Pensez à tous les documents que vos équipes doivent gérer chaque jour. Sont-ils accessibles et reliés à vos systèmes, ou créent-ils d’importants blocages pour votre équipe ? Si vous avez choisi la dernière réponse, il est probablement temps de repenser la manière dont vos fichiers Salesforce sont reliés au reste de votre environnement technologique, en particulier aux outils de stockage de documents comme SharePoint.
Si vos équipes commerciales, marketing et de service client utilisent Salesforce pour suivre et comprendre les opportunités et les interactions, tandis que vos équipes opérationnelles et juridiques utilisent SharePoint pour stocker les contrats, les propositions et les documents internes, un décalage finira par se créer.
Et ce décalage est loin d’être négligeable. Sans connexion fiable entre les plateformes, la collaboration et la productivité se dégradent. Les équipes refont les mêmes tâches, partagent des données obsolètes et passent un temps considérable à chercher des informations au lieu de faire avancer le travail. Certains rapports indiquent même que les employés consacrent 9,3 heures par semaine en moyenne à la seule collecte d’informations.
C’est là qu’intervient l’intégration entre Salesforce et SharePoint. Elle crée un environnement partagé et plus efficace pour vos équipes, qui réunit les enregistrements clients et les documents essentiels de manière cohérente.
Chez Routine Automation, nous aidons les entreprises à rendre cette connexion opérationnelle. Nous allons au-delà d’un simple module à installer rapidement ou d’une synchronisation superficielle, grâce à des solutions réfléchies qui correspondent à la manière dont vos équipes utilisent réellement leurs outils. Nous nous appuyons sur les outils standard pour créer des intégrations personnalisées, fiables, sécurisées et faciles à utiliser.
Dans les faits, la plupart des entreprises utilisent déjà Salesforce et SharePoint. Ce sont deux outils remarquables pour gérer et exploiter les données. Salesforce est le centre névralgique des prospects, des opportunités et des interactions clients. SharePoint est le moteur de la collaboration documentaire, du stockage des fichiers et des processus internes. Mais lorsqu’ils fonctionnent en silos, vos équipes perdent du temps, vos données deviennent désordonnées et vos workflows ralentissent considérablement.
À l’inverse, avec une intégration entre Salesforce et SharePoint, tous vos fichiers, vos collaborateurs et vos processus sont connectés. Cela se traduit par :
Une productivité accrue : les commerciaux peuvent importer, consulter ou lier des documents stockés dans SharePoint directement depuis une opportunité ou un compte Salesforce, sans passer d’une application à l’autre. Les équipes juridiques peuvent accéder aux contrats en quelques clics. Tout le monde gagne du temps.
La fin des données en double : sans intégration, les équipes finissent par importer les mêmes fichiers à plusieurs endroits, ce qui entraîne des problèmes de gestion des versions et des coûts de stockage inutiles. Une intégration entre Salesforce et SharePoint garantit que les fichiers sont conservés dans un emplacement sécurisé unique, tout en restant accessibles là où ils sont nécessaires.
Une source de référence unique : lorsque vous harmonisez les données et les documents entre les systèmes, tout le monde travaille à partir des mêmes informations, et littéralement du même document. Plus besoin d’envoyer des PDF par e-mail ni de demander : « Où est l’accord signé ? » Il est déjà lié à l’enregistrement Salesforce. Cet accès centralisé améliore l’exactitude des informations, la responsabilisation et la confiance entre les services.
Une gestion documentaire simplifiée : au lieu de stocker les pièces jointes dans Salesforce et d’atteindre rapidement les limites de stockage, les documents peuvent être transférés automatiquement vers le bon dossier dans SharePoint, à l’aide de conventions de nommage et de métadonnées qui facilitent leur récupération. Grâce aux solides fonctions de recherche et de filtrage de SharePoint, retrouver ce dont vous avez besoin devient un jeu d’enfant.
Ce n’est qu’un début. À mesure que votre entreprise se développe, vous aurez besoin d’un système qui évolue avec elle. C’est pourquoi les entreprises ne veulent pas seulement une intégration : elles veulent une intégration évolutive, sécurisée et conçue sur mesure.
Vous vous dites peut-être : « Mais Salesforce ne propose-t-il pas déjà quelque chose pour cela ? » Oui. Cet outil s’appelle Salesforce Files Connect. Mais s’il convient pour démarrer, il est loin d’être idéal pour une utilisation à l’échelle d’une grande entreprise.
Les outils standard qui vous aident à connecter SharePoint à Salesforce présentent plusieurs limites, notamment :
Files Connect gère difficilement les documents volumineux ou certains formats de fichiers courants dans les workflows juridiques, architecturaux ou industriels. Si vous stockez des fichiers multimédias volumineux ou des feuilles Excel complexes contenant des macros, vous rencontrerez probablement des problèmes. Vous ne bénéficiez pas non plus des meilleures options de personnalisation ni des meilleures fonctionnalités de gestion des fichiers, comme la gestion des versions ou le suivi.
Les métadonnées aident les équipes à organiser et à rechercher efficacement les fichiers. Mais Files Connect ne permet pas de synchroniser intégralement les champs de métadonnées personnalisés de SharePoint. Votre équipe peut donc encore devoir effectuer des recherches manuelles ou, pire, recréer des fichiers qu’elle possède déjà.
Vous devez déplacer des fichiers de Salesforce vers SharePoint dès la clôture d’une opportunité ? Ou archiver automatiquement des documents après 90 jours ? Il vous faudra un outil plus puissant que Files Connect. Les outils natifs offrent peu ou pas d’automatisation : tout devient un processus manuel.
L’interface utilisateur n’est pas intuitive. La gestion des autorisations peut être laborieuse. De plus, comme la connexion n’est pas personnalisable en profondeur, les entreprises se heurtent souvent à des obstacles lorsqu’elles tentent d’imposer des règles de nommage des documents, une logique métier ou des pistes d’audit.
Files Connect offre des contrôles limités en matière de sécurité au niveau des fichiers et de suivi de la conformité. Pour les secteurs réglementés comme la finance, le droit ou la santé, c’est un véritable problème. Un simple connecteur entre Salesforce et SharePoint ne devrait pas vous obliger à faire des compromis sur la conformité.
Tout cela mène à une conclusion : les outils standard ne suffisent pas aux entreprises dont les processus sont complexes. Vous avez besoin d’une solution plus flexible. C’est là qu’intervient une intégration personnalisée entre Salesforce et SharePoint utilisant REST API, Apex et Flow.
La plupart des outils d’intégration promettent la simplicité et tiennent cette promesse dans une certaine mesure. Mais avec le temps, les intégrations entre SharePoint et Salesforce réalisées avec des outils comme Files Connect montrent leurs limites. En réalité, les processus métier sont rarement simples ou « standardisés ». Les solutions universelles ont leurs limites.
Chez Routine Automation, nous aidons les entreprises à aller au-delà des connecteurs de base et à créer des intégrations réellement adaptées au fonctionnement de leurs équipes. Nous commençons par vous écouter.
Chaque entreprise utilise Salesforce et SharePoint un peu différemment. Nous prenons donc le temps de comprendre vos objectifs, vos difficultés et vos systèmes internes. C’est ainsi que nous créons une solution qui reflète vos processus, au-delà de la seule technologie.
Certaines entreprises souhaitent déplacer des fichiers de Salesforce vers SharePoint après des événements précis, comme l’approbation d’un devis ou d’un contrat. D’autres ont besoin de structures de dossiers plus organisées dans SharePoint, liées à des objets personnalisés dans Salesforce. Certaines souhaitent automatiser la gestion des versions et la synchronisation des autorisations entre les deux plateformes. Nous prenons tout cela en charge.
Notre équipe utilise différentes technologies selon vos besoins, de Salesforce Apex et Flow à SharePoint REST API, Microsoft Graph API et MuleSoft.
Simplifiez votre workflow dès aujourd’hui
Connectez Salesforce et SharePoint grâce à une solution conçue pour votre entreprise. Gagnez du temps, réduisez les erreurs et donnez à votre équipe les outils nécessaires pour véritablement collaborer.
Avant de vous lancer dans le développement, gardez à l’esprit qu’un peu de préparation fait une grande différence. Les meilleures intégrations reposent sur des bases solides : des objectifs métier définis, une configuration technique en place et des équipes déjà alignées.
Voici ce que notre équipe chez RA recommande de préparer :
Comptes Salesforce et SharePoint : assurez-vous que les deux plateformes sont actives et disposent des licences appropriées. Si vous utilisez SharePoint dans le cadre de Microsoft 365, confirmez quels sites et bibliothèques feront partie de l’intégration.
Objectifs définis : cherchez-vous à améliorer la collaboration ? À centraliser l’accès aux documents ? À automatiser les workflows ? Savoir à quoi ressemble une réussite vous aide à concevoir la bonne solution.
Accès administrateur : vous aurez besoin des autorisations appropriées sur les deux plateformes pour autoriser les API, créer des flux et configurer les paramètres d’intégration.
Planification de la structure des données : réfléchissez à la manière dont vous stockez vos documents aujourd’hui. Les fichiers seront-ils organisés par compte, par opportunité ou par objet personnalisé ? Une logique de classement claire facilite l’automatisation.
Configuration de l’utilisateur d’intégration : pour des raisons de sécurité et de cohérence, nous recommandons de créer, dans Salesforce comme dans SharePoint, un compte utilisateur réservé aux tâches d’intégration. Cela facilite le suivi, le dépannage et le maintien de l’intégrité des systèmes.
Il est également utile d’impliquer rapidement les bonnes équipes internes. Votre personnel informatique, vos administrateurs Salesforce et vos responsables opérationnels peuvent apporter des éclairages qui contribueront à la réussite de l’intégration à long terme. Nous vous guidons dans cette démarche, mais votre contribution nous aide à concevoir une solution adaptée dès le départ.
Si vous avez déjà recherché « Comment intégrer SharePoint à Salesforce » sur Google, vous savez probablement qu’il existe plusieurs options. La meilleure méthode dépend de vos objectifs, de votre environnement technique et du degré de flexibilité dont vous avez besoin. Chez Routine Automation, nous n’appliquons pas une approche unique à tous les cas.
Nous vous aidons à choisir la méthode la plus pertinente pour votre entreprise, puis nous la mettons en œuvre en fonction de vos besoins. Voici les trois approches que nous utilisons le plus souvent :
Pour les entreprises qui ont besoin d’une connexion approfondie et fiable entre les plateformes, une intégration personnalisée via API est souvent le meilleur choix. Elle offre le plus de contrôle et le plus haut niveau de flexibilité.
Nous combinons Salesforce REST API et SharePoint REST API pour établir une communication bidirectionnelle sécurisée entre les systèmes. Cela permet :
L’importation automatisée de fichiers depuis Salesforce vers des dossiers SharePoint spécifiques
La création dynamique de dossiers en fonction des étapes des opportunités ou des noms des comptes
L’ajout de métadonnées dans SharePoint à partir des valeurs des champs Salesforce
Des conventions de nommage personnalisées pour que les documents restent organisés et faciles à retrouver
Pour les besoins plus complexes, nous ajoutons Apex, le puissant langage de script de Salesforce. Cela nous permet de créer des déclencheurs qui vérifient des conditions, valident les données saisies ou organisent les fichiers de manière très précise.
Ensemble, Flow et Apex constituent une base solide pour l’automatisation, en particulier lorsque vous souhaitez relier votre activité CRM à la gestion documentaire en temps réel dans SharePoint.
Cette méthode est idéale lorsque vous souhaitez que vos systèmes suivent une logique très précise ou lorsque vous travaillez avec des données sensibles qui nécessitent des contrôles avancés. Nous veillons également à ce que vos utilisateurs n’aient pas à se préoccuper de la technologie sous-jacente. Pour eux, tout fonctionne simplement. Les documents sont au bon endroit, au moment où ils en ont besoin.
Si votre entreprise utilise déjà MuleSoft, nous pouvons vous aider à étendre son utilisation à SharePoint. C’est une excellente option pour les entreprises dont les besoins d’intégration s’étendent à plusieurs systèmes, comme des ERP, des outils RH ou des portails clients externes.
À l’aide de flux d’intégration entre Salesforce et SharePoint dans MuleSoft, nous construisons des pipelines évolutifs qui permettent aux documents et aux données de circuler dans votre écosystème. Cette approche est particulièrement utile lorsque vous souhaitez orchestrer plusieurs actions à partir d’un seul événement, par exemple déplacer un document vers SharePoint, déclencher un processus DocuSign et avertir un responsable dans Teams.
Nous aidons également les équipes qui utilisent déjà MuleSoft à optimiser leur configuration existante pour y intégrer de nouveaux workflows entre Salesforce et SharePoint, sans surcharger leur infrastructure.
Connectez SharePoint via MuleSoft
Vous utilisez déjà MuleSoft ? Nous vous aiderons à intégrer SharePoint et Salesforce à votre flux existant, de manière efficace et sécurisée, avec un minimum de perturbations.
La réussite d’un projet d’intégration va au-delà du code. Un partenaire fiable comme RA, qui propose des services de conseil Salesforce et des solutions d’intégration, prend le temps de comprendre vos workflows, définit vos priorités et crée un système sur lequel vous pouvez compter.
Voici comment se déroule le processus lorsque vous travaillez avec Routine Automation :
Analyse des besoins : nous commençons par une phase de découverte. Elle comprend des réunions avec les parties prenantes pour comprendre les besoins de vos équipes, l’emplacement des documents, le fonctionnement des autorisations et les critères de réussite.
Conception de l’architecture d’intégration : nous définissons ensuite l’approche technique, qu’elle repose sur des API d’intégration entre SharePoint et Salesforce, Flow, Apex, MuleSoft ou un modèle hybride. Nous définissons également les structures de dossiers, la logique de nommage des documents et les correspondances entre les métadonnées.
Développement et configuration : une fois le plan approuvé, nous commençons le développement. Nous créons et testons la connexion entre Salesforce et SharePoint dans un environnement de test sécurisé avant toute intervention sur les données de production.
Revue et tests : nous validons l’intégration à l’aide de cas de test fondés sur des scénarios réels. Ils couvrent notamment l’importation de fichiers, les accès selon les rôles, la synchronisation des métadonnées et le comportement du système sous charge. La sécurité est examinée tout au long du processus.
Formation et support : enfin, nous fournissons des supports de formation, de la documentation et des démonstrations en direct à vos utilisateurs et administrateurs. Nous proposons également des forfaits de support pour surveiller l’intégration après sa mise en production et l’adapter à l’évolution de vos besoins.
Notre objectif ne se limite pas à livrer un logiciel fonctionnel. Nous voulons que vos équipes l’utilisent en toute confiance et que la solution accompagne le développement de votre entreprise.
Les intégrations personnalisées ne servent pas uniquement à connecter Salesforce à SharePoint, et inversement. Elles visent à rendre le travail quotidien plus simple, plus rapide et plus cohérent entre les équipes. Lorsque la solution est conçue pour vos workflows réels, vous commencez à constater des améliorations concrètes, comme :
L’un des changements les plus immédiats est la fluidité accrue du travail documentaire entre les équipes. Les commerciaux peuvent importer un fichier depuis Salesforce, et l’équipe juridique peut y accéder dans SharePoint quelques instants plus tard, sans envoyer le moindre e-mail.
Les chefs de projet peuvent suivre les contrats signés, les documents d’intégration ou les rapports sans courir après les liens ni se demander s’ils disposent de la dernière version. C’est comme avoir instantanément SharePoint dans Salesforce au moment où vous en avez le plus besoin.
Pour les entreprises en croissance, cela signifie également qu’elles peuvent se développer sans ajouter de complexité. À mesure que davantage d’équipes s’appuient sur les deux systèmes, l’intégration continue d’accompagner les processus en organisant automatiquement les documents, en respectant les niveaux d’autorisation et en maintenant l’ensemble sécurisé et facile à retrouver.
Une intégration personnalisée de Salesforce à SharePoint facilite l’automatisation, selon vos propres règles, de tâches auparavant manuelles. Il peut s’agir de déplacer des documents de Salesforce vers SharePoint à la clôture d’une opportunité, d’envoyer des alertes lorsqu’un fichier obligatoire manque, ou de créer des dossiers et d’appliquer des métadonnées à partir des informations client.
Vous réduisez le travail répétitif et éliminez les occasions d’erreur humaine. Et comme l’intégration fonctionne en arrière-plan, votre équipe reste concentrée sur son véritable métier, sans avoir à gérer les transferts de fichiers ou les mises à jour de statut.
Nous avons travaillé avec des clients pour automatiser notamment la génération de propositions, le transfert de documents entre les équipes commerciales et celles chargées de la réalisation, et même les workflows de contrôle de conformité. Chaque processus est différent, mais l’objectif reste le même : moins de tâches fastidieuses, plus d’avancées concrètes.
Avec autant de composants à gérer entre les plateformes, assurer la sécurité des documents devient délicat. SharePoint est conçu pour le contrôle documentaire et Salesforce gère des données clients sensibles. Lorsqu’ils sont connectés, ces systèmes doivent donc protéger à la fois les documents et les données.
C’est pourquoi nous créons des intégrations dotées de solides mécanismes de protection. Les accès selon les rôles, les transferts chiffrés et les pistes d’audit détaillées aident votre entreprise à respecter ses politiques internes et les normes de son secteur. Nous veillons également à ce que les documents soient uniquement acheminés vers les emplacements prévus, dans le respect des règles de nommage, des chemins de dossiers et des politiques de conservation.
Que vous envisagiez une intégration entre Salesforce et SharePoint à l’aide d’API REST, de MuleSoft, de SAP, de Flow ou d’Apex, vous avez besoin d’un plan d’action. Heureusement, nous avons appris au fil du temps que quelques bonnes pratiques simples peuvent faire une grande différence :
Commencez par des objectifs clairs : sachez ce que vous voulez accomplir avant de choisir des outils ou d’écrire du code. Que vous souhaitiez accélérer l’accès, améliorer la gestion des versions ou simplifier les workflows, ces objectifs guideront chaque décision du projet.
Évaluez la compatibilité dès le départ : toutes les méthodes d’intégration ne conviennent pas à toutes les configurations. Prenez en compte dès le début votre version de SharePoint, votre édition Salesforce, les API disponibles et les exigences en matière de licences.
Désignez un responsable : choisissez une personne chargée de superviser le projet et de communiquer avec votre partenaire d’intégration. Cela contribuera à accélérer les décisions et à maintenir l’alignement de tous les intervenants.
Testez avant la mise en production : utilisez une sandbox Salesforce ou un environnement de préproduction pour valider l’intégration. Essayez des cas d’usage réels avec des enregistrements de test et impliquez différents membres de l’équipe dans le processus.
Prévoyez le support et les évolutions : même après le lancement, les besoins d’intégration peuvent changer. Prévoyez des outils de surveillance et des points de suivi pour examiner ce qui fonctionne et effectuer les ajustements nécessaires. Nous recommandons des bilans de santé trimestriels pour assurer la réussite à long terme.
Lorsque ces éléments sont en place, le déploiement se déroule plus facilement, les utilisateurs sont plus satisfaits et votre retour sur investissement est bien plus élevé.
De nombreuses entreprises peinent à faire le lien entre des outils comme Salesforce et SharePoint. Les outils prêts à l’emploi sont restrictifs, et les équipes internes manquent de temps (et d’expertise) pour développer une solution sur mesure. C’est là que Routine Automation intervient.
Notre équipe a aidé des dizaines de moyennes et grandes entreprises à connecter leurs systèmes de manière à réduire les frictions, améliorer la visibilité et faciliter des workflows plus intelligents. Nous ne nous contentons pas de copier des fichiers d’un endroit à un autre : nous créons des solutions qui reflètent votre logique métier, les besoins de vos utilisateurs et vos objectifs à long terme.
Nous avons livré avec succès 293 solutions Salesforce au cours des cinq dernières années, avec une note de satisfaction client de 4,9 sur 5. Si vous souhaitez en finir avec la gestion manuelle des documents et améliorer la façon dont votre équipe travaille, contactez-nous pour découvrir comment nous pouvons vous aider.
Il existe plusieurs possibilités. Vous pouvez commencer par Salesforce Files Connect, qui permet de se connecter aux bibliothèques de documents SharePoint. Pour bénéficier de davantage de contrôle, vous pouvez opter pour un développement sur mesure à l’aide des API REST de Salesforce et de SharePoint. Vous pouvez ainsi automatiser des tâches, créer une logique personnalisée de gestion des dossiers et synchroniser les métadonnées.
Oui, mais les possibilités sont limitées. Files Connect vous permet de lier et de consulter des documents, mais pas d’automatiser leur chargement ni d’organiser les dossiers. Pour un contrôle complet, nous recommandons une solution développée sur mesure.
Pas vraiment, mais ce n’est pas nécessaire. Salesforce gère les données et les workflows. SharePoint gère les fichiers et la collaboration. La meilleure option consiste à les utiliser ensemble, grâce à une intégration sur mesure de Salesforce et SharePoint.
Cela réduit les tâches effectuées en double, facilite l’accès aux documents et permet de les garder bien organisés. Les équipes collaborent plus rapidement et tout reste synchronisé entre les systèmes.
Pas si la connexion est correctement mise en place. Chez RA, nous donnons la priorité à la sécurité. Cela signifie que nous utilisons des transferts chiffrés, des contrôles d’accès et la journalisation pour assurer la sécurité et la conformité de vos données.
Oui. Nous développons des intégrations entre Salesforce et SharePoint conçues autour de votre workflow, avec la formation, l’assistance et la sécurité incluses.
English
Suomi
Deutsch
Polski
