Intégration de Salesforce et Outlook : comment la configurer

L’intégration de Salesforce et d’Outlook permet de synchroniser les contacts, les calendriers et les e-mails entre les deux plateformes. Elle améliore la productivité de vos équipes commerciales et marketing en leur fournissant une source centralisée d’informations clients.

Dans ce guide complet, nous vous accompagnerons tout au long du processus de configuration de l’intégration entre Salesforce et Outlook avec Lightning Sync ou Cloud Connect.

Pourquoi intégrer Salesforce et Outlook ?

Voici quelques-uns des principaux avantages de la connexion de vos comptes Outlook et Salesforce : satisfaits de leur parcours CRM.

Accédez à vos contacts au même endroit – La synchronisation des contacts entre Outlook et Salesforce garantit que toutes leurs coordonnées sont à jour dans les deux systèmes. Cela évite la double saisie des données.

Consultez les calendriers côte à côte – La synchronisation des calendriers Outlook et Salesforce vous donne une vue d’ensemble de toutes les réunions, de tous les appels et de tous les événements dans un seul calendrier.

Consignez automatiquement les e-mails – Les e-mails envoyés et reçus dans Outlook peuvent être automatiquement enregistrés dans Salesforce afin de disposer d’un historique complet des interactions avec les clients.

Travaillez sans interruption sur différents appareils – Lightning Sync vous permet d’accéder à vos données Outlook et Salesforce sur ordinateur ou sur mobile.

Améliorez l’efficacité des ventes et du marketing – Grâce à l’intégration des données clients essentielles entre les deux systèmes, les équipes commerciales et marketing seront mieux outillées pour développer les relations.

En résumé, l’intégration d’Outlook et de Salesforce élimine les silos, réduit le travail manuel et fournit la vue à 360 degrés des clients dont les équipes commerciales et marketing ont besoin.

Choisir votre méthode d’intégration

Einstein Activity Capture

Salesforce recommande désormais Einstein Activity Capture comme la meilleure façon d’intégrer Outlook et Salesforce.

Einstein Activity Capture propose des fonctionnalités intelligentes de productivité qui vont au-delà de la simple synchronisation des contacts et des événements de calendrier.

Principaux avantages d’Einstein Activity Capture :
💡Enregistrement automatique des e-mails Outlook dans les enregistrements Salesforce pertinents
💡Synchronisation des événements du calendrier Outlook en temps quasi réel
💡Parcours de configuration guidé et simplifié pour les administrateurs
💡Prise en charge de volumes de synchronisation supérieurs à la limite de 5K de Lightning Sync
💡Innovations et améliorations continues à venir

Premiers pas avec Einstein Activity Capture :
💡Dans Setup de Salesforce, accédez à Einstein Activity Capture > Exchange.
💡Cliquez sur Set Up Exchange Integration et choisissez votre méthode de connexion.
💡Suivez les instructions pour installer le complément Outlook et vous connecter avec vos identifiants Salesforce.

Le parcours guidé vous permet de choisir les éléments Outlook à synchroniser, les sens de synchronisation et, si vous le souhaitez, d’activer la capture des e-mails. Einstein Activity Capture lance automatiquement la synchronisation initiale. Une fois la configuration effectuée, aucune correspondance entre les champs n’est nécessaire. Les utilisateurs peuvent immédiatement commencer à accéder aux données Salesforce directement dans Outlook. Les administrateurs peuvent suivre l’état de la synchronisation, gérer les connecteurs et configurer les paramètres de capture après la configuration initiale.

Pour la plupart des cas d’usage, Einstein Activity Capture est le choix idéal pour accroître la productivité en connectant Outlook et Salesforce.

L’ancienne option Lightning Sync

Lightning Sync assure une synchronisation bidirectionnelle de base des contacts Outlook avec les objets Salesforce.

Toutefois, Lightning Sync est désormais uniquement disponible pour les clients qui ont souscrit avant Winter ’21. Il ne bénéficiera d’aucune nouvelle amélioration fonctionnelle.

Pour configurer l’ancienne solution Lightning Sync :
💡Installez le complément Outlook Lightning Sync
💡Configurez les sens de synchronisation et les correspondances entre les champs
💡Les limitations comprennent un plafond de 5K contacts et l’absence de synchronisation des e-mails

Cloud Connect

Cloud Connect assure une synchronisation complète et bidirectionnelle entre Outlook et Salesforce. Elle couvre les e-mails, les contacts, les calendriers et les tâches. La solution fonctionne au moyen d’une application de connexion installée sur votre réseau.

Principales fonctionnalités :
☁️Synchronisation bidirectionnelle
☁️ Synchronisation des e-mails
☁️ Prise en charge de volumes de données importants

Idéal pour : les grandes équipes qui ont besoin d’une synchronisation de bout en bout et de l’enregistrement des e-mails.
Voyons maintenant comment configurer chacune de ces méthodes d’intégration.

Configurer Lightning Sync entre Outlook et Salesforce

Lightning Sync offre un moyen simple d’intégrer les contacts et les calendriers Outlook à Salesforce. Voici un guide étape par étape pour le configurer :

Étape 1 : installer le complément Lightning Sync

• 1. Dans Salesforce, accédez à Setup > Desktop Integration > Lightning Sync.
• 2. Cliquez sur Install Now.
• 3. Enregistrez le fichier d’installation lorsque vous y êtes invité.
• 4. Ouvrez le fichier pour commencer l’installation du complément Lightning Sync dans Outlook.

Étape 2 : se connecter au complément

• 1. Dans Outlook, sélectionnez l’icône Lightning Sync.
• 2. Cliquez sur Log in to Salesforce.
• 3. Saisissez votre nom d’utilisateur et votre mot de passe Salesforce.
• 4. Autorisez l’accès à votre compte Salesforce.

Étape 3 : activer les sens de synchronisation

• 1. Dans la barre latérale Lightning Sync, cliquez sur l’icône en forme d’engrenage pour ouvrir les paramètres.
• 2. Sélectionnez les sens de synchronisation pour les contacts et les événements de calendrier. Par exemple :
  – Sync Contacts : d’Outlook vers Salesforce
  – Sync Events : de Salesforce vers Outlook
• 3. Cliquez sur Save.

Étape 4 : établir les correspondances entre les champs

• 1. Ouvrez Field Mappings dans la barre latérale Lightning Sync.
• 2. Associez les champs Outlook aux champs Salesforce correspondants, tels que First Name, Last Name, Email, Title et Company.
• 3. Établissez les correspondances pour tous les champs supplémentaires que vous souhaitez synchroniser entre les systèmes.
• 4. Cliquez sur Save.

Vous avez maintenant configuré Lightning Sync entre Outlook et Salesforce ! Les contacts et les événements de calendrier seront désormais synchronisés automatiquement selon les paramètres que vous avez définis.

Configurer Cloud Connect pour intégrer Outlook et Salesforce

Cloud Connect permet une intégration complète entre Outlook et Salesforce, notamment la synchronisation des e-mails, des contacts, des calendriers et des tâches. Suivez ces étapes pour le configurer :

Étape 1 : installer et configurer Cloud Connect

• 1. Téléchargez Cloud Connect depuis Salesforce et installez-le sur votre réseau.
• 2. Ouvrez Cloud Connect et connectez-vous à votre compte Salesforce.
• 3. Configurez les paramètres de synchronisation, comme la sélection des objets, les sens de synchronisation et la résolution des conflits.
• 4. Cliquez sur Save lorsque vous avez terminé.

Étape 2 : gérer la synchronisation des utilisateurs

• 1. Accédez à l’onglet Users dans Cloud Connect.
• 2. Cliquez sur Add et sélectionnez les utilisateurs Outlook dont vous souhaitez synchroniser les e-mails, les contacts, les calendriers et les tâches.
• 3. Ajustez les paramètres de synchronisation individuels selon les besoins.
• 4. Cliquez sur Save.

Vos utilisateurs Outlook sont maintenant prêts à synchroniser l’ensemble de ces données avec votre instance Salesforce !

Après avoir configuré votre intégration Salesforce–Outlook, vous souhaiterez peut-être simplifier la gestion de vos documents et la collaboration. Voici comment SharePoint peut vous aider.

Vous cherchez une meilleure façon de gérer vos documents dans Salesforce ?

Découvrez comment connecter Salesforce et SharePoint pour simplifier le stockage des documents, la collaboration en équipe et le contrôle des accès.

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Bonnes pratiques pour gérer l’intégration

Voici quelques conseils essentiels pour optimiser votre intégration Salesforce-Outlook :

⚡Établissez soigneusement les correspondances entre les champs pour éviter les données en double ou non pertinentes.
⚡Nettoyez les données avant la synchronisation pour éliminer les informations obsolètes.
⚡Commencez par un test avec un petit groupe pour repérer les éventuels problèmes avant un déploiement à l’échelle de l’entreprise.
⚡Formez les utilisateurs finaux à la bonne utilisation de l’intégration et au fonctionnement de la synchronisation des enregistrements entre les systèmes.
⚡Consultez régulièrement les journaux d’erreurs pour diagnostiquer et résoudre les problèmes éventuels.
⚡Désactivez les alertes par e-mail de Salesforce pour éviter les e-mails en double.
⚡ Réexaminez périodiquement les règles de synchronisation pour les adapter à l’évolution des besoins.
⚡Contactez l’assistance en cas de problèmes majeurs nécessitant un dépannage.

En suivant ces bonnes pratiques, vous pouvez maximiser la valeur et les gains de productivité liés à l’intégration d’Outlook et de Salesforce.

Conclusion

L’intégration d’Outlook et de Salesforce apporte d’immenses avantages en décloisonnant les données et en assurant la continuité des données clients entre les plateformes. Lightning Sync et Cloud Connect offrent tous deux des options d’intégration robustes adaptées à différents besoins.

Suivez ce guide pour mettre votre intégration en service. Grâce à une configuration adaptée et à une optimisation continue, vos équipes commerciales et marketing disposeront d’une vue client à 360 degrés pour nouer de meilleures relations et conclure davantage de ventes.