Salesforcen ja SharePointin integrointi: parhaat käytännöt ja työkalut  

Ajattele kaikkia asiakirjoja, joita tiimiesi on hallittava päivittäin. Ovatko ne helposti saatavilla ja yhteydessä toisiinsa vai aiheuttavatko ne tiimillesi merkittäviä pullonkauloja? Jos valitsit viimeisen vaihtoehdon, on luultavasti aika miettiä uudelleen, miten Salesforce-tiedostosi yhdistyvät muuhun järjestelmäkokonaisuuteesi – erityisesti SharePointin kaltaisiin asiakirjojen tallennustyökaluihin.

Jos myynti-, markkinointi- ja asiakaspalvelutiimisi käyttävät Salesforcea kauppojen ja vuorovaikutuksen seurantaan ja ymmärtämiseen, mutta operatiiviset tiimit ja lakitiimit tallentavat sopimukset, tarjoukset ja sisäiset asiakirjat SharePointiin, toimintojen välille syntyy katkos.

Kyse ei ole pienestäkään puutteesta. Ilman luotettavaa yhteyttä alustojen välillä yhteistyö ja tuottavuus kärsivät. Tiimit tekevät samoja tehtäviä uudelleen, jakavat vanhentuneita tietoja ja käyttävät loputtomasti aikaa tiedon etsimiseen sen sijaan, että veisivät työtä eteenpäin. Joidenkin raporttien mukaan työntekijät käyttävät jopa 9,3 tuntia viikossa keskimäärin pelkkään tiedon keräämiseen.

Tässä Salesforcen ja SharePointin integraatio tulee avuksi. Se luo tiimeillesi yhteisen, tehokkaamman ympäristön, joka yhdistää asiakastietueet ja keskeiset asiakirjat luontevalla tavalla.

Me Routine Automationilla autamme yrityksiä saamaan tämän yhteyden toimimaan. Emme vain nopeasti asennettavalla lisäosalla tai pintapuolisella synkronoinnilla, vaan harkituilla ratkaisuilla, jotka vastaavat henkilöstösi todellisia tapoja käyttää työkaluja. Rakennamme vakiotyökalujen pohjalta räätälöityjä integraatioita, jotka ovat luotettavia, turvallisia ja helppokäyttöisiä.

Miksi SharePoint ja Salesforce kannattaa yhdistää?

Käytännössä useimmat yritykset käyttävät jo Salesforcea ja SharePointia. Molemmat ovat erinomaisia työkaluja tietojen hallintaan ja hyödyntämiseen. Salesforce on liidien, kauppojen ja asiakasvuorovaikutuksen hermokeskus. SharePoint puolestaan pitää asiakirjayhteistyön, tiedostojen tallennuksen ja sisäiset prosessit käynnissä. Mutta kun ne toimivat erillään, henkilöstösi aikaa kuluu hukkaan, tietosi muuttuvat sekaviksi ja työnkulkusi hidastuvat mateluksi.

Sen sijaan Salesforcen ja SharePointin integraation avulla kaikki tiedostosi, ihmisesi ja prosessisi ovat yhteydessä toisiinsa. Tämä tarkoittaa seuraavaa:

Tämä on vasta alkua. Toiminnan kasvaessa tarvitset järjestelmän, joka kasvaa mukanasi. Siksi yritykset eivät halua vain integraatiota, vaan skaalautuvan, turvallisen ja räätälöidyn integraation.

Salesforcen ja SharePointin integraation haasteet

Saatat nyt miettiä: ”Hetkinen, eikö Salesforce tarjoa jo jotain tähän?” Kyllä tarjoaa. Sen nimi on Salesforce Files Connect. Se toimii alkuun pääsemisessä, mutta on kaukana täydellisestä laajamittaisessa yrityskäytössä.

SharePointin ja Salesforcen yhdistämiseen tarkoitetuissa vakiotyökaluissa on muutamia haasteita, kuten:

Tiedostokoon ja tiedostotyyppien rajoitukset

Files Connectilla on vaikeuksia käsitellä suuria asiakirjoja tai tiettyjä tiedostomuotoja, jotka ovat yleisiä lakialan, arkkitehtuurin tai valmistavan teollisuuden työnkuluissa. Jos tallennat suuria mediatiedostoja tai monimutkaisia, makroja sisältäviä Excel-taulukoita, kohtaat todennäköisesti ongelmia. Et myöskään saa parhaita mukautusmahdollisuuksia tai tiedostonhallinnan ominaisuuksia, kuten versionhallintaa tai seurantaa.

Heikko metatietotuki

Metatiedot auttavat tiimejä järjestämään ja etsimään tiedostoja tehokkaasti. Files Connect ei kuitenkaan mahdollista SharePointin mukautettujen metatietokenttien täydellistä synkronointia. Siksi tiimisi saattaa edelleen joutua etsimään tiedostoja manuaalisesti tai, mikä pahempaa, luomaan uudelleen jo olemassa olevia tiedostoja.

Rajalliset automaatiomahdollisuudet

Tarvitseeko tiedostot siirtää Salesforcesta SharePointiin heti, kun myyntimahdollisuus suljetaan? Tai arkistoida asiakirjat automaattisesti 90 päivän kuluttua? Tarvitset Files Connectia tehokkaamman ratkaisun. Sisäänrakennetut työkalut tarjoavat vain vähän tai eivät lainkaan automaatiota, joten kaikki muuttuu manuaaliseksi työksi.

Puutteet käyttökokemuksessa

Käyttöliittymä ei ole intuitiivinen. Käyttöoikeuksien hallinta voi olla kömpelöä. Koska yhteyttä ei myöskään voi mukauttaa kovin perusteellisesti, yritykset törmäävät usein esteisiin yrittäessään ottaa käyttöön asiakirjojen nimeämissääntöjä, liiketoimintalogiikkaa tai kirjausketjuja.

Tietoturvahuolet

Files Connectin tiedostokohtaisen tietoturvan hallintakeinot ja vaatimustenmukaisuuden seuranta ovat rajallisia. Säännellyillä toimialoilla, kuten rahoitus-, laki- ja terveydenhuoltoalalla, tämä on todellinen ongelma. Yksinkertaisen Salesforce–SharePoint-liittimen ei pitäisi pakottaa tinkimään vaatimustenmukaisuudesta.

Kaikki tämä johtaa yhteen päätelmään: vakiotyökalut eivät riitä yrityksille, joiden prosessit ovat monimutkaisia. Tarvitset jotain joustavampaa. Tässä REST API-, Apex- ja Flow-teknologioilla toteutettu räätälöity Salesforcen ja SharePointin integraatio tulee avuksi.

RA:n toteuttama räätälöity SharePointin ja Salesforcen integraatio

Useimmat integraatiotyökalut lupaavat yksinkertaisuutta ja lunastavat lupauksensa tiettyyn pisteeseen asti. Ajan myötä Files Connectin kaltaisilla työkaluilla toteutetut SharePointin ja Salesforcen integraatiot eivät kuitenkaan enää riitä. Todelliset liiketoimintaprosessit ovat harvoin yksinkertaisia tai ”standardoituja”. Kaikille tarkoitetuilla yleisratkaisuilla pääsee vain tiettyyn pisteeseen.

Me Routine Automationilla autamme yrityksiä etenemään perusliittimiä pidemmälle ja rakentamaan integraatioita, jotka todella vastaavat tiimien työskentelytapoja. Aloitamme kuuntelemalla.

Jokainen yritys käyttää Salesforcea ja SharePointia hieman eri tavalla, joten käytämme aikaa tavoitteisiisi, kipukohtiisi ja sisäisiin järjestelmiisi perehtymiseen. Näin luomme ratkaisun, joka vastaa prosessiasi eikä pelkästään teknologian vaatimuksia.

Jotkin yritykset haluavat siirtää tiedostoja Salesforcesta SharePointiin tiettyjen tapahtumien jälkeen, esimerkiksi kun tarjous tai sopimus hyväksytään. Toiset tarvitsevat SharePointiin jäsennellympiä kansiorakenteita, jotka on yhdistetty Salesforcen mukautettuihin objekteihin. Jotkut haluavat automaattisen versionhallinnan ja käyttöoikeuksien synkronoinnin alustojen välille. Me hoidamme tämän kaiken.

Tiimimme käyttää tarpeidesi mukaan monenlaisia teknologioita, kuten Salesforce Apexia ja Flow’ta, SharePoint REST APIa, Microsoft Graph APIa ja MuleSoftia.

Onnistuneen Salesforce–SharePoint-integraation edellytykset

Ennen kehitystyöhön ryhtymistä muista, että pienellä valmistelulla on suuri vaikutus. Parhaat integraatiot rakennetaan vankalle perustalle, jossa liiketoimintatavoitteet, tekniset valmiudet ja tiimien yhteinen suunta ovat jo kunnossa.

RA-tiimimme suosittelee valmistelemaan seuraavat asiat:

Myös oikeat sisäiset tiimit kannattaa ottaa mukaan varhaisessa vaiheessa. IT-henkilöstö, Salesforce-ylläpitäjät ja operatiivisen toiminnan vastuuhenkilöt voivat tarjota näkemyksiä, jotka vaikuttavat integraation onnistumiseen pitkällä aikavälillä. Me ohjaamme prosessia, mutta teidän panoksenne auttaa meitä suunnittelemaan ratkaisun, joka sopii tarpeisiinne alusta lähtien.

Näin yhdistämme Salesforcen SharePointiin

Jos olet joskus hakenut Googlesta ”Miten SharePoint integroidaan Salesforceen”, tiedät todennäköisesti, että vaihtoehtoja on muutamia. Paras menetelmä riippuu tavoitteistasi, teknisestä ympäristöstäsi ja tarvitsemastasi joustavuudesta. Me Routine Automationilla emme tarjoa samaa ratkaisua kaikille.

Autamme sinua valitsemaan yrityksellesi järkevimmän menetelmän ja toteutamme sen tarpeidesi mukaisesti. Kolme yleisimmin käyttämäämme lähestymistapaa ovat:

Räätälöity API-kehitys

Yrityksille, jotka tarvitsevat alustojen välille syvällisen ja luotettavan yhteyden, räätälöity API-integraatio on usein paras valinta. Se tarjoaa eniten hallintamahdollisuuksia ja suurimman joustavuuden.

Rakennamme järjestelmien välille suojatun, kaksisuuntaisen tiedonsiirron käyttämällä Salesforce REST API- ja SharePoint REST API -rajapintoja yhdessä. Tämä mahdollistaa seuraavat toiminnot:

Monimutkaisempiin tarpeisiin otamme lisäksi käyttöön Apexin, Salesforcen tehokkaan komentosarjakielen. Sen avulla voimme rakentaa triggereitä, jotka tarkistavat ehtoja, validoivat syötteitä tai järjestävät tiedostoja hyvin tarkasti määritellyillä tavoilla.

Yhdessä Flow ja Apex luovat vahvan perustan automaatiolle. Erityisesti silloin, kun haluat yhdistää CRM-järjestelmän tapahtumat SharePointin reaaliaikaiseen asiakirjahallintaan.

Tämä menetelmä sopii erinomaisesti tilanteisiin, joissa haluat järjestelmiesi noudattavan hyvin tarkasti määriteltyä logiikkaa tai käsittelet arkaluonteisia tietoja, jotka edellyttävät kehittyneitä hallintakeinoja. Varmistamme myös, ettei käyttäjien tarvitse miettiä taustalla olevaa tekniikkaa. Heille kaikki vain toimii. Asiakirjat ovat oikeassa paikassa silloin, kun niitä tarvitaan.

MuleSoft-integraatio

Jos organisaatiosi käyttää jo MuleSoftia, voimme auttaa laajentamaan sen käyttöä SharePointiin. Tämä on erinomainen vaihtoehto yrityksille, joilla on laajempia integraatiotarpeita useiden järjestelmien, kuten ERP-järjestelmien, HR-työkalujen tai ulkoisten asiakasportaalien, välillä.

Rakennamme MuleSoftissa Salesforcen ja SharePointin välisiä integraatiotyönkulkuja hyödyntäen skaalautuvia tietoputkia, joiden avulla asiakirjat ja tiedot liikkuvat koko järjestelmäkokonaisuudessasi. Tämä on erityisen hyödyllistä, kun haluat ohjata yhdestä tapahtumasta useita toimintoja, esimerkiksi siirtää asiakirjan SharePointiin, käynnistää DocuSign-prosessin ja lähettää esihenkilölle ilmoituksen Teamsissa.

Autamme myös MuleSoftia jo käyttäviä tiimejä optimoimaan nykyisen kokoonpanonsa niin, että uudet Salesforcen ja SharePointin väliset työnkulut voidaan ottaa käyttöön kuormittamatta infrastruktuuria liikaa.

Yhdistä SharePoint MuleSoftin kautta

Käytätkö jo MuleSoftia? Autamme sinua integroimaan SharePointin ja Salesforcen nykyiseen työnkulkuusi tehokkaasti, turvallisesti ja mahdollisimman vähäisin häiriöin.

Tutustu MuleSoft-palveluihin

Räätälöidyn Salesforce–SharePoint-integraatioprojektin keskeiset vaiheet

Onnistunut integraatioprojekti on muutakin kuin koodausta. Luotettava kumppani, kuten RA, joka tarjoaa Salesforce-konsultointipalveluja ja integraatioratkaisuja, perehtyy työnkulkuihisi, määrittelee prioriteettisi ja luo järjestelmän, johon voit luottaa.

Tältä prosessi näyttää, kun työskentelet Routine Automationin kanssa:

Vaatimusanalyysi: Aloitamme kartoituksella. Siihen sisältyy tapaamisia sidosryhmien kanssa, jotta ymmärrämme, mitä tiimisi tarvitsevat, missä asiakirjat sijaitsevat, miten käyttöoikeudet toimivat ja miltä onnistunut lopputulos näyttää.

Integraatioarkkitehtuurin suunnittelu: Seuraavaksi suunnittelemme teknisen toteutustavan. Siinä voidaan hyödyntää SharePointin ja Salesforcen integrointiin tarkoitettuja API-rajapintoja, Flow’ta, Apexia, MuleSoftia tai näiden yhdistelmää. Määrittelemme myös kansiorakenteet, asiakirjojen nimeämislogiikan ja metatietojen vastaavuudet.

Kehitys ja määritys: Kun suunnitelma on hyväksytty, aloitamme kehitystyön. Rakennamme ja testaamme Salesforcen ja SharePointin välisen yhteyden suojatussa sandbox-ympäristössä ennen tuotantotietojen käsittelyä.

Tarkistus ja testaus: Varmennamme integraation todellisten tilanteiden pohjalta suunnitelluilla testitapauksilla. Testaamme muun muassa tiedostojen latauksia, roolipohjaisia käyttöoikeuksia, metatietojen synkronointia ja järjestelmän toimintaa kuormituksessa. Tietoturvaa arvioidaan koko prosessin ajan.

Koulutus ja tuki: Lopuksi tarjoamme käyttäjille ja ylläpitäjille koulutusmateriaaleja, dokumentaatiota ja reaaliaikaisia opastuksia. Tarjoamme myös tukipaketteja, joiden avulla integraatiota seurataan käyttöönoton jälkeen ja mukautetaan tarpeidesi kehittyessä.

Tavoitteenamme ei ole vain toimivan ohjelmiston toimittaminen. Haluamme varmistaa, että tiimisi käyttävät sitä luottavaisin mielin ja että ratkaisu tukee liiketoimintaasi sen kasvaessa.

Räätälöidyn Salesforce–SharePoint-integraation hyödyt

Räätälöidyissä integraatioissa ei ole kyse vain Salesforcen yhdistämisestä SharePointiin ja päinvastoin. Niillä tehdään tiimien päivittäisestä työstä yksinkertaisempaa, nopeampaa ja yhdenmukaisempaa. Kun ratkaisu suunnitellaan todellisten työnkulkujesi mukaan, alat huomata konkreettisia parannuksia, kuten:

Parempi yhteistyö ja asiakirjahallinta

Yksi välittömimmistä muutoksista on se, kuinka paljon sujuvammaksi asiakirjojen käsittely tiimien välillä muuttuu. Myynti voi ladata tiedoston suoraan Salesforcesta, ja lakitiimi pääsee siihen käsiksi SharePointissa hetkeä myöhemmin ilman ainuttakaan sähköpostia.

Projektipäälliköt voivat seurata allekirjoitettuja sopimuksia, perehdytysmateriaaleja tai raportteja etsimättä linkkejä ja pohtimatta, onko heillä uusin versio. Se on kuin SharePoint olisi hetkessä käytettävissä Salesforcessa juuri silloin, kun sitä eniten tarvitset.

Kasvaville yrityksille tämä tarkoittaa myös mahdollisuutta laajentaa toimintaa ilman, että monimutkaisuus lisääntyy. Kun yhä useammat tiimit tukeutuvat molempiin järjestelmiin, integraatio tukee prosessia edelleen järjestämällä asiakirjat automaattisesti, noudattamalla käyttöoikeustasoja ja pitämällä kaiken haettavana ja suojattuna.

Sujuvammat liiketoimintaprosessit

Räätälöity Salesforcen ja SharePointin välinen integraatio helpottaa aiemmin manuaalisten tehtävien automatisointia juuri sinun tavallasi. Se voi tarkoittaa asiakirjojen siirtämistä Salesforcesta SharePointiin kaupan syntyessä, ilmoitusten lähettämistä pakollisen tiedoston puuttuessa tai kansioiden luomista ja metatietojen lisäämistä asiakastietojen perusteella.

Vähennät toistuvaa työtä ja poistat inhimillisten virheiden mahdollisuuksia. Koska integraatio toimii taustalla, tiimisi voi keskittyä varsinaiseen työhönsä tiedostojen siirtämisen tai tilapäivitysten sijaan.

Olemme automatisoineet yhdessä asiakkaidemme kanssa esimerkiksi tarjousten laatimista, asiakirjojen siirtämistä myynnin ja toimituksen välillä sekä jopa vaatimustenmukaisuuden tarkistamiseen liittyviä työnkulkuja. Jokainen prosessi on erilainen, mutta tavoite on aina sama: vähemmän rutiinipuuhastelua ja enemmän merkityksellistä edistystä.

Parempi tietoturva ja vaatimustenmukaisuus

Kun alustojen välillä on näin paljon liikkuvia osia, asiakirjojen suojaaminen muuttuu haastavaksi. SharePoint on rakennettu asiakirjojen hallintaan, ja Salesforce käsittelee arkaluonteisia asiakastietoja. Kun järjestelmät yhdistetään, niiden on siis suojattava sekä asiakirjat että asiakastiedot.

Siksi rakennamme integraatiot vahvoilla suojauksilla. Roolipohjaiset käyttöoikeudet, salatut tiedonsiirrot ja yksityiskohtaiset kirjausketjut auttavat organisaatiotasi noudattamaan sisäisiä käytäntöjä ja alan standardeja. Varmistamme myös, että asiakirjat päätyvät vain niille tarkoitettuihin paikkoihin nimeämissääntöjä, kansiopolkuja ja säilytyskäytäntöjä noudattaen.

Onnistuneen integraation parhaat käytännöt

Toteutitpa Salesforcen ja SharePointin integraation REST-rajapinnoilla, MuleSoftilla, SAPilla, Flow’lla tai Apexilla, tarvitset toimintasuunnitelman. Olemme onneksi oppineet ajan mittaan, että muutamalla yksinkertaisella parhaalla käytännöllä voi olla suuri vaikutus:

Kun nämä asiat ovat kunnossa, tuloksena on sujuvampi käyttöönotto, tyytyväisemmät käyttäjät ja huomattavasti parempi tuotto investoinnillesi.

Miksi valita RA Salesforce–SharePoint-integraation toteuttajaksi

Monilla yrityksillä on vaikeuksia yhdistää Salesforcen ja SharePointin kaltaisia työkaluja. Valmisratkaisut ovat rajoittavia, eikä sisäisillä tiimeillä ole aikaa (eikä asiantuntemusta) räätälöidyn ratkaisun rakentamiseen. Tässä Routine Automation tulee avuksi.

Tiimimme on auttanut kymmeniä keskisuuria ja suuria yrityksiä yhdistämään järjestelmänsä tavoilla, jotka vähentävät kitkaa, parantavat näkyvyyttä ja tukevat älykkäämpiä työnkulkuja. Emme vain kopioi tiedostoja paikasta toiseen, vaan rakennamme ratkaisuja, jotka vastaavat liiketoimintalogiikkaasi, käyttäjiesi tarpeita ja pitkän aikavälin tavoitteitasi.

Olemme toimittaneet viimeisten viiden vuoden aikana 293 onnistunutta Salesforce-ratkaisua, ja asiakastyytyväisyysarviomme on 4,9/5. Jos olet valmis luopumaan asiakirjojen manuaalisesta hallinnasta ja parantamaan tiimisi työskentelyä, ota yhteyttä ja selvitä, miten voimme auttaa.