Twój system CRM (Salesforce) wie wszystko. Twój zespół rozmawia o wszystkim w Microsoft Teams, ale Wasze systemy rzadko się ze sobą komunikują i to jest problem.
Integracja Salesforce Teams wypełnia tę lukę. Przenosi dane Salesforce bezpośrednio do czatów, kart i spotkań w Microsoft Teams, dzięki czemu Twój zespół otrzymuje odpowiedni kontekst we właściwym czasie, bez przełączania kart (ani tracenia czasu).
W tym przewodniku omówimy cztery sposoby integracji Microsoft Teams z Salesforce: oficjalna aplikacja, Power Automate, narzędzia iPaaS, takie jak Zapier, oraz w pełni niestandardowe kompilacje wykorzystujące interfejsy API.
Jeśli poważnie myślisz o usprawnieniu przepływów pracy, szybszej współpracy i systemie CRM, z którego korzysta Twój zespół, to właśnie tutaj powinieneś zacząć. A jeśli potrzebujesz pomocy? Routine Automation tworzy integracje z Salesforce, które nie będą Ci przeszkadzać.
Dla większości firm (ponad 150,000 XNUMX) Salesforce to najlepszy system do ewidencji. Microsoft Teams to ich system do realizacji zadań.
Problem polega na tym, że większość zespołów cały dzień przełącza się między nimi, kopiując linki, przepisując aktualizacje i goniąc za szczegółami, które powinny być dostępne po jednym kliknięciu.
Integracja Salesforce i Microsoft Teams to zmienia. Teraz możesz wyszukać rekord, dodać go do czatu, przypiąć do kanału, a nawet zmodyfikować, bez wychodzenia z Teams. Dzięki temu, gdy transakcja nabierze tempa, cała rozmowa pozostaje tam, gdzie się rozpoczęła. Bez szukania. Bez przełączania kart.
Oficjalna aplikacja pomoże Ci w większości przypadków. Jeśli potrzebujesz czegoś więcej, na przykład automatycznych alertów o nowych leadach lub krytycznych sprawach, istnieją inne sposoby, aby to włączyć.
Omówimy je wszystkie. Na razie wiedz tylko jedno: gdy integracja Teams z Salesforce zostanie przeprowadzona poprawnie, Twój zespół przestanie pytać, gdzie są dane, i zacznie z nich korzystać.
Na czym więc właściwie polega integracja Salesforce z Microsoft Teams?
Po połączeniu Salesforce i Microsoft Teams, Twój CRM przestaje być czymś, co „sprawdza się później”. Staje się częścią rozmowy. Bezpośrednio na czacie. Lub na spotkaniu. Lub we współdzielonym kanale, gdzie trwa praca. Zespoły mogą:
Tak jak istnieją różne sposoby podejścia do Integracja Salesforce i SharePointlub połączyć Microsoft Teams z innymi systemami CRM, dostępne są opcje łączenia Microsoft Teams i Salesforce.
Niektóre są szybkie. Niektóre głębokie. Jeden z nich jest prawdopodobnie w porządku, jeden prawdopodobnie przesadzony, a jeden prawdopodobnie jest dokładnie tym, czego potrzebujesz.
Jeśli chcesz po prostu przeglądać dane Salesforce w Teams, bez angażowania w to swojego zespołu programistów, może to być najlepszy sposób na połączenie MS Teams i Salesforce.
Dostępna jest oficjalna aplikacja Salesforce dla Microsoft Teams Źródło aplikacjiUmożliwia wyszukiwanie rekordów bezpośrednio na czacie, publikowanie ich z podglądem, a nawet przypinanie ich jako kart w kanale.
Pozwala również edytować niektóre pola rekordu na miejscu. Dzięki temu nie musisz wracać do Salesforce tylko po to, aby zaktualizować etap transakcji lub oznaczyć zadanie jako ukończone. To miłe.
Nie zautomatyzuje procesu sprzedaży ani nie zsynchronizuje kalendarzy. Nie jest do tego stworzony, ale wypełnia pewne luki. To najpopularniejsza opcja integracji Microsoft Teams i Salesforce, umożliwiająca prostą współpracę i współdzieloną widoczność. Nie sprawdza się jednak w przypadku bardziej złożonych zadań.
Jeśli masz Microsoft 365, masz też Power Automate. To w zasadzie kreator typu „przeciągnij i upuść”, który pozwala powiedzieć: „Kiedy to się dzieje w Salesforce, zrób to w Teams”.
Na przykład:
Rozumiesz, o co chodzi. Jest elastyczny i nie wymaga pisania kodu. Trzeba myśleć logicznie: „jeśli to, to tamto”, co na początku niektórych gubi. Ale kiedy już się w tym połapie, to wciąga.
Możesz też nałożyć filtry. Może chcesz otrzymywać alerty tylko dla klientów VIP albo tylko wtedy, gdy wartość transakcji przekracza 20 tys. dolarów. Możesz to zrobić. To bardziej elastyczny sposób połączenia Microsoft Teams z Salesforce, szczególnie jeśli korzystasz już z ekosystemu Microsoft. Może to być jednak trudne, jeśli masz system z wieloma ruchomymi elementami.
Jeśli Twój pakiet obejmuje więcej niż tylko Salesforce i Teams, prawdopodobnie będziesz potrzebować platformy integracyjnej, zwanej przez miłośników tego skrótu „iPaaS”.
Zapier to wersja podstawowa. Workato jest nieco bardziej korporacyjny. Tray plasuje się gdzieś pomiędzy. MuleSoft to solidny system, należący do Salesforce.
Te narzędzia pozwalają przenosić dane między platformami, obsługiwać logikę i budować sekwencje, których napisanie od podstaw zajęłoby tygodnie. Nie musisz znać JavaScriptu. Ale znajomość procesów biznesowych od podszewki będzie pomocna.
Załóżmy, że chcesz tego:
„Gdy transakcja w Salesforce zostanie sfinalizowana, opublikuj wiadomość w Teams, wyślij powitalnego e-maila z HubSpot i zaktualizuj arkusz kalkulacyjny z rozliczeniami w Arkuszach Google”.
Możesz to zrobić. Możesz nawet dostosować Microsoft Teams do swojego Integracja SF i OutlookTo doskonałe rozwiązanie do integracji Salesforce Teams dla firm łączących wiele systemów.
Czasami napotykasz na przeszkody próbując zintegrować Teams z Salesforce.
Chcesz, aby Salesforce komunikował się z Teams w sposób, którego nie obsługuje żadna aplikacja ani platforma. Być może masz surowe zasady zgodności. Być może Twój proces nie jest liniowy lub masz dość luk.
Właśnie wtedy niestandardowa integracja zaczyna mieć sens.
Zazwyczaj oznacza to skonfigurowanie usługi zaplecza (w RA budujemy je w Node.js, ale wybierz swoją ulubioną) oraz połączenie Salesforce REST API i Microsoft Graph API. Ty kontrolujesz logikę. Ty piszesz reguły.
Powiedzmy:
„Jeśli sprawa nie została rozpatrzona w ciągu 90 minut, a została przypisana do wsparcia poziomu 1, a klientem jest przedsiębiorstwo, opublikuj wiadomość na prywatnym kanale Teams i oznacz kierownika zmiany”.
To proste dzięki konfiguracji niestandardowej. Możesz rejestrować, śledzić, eskalować i robić, co tylko zechcesz, a wszystko to w tle.
Taka integracja MS Teams z Salesforce wymaga więcej pracy. Ale kiedy już się uda, po prostu działa. Bez ograniczeń dla rozwiązań innych firm. Bez niespodzianek. To najlepsza opcja dla zespołów z długoterminowymi potrzebami integracyjnymi, specyficznymi przepływami pracy i brakiem chęci pójścia na kompromis.
Chcesz inteligentniej pracować w Salesforce i Microsoft Teams? Pozwól naszym ekspertom stworzyć konfigurację, która będzie odpowiadać sposobowi działania Twojego zespołu, bez nadmiernego komplikowania.
Integracja z Salesforce Teams nie musi być skomplikowana. Załóżmy, że chcesz zacząć od podstaw, od oficjalnej aplikacji, bez pracy programistycznej i zbędnego zastanawiania się. Oto jak zacząć.
Otwórz Microsoft Teams. Przejdź do aplikacji, wyszukaj Salesforce i zainstaluj. To aplikacja stworzona przez Salesforce, więc nie daj się zwieść rozwiązaniom innych firm, jeśli nie wiesz, czego szukasz. Musisz zalogować się przy użyciu danych logowania Salesforce i zatwierdzić połączenie.
W Salesforce przejdź do ustawienie > wpisz „Zespoły” w polu Szybkie wyszukiwanie. Szukasz czegoś takiego jak „Ustawienia integracji Microsoft Teams”. Kliknij i postępuj zgodnie z instrukcjami, aby je włączyć. Zostaniesz poproszony o zaakceptowanie licencji i oficjalne nawiązanie połączenia po obu stronach.
Aby ktokolwiek mógł korzystać z integracji, musisz przypisać uprawnienia. Zazwyczaj oznacza to po prostu nadanie użytkownikom standardowych zestawów uprawnień „Integracja z Teams” w Salesforce. Nie jest to skomplikowane, ale ważne. Jeśli to pominiesz, później wszystko będzie działać szybciej.
Załóżmy, że masz kanał „Sprzedaż – Wschód”. Kliknij + Na górze dodaj kartę Salesforce i wyszukaj rekord, który chcesz przypiąć, na przykład kluczową szansę sprzedaży lub konto o wysokiej wartości. Teraz każdy w kanale będzie mógł go zobaczyć, edytować (jeśli ma do niego dostęp) i nie będzie już pytał, gdzie go znaleźć.
W dowolnym czacie lub wątku wpisz @Siły sprzedaży a następnie nazwę rekordu — kontaktu, sprawy, czegokolwiek. Wybierz odpowiedni rekord z listy i bum, pełny podgląd. Wszyscy są na bieżąco bez przełączania kart.
Chcesz, aby kanał w Teamsach włączał się, gdy pojawi się potencjalny klient lub gdy sprawa zostanie eskalowana? Właśnie tu z pomocą przychodzi Power Automate (lub coś podobnego). Nie jest to skomplikowane, ale wymaga trochę konfiguracji i to właśnie sprawia, że połączenie z Teamsami staje się naprawdę użyteczne.
To jest rozwidlenie drogi. Zrobiłeś już podstawowe rzeczy. Zobaczyłeś, co jest możliwe. Ale jeśli proces w Twoim zespole nie pasuje do schematu lub potrzebujesz skalowalności, czas rozważyć niestandardową integrację Salesforce i MS Teams.
To zupełnie inna konfiguracja, ale to ta, która opłaca się w dłuższej perspektywie. Zwłaszcza gdy Twoje przepływy pracy nie wpisują się w czyjeś wyobrażenie o „standardzie”.
Jest to, co może zrobić integracja Teams z Salesforce, a jest to, co ludzie faktycznie mogą zrobić posługiwać się To dla niego. Ta sekcja dotyczy tego drugiego. Oto kilka sposobów, w jakie zespoły korzystają z integracji Salesforce i Teams, aby oszczędzać czas, być zsynchronizowanymi i nie popełniać błędów.
Zespoły sprzedaży działają w szybkim tempie, dlatego rzadko zatrzymują się na tyle długo, aby zarejestrować notatki lub sprawdzić status transakcji w Salesforce. Nie dlatego, że nie chcą, ale dlatego, że żonglują kilkunastoma rozmowami i pracują na kilkunastu kartach.
Dzięki integracji Salesforce z MS Teams wszystkie te informacje mogą być wyświetlane w czasie rzeczywistym, bezpośrednio w kanale Teams. Na przykład:
Jeden z naszych klientów utworzył kanał „gorących ofert”, który jest pingowany tylko wtedy, gdy szansa osiągnie określony etap i wartość. Zmieniło to sposób działania ich cotygodniowych przeglądów lejka sprzedażowego, ponieważ nagle wszyscy… już to wiedziałem co się ruszało.
Obsługa klienta nie działa dobrze w silosach. Jeśli coś się psuje, chcesz, aby Twój zespół i osoba, która może to naprawić, od razu o tym wiedziały.
Po połączeniu Microsoft Teams z Salesforce możesz skonfigurować alerty, które będą wysyłane, gdy sprawa zostanie oznaczona jako pilna lub gdy istnieje ryzyko, że SLA zostanie przekroczone.
W RA pomogliśmy zespołom zbudować logikę taką jak:
Nie tylko informujesz ludzi. Skracasz czas między stwierdzeniem „to jest problem” a stwierdzeniem „ktoś to naprawi”.
Nie wszystko sprowadza się do sprzedaży i wsparcia. Czasami to tylko praca nad projektem, a praca nad projektem bywa chaotyczna.
Jeden z naszych klientów konsultingowych korzystał z Salesforce do śledzenia zadań i kamieni milowych, ale z Teams do wszystkich codziennych rozmów. Problem? Coś się gubiło. Ktoś wspominał o blokadzie na czacie, ale nikt tego nie rejestrował. Albo lista zadań w Salesforce traciła synchronizację z tym, co się naprawdę działo.
Skonfigurowaliśmy więc integrację Salesforce z MS Teams w następujący sposób:
Nie tylko poprawiło to komunikację. Uświadomiło też, kiedy ktoś jest przeciążony pracą albo zbliża się termin.
Czasami narzędzie jest tylko narzędziem, a czasami zmienia sposób, w jaki pracuje zespół.
Integracja Salesforce i Microsoft Teams spełnia to drugie. Nie tylko łączy oprogramowanie, ale także ludzi, kontekst i czas. A to, jeśli się nad tym zastanowić, są jedyne trzy rzeczy, które naprawdę się liczą.
Oto, na co zespoły zwracają uwagę po uruchomieniu aplikacji.
Wcześniej ktoś przełączał się między pięcioma kartami, pobierał identyfikator transakcji, wklejał go do czatu, otwierał Salesforce, orientował się, że zapomniał zarejestrować rozmowę, wracał, rozpraszał się i tracił kontakt. Po skonfigurowaniu integracji Salesforce z MS Teams informacje są już dostępne w Teams. Aktualizacje pojawiają się automatycznie. Wspominasz o rekordzie i wszyscy widzą, co się dzieje.
To jest prawdopodobnie pierwsza rzecz, jaką odczuwają zespoły, gdy integracja Salesforce z Teams działa: „Nie muszę już tak dużo zmieniać aplikacji”.
Kiedy sprawy idą źle, liczą się minuty.
To widoczność w czasie rzeczywistym. Oznacza to, że problemy są rozwiązywane szybciej, często zanim spowodują znacznie poważniejsze problemy. Mieliśmy jednego klienta, który zmniejszył wskaźnik eskalacji o połowę, po prostu powiadamiając potencjalnych klientów, gdy sprawy nie zostały podjęte w ciągu godziny. Bez zmian w procesie. Po prostu lepsze informacje, wcześniej.
Umożliwiasz przedstawicielom handlowym i agentom serwisowym aktualizację Salesforce bez otwierają inną kartę lub przechodzą na inny ekran i faktycznie to robią.
Nikt nie uzupełnia notatek trzy dni później. Nikt nie zgaduje, czy rekord jest aktualny. To po prostu część procesu.
Gdy dane są czyste, wszystko staje się prostsze – raportowanie, prognozowanie, działania następcze, przekazywanie zadań – wszystko. Co więcej, Twoje zespoły są bardziej zgrane.
Gdy przenosisz dane z Salesforce do Teams, osoby, które zazwyczaj nie mają o nich pojęcia, czyli działy produktów, dział prawny, dział finansowy, a nawet kadra kierownicza, nagle zaczynają dostrzegać, co się dzieje.
Poznałeś już opcje integracji Microsoft Teams z Salesforce. Porozmawiajmy teraz o tym, która z nich będzie dla Ciebie odpowiednia. Ponieważ nie każda firma ma zespół tej samej wielkości, te same systemy i takie samo zapotrzebowanie na złożoność.
Poza tym nie każdy ma administratora Salesforce, który zna się na interfejsach API.
Oto sposób, aby podjąć decyzję bez zbędnego zastanawiania się. Zacznij od pytania:
Następnie rozważ swoje opcje:
|
Typ integracji |
Najlepsze dla: |
Skalowalność |
Wysiłek konfiguracji |
Wymagane umiejętności techniczne |
Koszty: |
|---|---|---|---|---|---|
|
Standardowa aplikacja |
Małe zespoły, szybka widoczność |
Niski-średni |
⭐ |
Basic |
Bezpłatna rozmowa zapoznawcza |
|
Automatyka mocy |
Użytkownicy MS 365 z prostymi przepływami pracy |
Średni |
⭐⭐ |
Umiarkowany |
W zestawie (MS365) |
|
Narzędzia iPaaS |
Organizacje średniej wielkości łączące 3+ systemów |
Wysoki |
⭐⭐⭐ |
Umiarkowany–zaawansowany |
$$$ (różnie) |
|
Integracja z niestandardowym interfejsem API |
Przedsiębiorstwa lub zespoły o złożonych, specyficznych potrzebach |
Bardzo wysoki |
⭐⭐⭐⭐ |
Zaawansowany / Partner |
Na podstawie projektu |
|
Typ integracji |
Najlepsze dla: |
Skalowalność |
Wysiłek konfiguracji |
Wymagane umiejętności techniczne |
Koszty: |
W pewnym momencie samodzielne zarządzanie strategiami integracji Salesforce Teams zaczyna kosztować więcej niż zrobienie tego dobrze.
Może napotkałeś dziwne przypadki brzegowe. Może twoje przepływy zrywają się bez powodu. Może po prostu masz dość sklejania systemów taśmą klejącą i liczenia na to, że się przykleją.
Wtedy właśnie trzeba wezwać pomoc.
Automatyzacja rutyny to nie tylko jedno z najlepsi partnerzy wdrożeniowi SalesforceJesteśmy ekspertami w dziedzinie integracji. Tworzymy integracje Salesforce i Microsoft Teams, które faktycznie działają tak, jak działa Twoja firma, a nie tak, jak zakłada jakiś ogólny szablon.
Nasze zadanie? Utrzymanie prostoty, elastyczności i skalowalności.
To znaczy:
Zrobiliśmy to dla zespołów sprzedaży, wsparcia i projektów w różnych branżach, w których obowiązują inne zasady. Macie ludzi. Macie narzędzia. Sprawmy, żeby ze sobą współpracowali.
Połączenie Salesforce i Microsoft Teams nie polega tylko na odblokowaniu funkcji. Chodzi o wypełnienie luki między miejscem podejmowania decyzji a miejscem przechowywania danych.
Masz mnóstwo opcji:
Cokolwiek wybierzesz, upewnij się, że będzie to zgodne ze sposobem pracy Twoich pracowników.
Ponieważ narzędzia są przydatne tylko wtedy, gdy nie przeszkadzają.
