Bonnes pratiques de sauvegarde et de restauration de Salesforce

Si votre équipe suppose encore que Salesforce sauvegarde et protège automatiquement tout ce dont elle aura un jour besoin, il est peut-être temps de prendre les bonnes pratiques de sauvegarde Salesforce plus au sérieux.

Sans plan de sauvegarde SFDC clairement défini, vous risquez de vous retrouver avec des données manquantes chaque fois qu’une personne supprime des enregistrements, effectue un import incorrect, fait échouer un déploiement ou laisse une automatisation altérer les données de production avant que quiconque ne s’en aperçoive.

Les recommandations de Salesforce en matière de sauvegarde abordent à la fois les copies et la restauration, un volet que les équipes négligent trop souvent. Ce guide présente les options de sauvegarde, les outils, la stratégie et les pratiques de restauration qui tiennent réellement la route lorsque la panique s’installe.

Salesforce sauvegarde-t-il automatiquement vos données ?

Non, Salesforce ne fournit pas par défaut de sauvegardes automatiques et complètes que les clients peuvent utiliser pour effectuer eux-mêmes une restauration. Salesforce assure le fonctionnement de la plateforme, mais votre entreprise reste responsable de vérifier que ses enregistrements, fichiers et métadonnées peuvent effectivement être restaurés, et que son processus de restauration fonctionne lorsqu’une personne commet une erreur.

Il existe quelques options natives de sauvegarde Salesforce, mais elles sont limitées :

Salesforce fournit certains éléments nécessaires à la sauvegarde. Vous ne disposez d’un plan de restauration complet et testé que si vous en élaborez un, achetez une solution et continuez à vérifier son bon fonctionnement.

Quelles données faut-il sauvegarder dans Salesforce ?

Une sauvegarde Salesforce utile doit protéger deux éléments : les enregistrements que les utilisateurs manipulent au quotidien et la configuration qui permet de les exploiter.

Les métadonnées sont souvent le point qui prend les équipes au dépourvu. Tout le monde s’inquiète de perdre des enregistrements clients, mais un déploiement défectueux peut aussi endommager la structure qui les entoure. Les métadonnées donnent sa structure à l’instance et, après un incident de perte de données, elles doivent être restaurées avant la réintégration des données. C’est pourquoi les bonnes pratiques de sauvegarde des données Salesforce doivent couvrir dès le départ la configuration, le code, les autorisations et les automatisations.

Protégez Salesforce avant qu’une panne ne survienne

Besoin d’un regard extérieur sur le périmètre des sauvegardes, les risques liés aux métadonnées ou la planification des restaurations ? Les services de conseil Salesforce de Routine Automation peuvent vous aider.

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Options de sauvegarde Salesforce : solutions natives ou tierces

Trois grandes options de sauvegarde Salesforce méritent d’être examinées : les exports natifs Salesforce, les outils de sauvegarde Salesforce d’un cloud à l’autre et les exports personnalisés via des API.

L’export natif de données est l’option la plus légère. Il permet d’exporter les enregistrements des objets standard et personnalisés au format CSV, mais ne sauvegarde pas les métadonnées. Les exports planifiés s’exécutent tous les 7 ou 29 jours selon l’édition.

Les outils de sauvegarde Salesforce d’un cloud à l’autre sont plus adaptés dès lors que Salesforce alimente les ventes, le support, la finance, le commerce en ligne ou les rapports. Ils peuvent effectuer des sauvegardes quotidiennes, capturer les métadonnées, restaurer de plus petits sous-ensembles, alimenter les sandbox Salesforce en données, stocker des copies en dehors de Salesforce et signaler les tâches ayant échoué.

Les exports personnalisés par API sont utiles lorsque l’organisation présente des volumes de données inhabituels, des besoins liés à un entrepôt de données ou des règles de conservation très précises. Soyez simplement lucide sur le compromis : vous n’achetez pas un processus de restauration, vous en construisez un. Les choix de sauvegarde devraient vraiment être faits lors de la configuration ou de la refonte, ce qui explique pourquoi les équipes les examinent souvent dans le cadre des services de mise en œuvre Salesforce.

Principaux outils de sauvegarde Salesforce à envisager

Les outils de sauvegarde Salesforce sont nombreux. Le « meilleur » dépend du degré de désordre de votre instance, de l’ampleur des modifications de métadonnées, de la rapidité de restauration nécessaire et de la personne qui sera responsable du processus après la configuration. Routine Automation ne vend pas son propre produit de sauvegarde, mais nous aidons les équipes à choisir, configurer, tester et gérer la solution adaptée.

Gearset mérite votre attention si la sauvegarde et la gestion des mises en production sont étroitement liées. Son produit de sauvegarde Salesforce protège les données et les métadonnées en créant des copies qui peuvent être restaurées en cas de perte, de corruption ou de modification accidentelle.

Salesforce Backup & Recover mérite une mention à part, car OwnBackup fait désormais partie de la famille de produits de Salesforce. Backup & Recover, anciennement Own Recover, protège les données CRM contre la perte et la corruption. Les équipes peuvent créer des sauvegardes quotidiennes des données, des fichiers joints, des métadonnées, des packages gérés et des sandbox Salesforce.

AutoRABIT Vault convient aux équipes qui traitent Salesforce comme du code, et non comme une gigantesque feuille de calcul. Il sauvegarde les données et les métadonnées, puis permet aux administrateurs de restaurer un champ, un objet ou un ensemble d’enregistrements sans ramener toute l’instance à un état antérieur.

Spanning Backup convient davantage aux équipes pilotées par des administrateurs qui souhaitent mettre en place une stratégie de sauvegarde quotidienne des données Salesforce au sein même de Salesforce. Il protège les données et les métadonnées Salesforce grâce à des fonctionnalités automatisées de sauvegarde quotidienne et de restauration, ainsi qu’au peuplement des sandbox.

Druva mérite votre attention lorsque les copies de sauvegarde doivent être conservées à distance de Salesforce. Il sauvegarde chaque jour les données et les métadonnées, stocke les copies à l’écart de l’environnement principal et permet aux équipes d’effectuer une restauration à un instant précis.

Comment élaborer une stratégie de sauvegarde Salesforce que vos administrateurs peuvent réellement utiliser

Une stratégie de sauvegarde Salesforce doit aborder les détails qui fâchent. Quels objets sont essentiels ? Combien d’heures de travail perdues l’entreprise peut-elle supporter ? Qui reçoit l’alerte lorsque le traitement de la nuit a échoué ? Qui aura le courage d’approuver une restauration ?

ÉTAPE 1

Commencez par les enregistrements dont l’absence se ferait sentir dès midi

Les comptes et les contacts vont de soi. Tout comme les prospects, les opportunités, les requêtes, les fichiers, les activités, les commandes, les produits, les paniers, les catalogues de prix, les abonnements et les objets personnalisés. N’oubliez pas les enregistrements alimentés par le commerce électronique, la facturation, l’ERP, l’assistance et le marketing vers

ÉTAPE 2

Intégrez les métadonnées au plan

Les flux, les champs, les présentations de page, les règles de validation, les profils, les ensembles d’autorisations, les rapports, les tableaux de bord, Apex, les applications connectées et les types d’enregistrement doivent tous être couverts. Les métadonnées constituent la structure de la maison. Remettre les meubles en place ne sert pas à grand-chose si les murs ont bougé.

ÉTAPE 3

Définissez la limite de perte acceptable

Ne choisissez pas une fréquence de sauvegarde simplement parce qu’elle semble raisonnable. Demandez-vous ce qui aurait réellement des conséquences. Une heure perdue ? Une matinée de mises à jour de requêtes ? Une journée entière de modifications du pipeline commercial ? Si l’entreprise ne peut perdre que quatre heures de travail, les sauvegardes Salesforce doivent s’exécuter au moins toutes les quatre heures. Avec une sauvegarde quotidienne, une mauvaise journée peut vous coûter une journée entière de modifications.

ÉTAPE 4

Choisissez un rythme de sauvegarde adapté à l’activité de votre instance

Pour les instances Salesforce actives, une sauvegarde quotidienne des données dans Salesforce constitue une base raisonnable. Pour les métadonnées, une sauvegarde hebdomadaire est le minimum, auquel doit s’ajouter une nouvelle sauvegarde avant chaque déploiement, importation, modification de Flow, mise à jour des autorisations, actualisation de sandbox ou modification d’intégration. Envisagez des sauvegardes à la demande avant les mises en production à risque et les mises à niveau de Salesforce.

ÉTAPE 5

Conservez au moins une copie hors de la zone à risque

Une sandbox peut être utile pour les tests. À elle seule, elle ne constitue pas un plan de secours. Le guide de sauvegarde de Salesforce recommande la règle 3-2-1 : trois copies, deux types de stockage et une copie hors site. C’est une bonne règle, car les problèmes Salesforce, les erreurs d’administration et les erreurs de synchronisation ne devraient pas pouvoir affecter toutes les copies à la fois.

ÉTAPE 6

Confiez cette mission à une personne nommément désignée

Une personne est responsable du bon fonctionnement des sauvegardes. Une autre vérifie les traitements en échec. Une autre encore examine les accès. Une personne approuve les restaurations. Le plan peut bien sûr prévoir des remplaçants et des adjoints, mais il ne doit pas reposer sur cette situation dangereuse où chacun suppose que quelqu’un d’autre s’en occupe.

ÉTAPE 7

Effectuez une restauration avant d’en avoir besoin

Une sauvegarde Salesforce qui n’a jamais été restaurée reste un pari. Testez-la dans une sandbox. Restaurez quelques enregistrements, un ensemble d’enregistrements liés et une modification de métadonnées. Vérifiez ensuite les propriétaires, les relations, les autorisations, les rapports et les automatisations. Salesforce cite les tests de restauration parmi les bonnes pratiques de sauvegarde, et Gearset recommande de tester la restauration tous les trois mois et après des changements majeurs au sein de l’équipe. Il est également judicieux d’exécuter un Salesforce Health Check après des modifications importantes de la configuration ou avant des mises en production majeures. Examiner les paramètres de sécurité, les autorisations, les politiques de session et la configuration globale de l’instance en parallèle de votre stratégie de sauvegarde permet de repérer, avant qu’ils ne deviennent des problèmes en production, les éléments susceptibles d’affecter à la fois la restauration et la stabilité quotidienne de la plateforme.

Comprendre les méthodes de sauvegarde des données Salesforce

Les principales méthodes de sauvegarde des données Salesforce sont les exportations planifiées, les extractions par API, les copies de sandbox et les outils de sauvegarde automatisée. Elles ont toutes leur utilité. Certaines sont simplement bien plus utiles lorsque la situation devient vraiment critique.

Pour faire simple : les exportations conviennent pour conserver des preuves. Les API conviennent si vous disposez de développeurs. Les outils de sauvegarde automatisée sont préférables lorsque l’entreprise a besoin de restaurer ses données, et pas seulement de disposer d’un dossier rempli de fichiers.

À quelle fréquence devez-vous sauvegarder les données Salesforce ?

À quelle fréquence faut-il sauvegarder Salesforce ? Adaptez le calendrier au volume de modifications que votre équipe peut se permettre de perdre.

Pour les instances actives dédiées aux ventes ou à l’assistance, les sauvegardes quotidiennes des données sont le minimum. Si les commerciaux mettent à jour le pipeline toute la journée, si les équipes d’assistance clôturent des requêtes ou si les clients passent des commandes par l’intermédiaire de systèmes connectés, une exportation hebdomadaire revient essentiellement à parier qu’aucun problème important ne surviendra entre deux exécutions.

Les instances où les changements sont rapides ont besoin de plus qu’un point de sauvegarde quotidien. Les opportunités, les requêtes, les commandes, les paniers, les profils clients, les enregistrements liés aux stocks et les objets personnalisés jouant un rôle important dans les revenus peuvent évoluer trop vite pour cela. Dans ces cas, une sauvegarde toutes les heures ou en temps quasi réel paraît moins paranoïaque et plus raisonnable.

Les métadonnées ont besoin de leur propre rythme. Des sauvegardes hebdomadaires constituent une base raisonnable, mais chaque déploiement doit être précédé d’un nouvel instantané, avant toute modification. Il en va de même pour les modifications de Flow, les mises à jour des autorisations, les importations, les actualisations de sandbox, les modifications d’intégration et les mises à jour en masse.

Les bonnes pratiques de sauvegarde et de restauration Salesforce que vous serez heureux d’avoir mises en place

Le meilleur plan de sauvegarde Salesforce est résolument pratique. Il indique à un administrateur ce qui est copié, quand la sauvegarde s’exécute, qui en est responsable et quoi faire lorsqu’une restauration est nécessaire un vendredi en fin de journée.

Sauvegardez les données et les métadonnées en traitant séparément leurs besoins de restauration

Les données correspondent à l’enregistrement : compte, contact, opportunité, requête, commande, fichier ou objet personnalisé. Les métadonnées constituent les mécanismes qui l’entourent : champs, flux, présentations, Apex, autorisations, règles de validation et rapports. Elles donnent aux données Salesforce leur structure de fonctionnement. Restaurer les enregistrements sans la configuration correspondante peut donc laisser l’instance partiellement hors service.

Restaurez d’abord les métadonnées si la structure a changé

Si un déploiement endommage des flux, des ensembles d’autorisations ou des présentations de page, commencer par remettre les données en place peut compliquer la remise en état. Restaurez d’abord la couche de configuration, puis réintégrez les enregistrements dans une structure capable de les accueillir.

Testez le processus de restauration, pas seulement le traitement de sauvegarde

Un indicateur de sauvegarde au vert ne prouve pas grand-chose. Effectuez une restauration de test de l’une de vos sauvegardes Salesforce dans une sandbox, puis vérifiez les relations, les propriétaires, les champs de relation, les rapports et les automatisations. Salesforce cite les tests de restauration parmi les bonnes pratiques de sauvegarde, et Gearset recommande de tester le plan de restauration tous les trois mois et après des changements majeurs au sein de l’équipe.

Effectuez une nouvelle sauvegarde avant chaque modification Salesforce à risque

Faites-le avant les déploiements, les modifications de Flow, les changements d’autorisations, les importations en masse, les traitements volumineux avec Data Loader, les mises à jour d’intégration et les actualisations de sandbox. Utilisez les sauvegardes Salesforce à la demande avant les importations en masse, les déploiements majeurs et les modifications d’intégration.

Désignez le responsable des sauvegardes et la personne chargée d’approuver les restaurations

Désigner « l’équipe d’administration » ne vous aidera pas beaucoup lorsque la production sera en panne. Nommez la personne qui configure les sauvegardes, celle qui vérifie les échecs, celle qui peut approuver une restauration et les personnes autorisées à manipuler les données sensibles des sauvegardes. Ne laissez pas l’intégralité du plan dans la tête d’un seul administrateur.

Stockez les sauvegardes en dehors de Salesforce

Une copie dans une sandbox vaut mieux que rien, mais je ne miserais pas l’avenir de l’entreprise dessus. Salesforce recommande trois copies, deux types de stockage et une copie hors site. Les erreurs d’administration et de synchronisation se propagent vite : au moins une copie doit donc être conservée dans un endroit plus sûr.

Surveillez le bon fonctionnement des sauvegardes, pas seulement l’exécution des traitements

Une sauvegarde SFDC peut s’exécuter tout en omettant un champ à accès restreint, un nouvel objet personnalisé ou un type de fichier que quelqu’un a oublié d’inclure. Surveillez les échecs de traitement, la couverture au niveau des objets, les pics inhabituels de suppressions, les erreurs d’autorisation et les problèmes d’API. Utilisez l’historique des traitements et les alertes pour repérer les changements inhabituels dans Salesforce avant qu’ils ne deviennent un problème de restauration plus important.

Utilisez des sauvegardes de métadonnées versionnées

L’historique des versions permet à l’équipe d’annuler une modification précise apportée à un Flow, un champ, une autorisation ou un rapport, sans avoir à deviner ce que quelqu’un a modifié mardi dernier. C’est particulièrement utile pour les instances qui connaissent des mises en production fréquentes, comptent plusieurs administrateurs ou font l’objet de travaux de CI/CD.

Définissez des règles de conservation adaptées à l’entreprise et à la législation

La conservation est le point où les plans de sauvegarde se compliquent. Combien de temps les copies sont-elles conservées ? Qui peut les consulter ? Qui les supprime lorsque les règles l’exigent ? Avec le RGPD, HIPAA, SOX ou des règles d’audit interne à respecter, le stockage des sauvegardes ne doit pas devenir un placard oublié rempli de données clients.

Rédigez la procédure de restauration comme si quelqu’un d’autre devait l’utiliser

Le guide opérationnel doit couvrir l’ordre de restauration, les dépendances entre objets, les étapes d’approbation, les contrôles de validation, la communication aux utilisateurs et les règles de retour arrière. C’est aussi à ce stade que la planification des sauvegardes doit être coordonnée avec les travaux d’importation et de migration, surtout si l’équipe applique déjà les bonnes pratiques de migration des données Salesforce pour éviter de corrompre des données saines pendant un transfert.

Les erreurs courantes de sauvegarde Salesforce à éviter

Les erreurs de sauvegarde Salesforce passent facilement inaperçues, mais leurs conséquences peuvent être considérables. Les meilleurs cabinets de conseil Salesforce peuvent souvent aider les équipes à éviter des erreurs lourdes de conséquences.

Les pires situations se résument rarement à « quelqu’un a supprimé un contact ». Il s’agit plutôt d’importations défectueuses qui écrasent les valeurs des opportunités, d’un middleware qui applique la mauvaise règle de synchronisation ou d’un Flow qui modifie des enregistrements pendant des heures avant que quelqu’un ne s’en aperçoive.

Quand faire appel à un expert en sauvegarde Salesforce

Apprendre à sauvegarder les données Salesforce est une chose ; s’assurer que l’on peut se fier aux sauvegardes en est une autre.

Une entreprise devrait faire appel à un expert en sauvegarde Salesforce lorsque la planification des sauvegardes cesse d’être une simple tâche d’administration. Cela arrive généralement lorsque l’instance regorge d’objets personnalisés, que plusieurs systèmes écrivent dans Salesforce, que les règles de conservation sont strictes, que plusieurs instances sont utilisées ou que le rythme des mises en production dépasse ce que l’équipe d’administration peut aisément contrôler.

Les équipes internes rencontrent le plus de difficultés lorsqu’elles disposent de peu de ressources pour l’administration Salesforce. En général, elles sont déjà submergées par les demandes des utilisateurs, les modifications de champs, les corrections de tableaux de bord, les problèmes d’accès, les modifications de Flow et, de temps à autre, un message du type « vous pouvez juste importer rapidement cette feuille de calcul ? », qui devrait inquiéter tout le monde.

L’accompagnement d’experts ou les services de conseil Salesforce d’une entreprise comme Routine Automation méritent également d’être envisagés avant une migration, la mise en place de B2C Commerce, une connexion ERP, une synchronisation HubSpot, un nettoyage de données à grande échelle ou un déploiement d’IA/Agentforce. La planification des sauvegardes doit intervenir avant que ces projets ne touchent aux enregistrements en production, et non après.

Besoin d’aide pour vos sauvegardes ?

Faites appel à des développeurs Salesforce pour examiner les lacunes des sauvegardes, les risques liés aux métadonnées, les autorisations, les intégrations et les étapes de restauration avant votre prochaine modification en production.

Commencez dès aujourd’hui

Maîtriser les bonnes pratiques de sauvegarde et de restauration Salesforce pour le travail quotidien des administrateurs

Salesforce ne vous protégera pas de toutes les mauvaises importations, de tous les enregistrements supprimés, de tous les Flow défectueux ou de toutes les synchronisations désordonnées. Il maintient la disponibilité de la plateforme, mais votre entreprise reste responsable de la restauration. C’est généralement ce que l’on découvre trop tard.

Les méthodes de sauvegarde des données dans Salesforce exigent plus qu’une exportation planifiée. Il vous faut le bon outil, une couverture des données et des métadonnées, une personne qui vérifie les traitements, des tests de restauration réellement effectués et l’habitude de revoir la configuration lorsque Salesforce évolue. De nouveaux objets, de nouvelles automatisations, de nouvelles intégrations, de nouveaux utilisateurs dotés d’autorisations étendues : tous ces éléments peuvent modifier le risque.

La meilleure sauvegarde Salesforce est celle qui ne suscite aucun débat en pleine crise. L’équipe sait quelle copie utiliser, quels éléments restaurer en premier, qui donne son accord et comment vérifier qu’il est de nouveau possible de travailler en toute sécurité dans Salesforce.