Yrityksesi tietojen siirtämisen Salesforceen ei pitäisi tuntua pelottavalta. Mutta jos olet joskus yrittänyt siirtää tietoja Salesforceen, tiedät, ettei tie ole tasainen. Vanhat järjestelmät eivät keskustele uusien kanssa, tietueet eivät vastaa toisiaan ja vähän väliä ”puhdas datasi” ei olekaan niin puhdasta kuin luulit.
Siksi tietojen siirto Salesforceen on yksi jokaisen CRM-projektin kriittisimmistä vaiheista. Jopa 83 % tiedonsiirtoprojekteista joko epäonnistuu tai ylittää aikataulun ja budjetin. Hyvä Salesforce-tiedonsiirtosuunnitelma voi ehkäistä tämän ja säästää aikaa, rahaa ja paljon turhautumista.
Salesforce-tietomigraation ymmärtää kunnolla vasta, kun sellaisen on tehnyt itse. Aluksi se kuulostaa yksinkertaiselta, mutta pian edessä on vuosien aikana kertyneiden toimintatapojen, oikopolkujen ja keskenään ristiriitaisten laskentataulukoiden selvittely. Jokaisen yrityksen toiminta jättää jälkensä sen tietoihin.
Osa tiedoista on järkeviä, osa ei. Kun siirrät tietoja Salesforceen, päätät, mitä kannattaa ottaa mukaan ja mitä jättää taakse. Samalla päädyt korjaamaan pitkään sivuutettuja ongelmia: kaksoiskappaleita, kirjoitusvirheitä sekä puuttuvia yhteyksiä henkilöiden ja asiakkuuksien välillä.
Teknisesti kyse on ETL-prosessista: poiminnasta, muunnoksesta ja latauksesta. Käytännössä se on pitkälti salapoliisityötä. Poimit tiedot vanhasta järjestelmästä, korjaat virheet, muokkaat tiedot Salesforceen sopiviksi ja testaat, kunnes ne toimivat oikein. Tavoitteena ei ole vain siirtää tietueita, vaan tehdä uudesta järjestelmästä luotettava heti ensimmäisestä päivästä lähtien.
Laadukkaat tiedot tekevät Salesforcesta tehokkaan. Huonolaatuiset tiedot tekevät sen käytöstä turhauttavaa. Huolellisesti tehty migraatio antaa tiimillesi varmuutta, joka näkyy sen jälkeen jokaisessa sähköpostissa, puhelussa ja raportissa.
Jos siirrät tietoja Salesforceen ensimmäistä kertaa, Salesforce-konsultointipalvelujen hyödyntäminen voi säästää sinut paljolta arvailulta ja muutamalta myöhään venyvältä työillalta.
Salesforceen ei siirrytä vain siksi, että saadaan yksi tehtävä kuitattua. Siihen siirrytään, koska vanhat järjestelmät eivät enää pysy mukana. Yksi tiimi pitää asiakasmuistiinpanoja Excelissä, toinen seuraa kauppoja jaetulla verkkolevyllä, eikä kukaan tiedä varmasti, mikä versio on ajan tasalla. Tilanne on kaoottinen.
Kun siirryt Salesforceen, kaikki tiedot saadaan yhteen. Yksi järjestelmä, yksi yhteinen totuus. Puuttuvien tietojen etsimisen sijaan pääset hyödyntämään niitä. Myynti tietää, mitä markkinointi tekee. Asiakastuki näkee koko tilanteen jo ennen kuin asiakas soittaa.
Todellinen arvo syntyy luottamuksesta, ei koontinäytöistä tai automaatiosta. Kaikki työskentelevät vihdoin samojen tietojen pohjalta.
Tällä on merkitystä. Salesforce hallinnoi nykyään Data Cloudin kautta yli 50 biljoonaa tietuetta, mikä osoittaa, kuinka suuri osa liiketoiminnasta perustuu nykyisin siisteihin, toisiinsa yhdistettyihin tietoihin. Kun tiedot ovat sekavia, kaiken niistä riippuvan – raporttien, ennusteiden ja jopa tekoälyn – luotettavuus alkaa kärsiä.
Tehosta CRM-tietostrategiaasi
Sujuva Salesforce-tietomigraatio ei synny sattumalta. Tiimimme auttaa sinua suunnittelemaan jokaisen vaiheen, puhdistamaan tiedot ja toteuttamaan siirron, jotta tietosi päätyvät Salesforceen järjestettyinä, oikeellisina ja käyttövalmiina.
Yritykset päätyvät tähän tilanteeseen monista eri syistä. Jotkut haluavat korvata sekavan joukon työkaluja, jotka eivät enää toimi yhdessä. Toiset kasvavat nopeasti ja tarvitsevat vakaan ratkaisun.
Siirtyminen vanhasta CRM-järjestelmästä: Olet ehkä luopumassa HubSpotin tai Zohon kaltaisesta järjestelmästä tai vanhasta sisäisestä tietokannasta. Jokaisessa on omat erityispiirteensä tietojen viennissä. Tavoitteena on sovittaa sen tietorakenne Salesforce-objekteihin menettämättä historiatietoja, joihin tiimisi tukeutuvat.
Useiden Salesforce-ympäristöjen yhdistäminen: Tämä tulee ajankohtaiseksi yritysostojen tai sisäisten uudelleenjärjestelyjen jälkeen. Kaksi tiimiä, kaksi ympäristöä ja kaksi erilaista tapaa seurata samaa asiaa. Huolellinen SFDC-tietomigraatio yhdistää ne yhdeksi selkeäksi ympäristöksi säilyttäen omistajuudet, käyttöoikeudet ja tietueiden väliset suhteet.
Tietojen tuonti ERP- tai SQL-järjestelmistä: Talous-, varasto- tai tuotantotiedot sijaitsevat usein CRM-järjestelmän ulkopuolella. Kun ne yhdistetään asianmukaisella Salesforce-tietomigraatiotyökalulla, liiketoiminnan kokonaiskuva hahmottuu: laskut yhdistyvät asiakkaisiin, varastotiedot myyntimahdollisuuksiin, ja kaikki tiedot ovat vihdoin yhteydessä toisiinsa.
Salesforcen käyttöönotto uudelleen: Joskus alkuperäinen toteutus ei vain toiminut. Aloittaminen alusta uudessa ympäristössä ja puhdistettujen tietojen lataaminen uudelleen antaa mahdollisuuden korjata vuosien aikana kertynyttä sekavuutta. Kyse on uudesta yrityksestä, mutta viisaammin toteutettuna.
Liitteiden, tiedostojen ja muistiinpanojen käsittely: Nämä pienet yksityiskohdat jäävät helposti huomiotta. Kun ne siirretään oikein, myyjä löytää asiakkuuden avatessaan edelleen vanhat tarjoukset, sähköpostit ja PDF-tiedostot, jotka on linkitetty juuri oikeisiin paikkoihin.
Hybridimigraatiot tai vaiheittaiset migraatiot: Kaikki yritykset eivät voi pysäyttää kaikkea ja vaihtaa järjestelmää kerralla. Vähittäinen tai hybridimalli mahdollistaa tietojen siirtämisen vaiheittain, mikä pienentää riskiä ja antaa tiimeille aikaa sopeutua.
Jokainen migraatioprojekti on hieman erilainen, joten myös Salesforce-tietomigraation tarkistuslistasi on omanlaisensa. Tavoite pysyy silti samana: suojaa yrityksesi historiatiedot, pidä toiminta käynnissä siirron aikana ja varmista, että Salesforceen päätyviin tietoihin voi luottaa joka päivä.
Pysähdy ennen kuin siirrät yhtäkään tietoa. Vedä henkeä.
Kaikissa näkemissämme pieleen menneissä Salesforce-tietomigraatioissa on ollut sama ongelma: kukaan ei malttanut hidastaa alussa. Kaikki halusivat siirtää tietoja, mutta yhteistä käsitystä siitä, mitä ”valmis” tarkoittaa, ei ollut.
Se on kirjattava ylös. Mikä on tavoite? Siivoatko vanhaa CRM-järjestelmää? Yhdistätkö kaksi ympäristöä? Aloitatko alusta epäonnistuneen käyttöönoton jälkeen? Syy ohjaa jokaista seuraavaa vaihetta.
Kokoa pieni ryhmä ihmisiä, jotka todella tuntevat tiedot, eivät vain järjestelmää. Ota mukaan ne, jotka työskentelevät tietojen parissa päivittäin ja tietävät, mitkä kentät ovat tärkeitä ja mitä ei ole käytetty vuosiin. He huomaavat ongelmat ennen muita.
Laadi aikataulu, mutta ole itsellesi rehellinen. Aikaa kuluu enemmän. Niin käy jokaisessa migraatiossa. Vastaan tulee huonolaatuisia tietoja, piilossa olevia sääntöjä ja unohdettuja integraatioita. Varaa lisäaikaa ja dokumentoi kaikki.
Toimivan Salesforce-tietomigraatiosuunnitelman ei tarvitse olla monimutkainen. Sen pitää vain vastata muutamaan kysymykseen:
Mistä tiedot tulevat?
Kuka hyväksyy kenttävastaavuudet?
Miten testaamme ennen tuotantoon siirtymistä?
Mikä on varasuunnitelma, jos jokin epäonnistuu?
Keskustelkaa usein. Päivittäisetkin tilannekatsaukset auttavat. Hiljaisuudessa virheet jäävät piiloon.
Kun on aika ladata tiedot, ajattele niitä kerroksina. Aloita ylätason tietueista: ensin asiakkuudet, sitten yhteyshenkilöt ja lopuksi myyntimahdollisuudet. Tämä järjestys säilyttää tietueiden väliset suhteet.
Käytä ulkoisia tunnisteita. Ne toimivat jälkinä, joiden avulla tiedot yhdistyvät jälleen toisiinsa, kun Salesforce alkaa muodostaa tietueiden välisiä suhteita uudelleen. Jos jätät ne pois, joudut käyttämään päiviä asioiden korjaamiseen käsin.
Useimmat tiimit ajattelevat puhdistavansa huonolaatuiset tiedot ”siirron jälkeen”. Niin ei käy. Kun sekavat tiedot päätyvät Salesforceen, ne leviävät raportteihin, työnkulkuihin ja koontinäyttöihin, kunnes et enää tiedä, mikä pitää paikkansa. Salesforce-tietomigraation vaikein ja tärkein työ tehdään juuri tässä vaiheessa, ennen kuin mitään tuodaan järjestelmään.
Käy tiedot läpi rivi riviltä. Poista vanhentuneet tiedot. Yhtenäistä nimeämis- ja esitystavat: yritysten nimet, alueet ja päivämäärät. Korjaa virheelliset sähköpostiosoitteet. Yhdistä kaksoiskappaleet. Työ on hidasta ja pikkutarkkaa, mutta jokainen nyt käyttämäsi tunti säästää myöhemmin kymmenen.
Määritä kaikkien lähdetietojen vastaavuudet Salesforceen yksinkertaisessa laskentataulukossa. Kirjaa jokainen kenttä, sen kohde ja tietojen muoto. Kun siirrät tietoja Salesforceen, tästä dokumentista tulee toteutuksesi suunnitelma.
Etsi puuttuvia suhteita. Asiakkuus ilman yhteyshenkilöä tai kauppa ilman omistajaa ovat ongelmia, jotka syntyvät huomaamatta. Tunnista ne ennen tuontia, älä sen jälkeen.
Löydät todennäköisesti kokonaisia sarakkeita, joita kukaan ei ole käyttänyt vuosiin. Jätä ne pois. Ne vain lisäävät hälyä. Säilytä olennaiset tiedot, joita tiimisi todella tarvitsee työssään.
Jos poimit tietoja useista järjestelmistä, varaudu siihen, että samat tiedot esiintyvät hieman eri muodoissa. ”CA”, ”California” ja ”Calif.” tarkoittavat kaikki samaa, mutta Salesforce tulkitsee ne kolmeksi eri arvoksi. Yhtenäistä ne ennen kuin lataat mitään.
Tässä Salesforce-tietomigraation parhaat käytännöt vaativat rinnalleen kärsivällisyyttä. Oikopolut eivät auta. Tarvitaan vain aikaa, huolellisuutta ja joku, joka tietää, miltä oikean lopputuloksen pitää näyttää.
Varmista ennen ensimmäistä testilatausta, että Salesforce on valmis vastaanottamaan sinne tuotavat tiedot. Luo tarvitsemasi kentät ja objektit. Tarkista valintalistat. Varmista tietuetyypit.
Poista sitten käytöstä toiminnot, jotka voivat häiritä siirtoa, kuten validointisäännöt, triggerit ja automaatiot. Voit ottaa ne uudelleen käyttöön myöhemmin, kun tiedot on tuotu ja tarkistettu.
Määritä myös käyttäjien käyttöoikeudet. Käyttäjien on voitava testata omia tietueitaan, ja käyttöoikeusongelmat on parempi löytää nyt kuin tuotantokäytön alkamisen jälkeen.
Kun tämä on tehty, suorita pieni pilottituonti nähdäksesi, mikä ei toimi. Yksi testi kertoo enemmän kuin yksikään kokous voisi. Jos tämä vaihe tuntuu puuduttavalta, se ei haittaa. Siltä sen kuuluukin tuntua. Tässä vaiheessa ratkaistaan Salesforce-tietomigraation tietojen oikeellisuus.
Helpota Salesforce-migraation suunnittelua
Hyvät työkalut ovat vain yksi osa työtä. Ratkaisevaa on suunnitelma ja sen takana olevat ihmiset. Salesforce-konsultointipalvelumme auttavat sinua määrittämään kenttävastaavuudet, testaamaan ja toteuttamaan migraation liiketoimintasi tarpeiden pohjalta.
Salesforce-tietomigraatiotyökalua ei valita verkkosivulla lueteltujen ominaisuuksien perusteella. Valinnan ratkaisee se, millaisia tietosi todella ovat. Sekavia? Valtava määrä? Täynnä yllätyksiä? Se määrittää sopivan työkalun.
Useimmissa migraatioissa päädytään käyttämään useampaa kuin yhtä työkalua. Yhdellä testataan, toisella ladataan ja käsin korjataan, kun jotain outoa tapahtuu. Niin se vain menee.
Sopii yksinkertaisiin tehtäviin. Se on sisäänrakennettu Salesforceen ja toimii hyvin kevyissä töissä: liidien, yhteyshenkilöiden ja pienten luetteloiden tuonnissa. Alle viisikymmentätuhatta tietuetta ilman merkittäviä monimutkaisuuksia. Lataat CSV-tiedoston, määrität kenttävastaavuudet, käynnistät tuonnin napsauttamalla ja seuraat sen etenemistä. Yksinkertainen, turvallinen ja rajallinen. Useimmille se riittää alkuun.
Tämä on varsinainen työjuhta. Jokainen muutaman Salesforce-tietomigraation tehnyt on käyttänyt sitä. Se on vanhan koulukunnan työkalu: sitä käytetään työpöytäsovelluksena tai komentoriviltä, mutta se siirtää valtavia tietomääriä ja kertoo, mikä epäonnistui. Voit lisätä, päivittää, lisätä tai päivittää upsert-toiminnolla ja poistaa tietueita. Se ei näytä modernilta, mutta on luotettava. Juuri sellainen työkalu, johon luotat kahdelta yöllä, kun tuonnin on pakko onnistua.
Ajattele sitä Data Loaderin selkeämpänä, pilvipohjaisena sukulaisena. Asennusta ei tarvita. Kirjaudu vain sisään ja aloita.
Se on kätevä, kun tarvitset ajastettuja tehtäviä, esimerkiksi viikoittaista tai kuukausittaista synkronointia. Lokit ovat selkeitä, ja voit tarkistaa tulokset kaivelematta tiedostoja.
Jitterbit yhdistää useita järjestelmiä: Salesforcen, tietokantoja ja ERP-järjestelmiä. Se voi muuntaa tietoja ennen lataamista, mikä auttaa, jos lähdetietojen rakenne ei vastaa Salesforcea. Se ei ole aloittelijan työkalu. Monimutkaisissa toteutuksissa tai hybridiympäristöissä se kuitenkin säästää valtavasti käsin tehtävää puhdistustyötä.
Jos haluat pitää ohjat käsissäsi, tämä on sinua varten. Se toimii komentoriviltä ja on tarkoitettu kehittäjille tai pääkäyttäjille, jotka tietävät, mitä tekevät. Se sopii erinomaisesti Salesforce-ympäristöjen välisiin siirtoihin tai sandbox-ympäristöjen päivityksiin. Se säilyttää tietueiden väliset suhteet, joten asiakkuuksien ja yhteyshenkilöiden väliset linkitykset eivät katkea.
Salesforce Inspector ei varsinaisesti ole kattava Salesforce-tietomigraatiotyökalu, mutta se on niitä työkaluja, joita päätyy käyttämään jatkuvasti. Se on yksinkertainen Chrome-laajennus, jolla voit siirtää tietoja Salesforceen tai sieltä pois suoraan selaimessa. Jos siivoat muutamaa tietuetta tai korjaat kirjoitusvirhettä, se on nopeampaa kuin raskaampien työkalujen avaaminen.
Nämä työkalut on suunniteltu vaativiin migraatioihin, joissa käsitellään miljoonia tietueita ja noudatetaan tiukkoja tietoturvasääntöjä. Pieniin tehtäviin ne ovat täysin ylimitoitettuja. Suurissa ja sekavissa hankkeissa ne ovat kuitenkin turvallisin tapa siirtää paljon tietoja ilman, että jokin hajoaa kesken kaiken.
Tässä vaiheessa kaikki suunnittelemasi joutuu vihdoin testiin, ja myös useimmat virheet tulevat esiin. Se ei haittaa. Jokaisessa Salesforce-tietomigraatiossa niitä on muutama. Olennaista on havaita ne ajoissa.
Aloita pienestä. Älä koskaan lataa kaikkea kerralla. Tee ensin testi sandbox- tai kehittäjäympäristössä. Seuraa, miten tiedot asettuvat paikoilleen, miten kentät vastaavat toisiaan ja miten tietueiden väliset suhteet säilyvät.
Kun kaikki näyttää hyvältä, etene erissä. Suuret tuonnit voivat epäonnistua huomaamatta, ja Salesforcen API-käyttörajat muistuttavat tästä nopeasti. Pienemmät erät tarkoittavat vähemmän yllätyksiä ja helpompaa palautusta aiempaan tilaan.
Pidä kaikesta lokia: mitä suoritettiin, mikä epäonnistui ja mitä ohitettiin.
Jos toteutat migraation kertasiirtona eli ”Big Bang” -mallilla, jäädytä lähdejärjestelmien käyttö latauksen ajaksi. Ei muokkauksia eikä uusia tietoja. Muuten kesken siirron tehdyt muutokset jäävät siirtymättä. Jos etenet vaiheittain, viesti selkeästi, mitkä järjestelmät ovat tuotantokäytössä. Epäselvyydet maksavat tunteja.
Varmista varsinaisen Salesforce-tietomigraation aikana, että joku seuraa lokeja reaaliaikaisesti. Virheitä kertyy nopeasti, ja niiden havaitseminen ajoissa säästää kokonaisten latausten suorittamiselta uudelleen.
Vaikka Salesforce-tietomigraatio näyttäisi onnistuneen siististi, pinnan alla piilee aina jotain. Ehkä viittaussuhde ei muodostunut tai kenttä tuotiin väärässä muodossa. Saatat huomata ylimääräisiä tietueita tai kaksoiskappaleita, jotka jäivät testeissä huomaamatta. Se on normaalia: jokaisessa migraatiossa on muutama tällainen tapaus. Siksi niin monet yritykset turvautuvat Salesforce-tietomigraatiopalveluihin.
Aloita yksinkertaisista lukumääristä. Vastaavatko asiakkuuksien, yhteyshenkilöiden ja myyntimahdollisuuksien määrät vanhan järjestelmän määriä? Jos eivät, selvitä syy ennen kuin teet mitään muuta. Laadi vertailuraportteja lähdejärjestelmän ja Salesforcen tiedoista. Poikkeama on helpompi korjata nyt kuin sen jälkeen, kun käyttäjät ovat jo alkaneet lisätä uusia tietueita.
Tarkista sitten tietueiden väliset suhteet. Avaa satunnaisia asiakkuuksia ja katso, onko niihin liitetty oikeat yhteyshenkilöt. Seuraa myyntimahdollisuuden linkitystä sen asiakkuuteen.
Luo raportteja, jotka nostavat esiin puutteet: tyhjät kentät, puuttuvat omistajat ja oudot valintalista-arvot. Toistuvat ilmiöt tulevat nopeasti esiin, kun tarkastelet tietoja näin. Se on myös hyvä tapa osoittaa johdolle, että edistyminen on todellista ja mitattavaa, ei vain ”teknistä työtä”.
Anna nyt järjestelmä käyttäjien käsiin. Anna heidän kokeilla sen rajoja varovasti. He löytävät asioita, jotka sinulta jäivät huomaamatta. Kannusta palautteen antamiseen ja korjaa ongelmat nopeasti. Se ratkaisee, jääkö tulokseksi ”uuteen työkaluun väsyminen” vai käytön todellinen omaksuminen.
Myös koulutus auttaa. Lyhyet käytännön harjoitukset ovat parempia kuin pitkät diaesitykset, joita kukaan ei lue. Näytä, miten tietoja haetaan, päivitetään ja suodatetaan. Mitä varmemmaksi käyttäjät tuntevat olonsa, sitä nopeammin he alkavat luottaa uuteen järjestelmään.
Jos aikaa riittää, rakenna yksinkertainen koontinäyttö, joka seuraa tietojen laatua: kaksoiskappaleita, puuttuvia kenttätietoja ja omistajuuden muutoksia. Siitä tulee varhaisen varoituksen järjestelmäsi. Ajan myötä tietojen laadun tarkistamisesta tulee osa toimintakulttuuria pelkän siivouksen sijaan.
Suunnittelusta huolimatta asiat voivat mennä pieleen. Se on normaalia. Olennaista on havaita ongelmat ajoissa ja tietää, miten ne ratkaistaan.
Huonolaatuiset lähdetiedot: Useimmat vanhojen järjestelmien tiedot eivät ole niin siistejä kuin kuvitellaan. Mukaan tulee vanhentuneita yhteystietoja, puutteellisia kenttiä ja päällekkäisiä tietueita. Puhdista tiedot ennen siirtoa. Käytä validointisääntöjä, raportteja ja kaksoiskappaleiden poistotyökaluja ennen vientiä.
Katkenneet suhteet: Kun asiakkuudet eivät yhdisty yhteyshenkilöihin tai myyntimahdollisuudet menettävät omistajansa, käyttäjien luottamus järjestelmään katoaa. Lataa tiedot oikeassa järjestyksessä ja säilytä linkitykset ulkoisten tunnisteiden avulla. Tarkista tuonnin jälkeen satunnaisia tietueita pistokokein.
Käyttäjien vastustus: Uudet järjestelmät hermostuttavat ihmisiä. Vaikka Salesforce olisi suuri parannus, kyse on silti muutoksesta, ja se vie aikaa. Ota käyttäjät mukaan varhain, anna heidän testata tietoja ja kuuntele oikeasti, kun he nostavat jotain esiin.
Tietoturva ja vaatimustenmukaisuus: Asiakastietojen siirtämiseen liittyy aina riskejä. Jos toimit säännellyllä alalla, salaa tiedostot, rajoita testitietojen näkyvyyttä ja tarkista vaatimustenmukaisuutta koskevat säännöt kahteen kertaan.
Aika ja työmäärä: Migraatiot vievät aina enemmän aikaa kuin suunnitelmassa arvioidaan. Ne näyttävät yksinkertaisilta, kunnes olet syvällä tietojen puhdistuksessa. Jätä aikatauluun väljyyttä. Toteuta pieni pilotti. Hyviin Salesforce-tietomigraation käytäntöihin kuuluu aina lisäajan varaaminen odottamattomia tilanteita varten.
Puuttuvat tai puutteelliset kenttävastaavuudet: Kenttien vastaavuusvirheet voivat johtaa tyhjiin tietueisiin tai siihen, että väärät arvot päätyvät vääriin paikkoihin. Ylläpidä selkeää kenttävastaavuusdokumenttia ja hanki liiketoiminnan käyttäjien hyväksyntä ennen tietojen lataamista. Se on työlästä mutta ehkäisee suurempia ongelmia myöhemmin.
Päälle unohtunut automaatio: Käyttöön jätetyt validointisäännöt, triggerit ja työnkulut voivat estää saapuvien tietojen lataamisen tai vääristää niitä. Poista automaatio käytöstä ennen latausta. Ota se uudelleen käyttöön, kun kaikki on tarkistettu.
Pidä Salesforce sujuvasti toiminnassa
Vaikeaa ei ole pelkästään migraatio, vaan myös se, mitä sen jälkeen tapahtuu. Salesforce-tietomigraatiopalvelumme ja tukitiimimme voivat auttaa seuraamaan datan kuntoa, ylläpitämään tietojen oikeellisuutta ja havaitsemaan ongelmat ennen kuin ne kasvavat.
Vaikka projektisi tuntuisi kuinka hyvin järjestetyltä, tarkistuslistat pelastavat migraatioita. Käytä tätä Salesforce-tietomigraation parhaiden käytäntöjen luetteloa ennen aloittamista, siirron aikana ja heti tuotantokäytön alkamisen jälkeen.
Selkeä laajuus ja tavoitteet määritetty
Sidosryhmät ja vastuuhenkilöt nimetty
Kaikki tiedot varmuuskopioitu
Tiedot puhdistettu, kenttävastaavuudet määritetty ja tiedot validoitu
Salesforce-ympäristö määritetty ja testattu
Validointisäännöt, triggerit ja työnkulut tarkistettu tai poistettu tilapäisesti käytöstä
Tietojen koesiirto Salesforceen suoritettu onnistuneesti
Sopivat työkalut tietojen siirtämiseen Salesforceen valittu ja määritetty
Tuontijärjestys vahvistettu (Accounts → Contacts → Opportunities)
Latauksen jälkeiset raportit ajettu tietuemäärien ja suhteiden vahvistamiseksi
Loppukäyttäjien testaus ja hyväksyntä saatu päätökseen
Koulutukset pidetty ja dokumentoitu
Tiedon laadun ylläpitämiseen jatkossa on hallintasuunnitelma
Jos voit rastittaa tämän listan jokaisen kohdan, olet tehnyt 90 % siitä, mikä erottaa hyvän Salesforce-tiedonsiirtosuunnitelman tuskallisesta.
Tietojen siirrossa ei ole kyse vain tiedon siirtämisestä, vaan luotettavan perustan luomisesta tiimisi työlle.
Kun tiedot ovat puhtaita, jäsenneltyjä ja toisiinsa yhdistettyjä, Salesforce tekee viimein sen, mihin se on tarkoitettu: helpottaa työtä.
Salesforce-tiedonsiirron parhaissa käytännöissä ei ole kyse työkaluista tai skripteistä. Kyse on kärsivällisyydestä, yhteistyöstä ja huolellisuudesta: siitä, että ymmärrät yrityksesi toimintaa ja rakennat sitä vastaavan kokonaisuuden Salesforceen.
Jos haluat nähdä, miltä tämä näyttää käytännössä, tutustu muutamiin RA:n Salesforce-tiedonsiirron asiakastapauksiin. Näet, kuinka paljon sujuvammin kaikki etenee, kun suunnittelu ja ihmiset asetetaan ohjelmiston edelle.
Puhdistitpa muutamaa tuhatta tietuetta tai rakensitpa koko Salesforce-ympäristöä uudelleen, muista: tiedonsiirrot eivät epäonnistu huonojen työkalujen vuoksi. Ne epäonnistuvat hätäisen valmistelun vuoksi. Varaa aikaa, suunnittele hyvin ja testaa kaikki.
Kyse on yksinkertaisesti yrityksesi tietojen siirtämisestä Salesforceen: asiakkuuksista, yhteyshenkilöistä, kaupoista, muistiinpanoista – kaikesta. Sillä on merkitystä, koska jos siirrät roskaa, saat myös roskaa takaisin. Salesforce toimii tiedon varassa. Puhtaat tiedot tekevät raporteista mielekkäitä. Huonot tiedot tarkoittavat jatkuvaa siivousta myöhemmin.
Salesforceen voi siirtää lähes mitä tahansa rakenteista tietoa: liidejä, asiakkuuksia, yhteyshenkilöitä, kauppoja ja jopa liitetiedostoja tai sähköposteja, jos niistä on hyötyä. Kun siirrät tietoja Salesforceen, päätät itse, mikä on arvokasta ja mikä on vain turhaa tietoa, jota et enää tarvitse.
Aloita pääobjekteista. Aina ensin Accounts, sitten Contacts ja lopuksi Opportunities.
Jos sekoitat järjestyksen, suhteet rikkoutuvat ja joudut etsimään puuttuvia yhteyksiä päiväkausia. Tämä on yksi niistä Salesforce-tiedonsiirron parhaista käytännöistä, jotka jokainen oppii kerran kantapään kautta.
Aikataulu riippuu siitä, kuinka sekavia tiedot ovat. Muutaman laskentataulukon siirtäminen voi kestää päiviä. Jos kyse on laajasta SFDC-tiedonsiirrosta, varaudu viikkoihin tai pidempään. Itse lataus on nopea. Valmistelu ei koskaan ole.
Aloita pienestä. Kokeile Salesforce Data Loaderia, jos CSV-tiedostot ovat sinulle tuttuja. Dataloader.io toimii erinomaisesti, jos haluat pilvipohjaisen ratkaisun, jossa on ajastustoiminto. Jos käytössäsi on useita järjestelmiä, käytä Jitterbitiä tai MuleSoftia: ne pystyvät käsittelemään monimutkaisempia kokonaisuuksia.
Varmuuskopioi kaikki.
Testaa sandbox-ympäristössä.
Poista automaatio käytöstä ennen latausta.
Ja tarkista tietuemäärät jokaisen erän jälkeen.
English
Français
Deutsch
Polski
