Intégration Salesforce et Outlook : comment configurer

Intégration de Salesforce et Outlook vous permet de synchroniser les contacts, les calendriers et les e-mails entre les deux plates-formes. Cela rend vos équipes commerciales et marketing plus productives en fournissant une source centrale d’informations sur les clients.  

Dans ce guide complet, nous passerons en revue l'ensemble du processus de configuration de l'intégration de Salesforce et Outlook à l'aide de Lightning Sync ou Cloud Connect.

Pourquoi intégrer Salesforce et Outlook ?

Voici quelques-uns des plus grands avantages de la connexion de vos comptes Outlook et Salesforce : satisfaits de leur parcours CRM. 

Accédez aux contacts en un seul endroit - La synchronisation des contacts entre Outlook et Salesforce garantit que toutes les coordonnées sont à jour dans les deux systèmes. Cela évite la saisie de données en double. 

Afficher les calendriers côte à côte – La synchronisation des calendriers Outlook et Salesforce vous offre une vue complète de toutes les réunions, appels et événements dans un seul calendrier. 

Enregistrer automatiquement les e-mails – Les e-mails envoyés et reçus dans Outlook peuvent être automatiquement capturés dans Salesforce pour un historique complet des interactions clients.  

Travaillez de manière transparente sur tous les appareils – Lightning Sync vous permet d'accéder à vos données Outlook et Salesforce sur ordinateur ou mobile. 

Améliorer l’efficacité des ventes et du marketing – Grâce à l’intégration des données clients vitales entre les deux systèmes, les équipes commerciales et marketing seront mieux équipées pour établir des relations. 

En résumé, l'intégration d'Outlook et de Salesforce élimine les silos, réduit le travail manuel et offre la vue à 360 degrés des clients dont les équipes commerciales et marketing ont besoin. 

Choisir votre méthode d'intégration

Capture d'activité Einstein

Salesforce recommande désormais Einstein Activity Capture comme le meilleur moyen d'intégrer Outlook et Salesforce. 

Einstein Activity Capture offre des fonctionnalités de productivité intelligentes qui vont au-delà de la simple synchronisation des contacts et des événements du calendrier. 

Principaux avantages de la Capture d'activité Einstein :
💡Journalisation automatique des e-mails Outlook dans les enregistrements Salesforce pertinents 
💡Synchronisation en temps quasi réel des événements du calendrier Outlook 
💡Flux de configuration guidé simplifié pour les administrateurs 
💡Prend en charge des volumes de synchronisation plus importants que la limite de 5K de Lightning Sync 
💡Innovation continue et améliorations à venir

Pour commencer avec la Capture d'activité Einstein :
💡Dans la configuration de Salesforce, accédez à Capture d'activité Einstein > Exchange. 
💡Cliquez Configurer l'intégration Exchange et choisissez votre méthode de connexion. 
💡Suivez les instructions pour installer le complément Outlook et vous identifier avec vos identifiants Salesforce.

Le flux guidé vous permet de choisis lequel Outlook éléments à synchroniser, synchronisez les itinéraires et activez éventuellement la capture d'e-mails. Capture d'activité Einstein lance automatiquement la synchronisation initiale. Une fois configuré – aucun mappage de champ requis. Les utilisateurs peuvent immédiatement commencer à accéder aux données Salesforce directement dans Outlook. Les administrateurs peuvent suivre l'état de la synchronisation, gérez les connecteurs et configurez les paramètres de capture après la configuration. 

Pour la plupart des cas d'utilisation, la Capture d'activité Einstein est la solution choix idéal pour augmenter la productivité en connectant Outlook et Salesforce. 

Option de synchronisation Lightning héritée

Lightning Sync fournit une synchronisation bidirectionnelle de base des contacts Outlook dans les objets Salesforce. 

Cependant, Lightning Sync est désormais uniquement disponible pour clients qui abonné avant l'hiver '21. Il ne recevra aucune nouvelle amélioration de fonctionnalité. 

Pour l'ancienne synchronisation Lightning configuration: 
💡Installez le complément Lightning Sync Outlook 
💡Configurer les directions de synchronisation et les mappages de champs 
💡Les limitations incluent 5 XNUMX contacts et aucune synchronisation des e-mails

Cloud Connect

Cloud Connect fournit une synchronisation bidirectionnelle complète entre Outlook et Salesforce. Cela inclut les e-mails, les contacts, les calendriers et les tâches. Cela fonctionne via une application de connecteur installée sur votre réseau.  

Principales caractéristiques:  
☁️Synchronisation bidirectionnelle   
☁️ Synchronisation des e-mails 
☁️ Gère de gros volumes de données 

Idéal pour: Grandes équipes qui ont besoin d'une synchronisation de bout en bout et d'une journalisation des e-mails.
Voyons maintenant comment configurer chacune de ces méthodes d'intégration.

Configuration de Lightning Sync entre Outlook et Salesforce 

Lightning Sync offre un moyen simple d'intégrer les contacts et calendriers Outlook à Salesforce. Voici un guide étape par étape pour le configurer : 

Étape 1 : Installez le complément Lightning Sync

• 1. Dans Salesforce, accédez à Configuration > Intégration de bureau > Lightning Sync. 
• 2. Cliquez sur Installer maintenant. 
• 3. Enregistrez le fichier d'installation lorsque vous y êtes invité. 
• 4. Ouvrez le fichier pour commencer l'installation du complément Lightning Sync dans Outlook.

Étape 2 : Connectez-vous au complément 

• 1. Dans Outlook, sélectionnez l'icône Lightning Sync.  
• 2. Cliquez sur Se connecter à Salesforce. 
• 3. Saisissez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe Salesforce.  
• 4. Autorisez l'accès à votre compte Salesforce. 

Étape 3 : Activer les instructions de synchronisation  

• 1. Dans la barre latérale Lightning Sync, cliquez sur l'icône d'engrenage pour ouvrir les paramètres. 
• 2. Sélectionnez les directions de synchronisation pour les contacts et les événements du calendrier. Par exemple: 
      - Synchroniser les contacts: Outlook vers Salesforce 
      - Synchroniser les événements: Salesforce vers Outlook 
• 3. Cliquez sur Enregistrer.

Étape 4 : Mapper les champs 

• 1. Open Mappages de champs dans la barre latérale Lightning Sync.  
• 2. Mappez les champs Outlook aux champs Salesforce correspondants, tels que Prénom, Nom, E-mail, Titre et Société. 
• 3. Mappez tous les champs supplémentaires que vous souhaitez synchroniser entre les systèmes. 
• 4. Cliquez sur Enregistrer.

Vous avez maintenant configuré Lightning Sync entre Outlook et Salesforce ! Les contacts et les événements du calendrier seront désormais automatiquement synchronisés en fonction de vos paramètres configurés. 

Configuration de Cloud Connect pour l'intégration d'Outlook et de Salesforce

Cloud Connect permet une intégration complète entre Outlook et Salesforce, y compris la synchronisation des e-mails, des contacts, des calendriers et des tâches. Suivez ces étapes pour le configurer : 

Étape 1 : Installer et configurer Cloud Connect 

• 1. Téléchargez et installez Cloud Connect sur votre réseau depuis Salesforce. 
• 2. Ouvrez Cloud Connect et connectez-vous à votre compte Salesforce.  
• 3. Configurez les paramètres de synchronisation tels que la sélection d'objets, les directions de synchronisation et la résolution des conflits. 
• 4. Cliquez sur Enregistrer lorsque vous avez terminé.

Étape 2 : Gérer la synchronisation des utilisateurs 

• 1. Accédez à l'onglet Utilisateurs dans Cloud Connect. 
• 2. Cliquez sur Ajouter et sélectionnez les utilisateurs Outlook pour synchroniser leurs e-mails, contacts, calendriers et tâches. 
• 3. Ajustez les paramètres de synchronisation individuels selon vos besoins.  
• 4. Cliquez sur Enregistrer. 

Vos utilisateurs Outlook sont désormais prêts à se synchroniser complètement avec votre organisation Salesforce ! 

Après avoir configuré votre intégration Salesforce–Outlook, vous souhaiterez peut-être simplifier la gestion de vos documents et la collaboration. Voici comment SharePoint peut vous aider.

Meilleures pratiques pour gérer l’intégration

Voici quelques conseils utiles pour optimiser votre intégration Salesforce-Outlook : 

⚡Mappez soigneusement les champs pour éviter les données en double ou non pertinentes. 
⚡Nettoyez les données avant la synchronisation pour éliminer les informations obsolètes.  
⚡Testez d'abord avec un petit groupe pour identifier les éventuels problèmes avant un déploiement à l'échelle de l'entreprise. 
⚡Formez les utilisateurs finaux sur l'utilisation appropriée et sur la manière dont les enregistrements sont synchronisés entre les systèmes. 
⚡Consultez régulièrement les journaux d'erreurs pour dépanner et résoudre tout problème. 
⚡Désactivez les alertes par e-mail Salesforce pour éviter les e-mails en double. 
⚡ Revisitez périodiquement les règles de synchronisation pour les ajuster en fonction de l'évolution des besoins. 
⚡Contactez l'assistance si des problèmes majeurs surviennent et nécessitent un dépannage.

En suivant ces bonnes pratiques, vous pouvez maximiser les gains de valeur et de productivité liés à l'intégration d'Outlook et de Salesforce. 

Conclusion

L'intégration d'Outlook et de Salesforce offre d'immenses avantages en éliminant les silos de données et en assurant la continuité des données client entre les plateformes. Lightning Sync et Cloud Connect offrent tous deux des options d'intégration robustes pour répondre à différents besoins. 

Suivez ce guide pour que votre intégration soit opérationnelle. Avec une configuration appropriée et une optimisation continue, vos équipes commerciales et marketing bénéficieront d’une vue client à 360 degrés pour établir de meilleures relations et conclure davantage de transactions.