Salesforcen ja Outlookin integrointi: näin otat sen käyttöön

Salesforcen integrointi Outlookiin mahdollistaa yhteystietojen, kalenterien ja sähköpostien synkronoinnin näiden kahden alustan välillä. Tämä parantaa myynti- ja markkinointitiimiesi tuottavuutta tarjoamalla keskitetyn asiakastietolähteen.

Tässä kattavassa oppaassa käymme läpi koko Salesforcen ja Outlookin integraation käyttöönottoprosessin Lightning Syncin tai Cloud Connectin avulla.

Miksi Salesforce ja Outlook kannattaa integroida?

Tässä on joitakin Outlook- ja Salesforce-tilien yhdistämisen tärkeimmistä hyödyistä: tyytyväisiä CRM-kokemukseensa. 

Yhteystiedot yhdessä paikassa – Yhteystietojen synkronointi Outlookin ja Salesforcen välillä varmistaa, että kaikki yhteystiedot ovat ajan tasalla molemmissa järjestelmissä. Näin samoja tietoja ei tarvitse syöttää kahteen kertaan. 

Tarkastele kalentereita rinnakkain – Outlookin ja Salesforcen kalenterien synkronointi antaa kattavan näkymän kaikkiin kokouksiin, puheluihin ja tapahtumiin yhdessä kalenterissa. 

Kirjaa sähköpostit automaattisesti – Outlookissa lähetetyt ja vastaanotetut sähköpostit voidaan tallentaa automaattisesti Salesforceen, jolloin asiakasvuorovaikutuksesta muodostuu täydellinen historia.  

Työskentele saumattomasti eri laitteilla – Lightning Syncin avulla voit käyttää Outlook- ja Salesforce-tietojasi tietokoneella tai mobiililaitteella. 

Paranna myynnin ja markkinoinnin tehokkuutta – Kun keskeiset asiakastiedot on integroitu kahden järjestelmän välillä, myynti- ja markkinointitiimeillä on paremmat valmiudet asiakassuhteiden rakentamiseen. 

Yhteenvetona Outlookin ja Salesforcen integrointi poistaa siiloja, vähentää manuaalista työtä ja tarjoaa myynti- ja markkinointitiimien tarvitseman 360 asteen asiakasnäkymän.

Integraatiomenetelmän valinta

Einstein Activity Capture

Salesforce suosittelee nyt Einstein Activity Capturea parhaaksi tavaksi integroida Outlook ja Salesforce. 

Einstein Activity Capture tarjoaa älykkäitä tuottavuusominaisuuksia, jotka ulottuvat pelkkää yhteystietojen ja kalenteritapahtumien synkronointia laajemmalle. 

Keskeiset hyödyt Einstein Activity Capturesta:
💡Outlook-sähköpostien automaattinen kirjaus asianmukaisiin Salesforce-tietueisiin 
💡Outlook-kalenteritapahtumien lähes reaaliaikainen synkronointi 
💡Yksinkertaistettu ohjattu käyttöönotto järjestelmänvalvojille 
💡Tukee suurempia synkronointimääriä kuin Lightning Syncin 5K-raja 
💡Tulossa jatkuvasti uusia innovaatioita ja parannuksia

Käytön aloittaminen Einstein Activity Capturella:
💡Siirry Salesforcen Setup-osiossa kohtaan Einstein Activity Capture > Exchange. 
💡Napsauta Set Up Exchange Integration ja valitse yhteystapa. 
💡Noudata ohjeita ja asenna Outlook-apuohjelma sekä kirjaudu sisään Salesforce-tunnuksillasi.

Ohjatun toiminnon avulla voit valita, mitkä Outlookin kohteet synkronoidaan, määrittää synkronointisuunnat ja halutessasi ottaa sähköpostien tallennuksen käyttöön. Einstein Activity Capture käynnistää ensimmäisen synkronoinnin automaattisesti. Kun asetukset on määritetty, kenttävastaavuuksia ei tarvitse määrittää. Käyttäjät voivat heti alkaa käyttää Salesforce-tietoja suoraan Outlookissa. Järjestelmänvalvojat voivat seurata synkronoinnin tilaa, hallita yhdistimiä ja määrittää tallennusasetuksia käyttöönoton jälkeen. 

Useimmissa käyttötapauksissa Einstein Activity Capture on ihanteellinen valinta tuottavuuden parantamiseen yhdistämällä Outlook ja Salesforce. 

Vanha Lightning Sync -vaihtoehto

Lightning Sync tarjoaa Outlook-yhteystietojen kaksisuuntaisen perussynkronoinnin Salesforce-objekteihin. 

Lightning Sync on kuitenkin nykyään saatavilla vain asiakkaille, jotka tilasivat sen ennen Winter ’21 -julkaisua. Siihen ei tule uusia ominaisuusparannuksia. 

Vanhan Lightning Syncin käyttöönotto: 
💡Asenna Lightning Syncin Outlook-apuohjelma 
💡Määritä synkronointisuunnat ja kenttävastaavuudet 
💡Rajoituksiin kuuluvat 5K yhteystiedon enimmäismäärä ja sähköpostien synkronoinnin puuttuminen

Cloud Connect

Cloud Connect tarjoaa täydellisen kaksisuuntaisen synkronoinnin Outlookin ja Salesforcen välillä. Se kattaa sähköpostit, yhteystiedot, kalenterit ja tehtävät. Se toimii verkkoosi asennettavan yhdistinsovelluksen kautta.  

Keskeiset ominaisuudet:  
☁️Kaksisuuntainen synkronointi   
☁️ Sähköpostien synkronointi 
☁️ Suurten tietomäärien käsittely 

Sopii erinomaisesti: Suurille tiimeille, jotka tarvitsevat kattavan synkronoinnin ja sähköpostien kirjauksen.
Käydään seuraavaksi läpi kunkin integraatiomenetelmän käyttöönotto.

Lightning Syncin käyttöönotto Outlookin ja Salesforcen välillä

Lightning Sync tarjoaa helpon tavan yhdistää Outlookin yhteystiedot ja kalenterit Salesforceen. Tässä vaiheittainen käyttöönotto-opas:

Vaihe 1: Asenna Lightning Sync -apuohjelma

• 1. Siirry Salesforcessa kohtaan Setup > Desktop Integration > Lightning Sync.
• 2. Napsauta Install Now.
• 3. Tallenna asennustiedosto pyydettäessä.
• 4. Avaa tiedosto aloittaaksesi Lightning Sync -apuohjelman asentamisen Outlookiin.

Vaihe 2: Kirjaudu apuohjelmaan

• 1. Valitse Outlookissa Lightning Sync -kuvake.
• 2. Napsauta Log in to Salesforce.
• 3. Anna Salesforce-käyttäjätunnuksesi ja salasanasi.
• 4. Salli pääsy Salesforce-tilillesi.

Vaihe 3: Ota synkronointisuunnat käyttöön

• 1. Avaa asetukset napsauttamalla Lightning Syncin sivupalkin hammasrataskuvaketta.
• 2. Valitse yhteystietojen ja kalenteritapahtumien synkronointisuunnat. Esimerkiksi:
  – Sync Contacts: Outlookista Salesforceen
  – Sync Events: Salesforcesta Outlookiin
• 3. Napsauta Save.

Vaihe 4: Määritä kenttien vastaavuudet

• 1. Avaa Field Mappings Lightning Syncin sivupalkista.
• 2. Yhdistä Outlookin kentät vastaaviin Salesforce-kenttiin, kuten First Name, Last Name, Email, Title ja Company.
• 3. Määritä vastaavuudet myös muille kentille, jotka haluat synkronoida järjestelmien välillä.
• 4. Napsauta Save.

Olet nyt ottanut Lightning Syncin käyttöön Outlookin ja Salesforcen välillä! Yhteystiedot ja kalenteritapahtumat synkronoituvat nyt automaattisesti määrittämiesi asetusten mukaisesti.

Cloud Connectin käyttöönotto Outlookin ja Salesforcen integrointia varten

Cloud Connect mahdollistaa Outlookin ja Salesforcen kattavan integroinnin, mukaan lukien sähköpostien, yhteystietojen, kalenterien ja tehtävien synkronoinnin. Ota se käyttöön seuraavasti:

Vaihe 1: Asenna Cloud Connect ja määritä sen asetukset

• 1. Lataa Cloud Connect Salesforcesta ja asenna se verkkoosi.
• 2. Avaa Cloud Connect ja kirjaudu Salesforce-tilillesi.
• 3. Määritä synkronointiasetukset, kuten objektien valinta, synkronointisuunnat ja ristiriitojen ratkaiseminen.
• 4. Napsauta Save, kun olet valmis.

Vaihe 2: Hallitse käyttäjien synkronointia

• 1. Siirry Cloud Connectin Users-välilehdelle.
• 2. Napsauta Add ja valitse Outlook-käyttäjät, joiden sähköpostit, yhteystiedot, kalenterit ja tehtävät synkronoidaan.
• 3. Muokkaa käyttäjäkohtaisia synkronointiasetuksia tarpeen mukaan.
• 4. Napsauta Save.

Outlook-käyttäjiesi tiedot ovat nyt valmiita synkronoitumaan kattavasti Salesforce-ympäristösi kanssa!

Kun olet ottanut Salesforce–Outlook-integraation käyttöön, saatat haluta sujuvoittaa asiakirjojen hallintaa ja yhteistyötä. Näin SharePoint voi auttaa.

Tarvitsetko paremman tavan hallita asiakirjoja Salesforcessa?

Opi yhdistämään Salesforce ja SharePoint asiakirjojen tallennuksen, tiimiyhteistyön ja käyttöoikeuksien hallinnan sujuvoittamiseksi.

Tutustu SharePoint-integraatio-oppaaseen

Integraation hallinnan parhaat käytännöt

Tässä muutamia parhaita vinkkejä Salesforce–Outlook-integraatiosi optimointiin:

⚡Määritä kenttien vastaavuudet huolellisesti, jotta vältät päällekkäiset tai epäolennaiset tiedot.
⚡Siivoa tiedot ennen synkronointia poistaaksesi vanhentuneet tiedot.
⚡Testaa aluksi pienellä ryhmällä, jotta havaitset mahdolliset ongelmat ennen koko yrityksen laajuista käyttöönottoa.
⚡Kouluta loppukäyttäjät käyttämään integraatiota oikein ja ymmärtämään, miten tietueet synkronoituvat järjestelmien välillä.
⚡Tarkista virhelokit säännöllisesti ongelmien selvittämiseksi ja korjaamiseksi.
⚡Poista Salesforcen sähköposti-ilmoitukset käytöstä päällekkäisten sähköpostien välttämiseksi.
⚡ Tarkista synkronointisäännöt säännöllisesti ja mukauta niitä tarpeiden muuttuessa.
⚡Ota yhteyttä tukeen, jos ilmenee merkittäviä ongelmia, jotka vaativat vianmääritystä.

Näitä parhaita käytäntöjä noudattamalla voit maksimoida Outlookin ja Salesforcen integroinnista saatavan hyödyn ja tuottavuuden kasvun.

Yhteenveto

Outlookin ja Salesforcen integrointi tarjoaa valtavia hyötyjä purkamalla tietosiiloja ja varmistamalla asiakastietojen jatkuvuuden alustojen välillä. Sekä Lightning Sync että Cloud Connect tarjoavat vankkoja integrointivaihtoehtoja erilaisiin tarpeisiin.

Ota integraatio käyttöön tämän oppaan avulla. Asianmukaisilla määrityksillä ja jatkuvalla optimoinnilla myynti- ja markkinointitiimisi saavat käyttöönsä 360 asteen asiakasnäkymän, jonka avulla ne voivat rakentaa parempia asiakassuhteita ja solmia enemmän kauppoja.