Liiketoimintadatan siirtämisen Salesforceen ei pitäisi tuntua pelottavalta. Mutta jos olet joskus yrittänyt siirtää dataa Salesforceen, tiedät, että polku ei ole mutkaton. Vanhat järjestelmät eivät kommunikoi uusien kanssa, tietueet eivät täsmää, ja puolet ajasta "puhdas data" ei ole niin puhdasta kuin luulit.
Siksi Salesforcen datan migraatio on yksi kriittisimmistä vaiheista missä tahansa CRM-projektissa. Missä tahansa jopa 83 % tiedonsiirroista projektit joko epäonnistuvat tai ylittävät aikataulut ja budjetit. Hyvä Salesforcen tiedonsiirtosuunnitelma voi estää tämän, säästäen aikaa, rahaa ja paljon turhautumista.
Et todellakaan ymmärrä Salesforcen datamigraatiota, ennen kuin olet itse tehnyt sellaisen. Se kuulostaa aluksi yksinkertaiselta ja muuttuu nopeasti vuosien tapojen, oikoteiden ja laskentataulukoiden purkamiseksi, jotka eivät aivan täsmää. Jokainen yritys jättää jäljen dataansa.
Osa siitä on järkevää, osa ei. Kun siirryt Salesforceen, päätät, mikä kannattaa siirtää eteenpäin ja mikä kannattaa jättää jäljelle. Ja samalla puhdistat kaiken, mikä on jätetty huomiotta – kaksoiskappaleet, kirjoitusvirheet ja puuttuvat linkit ihmisten ja tilien välillä.
Teknisesti sitä kutsutaan ETL:ksi: poimi, muunna, lataa. Käytännössä se on paljon salapoliisityötä. Haet dataa vanhasta järjestelmästäsi, korjaat rikkinäiset kohdat, muokkaat sitä Salesforceen sopivaksi ja testaat sitä, kunnes se toimii normaalisti. Tavoitteena ei ole vain siirtää tietueita. Tarkoituksena on tehdä uudesta järjestelmästä luotettava alusta alkaen.
Hyvä data tekee Salesforcesta tehokkaan. Huono data tekee siitä turhauttavan. Puhdas migraatio antaa tiimillesi itseluottamusta, joka näkyy jokaisessa sähköpostissa, puhelussa ja raportissa sen jälkeen.
Jos tämä on ensimmäinen kertasi, kun siirryt Salesforceen ja käytät sitä myyntivoiman konsultointipalvelut voi säästää sinut monelta arvailulta ja muutamalta myöhäiseltä illalta.
Ihmiset eivät vaihda Salesforceen vain rastittaakseen ruudun. He tekevät niin, koska heidän vanhat järjestelmänsä eivät enää pysy perässä. Yhdellä tiimillä on asiakasmuistiinpanoja Excelissä, toisella on kauppoja jaetulla levyllä, eikä kukaan ole varma, mikä versio on ajan tasalla. Se on kaaos.
Kun siirryt Salesforceen, kaikki loksahtaa kohdalleen. Yksi järjestelmä, yksi versio totuudesta. Lopetat puuttuvan datan jahtaamisen ja alat käyttää sitä. Myynti tietää, mitä markkinointi tekee. Tuki voi nähdä koko tarinan jo ennen kuin asiakas edes soittaa.
Se on todellinen arvo, eivät dashboardit tai automaatio, vaan luottamus. Kaikki työskentelevät vihdoin saman tiedon pohjalta.
Sillä on merkitystä. Salesforce hallinnoi nyt yli 50 biljoonaa tietuetta Data Cloud, mikä osoittaa, kuinka suuri osa liiketoiminnasta toimii nykyään puhtaan ja yhdistetyn datan varassa. Kun data on sotkuista, kaikki siitä riippuvainen – raportit, ennusteet ja jopa tekoäly – alkaa lipsua.
Yritykset päätyvät tähän pisteeseen monista eri syistä. Jotkut yrittävät korvata sekamelskan työkaluja, jotka eivät enää toimi yhdessä. Toiset skaalautuvat nopeasti ja tarvitsevat jotain vakaata.
Jokainen migraatioprojekti on hieman erilainen, joten Salesforce-tietojen migraatiotarkistuslistasikin on. Mutta tavoite ei koskaan oikeastaan muutu – suojaa yrityksesi historia, pidä asiat toiminnassa siirron aikana ja varmista, että Salesforceen päätyvät tiedot ovat sellaisia, joihin voit luottaa joka ikinen päivä.
Ennen kuin data liikkuu, pysähdy. Hengitä syvään.
Jokaisessa näkemämme Salesforce-tietojen migraatiossa, jossa dataa on siirretty sivuraiteille, on ollut sama ongelma: kukaan ei hidastanut vauhtia alussa. Kaikki halusivat siirtää dataa, mutta kukaan ei ollut yhtä mieltä siitä, miltä "valmis" näyttää.
Sinun täytyy kirjoittaa se muistiin. Mikä on tavoite? Oletko siivoamassa vanhaa CRM:ää? Yhdistämässä kahta organisaatiota? Aloitatko puhtaalta pöydältä sotkuisen perustamisen jälkeen? Syy muokkaa jokaista seuraavaa askelta..
Kokoa pieni ryhmä ihmisiä, jotka todella tuntevat datan, eivätkä vain järjestelmää. Tuo mukaan ne, jotka työskentelevät sen parissa joka päivä, ne, jotka tietävät, mitkä alat ovat tärkeitä ja mitä ei ole käytetty vuosiin. He huomaavat ongelmat ennen kuin kukaan muu.
Laadi aikajana, mutta älä valehtele itsellesi. Se vie kauemmin. Jokainen migraatio vie. Tulet törmäämään huonoon dataan, piilosääntöihin ja unohdettuihin integraatioihin. Suunnittele lisäaikaa ja dokumentoi kaikki.
Toimivan Salesforce-tiedonsiirtosuunnitelman ei tarvitse olla monimutkainen. Sen tarvitsee vain vastata muutamaan kysymykseen:
Puhu usein. Jopa päivittäiset kuulumiset auttavat. Hiljaisuus on paikka, jossa virheet piilevät.
Kun on aika ladata tietoja, ajattele niitä kerroksittain. Aloita päätasoista: ensin asiakkaat, sitten yhteyshenkilöt ja lopuksi mahdollisuudet. Tämä järjestys pitää suhteet elossa.
Käytä ulkoisia tunnuksia. Ne toimivat kuin navigointipolkuja, jotka linkittävät kaiken takaisin yhteen, kun Salesforce alkaa rakentaa suhteita uudelleen. Jos et tee sitä, joudut käyttämään päiviä asioiden korjaamiseen käsin.
Useimmat tiimit luulevat puhdistavansa viallisen datan "siirron jälkeen". Niin ei kuitenkaan tapahdu. Kun sotkuinen data päätyy Salesforceen, se leviää – raporttien, työnkulkujen ja koontinäyttöjen kautta – kunnes et enää tiedä, mikä on totta. Datan migraation vaikein ja tärkein työ Salesforceen tapahtuu juuri täällä, ennen kuin mitään on tuotu.
Etene rivi riviltä. Poista vanhentunut. Yhdistä nimeämiskäytännöt, kuten yritysten nimet, alueet ja päivämäärät. Korjaa rikkinäiset sähköpostit. Yhdistä kaksoiskappaleet. Se on hidasta ja yksityiskohtaista työtä, mutta jokainen käytetty tunti säästää kymmenen myöhemmin.
Käytä yksinkertaista laskentataulukkoa kaiken yhdistämiseen lähteestäsi Salesforceen. Kirjoita ylös jokainen kenttä, mihin se menee ja miten se on muotoiltu. Kun siirrät tiedot Salesforceen, tästä dokumentista tulee suunnitelmasi.
Etsi puuttuvia suhteita. Tili ilman yhteyshenkilöä, sopimus ilman omistajaa – nämä asiat rikkoutuvat hiljaa. Tunnista ne ennen tuontia, älä sen jälkeen.
Todennäköisesti löydät kokonaisia sarakkeita, joita kukaan ei ole käyttänyt vuosiin. Jätä ne pois. Ne vain lisäävät kohinaa. Säilytä se, mikä on todellista, mitä tiimisi todella tarvitsee työnsä tekemiseen.
Jos haet tietoja useista järjestelmistä, voit odottaa, että samat tiedot ovat hieman eri muodoissa. ”CA”, ”California” ja ”Calif” – ne ovat kaikki samoja, mutta Salesforce näkee ne kolmena erillisenä arvona. Standardoi ne ennen kuin lataat mitään.
Tässä kohtaa Salesforcen datan migraation parhaat käytännöt kohtaavat kärsivällisyyden. Mikään oikotie ei auta. Vain aikaa, huolenpitoa ja joku, joka tietää, miltä "oikein" näyttää.
Ennen ensimmäistä testilatausta varmista, että Salesforce on valmis vastaanottamaan sen, mitä olet heittämässä sille. Luo tarvitsemasi kentät ja objektit. Tarkista valintaluettelot. Vahvista tietuetyypit.
Poista sitten käytöstä asiat, jotka saattavat häiritä, kuten validointisäännöt, triggerit ja automaatiot. Voit ottaa ne uudelleen käyttöön myöhemmin, kun tiedot ovat syötettyinä ja varmennettuina.
Määritä myös käyttöoikeudet. Ihmisten on testattava omat tietueensa, ja on parempi löytää käyttöoikeusongelmat nyt kuin vasta julkaisun jälkeen.
Kun se on tehty, suorita pieni pilottituonti nähdäksesi, mikä toimii. Tuo yksi testi kertoo sinulle enemmän kuin mikään kokous koskaan voisi. Jos tämä osa tuntuu työläältä, se on ok. Niin sen pitäisikin. Tässä on kyse tarkkuuden ratkaisemisesta Salesforcen datamigraatiossa.
Hyvät työkalut ovat vain yksi osa työtä. Todellinen ero on suunnitelmassa ja sen takana olevissa ihmisissä. Salesforce-konsultointipalvelumme auttavat sinua kartoittamaan, testaamaan ja toteuttamaan yrityksesi ympärille rakennetun migraation.
Salesforce-tiedonsiirtotyökalun valinta ei ole riippuvainen verkkosivuston ominaisuuksista, vaan siitä, miltä datasi todellisuudessa näyttää. Sotkuinen? Valtava? Täynnä yllätyksiä? Se ratkaisee työkalun.
Useimmissa migraatioissa käytetään yleensä useampaa kuin yhtä. Testataan yhdellä, ladataan toisella ja korjataan asioita manuaalisesti, kun jotain outoa tapahtuu. Näin se vain menee.
Hyvä helppoihin asioihin. Se on sisäänrakennettu suoraan Salesforceen ja toimii hyvin kevyissä töissä: liideissä, yhteystiedoissa, pienissä listoissa. Alle viisikymmentätuhatta tietuetta, ei mitään todellista monimutkaisuutta. Lataat CSV-tiedoston, vastaat kenttiä, napsautat tuontia ja katsot, miten se toimii. Yksinkertainen, turvallinen, rajoitettu. Useimmat ihmiset tarvitsevat siinä kaiken alkuun.
Tämä on työjuhta. Jokainen, joka on tehnyt muutaman datamigraation Salesforce-projekteihin, on käyttänyt sitä. Se on vanhanaikainen: työpöytä- tai komentorivipohjainen, mutta se siirtää valtavia tietomääriä ja kertoo, mikä epäonnistui. Voit lisätä, päivittää, palauttaa ja poistaa tietoja. Se ei näytä modernilta, mutta se on luotettava. Työkalu, johon luotat kello kahdelta aamuyöllä, kun tuonnin on toimittava.
Ajattele sitä Data Loaderin siistimpänä, pilvipohjaisena serkkuna. Ei asennusta. Kirjaudu sisään ja aloita.
Se on kätevää, kun tarvitset ajoitettuja töitä, ehkä synkronoit jotain viikoittain tai kuukausittain. Lokit ovat selkeitä ja voit tarkistaa tulokset ilman tiedostojen läpikäymistä.
Jitterbit yhdistää useita järjestelmiä: Salesforcea, tietokantoja ja toiminnanohjausjärjestelmiä. Se voi muuttaa tietoja ennen lataamista, mikä auttaa, jos lähdekoodisi rakenne ei vastaa Salesforcea. Se ei ole aloittelijan työkalu. Mutta monimutkaisissa kokoonpanoissa tai hybridi-ympäristöissä se säästää paljon manuaalista siivousta.
Jos pidät hallinnasta, tämä on sinua varten. Se on komentorivipohjainen ja tarkoitettu kehittäjille tai järjestelmänvalvojille, jotka tietävät mitä tekevät. Se on loistava organisaatioiden välisiin siirtoihin tai hiekkalaatikon päivityksiin, sillä se pitää suhteet ehjinä, joten tilien ja yhteyshenkilöiden välille ei tule rikkinäisiä linkkejä.
Salesforce Inspector ei oikeastaan ole täysimittainen Salesforcen tiedonsiirtotyökalu, mutta se on yksi niistä asioista, joita käytät jatkuvasti. Se on yksinkertainen Chrome-laajennus, jonka avulla voit siirtää tietoja Salesforceen tai sieltä pois suoraan selaimestasi. Jos olet siivoamassa muutamia tietueita tai korjaamassa kirjoitusvirheitä, se on nopeampaa kuin suurten työkalujen avaaminen.
Nämä työkalut on rakennettu vakaviin migraatioihin – sellaisiin, joissa käsitellään miljoonia tietueita ja noudatetaan tiukkoja turvallisuussääntöjä. Pienissä töissä ne ovat täysin ylimitoitettuja. Mutta suurissa ja sotkuisissa töissä ne ovat turvallisin tapa siirtää paljon tietoa ilman, että järjestelmä hajoaa kesken kaiken.
Tässä vaiheessa kaikki suunnittelemasi lopulta testataan ja useimmat virheet tulevat myös esiin. Se on ihan okei. Jokaisessa Salesforce-tiedonsiirrossa on niitä muutama. Temppu on havaita ne ajoissa.
Aloita pienestä. Älä koskaan lataa kaikkea kerralla. Suorita testi ensin hiekkalaatikossa tai kehittäjäorganisaatiossa. Katso, miten datasi sijoittuu, miten kentät täsmäävät ja miten suhteet pysyvät.
Kun se näyttää hyvältä, siirry erissä. Suuret tuonnit epäonnistuvat hiljaa, ja Salesforcella on API-rajoituksia, jotka muistuttavat sinua tästä nopeasti. Pienemmät osat tarkoittavat vähemmän yllätyksiä ja helpompia palautuksia.
Pidä lokia kaikesta. Mikä suoritettiin, mikä epäonnistui ja mikä ohitettiin.
Jos suoritat "Big Bang" -migraatiota, jäädytä lähdejärjestelmäsi latauksen ajaksi. Ei muokkauksia, ei uutta dataa. Muuten menetät kesken siirron tapahtuvia muutoksia. Jos käytät vaiheittaista lähestymistapaa, kommunikoi selkeästi, mitkä järjestelmät ovat käytössä. Sekavuus maksaa tuntikausia.
Varsinaisen Salesforce-prosessiin siirtymisen aikana pidä joku tarkkailemassa lokeja reaaliajassa. Virheet kasaantuvat nopeasti, ja niiden havaitseminen varhain säästää sinut kokonaisten latausten uudelleen suorittamiselta.
Vaikka Salesforce-tietojen migraatio näyttäisi siistiltä, pinnan alla piilee aina jotain. Ehkä haku ei muodostanut yhteyttä tai kenttä on tuotu väärässä muodossa. Saatat huomata ylimääräisiä tietueita tai kaksoiskappaleita, jotka ovat lipsahtaneet testin läpi. Se on normaalia – jokaisessa migraatiossa on muutamia. Siksi niin monet yritykset luottavat... Salesforcen tiedonsiirtopalvelut.
Aloita yksinkertaisilla laskelmilla. Vastaako tilien, yhteyshenkilöiden ja mahdollisuuksien määrä vanhaa järjestelmää? Jos eivät, selvitä syy ennen kuin kosket mihinkään muuhun. Suorita vertailuraportteja lähteen ja Salesforcen välillä. Eroa on helpompi korjata nyt kuin silloin, kun käyttäjät ovat jo alkaneet lisätä uusia tietueita.
Tarkista sitten suhteet. Avaa satunnaisia tilejä ja katso, onko oikeat yhteyshenkilöt liitetty. Seuraa mahdollisuutta sen tiliin asti.
Luo raportteja, jotka merkitsevät aukot – tyhjät kentät, puuttuvat omistajat ja oudot valintaluetteloiden arvot. Kaavat näkyvät nopeasti, kun tarkastelet tietoja tällä tavalla. Se on myös hyvä tapa osoittaa johdolle, että edistyminen on todellista ja mitattavissa olevaa, ei vain "teknistä työtä".
Anna nyt järjestelmä käyttäjillesi. Anna heidän kokeilla sitä varovasti. He löytävät asioita, jotka sinulta jäivät huomaamatta. Kannusta palautetta ja korjaa ongelmat nopeasti. Se on ero "uusien työkalujen väsymisen" ja aidon käyttöönoton välillä.
Koulutus auttaa tässäkin. Lyhyet, käytännönläheiset sessiot ovat parempia kuin pitkät pakkaukset, joita kukaan ei lue. Näytä ihmisille, miten hakuja, päivityksiä ja suodatuksia tehdään. Mitä mukavammaksi he tuntevat olonsa, sitä nopeammin he luottavat uuteen järjestelmään.
Jos sinulla on aikaa, rakenna yksinkertainen kojelauta, joka seuraa datan kuntoa: kaksoiskappaleita, puuttuvia kenttiä ja omistajuuden muutoksia. Siitä tulee ennakkovaroitusjärjestelmäsi. Ajan myötä datan laadun tarkistamisesta tulee kulttuuri, ei vain siivoamista.
Vaikka suunnittelisitkin, asiat menevät pieleen. Se on normaalia. Tärkeintä on havaita ongelmat ajoissa ja tietää, miten niitä käsitellään.
Vaikein osuus ei ole vain migraatio, vaan se, mitä seuraavaksi tapahtuu. Salesforce-tiedonsiirtopalvelumme ja tukitiimimme voivat auttaa tietojen kunnon valvonnassa, tarkkuuden ylläpitämisessä ja ongelmien havaitsemisessa ennen kuin ne pahenevat.
Riippumatta siitä, kuinka järjestelmälliseltä projektisi tuntuu, tarkistuslistat tallentavat siirrot. Käytä tätä parhaiden käytäntöjen luetteloa tietojen siirtämiseen Salesforcessa ennen siirron aloittamista, siirron aikana ja heti julkaisun jälkeen.
Jos rastitat jokaisen ruudun tässä, olet tehnyt 90 % siitä, mikä erottaa hyvän Salesforce-tiedonsiirtosuunnitelman tuskallisesta.
Datan migrointi ei ole pelkästään tiedon siirtämistä, vaan se tarjoaa tiimillesi luotettavan perustan.
Kun data on puhdasta, jäsenneltyä ja yhteydessä toisiinsa, Salesforce tekee vihdoin sen, mihin sen on tarkoitus: helpottaa työtä.
Parhaat Salesforcen datansiirron käytännöt eivät koske työkaluja tai skriptejä. Ne koskevat kärsivällisyyttä, tiimityötä ja huolenpitoa, yrityksesi toiminnan ymmärtämistä ja sen tarinan uudelleenrakentamista Salesforcen sisällä.
Jos haluat nähdä, miltä se näyttää käytännössä, katso muutama Salesforcen datan migraation tapaustutkimukset RA:lta. Huomaat kuinka paljon sujuvammin asiat sujuvat suunnittelussa ja ihmiset tulevat ohjelmistojen edelle.
Olitpa sitten siivoamassa muutamia tuhansia tietueita tai rakentamassa kokonaista organisaatiota uudelleen, muista: migraatiot eivät epäonnistu huonojen työkalujen takia. Ne epäonnistuvat hätäisen valmistelun takia. Hidasta tahtia, suunnittele hyvin ja testaa kaikki.
