Kundenprojekte

Eventmanagement mit HubSpot

Kunde

German software company that builds scouting process of young football players using AI and mobile app. The company evaluates players skills using their videos and AI, gives them a score to invite the best players to the in-person events to see their skills in real football matches.

Branche

Event Management

Eventmanagement mit HubSpot

Herausforderungen

Der Kunde stand vor mehreren Herausforderungen, da er den Event-Management-Prozess manuell abwickeln musste, was eine direkte Kommunikation mit den Spielern durch Agenten ohne Automatisierung erforderte. Der Prozess der Anwesenheitsverfolgung erfolgte manuell und nahm vor Veranstaltungen viel Zeit in Anspruch. Ihr Ziel war:

  • Automatisieren Sie den Einladungsprozess, einschließlich geplanter Nachverfolgungen und Erinnerungen.

  • Aufbau eines Einladungsprozesses zusätzlich zu den von Spielern bevorzugten Kommunikationsmethoden.

  • Verbessern Sie den Check-in-Prozess, um den Aufwand zu reduzieren.

  • Schaffen Sie einen zentralen Ort für Agenten, um mit Spielern zu kommunizieren.

Lösungen

  • Maßgeschneiderte HubSpot-Implementierung
    Entwurf und Konfiguration von HubSpot zur Anpassung an die Geschäftsanforderungen des Kunden, einschließlich Einladungsworkflows, die den Zeitplan und die Strategie für die Veranstaltung implementieren, sowie Dashboards, um alle Statistiken über die Veranstaltungen und die Effizienz der Agenten anzuzeigen.

  • WhatsApp-Integration
    Konfigurierte WhatsApp-Integration zusätzlich zu HubSpot, um automatisierte Nachrichten basierend auf dem Veranstaltungsplan zu senden.

  •  Posteingangskonfiguration
    Konfigurierte eine Unternehmens-E-Mail zum Senden und Empfangen von Nachrichten von Spielern. Verbundene E-Mail- und WhatsApp-Kanäle mit dem HubSpot-Posteingang, damit Agenten mit Spielern in HubSpot kommunizieren können.

  • SimpleEvents-Integration
    Integration von HubSpot mit der SimpleEvents-Anwendung, die als Event-Management-Plattform dient und den Check-in-Prozess mithilfe von QR-Codes und einer Scanner-Anwendung festlegt, die bei den Events verwendet wird.

  • Benutzerdefinierte WhatsApp-Konversationsverarbeitung
    Entwickelte JS-Skripte zur Ausführung in den Workflows, um die Verarbeitung der Spielerantworten zu automatisieren. Dazu gehört die automatisierte Verarbeitung von Bestätigungen, Ablehnungen und Feedback-Eingaben.

Ergebnisse

  • Automatisierter Einladungs- und Folgeprozess: Die manuelle Kontaktaufnahme wurde eliminiert, wodurch die Arbeitsbelastung der Agenten um 50% und Erhöhung der Spielerantwortraten um 30%.

  • Optimierte Spielerkommunikation: Integration von WhatsApp und E-Mail in HubSpot, um sicherzustellen 100 % zentralisiert Kommunikation für effiziente Spielerinteraktionen.

  • Optimierter Event-Check-in-Prozess: QR-Code-basierter Check-in implementiert, um Anwesenheitsverfolgung zu ermöglichen 40 % schneller und Reduzierung des manuellen Aufwands.

  • Verbesserte Datenverwaltung und Einblicke: Benutzerdefinierte Dashboards ermöglichten Echtzeit-Tracking, was zu fundierteren Entscheidungen und einer verbesserten Scouting-Effizienz führte.



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