Mieti kaikkia dokumentteja, joita tiimiesi on hallittava päivittäin. Ovatko ne helposti saatavilla, yhteydessä toisiinsa vai aiheuttavatko ne merkittäviä pullonkauloja tiimillesi? Jos valitsit viimeisen vastauksen, on luultavasti aika miettiä uudelleen, miten Salesforce-tiedostosi yhdistyvät muuhun teknologiapinoosi – erityisesti dokumenttien tallennustyökaluihin, kuten SharePointiin.
Jos myynti-, markkinointi- ja asiakaspalvelutiimisi luottavat Salesforceen kauppojen ja vuorovaikutusten seuraamisessa (ja ymmärtämisessä), mutta operatiivinen ja lakiasiaintiimisi käyttävät SharePointia sopimusten, tarjousten ja sisäisten asiakirjojen tallentamiseen, lopputuloksena on aukko.
Se ei ole pieni ero. Ilman luotettavaa yhteyttä alustojen välillä yhteistyö ja tuottavuus heikkenevät. Tiimit toistavat tehtäviä, jakavat vanhentunutta dataa ja etsivät loputtomasti tietoa sen sijaan, että vieisivät työtä eteenpäin. Jotkut raportit jopa osoittavat työntekijät käyttävät 9.3 tuntia keskimäärin viikossa vain keräämällä tietoa.
Tässä kohtaa Salesforcen ja SharePointin integrointi astuu kuvaan. Se luo tiimeillesi jaetun ja tehokkaamman ympäristön, joka yhdistää asiakastiedot ja tärkeät asiakirjat järkevällä tavalla.
At Rutiiniautomaatio, autamme yrityksiä saamaan yhteyden toimimaan. Emme tarjoa vain nopeaa laajennusta tai pinta-asentoista synkronointia, vaan harkittuja ratkaisuja, jotka vastaavat tapaa, jolla työntekijäsi todellista työkalujen käyttöä. Otamme vakiotyökaluja ja kehitämme niiden pohjalta luodaksemme räätälöityjä integraatioita, jotka ovat luotettavia, turvallisia ja helppokäyttöisiä.
Realistisesti ajatellen useimmat yritykset käyttävät jo Salesforcea ja SharePointia. Molemmat ovat uskomattomia työkaluja datan hallintaan ja käyttöön. Salesforce on liidien, kauppojen ja asiakasvuorovaikutuksen hermokeskus. SharePoint on asiakirjojen yhteistyön, tiedostojen tallennuksen ja sisäisten prosessien moottori. Mutta kun ne toimivat siiloissa, ihmiset tuhlaavat aikaa, datasta tulee sotkuista ja työnkulut hidastuvat täysin.
Vaihtoehtoisesti, jossa on Salesforce SharePoint -integraatio, kaikki tiedostosi, henkilösi ja prosessisi ovat yhteydessä toisiinsa. Tämä tarkoittaa:
Se on vasta alkua. Skaalautuessasi tarvitset järjestelmän, joka kasvaa mukanasi. Siksi yritykset eivät halua pelkästään integraatiota, vaan skaalautuvaa, turvallista ja räätälöityä integraatiota.
Saatat nyt miettiä: "Hetkinen, eikö Salesforce jo tarjoa jotain tähän?" Kyllä. Sen nimi on Salesforce Files Connect. Mutta vaikka se toimii aloittelijan työkaluna, se ei ole läheskään täydellinen yrityskäyttöön.
SharePointin ja Salesforcen yhdistämiseen tarkoitetut vakiotyökalut kärsivät muutamista haasteista, kuten:
Files Connectilla on vaikeuksia käsitellä suuria dokumentteja tai tiettyjä tiedostomuotoja, jotka ovat yleisiä oikeudellisissa, arkkitehtuurisissa tai valmistusalan työnkuluissa. Jos tallennat suuria mediatiedostoja tai monimutkaisia Excel-taulukoita makroilla, kohtaat todennäköisesti ongelmia. Et myöskään saa parhaita mukautusvaihtoehtoja tai tiedostonhallintaominaisuuksia (versionhallinta tai seuranta).
Metadata auttaa tiimejä järjestämään ja hakemaan tiedostoja tehokkaasti. Files Connect ei kuitenkaan salli mukautettujen metadatakenttien täyttä synkronointia SharePointista. Tämä tarkoittaa, että tiimisi saattaa edelleen hakea manuaalisesti tai, mikä pahempaa, luoda jo olemassa olevia tiedostoja uudelleen.
Haluatko siirtää tiedostoja Salesforcesta SharePointiin heti, kun mahdollisuus sulkeutuu? Vai arkistoida dokumentit automaattisesti 90 päivän kuluttua? Tarvitset jotain tehokkaampaa kuin Files Connect. Natiivit työkalut tarjoavat vain vähän tai ei ollenkaan automaatiota, ja kaikki on manuaalista prosessia.
Käyttöliittymä ei ole intuitiivinen. Käyttöoikeuksien hallinta voi olla kömpelöä. Lisäksi, koska yhteyttä ei voida täysin muokattavaksi, yritykset kohtaavat usein esteitä yrittäessään valvoa dokumenttien nimeämissääntöjä, liiketoimintalogiikkaa tai tarkastuslokeja.
Files Connectilla on rajoitetut hallintamahdollisuudet tiedostotason tietoturvan ja vaatimustenmukaisuuden seurannan suhteen. Säännellyillä toimialoilla, kuten rahoitus-, laki- tai terveydenhuoltoalalla, tämä on todellinen ongelma. Yksinkertainen Salesforce SharePoint -liitin ei saisi johtaa kompromisseihin vaatimustenmukaisuuden suhteen.
Kaikki tämä johtaa yhteen johtopäätökseen: vakiotyökalut eivät riitä yrityksille, joilla on monimutkaisia prosesseja. Tarvitset jotain joustavampaa. Tässä kohtaa tulee mukaan mukautettu Salesforce SharePoint -integraatio REST API:n, Apexin ja Flow'n avulla.
Useimmat integraatiotyökalut lupaavat yksinkertaisuutta, ja ne toimivatkin jossain määrin. Mutta jonkin ajan kuluttua, esimerkiksi Files Connectin kaltaisten työkalujen kanssa, SharePointin ja Salesforcen integraatiot jäävät vajaaksi. Totuus on, että todelliset liiketoimintaprosessit ovat harvoin yksinkertaisia tai "standardoituja". Yhden koon ratkaisut riittävät vain tiettyyn pisteeseen asti.
Routine Automationilla autamme yrityksiä menemään perusliittimien ulkopuolelle ja rakentamaan integraatioita, jotka ovat linjassa tiimien työskentelytapojen kanssa. Aloitamme kuuntelemalla.
Jokainen yritys käyttää Salesforcea ja SharePointia hieman eri tavalla, joten käytämme aikaa oppiaksemme tavoitteistasi, kipupisteistäsi ja sisäisistä järjestelmistäsi. Näin luomme ratkaisun, joka heijastaa prosessiasi, ei pelkästään teknologiaa.
Jotkut yritykset haluavat siirtää tiedostoja Salesforcesta SharePointiin tiettyjen tapahtumien jälkeen, kuten tarjouksen tai sopimuksen hyväksymisen jälkeen. Toiset tarvitsevat strukturoidumpia kansiojärjestelmiä SharePointin sisällä, jotka on sidottu Salesforcen mukautettuihin objekteihin. Jotkut haluavat automaattisen versionhallinnan ja käyttöoikeuksien synkronoinnin molemmilla alustoilla. Me hoidamme kaiken tämän.
Tiimimme työskentelee useiden eri teknologioiden kanssa tarpeidesi mukaan, aina Salesforce Apexista ja Flow'sta SharePoint REST API:in, Microsoft Graph API:in ja MuleSoftiin.
Ennen kuin hyppäät kehitystyöhön, muista, että pienellä valmistelulla on suuri merkitys. Parhaat integraatiot rakennetaan vankalle perustalle, jossa liiketoimintatavoitteet, tekninen kokoonpano ja tiimin yhteistyö ovat jo valmiina.
RA-tiimimme suosittelee valmistautumista seuraavasti:
On myös hyödyllistä ottaa oikeat sisäiset tiimit mukaan jo varhaisessa vaiheessa. IT-henkilöstösi, Salesforce-ylläpitäjäsi ja operatiiviset johtajat voivat antaa näkemyksiä, jotka muokkaavat integraation pitkän aikavälin menestystä. Me ohjaamme tätä prosessia, mutta sinun panoksesi auttaa meitä suunnittelemaan jotain, joka sopii hyvin alusta alkaen.
Jos olet joskus hakenut Googlesta hakusanoilla ”Kuinka integroida SharePoint Salesforceen”, tiedät luultavasti, että vaihtoehtoja on muutamia. Paras menetelmä riippuu tavoitteistasi, teknisestä ympäristöstäsi ja siitä, kuinka paljon joustavuutta tarvitset. Routine Automationilla emme käytä yhtä kaikille sopivaa lähestymistapaa.
Autamme sinua valitsemaan yrityksellesi sopivimman menetelmän ja rakennamme sen sitten vastaamaan tarpeitasi. Kolme yleisintä käyttämäämme lähestymistapaa ovat:
Yrityksille, jotka tarvitsevat syvän ja luotettavan yhteyden alustojen välillä, räätälöity API-integraatio on usein paras vaihtoehto. Se tarjoaa parhaan hallinnan ja korkeimman joustavuuden.
Käytämme Salesforce REST API:n ja SharePoint REST API:n yhdistelmää rakentaaksemme turvallisen, kaksisuuntaisen viestinnän järjestelmien välille. Tämä mahdollistaa:
Monimutkaisempiin tarpeisiin lisäämme kerroksittain Apexin, Salesforcen tehokkaan komentosarjakielen. Tämän avulla voimme rakentaa triggereitä, jotka tarkistavat ehtoja, validoivat syötteitä tai järjestävät tiedostoja hyvin tarkasti.
Yhdessä Flow ja Apex luovat vahvan pohjan automaatiolle. Erityisesti silloin, kun haluat yhdistää CRM-toimintasi reaaliaikaiseen dokumenttienhallintaan SharePointissa.
Tämä menetelmä on ihanteellinen, kun haluat järjestelmiesi noudattavan hyvin tiettyä logiikkaa tai kun työskentelet arkaluontoisen tiedon kanssa, joka vaatii edistyneitä hallintakeinoja. Varmistamme myös, että käyttäjiesi ei tarvitse miettiä taustalla olevaa teknologiaa. Heille se vain toimii. Dokumentit ovat siellä missä niiden kuuluukin olla, silloin kun he niitä tarvitsevat.
Jos organisaatiossasi käytetään jo MuleSoftia, voimme auttaa laajentamaan sitä SharePointiin. Tämä on loistava vaihtoehto yrityksille, joilla on laajempia integraatiotarpeita useissa järjestelmissä, kuten toiminnanohjausjärjestelmissä, henkilöstöhallinnon työkaluissa tai ulkoisissa asiakasportaaleissa.
Käyttämällä MuleSoftin sisällä olevia Salesforce SharePoint -integraatiovirtoja rakennamme skaalautuvia prosesseja, jotka mahdollistavat dokumenttien ja datan virtauksen ekosysteemissäsi. Tämä on erityisen hyödyllistä, kun haluat koordinoida useita toimintoja yhdestä tapahtumasta, esimerkiksi dokumentin siirtämisen SharePointiin, DocuSign-prosessin käynnistämisen ja esimiehelle ilmoittamisen Teamsissa.
Autamme myös MuleSoftia jo käyttäviä tiimejä optimoimaan olemassa olevia asetuksiaan ja tekemään tilaa uusille Salesforce SharePoint -työnkuluille ylikuormittamatta infrastruktuuriaan.
Käytätkö jo MuleSoftia? Autamme sinua integroimaan SharePointin ja Salesforcen olemassa olevaan prosessiisi tehokkaasti, turvallisesti ja mahdollisimman vähäisin häiriöin.
Onnistunut integraatioprojekti on enemmän kuin koodausta. Luotettava kumppani, joka tarjoaa Salesforce-konsultointipalvelut ja integraatioratkaisut, kuten RA, tutustuvat työnkulkuihisi, määrittelevät prioriteettisi ja luovat järjestelmän, johon voit luottaa.
Näin prosessi näyttää, kun työskentelet rutiinien automatisoinnin kanssa:
Vaatimusanalyysi: Aloitamme kartoituksella. Tämä sisältää tapaamisia sidosryhmien kanssa, jotta ymmärrämme, mitä tiimisi tarvitsee, missä dokumentit sijaitsevat, miten käyttöoikeudet toimivat ja miltä onnistunut lopputulos näyttää.
Integraatioarkkitehtuurin suunnitteluSeuraavaksi suunnittelemme teknisen lähestymistavan, joka voi käyttää SharePoint Salesforce -integraatio-API-rajapintoja, Flow'ta, Apexia, MuleSoftia tai hybridimallia. Määrittelemme myös kansiorakenteet, dokumenttien nimeämislogiikan ja metatietomääritykset.
Kehitys ja konfigurointiKun suunnitelma on hyväksytty, aloitamme kehityksen. Rakennamme ja testaamme Salesforcen ja SharePointin välisen yhteyden turvallisessa hiekkalaatikkoympäristössä ennen kuin käsittelemme reaaliaikaista dataa.
Tarkastus ja testausValidoimme integraation testitapauksilla, jotka on suunniteltu todellisiin skenaarioihin. Tämä sisältää tiedostojen lataukset, roolipohjaisen käytön, metatietojen synkronoinnin ja järjestelmän toiminnan kuormituksen aikana. Tietoturvaa tarkistetaan kauttaaltaan.
Koulutus ja tukiLopuksi tarjoamme koulutusmateriaaleja, dokumentaatiota ja reaaliaikaisia ohjeita käyttäjillesi ja järjestelmänvalvojillesi. Tarjoamme myös tukipaketteja integraation seurantaan käyttöönoton jälkeen ja sen mukauttamiseen tarpeidesi kehittyessä.
Tavoitteenamme ei ole vain toimittaa toimivaa ohjelmistoa. Haluamme varmistaa, että tiimisi tuntevat olonsa varmaksi sen käytössä ja että ratkaisu tukee yritystäsi sen kasvaessa.
Mukautetut integraatiot eivät tarkoita vain Salesforcen ja SharePointin yhdistämistä. Niiden tarkoituksena on tehdä jokapäiväisestä työstä yksinkertaisempaa, nopeampaa ja yhdenmukaisempaa tiimien välillä. Kun ratkaisu suunnitellaan todellisiin työnkulkuihisi, alat nähdä todellisia parannuksia, kuten:
Yksi välittömimmistä muutoksista on se, kuinka paljon sujuvampaa tiimien välinen työ dokumenttien kanssa on tullut. Myynti voi ladata tiedoston Salesforcesta, ja lakitiimi voi käyttää sitä SharePointissa hetkeä myöhemmin lähettämättä yhtäkään sähköpostia.
Projektipäälliköt voivat seurata allekirjoitettuja sopimuksia, perehdytysmateriaaleja tai raportteja ilman, että heidän tarvitsee jahdata linkkejä tai miettiä, onko heillä uusin versio. Se on kuin SharePoint olisi välittömästi käytettävissä Salesforcessa silloin, kun sitä eniten tarvitset.
Kasvaville yrityksille se tarkoittaa myös skaalautumista ilman monimutkaisuuden lisääntymistä. Yhä useamman tiimin käyttäessä molempia järjestelmiä integraatio tukee prosessia edelleen järjestämällä asiakirjat automaattisesti, kunnioittamalla käyttöoikeustasoja ja pitäen kaiken haettavissa ja suojattuna.
Mukautettu Salesforce-integraatio SharePointin kanssa helpottaa aiemmin manuaalisesti tehtyjen tehtävien automatisointia omalla tavallasi. Tämä voi tarkoittaa dokumenttien siirtämistä Salesforcesta SharePointiin kaupan päätyttyä, hälytysten lähettämistä puuttuvasta tiedostosta tai kansioiden luomista ja metatietojen käyttämistä asiakastietojen perusteella.
Vähennät toistuvaa työtä ja poistat inhimillisten virheiden mahdollisuudet. Ja koska integraatio toimii taustalla, tiimisi voi keskittyä varsinaiseen työhönsä, ei tiedostojen siirtoihin tai tilannepäivityksiin.
Olemme työskennelleet asiakkaiden kanssa automatisoidaksemme asioita, kuten tarjousten luomisen, asiakirjojen siirron myynnin ja toimituksen välillä ja jopa vaatimustenmukaisuuden tarkastustyönkulut. Jokainen prosessi on erilainen, mutta tavoite on aina sama: vähemmän kiireistä työtä, merkityksellisempää edistymistä.
Koska alustojen välillä liikkuu niin paljon osia, dokumenttien suojaaminen on hankalaa. SharePoint on rakennettu dokumenttien hallintaa varten ja Salesforce käsittelee arkaluonteisia asiakastietoja, joten kun nämä järjestelmät on yhdistetty, niiden on suojattava molemmat.
Siksi rakennamme integraatioita vahvoilla suojatoimilla. Roolipohjainen käyttöoikeus, salatut siirrot ja yksityiskohtaiset tarkastuslokit auttavat organisaatiotasi täyttämään sisäiset käytännöt ja alan standardit. Varmistamme myös, että asiakirjat menevät vain sinne, minne ne on tarkoitettu, noudattaen nimeämissääntöjä, kansioiden polkuja ja säilytyskäytäntöjä.
Olitpa sitten tekemässä Salesforce SharePoint -integraatiota REST-rajapintojen avulla, MuleSoft, SAP, Flow'ssa tai Apexissa tarvitset toimintasuunnitelman. Onneksi olemme ajan myötä oppineet, että muutamalla yksinkertaisella parhaalla käytännöllä voi olla suuri vaikutus:
Kun nämä osat ovat paikoillaan, tuloksena on sujuvampi käyttöönotto, tyytyväisemmät käyttäjät ja paljon vahvempi sijoitetun pääoman tuotto.
Monilla yrityksillä on vaikeuksia kuroa umpeen kuilua työkalujen, kuten Salesforcen ja SharePointin, välillä. Valmiit työkalut ovat rajoittavia, ja sisäisillä tiimeillä ei ole aikaa (ja asiantuntemusta) rakentaa jotain mukautettua. Tässä kohtaa rutiinien automatisointi astuu kuvaan.
Tiimimme on auttanut kymmeniä keskisuuria ja suuria yrityksiä yhdistämään järjestelmänsä tavoilla, jotka vähentävät kitkaa, parantavat näkyvyyttä ja tukevat älykkäämpiä työnkulkuja. Emme vain kopioi tiedostoja paikasta toiseen, vaan rakennamme ratkaisuja, jotka heijastavat liiketoimintalogiikkaasi, käyttäjien tarpeita ja pitkän aikavälin tavoitteitasi.
Olemme toimittaneet yli 250 onnistunutta Salesforce-ratkaisua viimeisen viiden vuoden aikana, ja asiakastyytyväisyyspisteemme on 4.9/5. Jos olet valmis lopettamaan dokumenttien manuaalisen hallinnan ja parantamaan tiimisi työskentelytapaa, ota yhteyttä ja katso, kuinka voimme auttaa.
