Ihr CRM (Salesforce) weiß alles. Ihr Team chattet über alles in Microsoft Teams, aber Ihre Systeme kommunizieren selten miteinander, und das ist das Problem.
Die Salesforce Teams-Integration schließt diese Lücke. Sie bringt Salesforce-Daten direkt in die Chats, Tabs und Meetings von Microsoft Teams, sodass Ihr Team den richtigen Kontext zur richtigen Zeit erhält, ohne zwischen Tabs wechseln zu müssen (oder etwas zu verpassen).
In diesem Handbuch erläutern wir vier Möglichkeiten zur Integration von Microsoft Teams in Salesforce: die offizielle App, Power Automate, iPaaS-Tools wie Zapier und vollständig benutzerdefinierte Builds mithilfe von APIs.
Wenn Sie Wert auf bessere Arbeitsabläufe, schnellere Zusammenarbeit und ein CRM legen, das Ihr Team wirklich nutzt, sind Sie hier genau richtig. Und wenn Sie Hilfe benötigen? Routine Automation erstellt Salesforce-Integrationen, die Ihnen nicht im Weg stehen.
Für die meisten Unternehmen (über 150,000) ist Salesforce das ultimative Aufzeichnungssystem. Microsoft Teams ist ihr System zur Erledigung ihrer Arbeit.
Das Problem besteht darin, dass die meisten Teams den ganzen Tag zwischen beiden hin- und herwechseln, Links kopieren, Aktualisierungen neu eingeben und Details nachjagen, die nur einen Klick entfernt sein sollten.
Die Integration von Salesforce und Microsoft Teams ändert das. Jetzt können Sie einen Datensatz aufrufen, in einen Chat einfügen, an einen Kanal anheften und sogar optimieren, ohne Teams zu verlassen. Wenn also ein Deal in Gang kommt, bleibt die gesamte Konversation dort, wo sie begonnen hat. Kein Suchen. Kein Wechseln von Tabs.
Die offizielle App bietet Ihnen die meisten Funktionen. Wenn Sie mehr benötigen, beispielsweise automatische Benachrichtigungen bei neuen Leads oder kritischen Fällen, können Sie diese auch auf andere Weise integrieren.
Wir gehen sie alle durch. Für den Moment reicht es, Folgendes zu wissen: Wenn die Teams-Salesforce-Integration richtig durchgeführt wird, fragt Ihr Team nicht mehr, wo die Daten sind, sondern kann sie nutzen.
Was also macht eine Salesforce-Microsoft-Teams-Integration eigentlich?
Wenn Sie Salesforce und Microsoft Teams verbinden, ist Ihr CRM nicht mehr nur etwas, das Sie „später überprüfen“. Es wird Teil der Konversation. Direkt im Chat. Oder im Meeting. Oder im gemeinsamen Kanal, in dem die Arbeit stattfindet. Teams können:
So wie es verschiedene Möglichkeiten gibt, sich einem Salesforce- und SharePoint-Integration, oder Microsoft Teams mit anderen CRMs verbinden, gibt es Optionen zum Verknüpfen von Microsoft Teams und Salesforce.
Manche sind schnell. Manche sind tiefgründig. Eines davon ist wahrscheinlich in Ordnung, eines ist wahrscheinlich übertrieben und eines ist wahrscheinlich genau das, was Sie brauchen.
Wenn Sie Salesforce-Daten nur in Teams sehen möchten, ohne Ihr Entwicklerteam einzubeziehen, ist dies möglicherweise die beste Möglichkeit, MS Teams und Salesforce zu verbinden.
Es gibt eine offizielle Salesforce-App für Microsoft Teams, verfügbar auf AppSource. Sie können direkt im Chat nach Datensätzen suchen, sie mit Vorschauen posten und sie sogar als Registerkarten in einem Kanal anheften.
Außerdem können Sie einige Datensatzfelder direkt bearbeiten. Sie müssen also nicht zu Salesforce zurückkehren, nur um eine Deal-Phase zu aktualisieren oder eine Aufgabe als erledigt zu markieren. Das ist praktisch.
Es automatisiert weder Ihren Vertriebsprozess noch synchronisiert es Ihre Kalender. Dafür ist es nicht konzipiert, schließt aber einige Lücken. Dies ist die beliebteste Integrationsoption für Microsoft Teams und Salesforce für einfache Zusammenarbeit und gemeinsame Sichtbarkeit. Für komplexere Aufgaben ist es nicht so gut geeignet.
Wenn Sie Microsoft 365 nutzen, haben Sie auch Power Automate. Dabei handelt es sich im Grunde um einen Drag-and-Drop-Builder, mit dem Sie sagen können: „Wenn dies in Salesforce passiert, machen Sie dies in Teams.“
Beispielsweise:
Sie verstehen schon. Es ist flexibel und Sie müssen keinen Code schreiben. Sie müssen in der „Wenn dies, dann das“-Logik denken, was manche Leute zunächst irritiert. Aber wenn es einmal klickt, macht es süchtig.
Sie können auch Filter hinzufügen. So möchten Sie beispielsweise nur VIP-Kunden benachrichtigen. Oder nur, wenn der Geschäftswert über 20 US-Dollar liegt. Das ist möglich. Dies ist eine flexiblere Möglichkeit, Microsoft Teams mit Salesforce zu verbinden, insbesondere wenn Sie bereits im Microsoft-Ökosystem sind. Bei einem System mit vielen beweglichen Teilen kann es jedoch schwierig werden.
Wenn Ihr Stack mehr als nur Salesforce und Teams umfasst, benötigen Sie wahrscheinlich eine Integrationsplattform oder das, was die Akronym-Liebhaber „iPaaS“ nennen.
Zapier ist die Einstiegslösung. Workato ist etwas unternehmensorientierter. Tray liegt irgendwo dazwischen. MuleSoft ist leistungsstark und gehört zu Salesforce.
Mit diesen Tools können Sie Daten zwischen Plattformen verschieben, Logik verarbeiten und Sequenzen erstellen, deren Programmierung Wochen dauern würde. Sie müssen kein JavaScript beherrschen. Es ist jedoch hilfreich, wenn Sie Ihre Geschäftsprozesse in- und auswendig kennen.
Nehmen wir an, Sie möchten Folgendes:
„Wenn ein Geschäft in Salesforce abgeschlossen wird, posten Sie eine Nachricht in Teams, senden Sie eine Willkommens-E-Mail von HubSpot und aktualisieren Sie die Abrechnungstabelle in Google Sheets.“
Das ist möglich. Sie können Microsoft Teams sogar mit Ihrem SF- und Outlook-Integration. Es handelt sich um eine großartige Salesforce Teams-Integrationseinrichtung für Unternehmen, die viele Systeme verbinden.
Hin und wieder stoßen Sie beim Versuch, Teams in Salesforce zu integrieren, auf Hindernisse.
Sie möchten, dass Salesforce mit Teams auf eine Weise kommuniziert, die keine App oder Plattform bewältigen kann. Möglicherweise gelten bei Ihnen strenge Compliance-Regeln. Vielleicht ist Ihr Prozess nicht linear, oder Sie haben genug von Lücken.
Dann macht eine benutzerdefinierte Integration Sinn.
Dies bedeutet in der Regel die Einrichtung eines Backend-Dienstes (bei RA erstellen wir ihn in Node.js, aber Sie haben die Wahl) und die Verkabelung der Salesforce REST API und der Microsoft Graph API. Sie steuern die Logik. Sie schreiben die Regeln.
Sagen wir:
„Wenn ein Fall innerhalb von 90 Minuten nicht bearbeitet wurde, dem Tier-1-Support zugewiesen ist und es sich bei dem Kunden um ein Unternehmen handelt, posten Sie eine Nachricht in einem privaten Teams-Kanal und markieren Sie den Schichtleiter.“
Mit einer benutzerdefinierten Einrichtung ist das ganz einfach. Sie können es protokollieren, verfolgen, eskalieren und alles tun, was Sie brauchen – alles im Hintergrund.
Eine solche MS Teams-Integration mit Salesforce erfordert zwar mehr Arbeit, funktioniert aber einfach. Keine Drittanbieter-Limits. Keine Überraschungen. Es ist die beste Option für Teams mit langfristigem Integrationsbedarf, spezifischen Workflows und ohne Kompromissbereitschaft.
Möchten Sie die Zusammenarbeit zwischen Salesforce und Microsoft Teams intelligenter gestalten? Unsere Experten erstellen ein Setup, das der Arbeitsweise Ihres Teams entspricht, ohne es unnötig zu verkomplizieren.
Die Integration von Salesforce Teams muss nicht kompliziert sein. Nehmen wir an, Sie möchten einfach mit den Grundlagen beginnen, der offiziellen App, ohne Entwicklungsarbeit und ohne langes Grübeln. So starten Sie.
Öffnen Sie Microsoft Teams. Gehen Sie zu Apps, suchen Sie nach Salesforce und installieren Sie es. Es ist die von Salesforce entwickelte Version. Lassen Sie sich nicht von Drittanbieter-Inhalten ablenken, es sei denn, Sie wissen, wonach Sie suchen. Sie müssen sich mit Ihren Salesforce-Anmeldeinformationen anmelden und die Verbindung bestätigen.
Gehen Sie in Salesforce zu Einrichtung > Geben Sie „Teams“ in das Feld „Schnellsuche“ ein. Sie suchen beispielsweise nach „Microsoft Teams-Integrationseinstellungen“. Klicken Sie darauf und folgen Sie den Anweisungen, um die Funktion zu aktivieren. Sie werden aufgefordert, einer Lizenz zuzustimmen und die Verbindung auf beiden Seiten zu formalisieren.
Bevor die Integration genutzt werden kann, müssen Berechtigungen zugewiesen werden. Normalerweise reicht es aus, Benutzern die standardmäßigen Berechtigungssätze für die „Teams-Integration“ in Salesforce zu erteilen. Das ist nicht kompliziert, aber wichtig. Wenn Sie dies überspringen, kommt es später schneller zu Problemen.
Angenommen, Sie haben einen Kanal „Vertrieb – Ost“. Klicken Sie auf das + Fügen Sie oben eine Salesforce-Registerkarte hinzu und suchen Sie nach dem Datensatz, den Sie anheften möchten – beispielsweise eine wichtige Opportunity oder ein wertvolles Konto. Jetzt kann jeder im Kanal den Datensatz sehen und bearbeiten (sofern er Zugriff hat) und muss nicht mehr fragen, wo er zu finden ist.
Geben Sie in einem Chat oder Thread Folgendes ein: @Zwangsversteigerung und dann den Namen eines Datensatzes – eines Kontakts, eines Vorgangs oder was auch immer. Wählen Sie den richtigen Eintrag aus der Liste aus, und schon erscheint die vollständige Vorschau. Alle bleiben auf dem Laufenden, ohne zwischen Tabs wechseln zu müssen.
Möchten Sie, dass ein Teams-Kanal aktiviert wird, wenn ein Lead eingeht oder ein Fall eskaliert wird? Hier kommt Power Automate (oder eine ähnliche Lösung) ins Spiel. Es ist nicht kompliziert, erfordert aber ein wenig Einrichtung und macht Ihre Teams-Verbindung von praktisch zu wirklich nützlich.
Dies ist die Weggabelung. Sie haben die grundlegenden Dinge erledigt. Sie haben gesehen, was möglich ist. Wenn der Prozess Ihres Teams jedoch nicht ins Schema passt oder Sie eine Skalierung benötigen, ist es an der Zeit, sich eine individuelle Salesforce- und MS Teams-Integration anzuschauen.
Das ist zwar ein völlig anderes Setup, aber es ist das, das sich langfristig auszahlt. Insbesondere, wenn Ihre Arbeitsabläufe nicht mit der Vorstellung anderer von „Standard“ übereinstimmen.
Es gibt das, was eine Teams-Integration mit Salesforce leisten kann, und dann gibt es das, was die Leute tatsächlich - Es ist für Sie da. In diesem Abschnitt geht es um Letzteres. Hier sind einige Möglichkeiten, wie Teams die Salesforce- und Teams-Integration nutzen, um Zeit zu sparen, sich abzustimmen und nichts mehr zu versäumen.
Vertriebsteams leben auf der Überholspur. Deshalb halten sie selten lange genug inne, um Notizen zu machen oder den Status von Deals in Salesforce zu überprüfen. Nicht, weil sie es nicht wollen, sondern weil sie mit Dutzenden von Gesprächen jonglieren und in Dutzenden von Tabs arbeiten.
Durch die Salesforce-Integration mit MS Teams können alle diese Informationen in Echtzeit direkt in einem Teams-Kanal angezeigt werden. Zum Beispiel:
Einer unserer Kunden richtete einen „Hot Deals“-Kanal ein, der nur dann benachrichtigt wird, wenn eine Gelegenheit ein bestimmtes Stadium und einen bestimmten Wert erreicht. Dies veränderte die Arbeitsweise ihrer wöchentlichen Pipeline-Überprüfungen, denn plötzlich wusste schon was sich bewegte.
Kundenservice funktioniert nicht gut in Silos. Wenn etwas brennt, möchten Sie, dass Ihr Team und die Person, die das Problem beheben kann, sofort Bescheid wissen.
Wenn Sie Microsoft Teams mit Salesforce verbinden, können Sie Warnmeldungen einrichten, die ausgelöst werden, wenn ein Fall als dringend gekennzeichnet wird oder wenn die Gefahr besteht, dass SLAs nicht eingehalten werden.
Bei RA haben wir Teams dabei geholfen, Logik zu entwickeln wie:
Sie halten die Leute nicht nur auf dem Laufenden. Sie verkürzen auch die Zeit zwischen „Das ist ein Problem“ und „Jemand behebt es“.
Nicht alles ist Verkauf oder Support. Manchmal ist es einfach nur Projektarbeit, und Projektarbeit kann chaotisch werden.
Einer unserer Beratungskunden nutzte Salesforce zur Verfolgung von Aufgaben und Meilensteinen, für die tägliche Kommunikation jedoch Teams. Das Problem? Es fielen immer wieder Dinge durch. Jemand erwähnte im Chat ein Hindernis, aber niemand protokollierte es. Oder die Aufgabenliste in Salesforce war nicht mehr mit dem tatsächlichen Geschehen synchron.
Also haben wir für sie eine Salesforce MS Teams-Integration wie folgt eingerichtet:
Dadurch wurde nicht nur die Kommunikation verbessert, sondern es wurde auch deutlich, wenn jemand überlastet war oder eine Frist abzusehen war.
Manchmal ist ein Tool einfach nur ein Tool, und manchmal verändert es die tatsächliche Arbeitsweise Ihres Teams.
Eine Salesforce- und Microsoft Teams-Integration ermöglicht Letzteres. Sie verbindet nicht nur Software, sondern auch Menschen, Kontext und Timing. Und das sind, wenn man darüber nachdenkt, die einzigen drei Dinge, die wirklich wichtig sind.
Folgendes fällt den Teams tatsächlich auf, sobald es live ist.
Früher musste jemand zwischen fünf Registerkarten hin- und herwechseln, eine Deal-ID suchen, sie in einen Chat einfügen, Salesforce öffnen, feststellen, dass er vergessen hat, einen Anruf zu protokollieren, zurückgehen, abgelenkt werden und den Überblick verlieren. Nach der Einrichtung der MS Teams Salesforce-Integration sind die Informationen bereits in Teams vorhanden. Aktualisierungen werden automatisch angezeigt. Sie erwähnen einen Datensatz, und jeder sieht, was los ist.
Dies ist wahrscheinlich das Erste, was Teams spüren, wenn die Integration von Salesforce in Teams funktioniert: „Ich bin nicht mehr so hin- und hergerissen.“
Wenn etwas schiefgeht, kommt es auf jede Minute an.
Das ist Echtzeit-Transparenz. Probleme werden schneller bearbeitet, oft bevor sie größere Probleme verursachen. Ein Kunde konnte seine Eskalationsrate halbieren, indem er die Leads benachrichtigte, wenn die Fälle nicht innerhalb einer Stunde bearbeitet wurden. Keine Prozessänderungen. Nur bessere Informationen – früher.
Sie geben Vertriebsmitarbeitern und Servicemitarbeitern die Möglichkeit, Salesforce zu aktualisieren ohne Sie öffnen einen anderen Tab oder navigieren zu einem anderen Bildschirm und tun es tatsächlich.
Niemand füllt Notizen drei Tage später nach. Niemand rätselt, ob der Datensatz aktuell ist. Es ist einfach Teil des Arbeitsablaufs.
Mit sauberen Daten wird alles einfacher – Berichterstellung, Prognosen, Nachverfolgung, Übergaben – alles. Und noch besser: Ihre Teams sind besser aufeinander abgestimmt.
Wenn Sie Salesforce-Datensätze in Teams importieren, sehen plötzlich die Leute, die normalerweise leer ausgehen – Produkt-, Rechts- und Finanzabteilung, ja sogar die Führungskräfte –, was los ist.
Sie haben die Optionen für die Integration von Microsoft Teams mit Salesforce kennengelernt. Lassen Sie uns nun darüber sprechen, welche die passende ist. Denn nicht jedes Unternehmen verfügt über die gleiche Teamgröße, die gleichen Systeme oder die gleiche Bereitschaft zur Komplexität.
Außerdem hat nicht jeder einen Salesforce-Administrator, der sich mit APIs auskennt.
So können Sie den Anruf tätigen, ohne zu lange darüber nachzudenken. Beginnen Sie mit der Frage:
Dann sehen Sie sich Ihre Optionen an:
|
Integrationstyp |
Geeignet für |
Skalierbarkeit |
Einrichtungsaufwand |
Technische Fähigkeiten erforderlich |
Kosten |
|---|---|---|---|---|---|
|
Standard-App |
Kleine Teams, schnelle Sichtbarkeit |
Niedrig–Mittel |
⭐ |
Grundlagen |
Frei |
|
Power Automate |
MS 365-Benutzer mit einfachen Workflows |
Medium |
⭐⭐ |
Moderat |
Enthalten (MS365) |
|
iPaaS-Tools |
Mittelgroße Organisationen, die 3+ Systeme verbinden |
Hoch |
⭐⭐⭐ |
Mittel bis Fortgeschritten |
$$$ (variiert) |
|
Benutzerdefinierte API-Integration |
Unternehmen oder Teams mit komplexen, spezifischen Anforderungen |
Sehr hoch |
⭐⭐⭐⭐ |
Fortgeschritten / Partner |
Projektbasiert |
|
Integrationstyp |
Geeignet für |
Skalierbarkeit |
Einrichtungsaufwand |
Technische Fähigkeiten erforderlich |
Kosten |
Ab einem bestimmten Punkt ist es teurer, Salesforce Teams-Integrationsstrategien selbst zu handhaben, als sie richtig umzusetzen.
Vielleicht sind Sie auf seltsame Grenzfälle gestoßen. Vielleicht brechen Ihre Flows ohne Grund ab. Vielleicht haben Sie es einfach satt, Systeme mit Klebeband zusammenzukleben und zu hoffen, dass sie halten.
Dann holen Sie sich Hilfe.
Routine-Automatisierung ist nicht nur eine der die besten Salesforce-ImplementierungspartnerWir sind Integrationsexperten. Wir erstellen Salesforce- und Microsoft Teams-Integrationen, die tatsächlich so funktionieren, wie Ihr Unternehmen es tut, und nicht so, wie es eine generische Vorlage vorgibt.
Unsere Aufgabe? Die Dinge einfach, flexibel und skalierbar halten.
Das bedeutet:
Wir haben dies für Vertriebsteams, Supportteams und Projektteams in unterschiedlichen Branchen umgesetzt, in denen unterschiedliche Regeln gelten. Sie haben die Mitarbeiter. Sie haben die Tools. Lassen Sie sie zusammenarbeiten.
Bei der Verbindung von Salesforce und Microsoft Teams geht es nicht nur darum, neue Funktionen freizuschalten. Es geht darum, die Lücke zwischen dem Ort, an dem Entscheidungen getroffen werden, und dem Ort, an dem die Daten gespeichert sind, zu schließen.
Sie haben viele Möglichkeiten:
Was auch immer Sie wählen, stellen Sie einfach sicher, dass es zur Arbeitsweise Ihrer Mitarbeiter passt.
Denn nur wenn die Werkzeuge nicht im Weg sind, sind sie nützlich.
