Intégration de Mailchimp et Salesforce : guide de configuration, méthodes et conseils

L’équipe marketing lance une campagne Mailchimp. Quelques centaines d’ouvertures arrivent. Une poignée de personnes cliquent sur l’offre. Un membre de l'équipe commerciale demande : « Quels prospects dois-je appeler en premier ? » 

Ils ouvrent Salesforce, mais la réponse n’y est pas. Aucun clic, aucun contexte sur la campagne. Seulement la même fiche contact que la semaine précédente. C’est un problème courant dans de nombreuses entreprises, et la principale raison pour laquelle elles commencent à chercher des solutions d’intégration entre Mailchimp et Salesforce.

Les campagnes se déroulent dans Mailchimp. L’historique client se trouve dans Salesforce. Lorsque les deux systèmes ne communiquent pas, les données suivent deux chronologies distinctes. Le marketing voit l’engagement et l’activité des abonnés. L’équipe commerciale voit les opportunités, les contacts et les tâches. Aucune des deux équipes ne dispose d’une vue d’ensemble.

Vous pouvez essayer de combler les lacunes avec des exports, mais les problèmes continuent de s’accumuler. Au bout de quelques semaines, la segmentation commence à perdre en cohérence. Quelqu’un importe une liste obsolète. Un contact qui s’est désabonné reçoit à nouveau un e-mail. Le CRM se remplit de doublons auxquels personne ne fait entièrement confiance.

Une intégration fonctionnelle entre Mailchimp et Salesforce, mise en place par une équipe professionnelle comme Routine Automation, résout ce problème en maintenant les données de campagne liées aux enregistrements déjà utilisés par l’équipe commerciale. La documentation Salesforce présente la connexion à Mailchimp comme un moyen d’importer les contacts du CRM dans les audiences Mailchimp et de consulter l’activité des campagnes directement dans Salesforce. Une fois cette boucle en place, le marketing et les ventes collaborent comme jamais auparavant.

Alors, que faut-il concrètement pour connecter Mailchimp à Salesforce sans perturber le fonctionnement du CRM au passage ?

Mailchimp peut-il s’intégrer à Salesforce ?

Pour commencer, est-il seulement possible d’intégrer Mailchimp à Salesforce ? Oui, de plusieurs façons.

La plupart des entreprises connectent les systèmes à l'aide d'un package de Salesforce AppExchange. Le connecteur que de nombreuses équipes installent aujourd'hui provient de Beaufort 12 et figure dans le répertoire d'intégration officiel de Mailchimp. 

Les ressources d’assistance de Mailchimp orientent également les installations récentes, en particulier celles créées après le 1er mai 2024, vers ce connecteur et sa documentation. Une fois le connecteur installé, les administrateurs décident de la manière dont les contacts, le statut des abonnés et l’activité des campagnes circulent entre Mailchimp et Salesforce.

C’est la réponse courte à la question « Mailchimp peut-il s’intégrer à Salesforce ? ». La réponse plus détaillée est que l’expérience dépend fortement de la manière dont la connexion est mise en place.

Certaines équipes se contentent d’envoyer les contacts de Salesforce vers une audience Mailchimp avant le lancement d’une campagne. Aucune autre donnée ne remonte. D’autres configurent une synchronisation plus poussée entre Mailchimp et Salesforce afin que les enregistrements Salesforce affichent les ouvertures, les clics, le statut d’abonnement et l’appartenance aux campagnes. Le connecteur est le même, mais son utilité au quotidien est très différente.

Il y a aussi un détail pratique à connaître avant d’installer un connecteur entre Mailchimp et Salesforce. Salesforce considère les packages AppExchange comme des logiciels tiers. Si un élément du connecteur cesse de fonctionner, l’assistance Salesforce ne cherchera généralement pas à résoudre le problème dans le package lui-même. C’est l’éditeur ou l’équipe de mise en œuvre qui s’en charge.

Ce petit détail explique pourquoi de nombreuses entreprises abordent l’intégration entre Salesforce et Mailchimp avec précaution. La connexion devient un élément de la structure de données du CRM, au-delà d’un simple plugin supplémentaire.

Les options d’intégration entre Mailchimp et Salesforce en un coup d’œil

Il existe toujours plusieurs options pour intégrer Salesforce à un autre outil. Vous l’avez peut-être remarqué si vous cherchez depuis quelque temps comment envoyer des e-mails en masse dans Salesforce.

Trois approches gèrent la majorité des façons de connecter Salesforce à Mailchimp. La première s’appuie sur le package officiel répertorié dans le répertoire d’intégration de Mailchimp. La deuxième utilise des outils d’automatisation qui déplacent les données entre les systèmes. La dernière option ignore complètement les connecteurs et relie les plates-formes via leurs API. Chaque approche crée un niveau différent de synchronisation Mailchimp Salesforce, et les différences comptent une fois que les campagnes commencent à s'appuyer sur les données CRM.

La configuration adaptée dépend vraiment du degré de contrôle que l’entreprise souhaite exercer sur ses données. Un CRM simple peut très bien fonctionner avec un connecteur. Lorsque Salesforce devient plus personnalisé, les équipes finissent souvent par mettre en place une intégration plus poussée entre Mailchimp et Salesforce, adaptée à leur modèle de données, plutôt que de remodeler le CRM autour du connecteur.

Pourquoi les entreprises connectent Mailchimp à Salesforce

Personne ne débarque un jour dans une entreprise pour annoncer à l’équipe qu’elle doit intégrer Mailchimp à Salesforce. Les équipes constatent généralement elles-mêmes le besoin d’une connexion lorsque les problèmes commencent à s’accumuler. Le marketing envoie une campagne via Mailchimp et voit qui l’a ouverte en quelques minutes. L’équipe commerciale ouvre Salesforce et ignore tout de cette activité.

Les deux équipes travaillent avec les mêmes contacts, mais les données d’activité se trouvent dans des systèmes différents. Quelqu’un finit par exporter une liste et l’importer ailleurs, et les données divergent encore un peu plus.

Lorsque l’intégration entre Salesforce et Mailchimp est correctement configurée, ces écarts se réduisent. L’activité des campagnes reste liée aux enregistrements déjà utilisés par l’équipe commerciale, et le marketing cesse de dépendre de listes statiques extraites du CRM plusieurs semaines auparavant.

La connexion apporte plusieurs avantages pratiques :

Une connexion entre Salesforce et Mailchimp ne nettoie pas le CRM par magie. Si les données sous-jacentes comportent des doublons ou des champs incohérents, la synchronisation transmettra ces données entre les systèmes. Toutefois, lorsque les enregistrements Salesforce sont raisonnablement bien structurés, l’intégration de Mailchimp à Salesforce aide les deux équipes à travailler à partir du même historique client plutôt que de deux versions partielles.

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Connecter Mailchimp et Salesforce, étape par étape

La mise en place d’une intégration entre Mailchimp et Salesforce paraît souvent plus simple qu’elle ne l’est en pratique. Installer un connecteur ou relier deux comptes n’a rien de compliqué. Le véritable travail se fait généralement en amont, lorsque les équipes décident quelles informations doivent circuler entre les systèmes et qui en a réellement besoin.

Si vous avez lu notre guide d’intégration entre Salesforce et Outlook, vous savez que de nombreux problèmes d’intégration commencent plus tôt qu’on ne le pense. Un connecteur est installé, la première synchronisation est lancée, et c’est seulement à ce moment-là que quelqu’un remarque que la structure des audiences Mailchimp ne correspond pas à celle du CRM. Ou que la moitié des champs Salesforce n’ont jamais fait l’objet d’une mise en correspondance. Suivre quelques étapes claires en amont évite un important travail de remise en ordre par la suite.

Étape 1. Définissez les données à synchroniser

Commencez par les enregistrements qui comptent. Dans la plupart des cas, l’intégration de Mailchimp avec Salesforce s’articule autour des éléments suivants :

Le marketing peut souhaiter disposer de champs de segmentation comme l’étape du cycle de vie ou la région. L’équipe commerciale peut ne s’intéresser qu’à l’affichage de l’engagement lié aux campagnes sur la fiche contact. L’équipe RevOps souhaite souvent que les deux systèmes soient cohérents pour que les rapports aient du sens.

L’essentiel est de décider ce que l’intégration doit accomplir. Certaines équipes veulent créer des audiences à partir des données du CRM. D’autres veulent rendre l’engagement lié aux e-mails visible dans Salesforce. Quelques-unes souhaitent que l’activité des campagnes déclenche des workflows.

Étape 2. Choisissez la méthode d’intégration adaptée entre Mailchimp et Salesforce

Après avoir défini le flux de données, il faut décider comment intégrer Mailchimp à Salesforce.

Un connecteur standard couvre souvent les besoins de base. Il peut envoyer des contacts vers les audiences Mailchimp et faire remonter l’activité des campagnes dans les enregistrements Salesforce. Pour les entreprises dont le CRM présente une structure simple, cela peut suffire.

Les plateformes d’automatisation servent parfois d’intermédiaires lorsque les équipes souhaitent des workflows simples. Elles peuvent transférer les données des formulaires soumis, mettre à jour les audiences ou transmettre l’activité des campagnes entre les outils sans travail de développement.

Les environnements plus complexes s’orientent plutôt vers des configurations reposant sur des API. Les objets personnalisés, les règles de segmentation avancées ou les exigences strictes de gouvernance des données nécessitent généralement un contrôle plus poussé que celui offert par un connecteur générique. 

C’est là qu’interviennent les partenaires de mise en œuvre. Routine Automation accompagne les entreprises qui ont besoin de conseils pour utiliser efficacement Mailchimp avec Salesforce, en veillant à adapter l’intégration à l’architecture de leur CRM plutôt qu’à contraindre le système à se conformer à la conception par défaut d’un connecteur.

Étape 3. Préparer les accès à Salesforce et à Mailchimp

Avant d’activer la synchronisation, les deux systèmes doivent être prêts.

Les autorisations d’administration dans Salesforce et Mailchimp doivent permettre à l’intégration de lire et d’écrire des données. Sans les rôles d’accès appropriés, les connecteurs échouent sans le signaler ou ne transfèrent qu’une partie des informations.

Nettoyer quelques champs clés en amont évite aussi des problèmes par la suite. Les champs d’adresse e-mail, les étapes du cycle de vie et les règles d’attribution des responsables doivent être cohérents avant que la synchronisation des enregistrements entre Salesforce et Mailchimp ne commence.

La structure des audiences compte également. Les listes ou audiences Mailchimp doivent correspondre à des groupes clairement définis dans Salesforce. Sinon, les contacts se retrouvent dispersés dans des listes qui ne correspondent pas au CRM.

Un dernier détail souvent négligé : les conventions de nommage. Les noms des champs, les libellés de segmentation et les identifiants de campagne doivent être clairs avant la mise en service de la connexion. Une fois la synchronisation entre Mailchimp et Salesforce lancée, ces libellés apparaissent dans les deux systèmes et deviennent bien plus difficiles à modifier.

Étape 4. Installer ou connecter l’intégration

Une fois la planification terminée, la connexion elle-même est une opération assez courante. Un connecteur Mailchimp–Salesforce est installé dans Salesforce, ou l’intégration est créée sur la plateforme choisie précédemment par l’équipe.

Les deux systèmes doivent être autorisés à communiquer entre eux. Un administrateur se connecte généralement à Mailchimp et approuve l’accès depuis Salesforce. Cette étape d’autorisation permet à l’intégration de lire les contacts, de mettre à jour les audiences et d’enregistrer l’activité des campagnes. Aucune donnée n’est encore transférée. Cette étape ne fait qu’ouvrir la voie.

Exécuter immédiatement la première intégration de Mailchimp vers Salesforce sur l’ensemble du CRM peut être risqué. De nombreuses équipes commencent par un groupe de test plus restreint ou un environnement de test. Il est ainsi plus facile de vérifier que les enregistrements se synchronisent dans le bon sens et qu’aucun élément inattendu n’apparaît sur les fiches contact avant que l’intégration ne traite des milliers d’enregistrements.

Étape 5. Établir les correspondances entre les champs et harmoniser la logique des audiences

Une fois la connexion établie, les systèmes ne comprennent toujours pas les données de l’autre. C’est là qu’intervient la mise en correspondance des champs.

La mise en correspondance des champs indique à l’intégration le lien entre un champ Salesforce et un champ Mailchimp. L’adresse e-mail est le cas le plus évident. Ensuite, les choses deviennent plus intéressantes. L’étape du cycle de vie, le responsable du compte, le secteur d’activité, la région et le statut du consentement doivent souvent être transférés de Mailchimp vers Salesforce, et inversement.

Mailchimp stocke bon nombre de ces valeurs sous forme de champs de fusion. Ces champs alimentent la segmentation et la personnalisation des campagnes. Si les correspondances sont établies avec soin, l’équipe marketing peut créer des audiences à partir des données du CRM au lieu de reconstituer les listes manuellement.

Les détails comptent ici. Deux champs qui semblent similaires peuvent tout de même provoquer des dysfonctionnements si leurs formats diffèrent. Une étape du cycle de vie portant un libellé dans Salesforce et un autre dans Mailchimp peut fausser la segmentation. Une correspondance incohérente des champs d’adresse e-mail peut aussi créer assez rapidement des doublons de contacts.

C’est pourquoi la plupart des projets d’intégration entre Mailchimp et Salesforce consacrent du temps à l’examen de la structure des champs avant d’activer la synchronisation complète.

Étape 6. Configurer les règles de synchronisation entre Mailchimp et Salesforce

Une fois les champs harmonisés, l’étape suivante consiste à décider comment les informations doivent circuler entre les systèmes.

Certaines équipes utilisent une connexion unidirectionnelle : Salesforce envoie les contacts à Mailchimp, mais l’activité des campagnes reste dans Mailchimp. D’autres préfèrent une synchronisation plus poussée entre Mailchimp et Salesforce, qui renvoie les signaux d’engagement vers Salesforce. Les ouvertures, les clics et les changements d’abonnement peuvent apparaître sur la fiche contact une fois la synchronisation exécutée.

Les règles déterminent également quels contacts peuvent être synchronisés. Certaines entreprises n’incluent que les prospects qualifiés par le marketing. D’autres incluent tous les contacts disposant d’une adresse e-mail valide. Le choix dépend de la place de l’intégration entre Mailchimp et Salesforce dans le processus marketing de l’entreprise.

Vient ensuite la question du rythme. La plupart des intégrations se synchronisent à intervalles planifiés : les données d’engagement d’une campagne peuvent donc apparaître plus tard dans Salesforce. Lorsque chaque petite mise à jour de Mailchimp se répercute sur la fiche contact, le CRM se remplit d’informations parasites. Des règles d’intégration bien définies de Mailchimp vers Salesforce préservent la lisibilité tout en transmettant les signaux utiles.

Étape 7. Tester sur un petit jeu de données

Avant de lancer la synchronisation complète entre Mailchimp et Salesforce sur toute la base de données, effectuez un test sur un petit groupe d’enregistrements. Quelques contacts peuvent révéler la plupart des problèmes sans toucher à l’ensemble du CRM. 

Commencez par vérifier les correspondances entre les champs. Assurez-vous que les valeurs arrivent dans les bons champs dans les deux systèmes. Portez une attention particulière à l’adresse e-mail, à l’étape du cycle de vie et aux attributs de segmentation, car ils déterminent souvent la logique des audiences. 

Testez ensuite la segmentation. Créez une petite audience Mailchimp à partir des données Salesforce synchronisées et vérifiez que les bons contacts y figurent.

L’activité des campagnes doit également faire partie du test. Envoyez une courte campagne au groupe de test et observez comment les données d’engagement remontent. Les ouvertures, les clics et les changements d’abonnement doivent apparaître sur les enregistrements Salesforce correspondants une fois la synchronisation exécutée.

Il est également utile d’observer le traitement des doublons. Certaines configurations établissent les correspondances entre les contacts uniquement à partir de l’adresse e-mail. D’autres utilisent une logique supplémentaire. Un test à petite échelle montre comment l’intégration de Mailchimp vers Salesforce gère les mises à jour et les nouveaux enregistrements avant de traiter l’ensemble de la base de données.

Étape 8. Surveiller, maintenir et améliorer la configuration

Une fois la connexion en service, le travail n’est pas terminé. Une intégration entre Salesforce et Mailchimp nécessite encore une attention occasionnelle.

La plupart des connecteurs génèrent des journaux qui consignent ce qui s’est passé pendant chaque cycle de synchronisation. Ces journaux facilitent le repérage des enregistrements dont la mise à jour a échoué ou des champs dont la correspondance entre Mailchimp et Salesforce n’a pas été correctement établie.

Les changements au sein de l’entreprise peuvent aussi affecter l’intégration. Le marketing peut ajouter de nouveaux champs de segmentation. Les équipes commerciales peuvent commencer à suivre des signaux d’engagement supplémentaires. Dans ce cas, les correspondances entre les champs et les règles de synchronisation doivent parfois être ajustées pour que les systèmes continuent de refléter la façon dont les équipes travaillent réellement.

Le rythme joue également un rôle. De nombreuses intégrations transfèrent les données à intervalles planifiés plutôt qu’instantanément. Les données d’engagement d’une campagne peuvent apparaître dans Salesforce après le prochain cycle de synchronisation plutôt qu’immédiatement. Ce délai devient important lorsque les relances dépendent d’une activité récente liée aux campagnes.

Quelles données Mailchimp et Salesforce peuvent-ils partager ?

On suppose parfois qu’une fois l’intégration entre Mailchimp et Salesforce activée, tous les champs commencent à circuler dans les deux sens. Ce n’est pas ainsi que cela fonctionne. L’étendue de la synchronisation dépend de sa configuration.

Dans la plupart des projets, les données partagées ressemblent plutôt à ceci :

Le périmètre réel dépend du connecteur, des correspondances entre les champs et des règles de synchronisation. Une intégration de Mailchimp avec Salesforce peut se limiter à envoyer des contacts dans une audience. Une autre peut renvoyer des données d’engagement et des champs de segmentation vers le CRM. La même idée sur le papier. Des résultats très différents dès que les utilisateurs commencent à s’en servir.

Problèmes courants d’intégration entre Mailchimp et Salesforce

Si l’intégration entre Mailchimp et Salesforce commence à se comporter de façon inhabituelle, le connecteur est rarement en cause. La plupart des difficultés proviennent d’une structure de données peu claire ou de règles de synchronisation mal définies. Les mêmes problèmes ont tendance à se répéter d’un projet à l’autre.

La plupart de ces problèmes prennent naissance avant la première synchronisation. Ils proviennent de définitions de champs peu claires, d’enregistrements incohérents ou de l’absence de contrôles réguliers. Un bilan de santé de l’instance Salesforce peut aider à détecter les problèmes de configuration, d’autorisations et de sécurité avant qu’ils ne commencent à affecter l’intégration.

Connecteur standard ou intégration sur mesure entre Mailchimp et Salesforce

Une fois qu’une équipe décide de connecter Mailchimp à Salesforce, le choix suivant porte sur le degré de contrôle dont elle a besoin sur l’intégration.

Un connecteur standard convient bien aux configurations simples. Les environnements Salesforce davantage personnalisés pour fonctionner avec Mailchimp ont souvent besoin d’une solution plus souple.

Pour de nombreuses entreprises, le connecteur suffit pour commencer. Il peut prendre en charge une synchronisation simple entre Mailchimp et Salesforce, la mise à jour des audiences et le suivi de l’engagement des campagnes. Les entreprises dont les environnements Salesforce sont fortement personnalisés arrivent souvent à un stade où le connecteur leur paraît trop limité. 

Quand faire appel à des services d’intégration entre Salesforce et Mailchimp

Un connecteur de base peut répondre à un nombre surprenant de besoins. De nombreuses entreprises font fonctionner l’intégration entre Mailchimp et Salesforce avec un package AppExchange et n’y pensent plus jamais. D’autres arrivent à un stade où la configuration par défaut ne correspond plus au fonctionnement de leur environnement Salesforce.

C’est généralement à ce moment-là qu’une aide extérieure devient utile.

Certaines équipes commencent à envisager de faire appel à des services d’intégration entre Salesforce et Mailchimp lorsque la mise en correspondance des champs devient complexe. Salesforce peut contenir des objets personnalisés, des étapes supplémentaires du cycle de vie ou des structures de comptes que le connecteur standard n’a pas été conçu pour interpréter.

Quelques autres signes ont tendance à apparaître à peu près au même moment :

Dans ce type de situation, le connecteur n’est généralement pas le véritable problème. L’intégration doit correspondre à la structure du CRM et à la façon dont l’équipe gère réellement les ventes et le marketing.

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Pourquoi travailler avec Routine Automation ?

Routine Automation se concentre sur la mise en œuvre et l’intégration de Salesforce. Notre équipe accompagne des entreprises qui souhaitent que leur CRM reflète leurs processus métier réels, plutôt que de devoir adapter ces processus à la configuration par défaut d’un outil.

Les projets commencent souvent par un examen de la structure Salesforce existante. Les définitions des champs, les règles d’automatisation et les workflows marketing déterminent ensemble le fonctionnement attendu de l’intégration entre Salesforce et Mailchimp. Plutôt que de privilégier un connecteur ou un produit, l’objectif est de déterminer quelle approche d’intégration est adaptée au modèle de données de l’entreprise.

Routine Automation intervient sur plusieurs volets de ce processus :

Nous ne vendons pas de connecteur Mailchimp. Nous nous concentrons sur l’architecture, la mise en œuvre et le bon fonctionnement de l’intégration à mesure que l’environnement Salesforce se développe. C’est pourquoi les avis sur nos intégrations Mailchimp et Salesforce parlent d’eux-mêmes.

Choisir la bonne configuration Mailchimp–Salesforce

Lorsque les équipes commencent à envisager sérieusement une intégration entre Mailchimp et Salesforce, c’est généralement qu’un dysfonctionnement est apparu dans leurs processus. Le marketing voit les interactions dans Mailchimp. Les équipes commerciales voient les contacts dans Salesforce. Les deux historiques ne concordent pas, et quelqu’un finit par reconstituer le parcours à l’aide d’exports et de feuilles de calcul.

Une fois les systèmes correctement connectés, ce décalage s’estompe. L’activité des campagnes peut apparaître à côté de l’enregistrement du contact. Les audiences peuvent refléter les champs du CRM plutôt que des listes statiques. Une intégration simple de Mailchimp à Salesforce répond souvent aux besoins de base sans grande complexité.

Le choix devient plus intéressant lorsque le CRM lui-même est complexe. Les objets personnalisés, les étapes du cycle de vie et les règles d’automatisation déterminent souvent le fonctionnement attendu de l’intégration entre Salesforce et Mailchimp. Dans ces environnements, un connecteur générique peut tout de même fonctionner, mais il ne reflète pas toujours la façon dont l’entreprise gère réellement ses données.

C’est pourquoi certaines entreprises mettent en place une intégration simple de Mailchimp à Salesforce et passent à autre chose, tandis que d’autres consacrent davantage de temps à concevoir la circulation des informations entre les systèmes. L’objectif ne consiste pas seulement à connecter les outils. Il s’agit de rendre les données utiles aux personnes qui s’appuient sur elles.

Si vous en êtes au stade où l’intégration doit correspondre à une configuration Salesforce plus élaborée, il peut être utile de discuter de l’architecture avant d’apporter des modifications.