ne ovat ainoat kolme asiaa, joilla todella on merkitystä.

Nämä asiat tiimit käytännössä huomaavat integraation käyttöönoton jälkeen.

1. Vähemmän siirtymistä asiasta toiseen = enemmän aikaa varsinaiseen työhön

Ennen joku vaihteli viiden välilehden välillä, poimi kaupan tunnisteen, liitti sen keskusteluun, avasi Salesforcen, huomasi unohtaneensa kirjata puhelun, palasi takaisin, harhautui ja kadotti punaisen langan. Kun MS Teamsin ja Salesforcen integraatio on käytössä, tiedot ovat jo Teamsissa. Päivitykset näkyvät automaattisesti. Mainitset tietueen, ja kaikki näkevät, missä mennään.

Tämä on luultavasti ensimmäinen asia, jonka tiimit huomaavat, kun Salesforcen ja Teamsin integraatio toimii: ”Minun ei enää tarvitse hyppiä niin paljon paikasta toiseen.”

2. Nopeammat vastaukset

Kun asiat menevät pieleen, minuuteilla on merkitystä.

Se on reaaliaikaista näkyvyyttä. Sen ansiosta ongelmat käsitellään nopeammin, usein ennen kuin ne aiheuttavat paljon suurempia ongelmia. Yksi asiakkaistamme puolitti eskalointiasteensa pelkästään lähettämällä vastuuhenkilöille hälytyksen, jos tukitapauksia ei ollut käsitelty tunnin kuluessa. Ei prosessimuutoksia. Vain parempaa tietoa aiemmin.

3. Laadukkaammat CRM-tiedot

Kun annat myyjille ja asiakaspalvelijoille tavan päivittää Salesforcea ilman uuden välilehden avaamista tai toiseen näkymään siirtymistä, he myös tekevät niin.

Kukaan ei täydennä muistiinpanoja kolme päivää myöhemmin. Kenenkään ei tarvitse arvailla, onko tietue ajan tasalla. Päivittäminen on vain osa työnkulkua.

Kun tiedot ovat kunnossa, kaikki helpottuu: raportointi, ennustaminen, jatkotoimet, vastuun siirtäminen ja kaikki muukin. Vielä parempaa on, että tiimisi toimivat yhtenäisemmin.

Kun tuot Salesforce-tietueet Teamsiin, myös tavallisesti tiedon ulkopuolelle jäävät ihmiset tuote-, laki- ja taloustiimeistä sekä jopa johto alkavat yhtäkkiä nähdä, mitä tapahtuu.

Sopivan integraatiotavan valitseminen Salesforcen ja Teamsin yhdistämiseen

Olet nähnyt vaihtoehdot Microsoft Teamsin ja Salesforcen integrointiin. Puhutaan seuraavaksi siitä, mikä niistä sopii sinulle. Kaikilla yrityksillä ei nimittäin ole samankokoista tiimiä, samoja järjestelmiä tai samanlaista halukkuutta monimutkaisiin ratkaisuihin.

Kaikilla ei myöskään ole Salesforce-pääkäyttäjää, joka tuntee API-rajapinnat.

Näin voit tehdä päätöksen pohtimatta asiaa liikaa. Aloita kysymällä:

Tarkastele sitten vaihtoehtojasi:

Tee yhteistyötä Salesforce-integraatioiden asiantuntijoiden kanssa

Jossain vaiheessa Salesforcen ja Teamsin integraatiostrategioiden hoitaminen itse alkaa maksaa enemmän kuin työn teettäminen kunnolla.

Ehkä olet törmännyt outoihin poikkeustapauksiin. Ehkä työnkulkusi hajoavat ilman selvää syytä. Ehkä olet vain kyllästynyt liittämään järjestelmiä yhteen purkkaviritelmillä ja toivomaan, että ne pysyvät kasassa.

Silloin on aika ottaa apua mukaan.

Routine Automation ei ole vain yksi parhaista Salesforce-käyttöönottokumppaneista, vaan olemme myös integraatioasiantuntijoita. Rakennamme Salesforcen ja Microsoft Teamsin integraatioita, jotka todella toimivat yrityksesi toimintatapojen mukaisesti eivätkä jonkin yleisen mallipohjan oletusten mukaan.

Meidän tehtävämme? Pitää ratkaisut yksinkertaisina, joustavina ja skaalautuvina.

Se tarkoittaa seuraavaa:

Olemme tehneet tätä myynti-, tuki- ja projektitiimeille eri toimialoilla, joilla pätevät erilaiset säännöt. Sinulla on ihmiset. Sinulla on työkalut. Laitetaan ne toimimaan yhdessä.

MS Teamsin ja Salesforcen integrointi oikein

Salesforcen ja Microsoft Teamsin yhdistämisessä ei ole kyse vain ominaisuuksien saamisesta käyttöön. Kyse on kuilun kuromisesta umpeen päätöksenteon ja tietojen sijaintipaikan välillä.

Vaihtoehtoja on runsaasti:

Minkä tahansa valitsetkin, varmista vain, että se sopii henkilöstösi nykyisiin työtapoihin.

Työkaluista on nimittäin hyötyä vain, jos ne eivät tule työnteon tielle.