Salesforcen ja Outlookin integrointi: käyttöönotto

Salesforcen integrointi ja Outlookin avulla voit synkronoida yhteystiedot, kalenterit ja sähköpostit näiden kahden alustan välillä. Tämä tekee myynti- ja markkinointitiimistäsi tuottavampia tarjoamalla keskeisen asiakastietolähteen.  

Tässä kattavassa oppaassa käymme läpi koko prosessin Salesforcen ja Outlookin integroinnin määrittämiseksi Lightning Syncin tai Cloud Connectin avulla.

Miksi Salesforce ja Outlook integroidaan?

Tässä on joitain Outlook- ja Salesforce-tilien yhdistämisen suurimmista eduista: tyytyväinen heidän CRM-matkaansa. 

Käytä yhteystietoja yhdessä paikassa - Yhteystietojen synkronointi Outlookin ja Salesforcen välillä varmistaa, että kaikki yhteystiedot ovat ajan tasalla molemmissa järjestelmissä. Näin vältytään tietojen päällekkäiseltä syöttämiseltä. 

Tarkastele kalentereita vierekkäin – Outlook- ja Salesforce-kalentereiden synkronointi antaa sinulle kattavan näkymän kaikista kokouksista, puheluista ja tapahtumista yhdessä kalenterissa. 

Kirjaa sähköpostit automaattisesti – Outlookissa lähetetyt ja vastaanotetut sähköpostit voidaan kaapata automaattisesti Salesforcessa, jolloin saat täydellisen historian asiakasvuorovaikutuksista.  

Työskentele saumattomasti eri laitteilla – Lightning Syncin avulla voit käyttää Outlook- ja Salesforce-tietojasi pöytäkoneella tai mobiililaitteella. 

Paranna myynnin ja markkinoinnin tehokkuutta – Kun näiden kahden järjestelmän välille on integroitu tärkeitä asiakastietoja, myynti- ja markkinointitiimit pystyvät paremmin rakentamaan suhteita. 

Yhteenvetona voidaan todeta, että Outlookin ja Salesforcen integrointi eliminoi siilot, vähentää manuaalista työtä ja tarjoaa 360 asteen näkymän asiakkaista, joita myynti- ja markkinointitiimit tarvitsevat. 

Integrointitavan valitseminen

Einsteinin aktiviteettikaappaus

Salesforce suosittelee nyt Einstein Activity Capturea parhaana tapana integroida Outlook ja Salesforce. 

Einstein Activity Capture tarjoaa älykkäitä tuottavuusominaisuuksia pelkän yhteystietojen ja kalenteritapahtumien synkronoinnin lisäksi. 

Tärkeimmät edut Einsteinin aktiviteettikaappauksesta:
💡Outlook-sähköpostien automaattinen kirjaaminen asiaankuuluviin Salesforce-tietueisiin 
💡Lähes reaaliaikainen Outlook-kalenteritapahtumien synkronointi 
💡Yksinkertaistettu ohjattu asennuskulku järjestelmänvalvojille 
💡Tukee suurempia synkronointimääriä kuin Lightning Syncin 5K-raja 
💡Jatkuvaa innovaatiota ja parannuksia tulossa

Päästä alkuun Einsteinin aktiviteettikaappauksella:
💡Siirry Salesforce Setupissa kohtaan Einstein Activity Capture > Exchange. 
💡Klikkaa Ota Exchange-integraatio käyttöön ja valitse yhteystapa. 
💡 Seuraa ohjeita asentaa Outlook-apuohjelma ja kirjaudu sisään Salesforce-kirjautumistiedoillasi.

Ohjattu virtaus mahdollistaa sen valitse mikä näkymät synkronoitavat kohteet, synkronoi reittiohjeet ja ota valinnaisesti käyttöön sähköpostin sieppaus. Einsteinin aktiviteettikaappaus käynnistää automaattisesti alkuperäisen synkronoinnin. Kun määritys on tehty – kenttäkartoitusta ei tarvita. Käyttäjät voivat heti alkaa käyttää Salesforce-tietoja suoraan Outlookista. Järjestelmänvalvojat voivat seurata synkronoinnin tilaa, hallitse liittimiä ja määritä sieppausasetukset asennuksen jälkeen. 

Useimmissa käyttötapauksissa Einstein Activity Capture on ihanteellinen valinta parantaa tuottavuutta yhdistämällä Outlookin ja Salesforcen. 

Vanha Lightning Sync -vaihtoehto

Lightning Sync tarjoaa kaksisuuntaisen perussynkronoinnin Outlook-yhteystietoihin Salesforce-objekteihin. 

Lightning Sync on kuitenkin nyt saatavilla vain asiakkaita, jotka tilattu ennen talvea '21. Se ei saa uusia ominaisuuksia parannuksia. 

Vanhalle Lightning Syncille setup: 
💡Asenna Lightning Sync Outlook -apuohjelma 
💡Määritä synkronointiohjeet ja kenttäkartoitukset 
💡Rajoituksia ovat 5K yhteystietoa ja ei sähköpostin synkronointia

Cloud Connect

Cloud Connect tarjoaa täyden, kaksisuuntaisen synkronoinnin Outlookin ja Salesforcen välillä. Tämä sisältää sähköpostit, yhteystiedot, kalenterit ja tehtävät. Se toimii verkkoosi asennetun liitinsovelluksen kautta.  

Avainominaisuudet:  
☁️Kaksisuuntainen synkronointi   
☁️ Sähköpostin synkronointi 
☁️ Käsittelee suuria tietomääriä 

Ihanteellinen: Suuret tiimit, jotka tarvitsevat päästä päähän synkronoinnin ja sähköpostin kirjaamisen.
Käydään nyt läpi, miten kukin näistä integrointimenetelmistä määritetään.

Lightning Syncin määrittäminen Outlookin ja Salesforcen välillä 

Lightning Sync tarjoaa helpon tavan integroida Outlook-yhteystiedot ja kalenterit Salesforcen kanssa. Tässä on vaiheittainen opas sen määrittämiseen: 

Vaihe 1: Asenna Lightning Sync -apuohjelma

• 1. Siirry Salesforcessa kohtaan Asetukset > Työpöydän integrointi > Lightning Sync. 
• 2. Napsauta Asenna nyt. 
• 3. Tallenna asennustiedosto pyydettäessä. 
• 4. Avaa tiedosto aloittaaksesi Lightning Sync -apuohjelman asentamisen Outlookissa.

Vaihe 2: Kirjaudu sisään apuohjelmaan 

• 1. Valitse Outlookissa Lightning Sync -kuvake.  
• 2. Napsauta Kirjaudu Salesforceen. 
• 3. Anna Salesforce-käyttäjänimesi ja salasanasi.  
• 4. Salli pääsy Salesforce-tilillesi. 

Vaihe 3: Ota synkronointiohjeet käyttöön  

• 1. Napsauta Lightning Sync -sivupalkissa rataskuvaketta avataksesi asetukset. 
• 2. Valitse yhteystietojen ja kalenteritapahtumien synkronointiohjeet. Esimerkiksi: 
      - Synkronoi kontaktit: Outlook Salesforceen 
      - Synkronoi tapahtumat: Salesforce to Outlook 
• 3. Napauta Tallenna.

Vaihe 4: Kartoita kentät 

• 1. avoin Kenttäkartoitukset Lightning Sync -sivupalkissa.  
• 2. Yhdistä Outlook-kentät vastaaviin Salesforce-kenttiin, kuten etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite, arvonimi ja yritys. 
• 3. Kartoita lisäkentät, jotka haluat synkronoida järjestelmien välillä. 
• 4. Napsauta Tallenna.

Olet nyt määrittänyt Lightning Syncin Outlookin ja Salesforcen välille! Yhteystiedot ja kalenteritapahtumat synkronoidaan nyt automaattisesti määritettyjen asetusten perusteella. 

Cloud Connectin määrittäminen Outlookia ja Salesforce-integraatiota varten

Cloud Connect mahdollistaa täydellisen integroinnin Outlookin ja Salesforcen välillä, mukaan lukien sähköpostien, yhteystietojen, kalenterien ja tehtävien synkronoinnin. Määritä se noudattamalla näitä ohjeita: 

Vaihe 1: Asenna ja määritä Cloud Connect 

• 1. Lataa ja asenna Cloud Connect verkkoosi Salesforcesta. 
• 2. Avaa Cloud Connect ja kirjaudu sisään Salesforce-tilillesi.  
• 3. Määritä synkronointiasetukset, kuten objektin valinta, synkronointiohjeet ja ristiriitojen ratkaisu. 
• 4. Napauta Säästä Kun se on valmis.

Vaihe 2: Hallinnoi käyttäjien synkronointia 

• 1. Siirry Cloud Connectin Käyttäjät-välilehteen. 
• 2. Napsauta Lisää ja valitse Outlook-käyttäjät synkronoidakseen sähköpostinsa, yhteystietonsa, kalenterinsa ja tehtävänsä. 
• 3. Säädä yksittäisiä synkronointiasetuksia tarpeen mukaan.  
• 4. Napsauta Tallenna. 

Nyt Outlook-käyttäjäsi ovat valmiita synkronoimaan täysin Salesforce-organisaatiosi kanssa! 

Kun olet määrittänyt Salesforce–Outlook-integraation, haluat ehkä virtaviivaistaa dokumenttien ja yhteistyön hallintaa. Näin SharePoint voi auttaa.

Parhaat käytännöt integroinnin hallintaan

Tässä on joitain parhaita vinkkejä Salesforce-Outlook-integraation optimointiin: 

⚡Kartoita kentät huolellisesti välttääksesi päällekkäisiä tai epäolennaisia ​​tietoja. 
⚡Poista tiedot ennen synkronointia poistaaksesi vanhentuneet tiedot.  
⚡Testaa aluksi pienen ryhmän kanssa tunnistaaksesi mahdolliset ongelmat ennen kuin otat käyttöön koko yrityksen. 
⚡ Kouluta loppukäyttäjiä oikeasta käytöstä ja tietueiden synkronoinnista järjestelmien välillä. 
⚡Tarkista virhelokit säännöllisesti vianmäärityksen ja ongelmien korjaamiseksi. 
⚡Poista Salesforce-sähköpostihälytykset käytöstä estääksesi päällekkäiset sähköpostit. 
⚡ Tarkista synkronointisäännöt säännöllisesti, jotta voit muokata niitä tarpeiden mukaan. 
⚡ Ota yhteyttä tukeen, jos ilmenee suuria vianmääritystä vaativia ongelmia.

Noudattamalla näitä parhaita käytäntöjä voit maksimoida Outlookin ja Salesforcen integroinnin arvon ja tuottavuuden. 

Yhteenveto

Outlookin ja Salesforcen integrointi tarjoaa valtavia etuja hajottamalla tietosiilot ja tarjoamalla asiakastietojen jatkuvuuden alustojen välillä. Sekä Lightning Sync että Cloud Connect tarjoavat vankat integrointivaihtoehdot erilaisiin tarpeisiin. 

Noudata tätä opasta saadaksesi integraatiosi toimimaan. Asianmukaisella asennuksella ja jatkuvalla optimoinnilla myynti- ja markkinointitiimilläsi on 360 asteen asiakasnäkymä rakentaa parempia suhteita ja tehdä enemmän sopimuksia.