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Défis
Le client a été confronté à plusieurs défis, en gérant manuellement le processus de gestion des événements, qui nécessitait une communication directe avec les joueurs par des agents sans automatisation. Le processus de suivi des présences était manuel et prenait beaucoup de temps avant les événements. Leur objectif était de :
Automatisez le processus d'invitation, qui inclut les suivis et les rappels programmés.
Créer un processus d'invitation en plus des méthodes de communication préférées par les joueurs.
Améliorez le processus d'enregistrement pour réduire les efforts.
Établir un endroit unique permettant aux agents de communiquer avec les joueurs.
Solutions
Implémentation HubSpot personnalisée
Conçu et configuré HubSpot pour s'aligner sur les besoins commerciaux du client, y compris des workflows d'invitation qui mettent en œuvre le calendrier et la stratégie pour l'événement, et des tableaux de bord, pour afficher toutes les statistiques sur les événements et l'efficacité des agents.Intégration WhatsApp
Configuration de l'intégration de WhatsApp sur HubSpot pour envoyer des messages automatisés en fonction du calendrier des événements.Configuration de la boîte de réception
Configuré une adresse e-mail d'entreprise pour envoyer et recevoir des messages des joueurs. Canaux de messagerie et WhatsApp connectés à HubSpot Inbox pour permettre aux agents de communiquer avec les joueurs dans HubSpot.Intégration SimpleEvents
HubSpot intégré à l'application SimpleEvents, qui sert de plate-forme de gestion d'événements et établit le processus d'enregistrement à l'aide de codes QR et d'une application de scanner, utilisée pour les événements.Gestion personnalisée des conversations WhatsApp
Développement de scripts JS à exécuter dans les workflows pour automatiser le traitement des réponses des joueurs. Cela implique un traitement automatisé des confirmations, des refus et des commentaires.
Résultats
Processus automatisé d'invitation et de suivi : Élimination des communications manuelles, réduisant ainsi la charge de travail des agents de 50% et augmentant les taux de réponse des joueurs de 30%.
Communication rationalisée avec les joueurs : Intégration de WhatsApp et des e-mails dans HubSpot pour une centralisation à 100 % de la communication, afin de faciliter les échanges avec les joueurs.
Processus d'enregistrement d'événement optimisé : Mise en place d’un enregistrement par QR code, rendant le suivi des présences 40 % plus rapide et réduisant le travail manuel.
Gestion des données et informations améliorées : Les tableaux de bord personnalisés ont permis un suivi en temps réel, des décisions mieux informées et un repérage des talents plus efficace.
