Salesforce und SharePoint integrieren: Best Practices und Tools

Denken Sie an all die Dokumente, die Ihre Teams täglich verwalten müssen. Sind sie zugänglich und verknüpft, oder verursachen sie erhebliche Engpässe im Team? Wenn Letzteres zutrifft, ist es wahrscheinlich an der Zeit, zu überdenken, wie Ihre Salesforce-Dateien mit Ihrer übrigen Softwarelandschaft verbunden sind – insbesondere mit Lösungen zur Dokumentenablage wie SharePoint.
Wenn Ihre Teams in Vertrieb, Marketing und Kundenservice Salesforce nutzen, um Verkaufschancen und Interaktionen nachzuverfolgen (und zu verstehen), während Ihre operativen Teams und Ihre Rechtsabteilung Verträge, Angebote und interne Dokumente in SharePoint speichern, entsteht zwangsläufig eine Lücke.
Dabei handelt es sich keineswegs um eine kleine Lücke. Ohne eine zuverlässige Verbindung zwischen den Plattformen leiden Zusammenarbeit und Produktivität. Teams erledigen Aufgaben mehrfach, teilen veraltete Daten und suchen endlos nach Informationen, statt die Arbeit voranzubringen. Einige Berichte zeigen sogar, dass Beschäftigte 9,3 Stunden pro Woche im Durchschnitt allein mit dem Zusammentragen von Informationen verbringen.
Hier kommt die Integration von Salesforce und SharePoint ins Spiel. Sie schafft eine gemeinsame, effizientere Umgebung für Ihre Teams, in der Kundendatensätze und wichtige Dokumente auf sinnvolle Weise zusammengeführt werden.
Bei Routine Automation helfen wir Unternehmen dabei, diese Verbindung zum Funktionieren zu bringen. Dabei setzen wir nicht einfach auf ein schnell installiertes Plug-in oder eine oberflächliche Synchronisierung, sondern auf durchdachte Lösungen, die zur tatsächlichen Nutzung der Tools durch Ihre Mitarbeitenden passen. Wir nutzen Standardtools als Grundlage und entwickeln darauf aufbauend individuelle Integrationen, die zuverlässig, sicher und einfach zu bedienen sind.
Warum sollten Sie SharePoint und Salesforce verbinden?
Realistisch betrachtet nutzen die meisten Unternehmen Salesforce und SharePoint bereits. Beide sind hervorragende Tools für die Verwaltung und Nutzung von Daten. Salesforce ist die Schaltzentrale für Leads, Verkaufschancen und Kundeninteraktionen. SharePoint ist der Motor hinter der gemeinsamen Arbeit an Dokumenten, der Dateiablage und internen Prozessen. Wenn sie jedoch isoliert voneinander arbeiten, verschwenden Ihre Mitarbeitenden Zeit, Ihre Daten werden unübersichtlich und Ihre Workflows kommen kaum noch voran.
Mit einer Integration von Salesforce und SharePoint hingegen sind alle Ihre Dateien, Mitarbeitenden und Prozesse miteinander verbunden. Das bedeutet:

Das ist erst der Anfang. Wenn Ihr Unternehmen wächst, brauchen Sie ein System, das mitwächst. Deshalb wünschen sich Unternehmen nicht einfach irgendeine Integration, sondern eine skalierbare, sichere und individuell entwickelte Integration.
Herausforderungen bei der Integration von Salesforce und SharePoint
Vielleicht denken Sie jetzt: „Moment, bietet Salesforce dafür nicht bereits etwas an?“ Ja. Es heißt Salesforce Files Connect. Als Einstiegstool funktioniert es zwar, für den Einsatz im Unternehmensmaßstab ist es jedoch alles andere als ideal.
Standardtools, mit denen Sie SharePoint mit Salesforce verbinden können, bringen einige Herausforderungen mit sich, darunter:

Beschränkungen bei Dateigröße und Dateityp
Files Connect hat Schwierigkeiten mit großen Dokumenten oder bestimmten Dateiformaten, die in Arbeitsabläufen im Rechtswesen, in der Architektur oder in der Fertigung üblich sind. Wenn Sie große Mediendateien oder komplexe Excel-Tabellen mit Makros speichern, werden Sie wahrscheinlich auf Probleme stoßen. Auch die Anpassungsmöglichkeiten und die Funktionen zur Dateiverwaltung (Versionsverwaltung oder Nachverfolgung) sind nicht optimal.
Unzureichende Unterstützung für Metadaten
Metadaten helfen Teams dabei, Dateien effizient zu organisieren und zu durchsuchen. Files Connect ermöglicht jedoch keine vollständige Synchronisierung benutzerdefinierter Metadatenfelder aus SharePoint. Das bedeutet, dass Ihr Team möglicherweise weiterhin manuell suchen muss oder, schlimmer noch, Dateien neu erstellt, die bereits vorhanden sind.
Eingeschränkte Automatisierung
Müssen Sie Dateien von Salesforce nach SharePoint verschieben, sobald eine Verkaufschance abgeschlossen wird? Oder Dokumente nach 90 Tagen automatisch archivieren? Dafür benötigen Sie etwas Leistungsfähigeres als Files Connect. Native Tools bieten kaum oder gar keine Automatisierung, sodass alles manuell erledigt werden muss.
Schwächen bei der Benutzerfreundlichkeit
Die Benutzeroberfläche ist nicht intuitiv. Die Berechtigungsverwaltung kann umständlich sein. Da sich die Verbindung zudem nicht umfassend anpassen lässt, stoßen Unternehmen häufig auf Hindernisse, wenn sie Regeln zur Dokumentenbenennung, Geschäftslogik oder Prüfprotokolle durchsetzen möchten.
Sicherheitsbedenken
Files Connect bietet nur eingeschränkte Kontrollmöglichkeiten für die Sicherheit auf Dateiebene und die Nachverfolgung der Compliance. Für regulierte Branchen wie das Finanzwesen, das Rechtswesen oder das Gesundheitswesen ist das ein echtes Problem. Ein einfacher Salesforce-SharePoint-Konnektor sollte Sie nicht dazu zwingen, bei der Compliance Abstriche zu machen.
All das führt zu einem Schluss: Standardtools reichen für Unternehmen mit komplexen Prozessen nicht aus. Sie brauchen etwas Flexibleres. Hier kommt eine individuelle Integration von Salesforce und SharePoint mithilfe von REST API, Apex und Flow ins Spiel.
Individuelle Integration von SharePoint und Salesforce durch RA
Die meisten Integrationstools versprechen Einfachheit und halten dieses Versprechen bis zu einem gewissen Grad. Doch nach einiger Zeit stoßen Integrationen von SharePoint und Salesforce mit Tools wie Files Connect an ihre Grenzen. Tatsächlich sind reale Geschäftsprozesse selten einfach oder „standardisiert“. Universallösungen helfen nur begrenzt weiter.
Bei Routine Automation helfen wir Unternehmen, über einfache Konnektoren hinauszugehen und Integrationen zu entwickeln, die tatsächlich zur Arbeitsweise ihrer Teams passen. Dabei hören wir zunächst zu.

Jedes Unternehmen nutzt Salesforce und SharePoint etwas anders. Deshalb nehmen wir uns Zeit, Ihre Ziele, Herausforderungen und internen Systeme kennenzulernen. So entwickeln wir eine Lösung, die sich an Ihren Prozessen orientiert und nicht nur an der Technologie.
Manche Unternehmen möchten Dateien nach bestimmten Ereignissen von Salesforce nach SharePoint verschieben, etwa wenn ein Angebot oder Vertrag genehmigt wird. Andere benötigen strukturiertere Ordnersysteme in SharePoint, die mit benutzerdefinierten Objekten in Salesforce verknüpft sind. Wieder andere wünschen sich eine automatische Versionsverwaltung und die Synchronisierung von Berechtigungen zwischen beiden Plattformen. All das setzen wir um.
Unser Team arbeitet je nach Ihren Anforderungen mit verschiedenen Technologien: von Salesforce Apex und Flow über die SharePoint REST API und die Microsoft Graph API bis hin zu MuleSoft.
Optimieren Sie noch heute Ihren Workflow
Verbinden Sie Salesforce und SharePoint mit einer Lösung, die für Ihr Unternehmen entwickelt wurde. Sparen Sie Zeit, reduzieren Sie Fehler und geben Sie Ihrem Team die Werkzeuge, die es für eine echte Zusammenarbeit braucht.
Voraussetzungen für eine erfolgreiche Integration von Salesforce und SharePoint
Bevor Sie mit der Entwicklung beginnen, bedenken Sie: Schon etwas Vorbereitung kann viel bewirken. Die besten Integrationen beruhen auf einer soliden Grundlage, bei der Geschäftsziele, technische Voraussetzungen und die Abstimmung im Team bereits geklärt sind.
Unser Team bei RA empfiehlt, Folgendes vorzubereiten:
Außerdem ist es hilfreich, die richtigen internen Teams frühzeitig einzubeziehen. Ihre IT-Mitarbeiter, Salesforce-Administratoren und operativen Führungskräfte können Erkenntnisse beisteuern, die den langfristigen Erfolg der Integration prägen. Wir begleiten diesen Prozess, doch Ihre Beiträge helfen uns, von Anfang an eine passende Lösung zu entwickeln.
So verbinden wir Salesforce mit SharePoint
Wenn Sie schon einmal bei Google nach „Wie lässt sich SharePoint mit Salesforce integrieren?“ gesucht haben, wissen Sie wahrscheinlich, dass es mehrere Möglichkeiten gibt. Die beste Methode hängt von Ihren Zielen, Ihrer technischen Umgebung und der benötigten Flexibilität ab. Bei Routine Automation setzen wir nicht auf einen Einheitsansatz.
Wir helfen Ihnen, die für Ihr Unternehmen sinnvollste Methode auszuwählen, und setzen sie anschließend passend um. Die drei häufigsten Ansätze, die wir verwenden, sind:

Individuelle API-Entwicklung
Für Unternehmen, die eine tiefgreifende, zuverlässige Verbindung zwischen den Plattformen benötigen, ist eine individuelle API-Integration oft die beste Wahl. Sie bietet die größte Kontrolle und ein Höchstmaß an Flexibilität.
Wir kombinieren die Salesforce REST API mit der SharePoint REST API, um eine sichere, bidirektionale Kommunikation zwischen den Systemen aufzubauen. Das ermöglicht:
Bei komplexeren Anforderungen ergänzen wir Apex, die leistungsstarke Skriptsprache von Salesforce. Damit können wir Trigger entwickeln, die Bedingungen prüfen, Eingaben validieren oder Dateien nach ganz bestimmten Vorgaben organisieren.
Gemeinsam bilden Flow und Apex eine starke Grundlage für die Automatisierung. Das gilt besonders, wenn Sie Ihre CRM-Aktivitäten mit der Dokumentenverwaltung in SharePoint in Echtzeit verbinden möchten.
Diese Methode eignet sich ideal, wenn Ihre Systeme einer ganz bestimmten Logik folgen sollen oder wenn Sie mit sensiblen Daten arbeiten, die erweiterte Kontrollmechanismen erfordern. Wir sorgen außerdem dafür, dass sich Ihre Benutzer keine Gedanken über die dahinterliegende Technik machen müssen. Für sie funktioniert es einfach. Dokumente sind dort, wo sie sein sollen, wenn sie gebraucht werden.
Integration mit MuleSoft
Wenn Ihr Unternehmen bereits MuleSoft nutzt, können wir Ihnen helfen, SharePoint darin einzubinden. Das ist eine sehr gute Option für Unternehmen mit umfassenderem Integrationsbedarf über mehrere Systeme hinweg, etwa ERP-Systeme, HR-Tools oder externe Kundenportale.
Mithilfe von Integrationsflows für Salesforce und SharePoint in MuleSoft entwickeln wir skalierbare Datenpipelines, über die Dokumente und Daten durch Ihre Systemlandschaft fließen. Das ist besonders nützlich, wenn Sie mehrere Aktionen durch ein einziges Ereignis orchestrieren möchten, beispielsweise ein Dokument nach SharePoint verschieben, einen DocuSign-Prozess auslösen und eine Führungskraft in Teams benachrichtigen.
Wir helfen auch Teams, die MuleSoft bereits nutzen, ihre bestehende Konfiguration zu optimieren, um neue Workflows für Salesforce und SharePoint zu ermöglichen, ohne ihre Infrastruktur zu überlasten.

Verbinden Sie SharePoint über MuleSoft
Sie nutzen bereits MuleSoft? Wir helfen Ihnen, SharePoint und Salesforce in Ihren bestehenden Flow zu integrieren – effizient, sicher und mit minimalen Beeinträchtigungen.
Wichtige Schritte eines individuellen Integrationsprojekts für Salesforce und SharePoint
Ein erfolgreiches Integrationsprojekt umfasst mehr als Programmierung. Ein zuverlässiger Partner wie RA, der Salesforce-Beratungsleistungen und Integrationslösungen anbietet, lernt Ihre Workflows kennen, definiert Ihre Prioritäten und entwickelt ein System, auf das Sie sich verlassen können.
So sieht der Prozess aus, wenn Sie mit Routine Automation zusammenarbeiten:

Anforderungsanalyse: Wir beginnen mit einer Bestandsaufnahme. Dazu gehören Gespräche mit den Beteiligten, um zu verstehen, was Ihre Teams benötigen, wo Dokumente gespeichert sind, wie Berechtigungen funktionieren und wie ein erfolgreiches Ergebnis aussieht.

Entwurf der Integrationsarchitektur: Als Nächstes konzipieren wir den technischen Ansatz, sei es mit APIs zur Integration von SharePoint und Salesforce, Flow, Apex, MuleSoft oder einem hybriden Modell. Außerdem definieren wir Ordnerstrukturen, die Logik für Dokumentnamen und Metadatenzuordnungen.

Entwicklung und Konfiguration: Sobald der Plan genehmigt ist, beginnen wir mit der Entwicklung. Wir erstellen und testen die Verbindung zwischen Salesforce und SharePoint in einer sicheren Sandbox-Umgebung, bevor wir mit produktiven Daten arbeiten.

Überprüfung und Tests: Wir validieren die Integration mit Testfällen, die sich an realen Szenarien orientieren. Dazu gehören Datei-Uploads, rollenbasierter Zugriff, die Synchronisierung von Metadaten und das Systemverhalten unter Last. Die Sicherheit wird während des gesamten Prozesses überprüft.

Schulung und Support: Abschließend stellen wir Schulungsmaterialien, Dokumentation und Live-Einführungen für Ihre Benutzer und Administratoren bereit. Außerdem bieten wir Supportpakete an, um die Integration nach dem Produktivstart zu überwachen und an Ihre sich verändernden Anforderungen anzupassen.
Unser Ziel ist es nicht nur, funktionierende Software zu liefern. Wir möchten sicherstellen, dass Ihre Teams sie souverän nutzen können und dass die Lösung Ihr Unternehmen bei seinem Wachstum unterstützt.
Die Vorteile einer maßgeschneiderten Integration von Salesforce und SharePoint
Bei individuellen Integrationen geht es um mehr als die Verbindung von Salesforce mit SharePoint und umgekehrt. Sie sollen die tägliche Arbeit teamübergreifend einfacher, schneller und einheitlicher machen. Wenn die Lösung auf Ihre tatsächlichen Workflows zugeschnitten ist, zeigen sich konkrete Verbesserungen wie:

Bessere Zusammenarbeit und Dokumentenverwaltung
Eine der unmittelbarsten Veränderungen ist, wie viel reibungsloser Teams gemeinsam mit Dokumenten arbeiten können. Der Vertrieb kann eine Datei direkt in Salesforce hochladen, und die Rechtsabteilung kann wenige Augenblicke später in SharePoint darauf zugreifen, ohne dass eine einzige E-Mail verschickt werden muss.
Projektmanager können unterzeichnete Verträge, Onboarding-Unterlagen oder Berichte nachverfolgen, ohne Links hinterherlaufen oder sich fragen zu müssen, ob sie die neueste Version haben. Es ist, als stünde SharePoint genau dann direkt in Salesforce bereit, wenn Sie es am dringendsten brauchen.
Für wachsende Unternehmen bedeutet das auch, dass sie skalieren können, ohne die Komplexität zu erhöhen. Wenn immer mehr Teams auf beide Systeme angewiesen sind, unterstützt die Integration weiterhin den Prozess: Sie organisiert Dokumente automatisch, berücksichtigt Berechtigungsstufen und hält alles durchsuchbar und sicher.
Optimierte Geschäftsprozesse
Eine individuelle Integration von Salesforce und SharePoint erleichtert es, bislang manuelle Aufgaben nach Ihren Vorstellungen zu automatisieren. Das kann bedeuten, Dokumente beim Abschluss eines Geschäfts von Salesforce nach SharePoint zu verschieben, Benachrichtigungen zu senden, wenn eine erforderliche Datei fehlt, oder anhand von Kundendaten Ordner zu erstellen und Metadaten zuzuweisen.
Sie reduzieren repetitive Arbeit und beseitigen mögliche Quellen menschlicher Fehler. Da die Integration im Hintergrund läuft, kann sich Ihr Team auf seine eigentlichen Aufgaben konzentrieren, statt auf Dateiübertragungen oder Statusaktualisierungen.
Gemeinsam mit Kunden haben wir unter anderem die Angebotserstellung, die Dokumentenübergabe zwischen Vertrieb und Leistungserbringung und sogar Workflows für Compliance-Prüfungen automatisiert. Jeder Prozess ist anders, doch das Ziel bleibt gleich: weniger Routineaufwand, mehr wirksamer Fortschritt.
Verbesserte Datensicherheit und Compliance
Bei so vielen ineinandergreifenden Abläufen zwischen den Plattformen wird der Schutz von Dokumenten anspruchsvoll. SharePoint ist für die Dokumentenkontrolle ausgelegt, während Salesforce sensible Kundendaten verarbeitet. Werden diese Systeme verbunden, müssen sie daher beides schützen.
Deshalb entwickeln wir Integrationen mit starken Schutzmaßnahmen. Rollenbasierter Zugriff, verschlüsselte Übertragungen und detaillierte Audit-Trails helfen Ihrem Unternehmen, interne Richtlinien und Branchenstandards einzuhalten. Außerdem stellen wir sicher, dass Dokumente nur an den vorgesehenen Orten landen und dabei Namensregeln, Ordnerpfade und Aufbewahrungsrichtlinien eingehalten werden.
Best Practices für eine erfolgreiche Integration
Ob Sie eine Integration von Salesforce und SharePoint mit Rest APIs, MuleSoft, SAP, Flow oder Apex anstreben: Sie brauchen einen konkreten Plan. Glücklicherweise haben wir im Laufe der Zeit gelernt, dass einige einfache Best Practices viel bewirken können:
Wenn diese Voraussetzungen erfüllt sind, führt das zu einer reibungsloseren Einführung, zufriedeneren Benutzern und einer deutlich höheren Rendite Ihrer Investition.
Warum RA für die Integration von Salesforce und SharePoint wählen?
Viele Unternehmen haben Schwierigkeiten, die Lücke zwischen Tools wie Salesforce und SharePoint zu schließen. Standardtools bieten nur begrenzte Möglichkeiten, und internen Teams fehlen die Zeit und das Fachwissen, um eine individuelle Lösung zu entwickeln. Hier kommt Routine Automation ins Spiel.
Unser Team hat Dutzenden mittelständischen Unternehmen und Großunternehmen geholfen, ihre Systeme so zu verbinden, dass Reibungsverluste sinken, die Transparenz steigt und intelligentere Workflows möglich werden. Wir kopieren nicht nur Dateien von einem Ort zum anderen, sondern entwickeln Lösungen, die Ihre Geschäftslogik, Benutzeranforderungen und langfristigen Ziele abbilden.
In den vergangenen fünf Jahren haben wir über 293 erfolgreiche Salesforce-Lösungen umgesetzt und dabei eine Kundenzufriedenheitsbewertung von 4,9 von 5 erreicht. Wenn Sie bereit sind, die manuelle Dokumentenverwaltung hinter sich zu lassen und die Arbeitsweise Ihres Teams zu verbessern, kontaktieren Sie uns und erfahren Sie, wie wir Ihnen helfen können.
Häufig gestellte Fragen
Es gibt mehrere Möglichkeiten. Sie könnten mit Salesforce Files Connect beginnen. Damit stellen Sie eine Verbindung zu SharePoint-Dokumentbibliotheken her. Für mehr Kontrolle können Sie eine individuelle Lösung mit den Salesforce und SharePoint REST APIs entwickeln. So können Sie Aufgaben automatisieren, eine individuelle Ordnerlogik erstellen und Metadaten synchronisieren.
Ja, allerdings nur eingeschränkt. Mit Files Connect können Sie Dokumente verknüpfen und anzeigen, aber keine Uploads automatisieren oder Ordner organisieren. Für die volle Kontrolle empfehlen wir eine individuell entwickelte Lösung.
Nicht wirklich, aber das muss es auch nicht. Salesforce verarbeitet Daten und Workflows. SharePoint verwaltet Dateien und die Zusammenarbeit. Die beste Option ist, beide gemeinsam zu nutzen – mit einer individuellen Integration von Salesforce und SharePoint.
Sie reduziert doppelte Arbeit, verbessert den Zugriff und hält Dokumente geordnet. Teams arbeiten schneller zusammen, und alles bleibt zwischen den Systemen synchron.
Nicht, wenn es richtig gemacht wird. Bei RA steht Sicherheit an erster Stelle. Das bedeutet, verschlüsselte Übertragungen, Zugriffskontrollen und Protokollierung einzusetzen, damit Ihre Daten sicher bleiben und Compliance-Anforderungen erfüllen.
Ja. Wir entwickeln Integrationen von Salesforce und SharePoint, die auf Ihren Workflow zugeschnitten sind. Schulung, Support und Sicherheit sind ebenfalls enthalten.












