Denken Sie an all die Dokumente, die Ihre Teams täglich verwalten müssen. Sind sie zugänglich, vernetzt oder verursachen sie erhebliche Engpässe für Ihr Team? Wenn Sie sich für die letzte Antwort entschieden haben, ist es wahrscheinlich an der Zeit, die Verknüpfung Ihrer Salesforce-Dateien mit dem Rest Ihres Technologie-Stacks – insbesondere mit Dokumentenspeicher-Tools wie SharePoint – zu überdenken.
Wenn Ihre Vertriebs-, Marketing- und Kundendienstteams sich auf Salesforce verlassen, um Geschäfte und Interaktionen zu verfolgen (und zu verstehen), Ihre Betriebs- und Rechtsteams jedoch SharePoint zum Speichern von Verträgen, Angeboten und internen Dokumenten verwenden, entsteht am Ende eine Lücke.
Und die Lücke ist nicht klein. Ohne eine zuverlässige Verbindung zwischen den Plattformen brechen Zusammenarbeit und Produktivität zusammen. Teams wiederholen Aufgaben, teilen veraltete Daten und suchen ewig nach Informationen, anstatt die Arbeit voranzutreiben. Einige Berichte zeigen sogar Mitarbeiter verbringen 9.3 Stunden pro Woche im Durchschnitt nur zum Sammeln von Informationen.
Hier kommt die Salesforce- und SharePoint-Integration ins Spiel. Sie schafft eine gemeinsame, effizientere Umgebung für Ihre Teams, in der Kundendatensätze und wichtige Dokumente auf sinnvolle Weise zusammengeführt werden.
At Routine AutomationWir unterstützen Unternehmen dabei, diese Verbindung zum Erfolg zu führen. Nicht nur mit einem schnellen Plug-in oder einer oberflächlichen Synchronisierung, sondern mit durchdachten Lösungen, die auf die tatsächliche Nutzung der Tools durch Ihre Mitarbeiter abgestimmt sind. Wir nutzen Standardtools und entwickeln daraus individuelle Integrationen, die zuverlässig, sicher und benutzerfreundlich sind.
Realistisch betrachtet nutzen die meisten Unternehmen bereits Salesforce und SharePoint. Beide sind hervorragende Tools für die Verwaltung und Nutzung von Daten. Salesforce ist die zentrale Schaltstelle für Leads, Geschäftsabschlüsse und Kundeninteraktionen. SharePoint ist der Motor für die Dokumentenzusammenarbeit, die Dateiablage und interne Prozesse. Doch wenn diese isoliert arbeiten, verschwenden Ihre Mitarbeiter Zeit, Ihre Daten geraten in Unordnung und Ihre Arbeitsabläufe verlangsamen sich.
Alternativ mit einem Salesforce SharePoint-Integrationsind alle Ihre Dateien, Personen und Prozesse miteinander verbunden. Das bedeutet:
Das ist erst der Anfang. Wenn Sie skalieren, benötigen Sie ein System, das mit Ihnen wächst. Deshalb wünschen sich Unternehmen nicht nur Integration, sondern eine skalierbare, sichere und maßgeschneiderte Integration.
Jetzt denken Sie vielleicht: „Moment mal, bietet Salesforce dafür nicht schon etwas an?“ Ja. Es heißt Salesforce Files Connect. Es funktioniert zwar als Einstiegstool, ist aber für den Einsatz im Unternehmensmaßstab noch lange nicht perfekt.
Standardtools, die Ihnen beim Verbinden von SharePoint mit Salesforce helfen, sind mit einigen Herausforderungen behaftet, beispielsweise:
Files Connect hat Probleme mit der Verarbeitung großer Dokumente oder spezifischer Dateiformate, die in juristischen, architektonischen oder fertigungstechnischen Workflows üblich sind. Wenn Sie große Mediendateien oder komplexe Excel-Tabellen mit Makros speichern, werden Sie wahrscheinlich auf Probleme stoßen. Auch die besten Anpassungsmöglichkeiten oder Funktionen zur Dateiverwaltung (Versionskontrolle oder -verfolgung) sind nicht verfügbar.
Metadaten helfen Teams, Dateien effizient zu organisieren und zu suchen. Files Connect ermöglicht jedoch keine vollständige Synchronisierung benutzerdefinierter Metadatenfelder aus SharePoint. Das bedeutet, dass Ihr Team möglicherweise weiterhin manuell sucht oder, schlimmer noch, bereits vorhandene Dateien neu erstellt.
Müssen Sie Dateien von Salesforce nach SharePoint verschieben, sobald eine Verkaufschance endet? Oder Dokumente nach 90 Tagen automatisch archivieren? Dann benötigen Sie etwas Leistungsstärkeres als Files Connect. Native Tools bieten kaum bis gar keine Automatisierung, alles wird manuell erledigt.
Die Benutzeroberfläche ist nicht intuitiv. Die Berechtigungsverwaltung kann umständlich sein. Da die Verbindung zudem nicht umfassend anpassbar ist, stoßen Unternehmen häufig auf Hindernisse bei der Durchsetzung von Dokumentbenennungsregeln, Geschäftslogik oder Prüfpfaden.
Files Connect bietet nur eingeschränkte Kontrollen hinsichtlich der Sicherheit auf Dateiebene und der Compliance-Verfolgung. Für regulierte Branchen wie Finanzen, Recht oder Gesundheitswesen ist das ein echtes Problem. Ein einfacher Salesforce SharePoint-Connector sollte Sie nicht zu Kompromissen bei der Compliance zwingen.
All dies führt zu einem Schluss: Standardtools reichen für Unternehmen mit komplexen Prozessen nicht aus. Sie benötigen etwas Flexibleres. Hier kommt die benutzerdefinierte Salesforce SharePoint-Integration mit REST API, Apex und Flow ins Spiel.
Die meisten Integrationstools versprechen Einfachheit und halten diese bis zu einem gewissen Grad auch. Doch mit Tools wie Files Connect lassen SharePoint-Salesforce-Integrationen nach einer Weile zu wünschen übrig. Tatsächlich sind echte Geschäftsprozesse selten einfach oder „standardisiert“. Einheitslösungen reichen nicht aus.
Bei Routine Automation unterstützen wir Unternehmen dabei, über einfache Konnektoren hinauszugehen und Integrationen zu entwickeln, die tatsächlich auf die Arbeitsweise ihrer Teams abgestimmt sind. Wir beginnen mit dem Zuhören.
Jedes Unternehmen nutzt Salesforce und SharePoint anders. Daher nehmen wir uns Zeit, Ihre Ziele, Schwachstellen und internen Systeme kennenzulernen. So entwickeln wir eine Lösung, die nicht nur die Technologie, sondern auch Ihre Prozesse widerspiegelt.
Manche Unternehmen möchten Dateien nach bestimmten Ereignissen von Salesforce nach SharePoint verschieben, beispielsweise nach der Genehmigung eines Angebots oder Vertrags. Andere benötigen strukturiertere Ordnersysteme in SharePoint, die an benutzerdefinierte Objekte in Salesforce angebunden sind. Wieder andere wünschen sich eine automatische Versionskontrolle und Berechtigungssynchronisierung über beide Plattformen hinweg. Wir kümmern uns darum.
Unser Team arbeitet je nach Bedarf mit einer Reihe von Technologien, von Salesforce Apex und Flow bis hin zur SharePoint REST API, Microsoft Graph API und MuleSoft.
Bevor Sie mit der Entwicklung beginnen, denken Sie daran, dass schon ein wenig Vorbereitung einen großen Unterschied macht. Die besten Integrationen basieren auf einem soliden Fundament, auf dem Geschäftsziele, technische Voraussetzungen und Teamausrichtung bereits vorhanden sind.
Folgendes empfiehlt unser Team bei RA zur Vorbereitung:
Es ist auch hilfreich, die richtigen internen Teams frühzeitig einzubinden. Ihre IT-Mitarbeiter, Salesforce-Administratoren und Betriebsleiter können Erkenntnisse liefern, die den langfristigen Erfolg der Integration beeinflussen. Wir leiten diesen Prozess, aber Ihr Input hilft uns, von Anfang an ein passendes Konzept zu entwickeln.
Wenn Sie schon einmal bei Google nach „SharePoint in Salesforce integrieren“ gesucht haben, wissen Sie wahrscheinlich, dass es verschiedene Optionen gibt. Die beste Methode hängt von Ihren Zielen, Ihrer technischen Umgebung und der benötigten Flexibilität ab. Bei Routine Automation verfolgen wir keinen Einheitsansatz.
Wir unterstützen Sie bei der Auswahl der für Ihr Unternehmen sinnvollsten Methode und entwickeln diese anschließend entsprechend weiter. Die drei gängigsten Ansätze sind:
Für Unternehmen, die eine tiefe, zuverlässige Verbindung zwischen Plattformen benötigen, ist die benutzerdefinierte API-Integration oft die beste Wahl. Sie bietet die größtmögliche Kontrolle und ein Höchstmaß an Flexibilität.
Wir verwenden eine Kombination aus der Salesforce REST API und der SharePoint REST API, um eine sichere, bidirektionale Kommunikation zwischen Systemen zu ermöglichen. Dies ermöglicht:
Für komplexere Anforderungen nutzen wir Apex, die leistungsstarke Skriptsprache von Salesforce. So können wir Trigger erstellen, die Bedingungen prüfen, Eingaben validieren oder Dateien auf ganz spezifische Weise organisieren.
Zusammen bilden Flow und Apex eine solide Grundlage für die Automatisierung. Insbesondere, wenn Sie Ihre CRM-Aktivitäten mit dem Echtzeit-Dokumentenmanagement in SharePoint verknüpfen möchten.
Diese Methode eignet sich ideal, wenn Ihre Systeme einer spezifischen Logik folgen sollen oder wenn Sie mit sensiblen Daten arbeiten, die erweiterte Kontrollen erfordern. Wir sorgen außerdem dafür, dass Ihre Benutzer sich nicht um die Technologie dahinter kümmern müssen. Für sie funktioniert es einfach. Dokumente sind dort, wo sie sein sollen, wenn sie sie brauchen.
Wenn Ihr Unternehmen bereits MuleSoft nutzt, unterstützen wir Sie gerne bei der Erweiterung um SharePoint. Dies ist eine hervorragende Option für Unternehmen mit umfassenderem Integrationsbedarf über mehrere Systeme hinweg, wie z. B. ERP-Systeme, HR-Tools oder externe Kundenportale.
Mithilfe von Salesforce SharePoint-Integrationsflüssen in MuleSoft erstellen wir skalierbare Pipelines, die den Dokumenten- und Datenfluss in Ihrem gesamten Ökosystem ermöglichen. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie mehrere Aktionen aus einem einzigen Ereignis heraus orchestrieren möchten, z. B. das Verschieben eines Dokuments nach SharePoint, das Auslösen eines DocuSign-Prozesses und die Benachrichtigung eines Managers in Teams.
Wir helfen auch Teams, die MuleSoft bereits verwenden, ihr vorhandenes Setup zu optimieren, um Platz für neue Salesforce SharePoint-Workflows zu schaffen, ohne ihre Infrastruktur zu überlasten.
Verwenden Sie bereits MuleSoft? Wir helfen Ihnen, SharePoint und Salesforce effizient, sicher und mit minimalen Unterbrechungen in Ihren bestehenden Workflow zu integrieren.
Ein erfolgreiches Integrationsprojekt geht über die Programmierung hinaus. Ein zuverlässiger Partner, der Salesforce-Beratungsleistungen und Integrationslösungen wie RA lernen Ihre Arbeitsabläufe kennen, definieren Ihre Prioritäten und erstellen ein System, dem Sie vertrauen können.
So sieht der Prozess aus, wenn Sie mit Routine Automation arbeiten:
Anforderungsanalyse: Wir beginnen mit der Entdeckung. Dazu gehören Treffen mit den Beteiligten, um zu verstehen, was Ihre Teams benötigen, wo Dokumente gespeichert sind, wie Berechtigungen funktionieren und wie ein erfolgreiches Ergebnis aussieht.
Entwurf der Integrationsarchitektur: Anschließend entwerfen wir den technischen Ansatz, sei es mithilfe von SharePoint-Salesforce-Integrations-APIs, Flow, Apex, MuleSoft oder einem Hybridmodell. Wir definieren außerdem Ordnerstrukturen, die Benennungslogik für Dokumente und Metadatenzuordnungen.
Entwicklung und KonfigurationSobald der Plan genehmigt ist, beginnen wir mit der Entwicklung. Wir erstellen und testen die Verbindung zwischen Salesforce und SharePoint in einer sicheren Sandbox-Umgebung, bevor wir Live-Daten verarbeiten.
Überprüfung und Tests: Wir validieren die Integration mit Testfällen, die auf realen Szenarien basieren. Dazu gehören Datei-Uploads, rollenbasierter Zugriff, Metadatensynchronisierung und Systemverhalten unter Last. Die Sicherheit wird durchgehend überprüft.
Schulung und Support: Abschließend stellen wir Ihren Benutzern und Administratoren Schulungsmaterialien, Dokumentationen und Live-Anleitungen zur Verfügung. Darüber hinaus bieten wir Support-Pakete an, um die Integration nach der Inbetriebnahme zu überwachen und sie an Ihre sich ändernden Anforderungen anzupassen.
Unser Ziel ist nicht nur die Bereitstellung funktionierender Software. Wir möchten sicherstellen, dass Ihre Teams die Software sicher nutzen und dass die Lösung Ihr Unternehmen beim Wachstum unterstützt.
Bei benutzerdefinierten Integrationen geht es nicht nur darum, Salesforce mit SharePoint und umgekehrt zu verbinden. Sie sollen die tägliche Arbeit teamübergreifend einfacher, schneller und konsistenter gestalten. Wenn die Lösung auf Ihre tatsächlichen Arbeitsabläufe zugeschnitten ist, werden Sie echte Verbesserungen feststellen, wie zum Beispiel:
Eine der unmittelbarsten Änderungen ist die deutlich reibungslosere teamübergreifende Zusammenarbeit mit Dokumenten. Der Vertrieb kann eine Datei direkt aus Salesforce hochladen, und die Rechtsabteilung kann kurz darauf in SharePoint darauf zugreifen, ohne eine einzige E-Mail zu senden.
Projektmanager können unterzeichnete Verträge, Onboarding-Materialien oder Berichte verfolgen, ohne nach Links suchen oder sich fragen zu müssen, ob sie die neueste Version haben. Es ist, als hätten Sie SharePoint sofort in Salesforce, wenn Sie es am dringendsten benötigen.
Für wachsende Unternehmen bedeutet dies außerdem Skalierung ohne zusätzliche Komplexität. Immer mehr Teams nutzen beide Systeme, und die Integration unterstützt den Prozess weiterhin. Sie organisiert Dokumente automatisch, berücksichtigt Berechtigungsstufen und sorgt dafür, dass alles durchsuchbar und sicher bleibt.
Eine benutzerdefinierte Salesforce-Integration mit SharePoint erleichtert die Automatisierung bisher manueller Aufgaben. Dies kann beispielsweise das Verschieben von Dokumenten von Salesforce nach SharePoint beim Abschluss eines Geschäfts, das Senden von Benachrichtigungen bei fehlenden Dateien oder das Erstellen von Ordnern und die Anwendung von Metadaten basierend auf Kundendaten bedeuten.
Sie reduzieren repetitive Aufgaben und eliminieren menschliche Fehlerquellen. Und da die Integration im Hintergrund läuft, kann sich Ihr Team auf seine eigentliche Arbeit konzentrieren, anstatt sich mit Dateiübertragungen oder Statusaktualisierungen herumschlagen zu müssen.
Wir haben mit Kunden zusammengearbeitet, um Prozesse wie die Angebotserstellung, die Dokumentenübergabe zwischen Vertrieb und Lieferung sowie sogar Compliance-Prüfungsabläufe zu automatisieren. Jeder Prozess ist anders, aber das Ziel ist immer dasselbe: weniger Aufwand, mehr Erfolg.
Angesichts der vielen beweglichen Komponenten zwischen den Plattformen ist die Sicherheit von Dokumenten eine Herausforderung. SharePoint ist auf Dokumentenkontrolle ausgelegt, und Salesforce verarbeitet vertrauliche Kundendaten. Wenn diese Systeme miteinander verbunden sind, müssen beide Systeme geschützt werden.
Deshalb entwickeln wir Integrationen mit starken Sicherheitsvorkehrungen. Rollenbasierter Zugriff, verschlüsselte Übertragungen und detaillierte Prüfprotokolle helfen Ihrem Unternehmen, interne Richtlinien und Branchenstandards einzuhalten. Wir stellen außerdem sicher, dass Dokumente nur dort landen, wo sie hin sollen, und halten dabei Benennungsregeln, Ordnerpfade und Aufbewahrungsrichtlinien ein.
Egal, ob Sie eine Salesforce SharePoint-Integration mit Rest-APIs anstreben, MuleSoft, SAP, Flow oder Apex, Sie benötigen einen Aktionsplan. Glücklicherweise haben wir im Laufe der Zeit gelernt, dass ein paar einfache Best Practices große Auswirkungen haben können:
Wenn diese Teile vorhanden sind, ist das Ergebnis eine reibungslosere Einführung, zufriedenere Benutzer und eine viel höhere Rendite Ihrer Investition.
Viele Unternehmen haben Schwierigkeiten, die Lücke zwischen Tools wie Salesforce und SharePoint zu schließen. Standardtools sind restriktiv, und internen Teams fehlt die Zeit (und das Fachwissen), um etwas Individuelles zu entwickeln. Hier kommt die Routineautomatisierung ins Spiel.
Unser Team hat bereits Dutzenden von mittelständischen und großen Unternehmen geholfen, ihre Systeme so zu vernetzen, dass Reibungsverluste reduziert, die Transparenz verbessert und intelligentere Arbeitsabläufe ermöglicht werden. Wir kopieren nicht einfach Dateien von einem Ort zum anderen, sondern entwickeln Lösungen, die Ihre Geschäftslogik, Ihre Benutzeranforderungen und Ihre langfristigen Ziele berücksichtigen.
Wir haben in den letzten fünf Jahren über 250 erfolgreiche Salesforce-Lösungen bereitgestellt und dabei eine Kundenzufriedenheitsbewertung von 4.9 von 5 Punkten erzielt. Wenn Sie bereit sind, die manuelle Dokumentenverwaltung aufzugeben und die Arbeitsweise Ihres Teams zu verbessern, kontaktieren Sie uns und erfahren Sie, wie wir Ihnen helfen können.
