Pomyśl o dokumentach, którymi zespoły zarządzają każdego dnia. Czy są łatwo dostępne i powiązane z właściwymi danymi, czy raczej powodują poważne zatory w pracy? Jeśli to drugie, warto przemyśleć sposób łączenia plików Salesforce z pozostałymi narzędziami, szczególnie z systemami przechowywania dokumentów, takimi jak SharePoint.
Jeśli Twoje zespoły sprzedaży, marketingu i obsługi klienta korzystają z Salesforce, aby śledzić transakcje i interakcje oraz je rozumieć, a zespoły operacyjne i prawne używają SharePoint do przechowywania umów, ofert i dokumentów wewnętrznych, powstanie między nimi luka.
To wcale nie jest drobna luka. Bez niezawodnego połączenia między platformami współpraca i produktywność zaczynają szwankować. Zespoły powtarzają zadania, udostępniają nieaktualne dane i tracą mnóstwo czasu na szukanie informacji, zamiast posuwać pracę naprzód. Niektóre raporty pokazują nawet, że pracownicy poświęcają 9,3 godziny tygodniowo średnio na samo zbieranie informacji.
Tu właśnie przydaje się integracja Salesforce z SharePoint. Tworzy wspólne, bardziej efektywne środowisko pracy dla Twoich zespołów, które w logiczny sposób łączy rekordy klientów z kluczowymi dokumentami.
W Routine Automation pomagamy firmom sprawić, by to połączenie działało. Nie ograniczamy się do szybkiego wdrożenia wtyczki czy powierzchownej synchronizacji — tworzymy przemyślane rozwiązania dopasowane do tego, jak Twoi pracownicy rzeczywiście korzystają z narzędzi. Rozbudowujemy standardowe narzędzia, aby tworzyć indywidualne integracje, które są niezawodne, bezpieczne i łatwe w obsłudze.
W praktyce większość firm już korzysta z Salesforce i SharePoint. Obie platformy to znakomite narzędzia do zarządzania danymi i ich wykorzystywania. Salesforce stanowi centrum zarządzania potencjalnymi klientami, transakcjami i interakcjami z klientami. SharePoint napędza współpracę nad dokumentami, przechowywanie plików i procesy wewnętrzne. Jednak gdy działają w izolacji, Twoi pracownicy tracą czas, w danych powstaje bałagan, a przepływy pracy drastycznie zwalniają.
Z kolei dzięki integracji Salesforce z SharePoint wszystkie Twoje pliki, osoby i procesy są ze sobą połączone. Oznacza to:
Wzrost produktywności: Sprzedawcy mogą przesyłać i przeglądać dokumenty przechowywane w SharePoint lub dodawać do nich linki bezpośrednio z poziomu szansy sprzedaży lub konta w Salesforce, bez przełączania się między aplikacjami. Zespoły prawne mogą otwierać umowy kilkoma kliknięciami. Wszyscy oszczędzają czas.
Koniec z powielaniem danych: Bez integracji zespoły przesyłają te same pliki w wiele miejsc, co prowadzi do problemów z kontrolą wersji i niepotrzebnych kosztów przechowywania. Integracja Salesforce z SharePoint zapewnia przechowywanie plików w jednym bezpiecznym miejscu, a jednocześnie dostęp do nich tam, gdzie są potrzebne.
Jedno źródło prawdy: Gdy ujednolicisz dane i dokumenty w różnych systemach, wszyscy pracują na tej samej stronie. Dosłownie. Koniec z wysyłaniem PDF-ów e-mailem i pytaniami: „Gdzie jest podpisana umowa?”. Link do niej jest już w rekordzie Salesforce. Taki scentralizowany dostęp zwiększa dokładność, przejrzystość odpowiedzialności i zaufanie między działami.
Łatwiejsze zarządzanie dokumentami: Zamiast przechowywać załączniki w Salesforce i szybko osiągać limity przestrzeni, można automatycznie przesyłać dokumenty do odpowiedniego folderu w SharePoint, korzystając z konwencji nazewnictwa i metadanych ułatwiających ich odnajdywanie. Ponieważ SharePoint oferuje rozbudowane funkcje wyszukiwania i filtrowania, znalezienie potrzebnych materiałów staje się proste.
To dopiero początek. Wraz ze wzrostem skali działalności potrzebujesz systemu, który rozwija się razem z Tobą. Dlatego firmom nie wystarcza sama integracja — oczekują integracji skalowalnej, bezpiecznej i stworzonej na miarę.
Być może myślisz teraz: „Zaraz, czy Salesforce nie oferuje już czegoś do tego celu?”. Tak. To Salesforce Files Connect. Choć sprawdza się jako narzędzie na początek, daleko mu do ideału przy zastosowaniach na skalę dużego przedsiębiorstwa.
Standardowe narzędzia pomagające połączyć SharePoint z Salesforce mają kilka ograniczeń, takich jak:
Files Connect ma trudności z obsługą dużych dokumentów i określonych formatów plików powszechnych w procesach prawnych, architektonicznych czy produkcyjnych. Jeśli przechowujesz duże pliki multimedialne lub złożone arkusze Excel z makrami, prawdopodobnie napotkasz problemy. Nie otrzymujesz też najlepszych możliwości dostosowywania ani funkcji zarządzania plikami, takich jak kontrola wersji czy śledzenie zmian.
Metadane pomagają zespołom sprawnie porządkować i wyszukiwać pliki. Jednak Files Connect nie umożliwia pełnej synchronizacji niestandardowych pól metadanych z SharePoint. Oznacza to, że Twój zespół może nadal wyszukiwać pliki ręcznie lub, co gorsza, odtwarzać pliki, które już ma.
Potrzebujesz przenosić pliki z Salesforce do SharePoint natychmiast po zamknięciu szansy sprzedaży? A może automatycznie archiwizować dokumenty po 90 dniach? Będziesz potrzebować czegoś bardziej zaawansowanego niż Files Connect. Natywne narzędzia oferują niewielkie możliwości automatyzacji lub nie oferują ich wcale, przez co wszystko trzeba robić ręcznie.
Interfejs użytkownika nie jest intuicyjny. Zarządzanie uprawnieniami bywa niewygodne. Ponadto, ponieważ możliwości dostosowania połączenia są ograniczone, firmy często napotykają przeszkody przy próbach egzekwowania reguł nazewnictwa dokumentów, logiki biznesowej czy prowadzenia ścieżek audytu.
Files Connect oferuje ograniczone mechanizmy kontroli bezpieczeństwa na poziomie plików i monitorowania zgodności z przepisami. Dla branż regulowanych, takich jak finanse, prawo czy ochrona zdrowia, to poważny problem. Prosty konektor Salesforce z SharePoint nie powinien zmuszać Cię do kompromisów w zakresie zgodności z przepisami.
Wszystko to prowadzi do jednego wniosku: standardowe narzędzia nie wystarczają firmom o złożonych procesach. Potrzebujesz czegoś bardziej elastycznego. Tu właśnie przydaje się indywidualna integracja Salesforce z SharePoint z wykorzystaniem REST API, Apex i Flow.
Większość narzędzi integracyjnych obiecuje prostotę i do pewnego stopnia spełnia tę obietnicę. Jednak po pewnym czasie integracje SharePoint z Salesforce oparte na narzędziach takich jak Files Connect przestają wystarczać. Prawda jest taka, że rzeczywiste procesy biznesowe rzadko są proste lub „standardowe”. Uniwersalne rozwiązania mają swoje granice.
W Routine Automation pomagamy firmom wyjść poza podstawowe konektory i tworzyć integracje rzeczywiście dopasowane do sposobu pracy ich zespołów. Zaczynamy od słuchania.
Każda firma korzysta z Salesforce i SharePoint nieco inaczej, dlatego poświęcamy czas na poznanie Twoich celów, problemów i systemów wewnętrznych. Dzięki temu tworzymy rozwiązanie, które odzwierciedla Twój proces, a nie tylko technologię.
Niektóre firmy chcą przenosić pliki z Salesforce do SharePoint po określonych zdarzeniach, na przykład po zatwierdzeniu oferty lub umowy. Inne potrzebują bardziej uporządkowanych struktur folderów w SharePoint, powiązanych z niestandardowymi obiektami w Salesforce. Jeszcze inne chcą automatycznej kontroli wersji i synchronizacji uprawnień na obu platformach. Zajmujemy się tym wszystkim.
Nasz zespół korzysta z różnych technologii w zależności od Twoich potrzeb — od Salesforce Apex i Flow po SharePoint REST API, Microsoft Graph API i MuleSoft.
Usprawnij swój przepływ pracy już dziś
Połącz Salesforce z SharePoint za pomocą rozwiązania stworzonego dla Twojej firmy. Oszczędzaj czas, ograniczaj błędy i daj swojemu zespołowi narzędzia potrzebne do efektywnej współpracy.
Zanim przystąpisz do prac programistycznych, pamiętaj, że nawet niewielkie przygotowanie robi dużą różnicę. Najlepsze integracje powstają na solidnych fundamentach: jasno określonych celach biznesowych, gotowej konfiguracji technicznej i skoordynowanej pracy zespołów.
Oto co nasz zespół RA zaleca przygotować:
Konta Salesforce i SharePoint: Upewnij się, że obie platformy są aktywne i mają odpowiednie licencje. Jeśli korzystasz z SharePoint w ramach Microsoft 365, potwierdź, które witryny i biblioteki zostaną objęte integracją.
Określone cele: Chcesz usprawnić współpracę? Scentralizować dostęp do dokumentów? Zautomatyzować przepływy pracy? Wiedza o tym, jak ma wyglądać sukces, pomaga stworzyć właściwe rozwiązanie.
Dostęp administratora: Potrzebujesz odpowiednich uprawnień na obu platformach, aby autoryzować interfejsy API, tworzyć przepływy i konfigurować ustawienia integracji.
Planowanie struktury danych: Zastanów się, jak obecnie przechowujesz dokumenty. Czy pliki będą uporządkowane według kont, szans sprzedaży czy obiektów niestandardowych? Przejrzysta logika folderów ułatwia automatyzację.
Konfiguracja użytkownika integracyjnego: Ze względu na bezpieczeństwo i spójność zalecamy utworzenie zarówno w Salesforce, jak i SharePoint osobnego konta użytkownika przeznaczonego wyłącznie do zadań integracyjnych. Ułatwia to śledzenie działań, rozwiązywanie problemów i utrzymanie integralności systemów.
Warto też wcześnie zaangażować odpowiednie zespoły wewnętrzne. Pracownicy IT, administratorzy Salesforce i osoby kierujące działaniami operacyjnymi mogą dostarczyć informacji, które wpłyną na długoterminowy sukces integracji. Prowadzimy ten proces, ale Twój wkład pomaga nam od początku zaprojektować dobrze dopasowane rozwiązanie.
Jeśli zdarzyło Ci się wyszukać w Google „Jak zintegrować SharePoint z Salesforce”, zapewne wiesz, że istnieje kilka możliwości. Najlepsza metoda zależy od Twoich celów, środowiska technicznego i potrzebnego poziomu elastyczności. W Routine Automation nie stosujemy jednego podejścia do wszystkich przypadków.
Pomagamy Ci wybrać metodę, która ma największy sens dla Twojej firmy, a następnie tworzymy odpowiednio dopasowane rozwiązanie. Trzy najczęściej stosowane przez nas podejścia to:
Dla firm potrzebujących głębokiego, niezawodnego połączenia między platformami indywidualna integracja API jest często najlepszym wyborem. Zapewnia największą kontrolę i najwyższy poziom elastyczności.
Łączymy Salesforce REST API z SharePoint REST API, aby stworzyć bezpieczną, dwukierunkową komunikację między systemami. Umożliwia to:
Automatyczne przesyłanie plików z Salesforce do określonych folderów w SharePoint
Dynamiczne tworzenie folderów na podstawie etapów szans sprzedaży lub nazw kont
Oznaczanie plików metadanymi w SharePoint na podstawie wartości pól Salesforce
Stosowanie indywidualnych konwencji nazewnictwa, które pomagają utrzymać porządek w dokumentach i ułatwiają ich wyszukiwanie
W przypadku bardziej złożonych potrzeb dodatkowo wykorzystujemy Apex, zaawansowany język skryptowy Salesforce. Pozwala nam to tworzyć wyzwalacze, które sprawdzają warunki, weryfikują dane wejściowe lub porządkują pliki w ściśle określony sposób.
Flow i Apex wspólnie tworzą solidną podstawę automatyzacji. Szczególnie wtedy, gdy chcesz połączyć działania w CRM z zarządzaniem dokumentami w SharePoint w czasie rzeczywistym.
Ta metoda jest idealna, gdy chcesz, aby Twoje systemy działały według ściśle określonej logiki, lub gdy pracujesz z danymi wrażliwymi wymagającymi zaawansowanych mechanizmów kontroli. Dbamy też o to, aby użytkownicy nie musieli zastanawiać się nad technologią, która za tym stoi. Dla nich wszystko po prostu działa. Dokumenty są tam, gdzie powinny, wtedy, gdy ich potrzebują.
Jeśli Twoja organizacja korzysta już z MuleSoft, możemy pomóc rozszerzyć jego zastosowanie o SharePoint. To świetna opcja dla firm o szerszych potrzebach integracyjnych obejmujących wiele systemów, takich jak systemy ERP, narzędzia HR czy zewnętrzne portale dla klientów.
Korzystając z przepływów integracyjnych Salesforce i SharePoint w MuleSoft, tworzymy skalowalne potoki przesyłania dokumentów i danych w całym Twoim ekosystemie. Jest to szczególnie przydatne, gdy chcesz skoordynować wiele działań na podstawie jednego zdarzenia, na przykład przenieść dokument do SharePoint, uruchomić proces w DocuSign i powiadomić menedżera w Teams.
Pomagamy też zespołom korzystającym już z MuleSoft zoptymalizować obecną konfigurację, aby umożliwić obsługę nowych przepływów pracy Salesforce i SharePoint bez przeciążania infrastruktury.
Połącz SharePoint za pomocą MuleSoft
Korzystasz już z MuleSoft? Pomożemy Ci zintegrować SharePoint i Salesforce z Twoim obecnym przepływem — sprawnie, bezpiecznie i przy minimalnych zakłóceniach.
Udany projekt integracyjny wykracza poza programowanie. Niezawodny partner, taki jak RA, oferujący usługi doradcze Salesforce i rozwiązania integracyjne, poznaje Twoje przepływy pracy, określa priorytety i tworzy system, któremu możesz zaufać.
Oto jak wygląda ten proces we współpracy z Routine Automation:
Analiza wymagań: Zaczynamy od rozpoznania potrzeb. Obejmuje ono spotkania z interesariuszami, które pozwalają zrozumieć, czego potrzebują Twoje zespoły, gdzie przechowywane są dokumenty, jak działają uprawnienia i jaki rezultat będzie oznaczał sukces.
Projektowanie architektury integracji: Następnie projektujemy podejście techniczne — z wykorzystaniem interfejsów API do integracji SharePoint z Salesforce, Flow, Apex, MuleSoft lub modelu hybrydowego. Określamy też struktury folderów, zasady nazewnictwa dokumentów i mapowania metadanych.
Prace programistyczne i konfiguracja: Po zatwierdzeniu planu rozpoczynamy prace programistyczne. Tworzymy i testujemy połączenie między Salesforce a SharePoint w bezpiecznym środowisku sandbox, zanim zaczniemy pracować na danych produkcyjnych.
Weryfikacja i testy: Weryfikujemy integrację za pomocą przypadków testowych opracowanych na podstawie rzeczywistych scenariuszy. Obejmują one przesyłanie plików, dostęp oparty na rolach, synchronizację metadanych i zachowanie systemu pod obciążeniem. Bezpieczeństwo sprawdzamy na każdym etapie.
Szkolenia i wsparcie: Na koniec dostarczamy materiały szkoleniowe i dokumentację oraz prowadzimy prezentacje na żywo dla użytkowników i administratorów. Oferujemy też pakiety wsparcia obejmujące monitorowanie integracji po uruchomieniu produkcyjnym i dostosowywanie jej do zmieniających się potrzeb.
Naszym celem jest nie tylko dostarczenie działającego oprogramowania. Chcemy też zadbać o to, aby Twoje zespoły pewnie z niego korzystały, a rozwiązanie wspierało rozwój Twojej firmy.
Dedykowane integracje to nie tylko połączenie Salesforce z SharePoint i odwrotnie. Chodzi o to, by codzienna praca była prostsza, szybsza i bardziej spójna we wszystkich zespołach. Gdy rozwiązanie jest zaprojektowane z myślą o faktycznych procesach pracy, zaczynasz dostrzegać konkretne usprawnienia, takie jak:
Jedną z najszybciej zauważalnych zmian jest znacznie sprawniejsza praca z dokumentami między zespołami. Dział sprzedaży może przesłać plik bezpośrednio z Salesforce, a zespół prawny uzyska do niego dostęp w SharePoint chwilę później — bez wysyłania ani jednego e-maila.
Kierownicy projektów mogą śledzić podpisane umowy, materiały wdrożeniowe czy raporty bez szukania linków i zastanawiania się, czy mają najnowszą wersję. To tak, jakby SharePoint był od razu dostępny w Salesforce właśnie wtedy, gdy najbardziej go potrzebujesz.
Dla rozwijających się firm oznacza to również możliwość zwiększania skali działania bez dodatkowych komplikacji. W miarę jak kolejne zespoły zaczynają korzystać z obu systemów, integracja nadal wspiera proces, automatycznie porządkując dokumenty, respektując poziomy uprawnień oraz zapewniając możliwość wyszukiwania i bezpieczeństwo wszystkich zasobów.
Dedykowana integracja Salesforce z SharePoint ułatwia automatyzację zadań wykonywanych wcześniej ręcznie — na Twoich zasadach. Może to oznaczać przenoszenie dokumentów z Salesforce do SharePoint po zamknięciu transakcji, wysyłanie alertów o braku wymaganego pliku lub tworzenie folderów i przypisywanie metadanych na podstawie informacji o kliencie.
Ograniczasz powtarzalną pracę i eliminujesz okazje do popełnienia błędu przez człowieka. A ponieważ integracja działa w tle, Twój zespół skupia się na swoich właściwych zadaniach, a nie na przenoszeniu plików czy aktualizowaniu statusów.
Współpracowaliśmy z klientami przy automatyzacji takich działań jak generowanie ofert, przekazywanie dokumentów między działem sprzedaży a zespołem realizacyjnym, a nawet procesy weryfikacji zgodności. Każdy proces jest inny, ale cel zawsze pozostaje ten sam: mniej rutynowych czynności, więcej realnych postępów.
Przy tak wielu zależnościach między platformami zapewnienie bezpieczeństwa dokumentów staje się trudne. SharePoint służy do kontroli dokumentów, a Salesforce obsługuje wrażliwe dane klientów, dlatego po połączeniu te systemy muszą chronić zarówno dokumenty, jak i dane.
Dlatego tworzymy integracje z solidnymi zabezpieczeniami. Dostęp oparty na rolach, szyfrowana transmisja i szczegółowe ścieżki audytu pomagają Twojej organizacji spełniać wymagania wewnętrznych polityk i standardów branżowych. Dbamy też o to, aby dokumenty trafiały wyłącznie do właściwych miejsc, zgodnie z zasadami nazewnictwa, ścieżkami folderów i politykami przechowywania.
Niezależnie od tego, czy planujesz integrację Salesforce z SharePoint przy użyciu interfejsów API REST, MuleSoft, SAP, Flow czy Apex, potrzebujesz planu działania. Na szczęście z czasem przekonaliśmy się, że kilka prostych dobrych praktyk może przynieść znaczące efekty:
Zacznij od jasnych celów: Określ, co chcesz osiągnąć, zanim wybierzesz narzędzia lub zaczniesz pisać kod. Niezależnie od tego, czy zależy Ci na szybszym dostępie, lepszej kontroli wersji czy sprawniejszych procesach pracy, te cele będą wyznaczać kierunek każdej decyzji w projekcie.
Oceń kompatybilność na wczesnym etapie: Nie każda metoda integracji sprawdza się w każdej konfiguracji. Już na początku uwzględnij wersję SharePoint, edycję Salesforce, dostępne interfejsy API i wymagania licencyjne.
Wyznacz osobę odpowiedzialną: Wybierz osobę, która będzie nadzorować projekt i komunikować się z partnerem integracyjnym. Pomoże to zapewnić szybkie podejmowanie decyzji i zgodność działań wszystkich zaangażowanych osób.
Przetestuj integrację przed uruchomieniem produkcyjnym: Użyj środowiska sandbox lub przedprodukcyjnego, aby zweryfikować integrację. Sprawdź rzeczywiste przypadki użycia na rekordach testowych i zaangażuj w ten proces różnych członków zespołu.
Zaplanuj wsparcie i rozwój: Potrzeby związane z integracją mogą się zmieniać również po jej uruchomieniu. Uwzględnij narzędzia monitorujące i regularne przeglądy, aby oceniać, co działa, i w razie potrzeby wprowadzać zmiany. Zalecamy kwartalne kontrole stanu integracji, aby zapewnić jej długoterminową skuteczność.
Gdy zadbasz o te elementy, rezultatem będzie sprawniejsze wdrożenie, większe zadowolenie użytkowników i znacznie wyższy zwrot z inwestycji.
Wiele firm ma trudności z połączeniem narzędzi takich jak Salesforce i SharePoint. Gotowe narzędzia narzucają ograniczenia, a wewnętrznym zespołom brakuje czasu i wiedzy, by stworzyć dedykowane rozwiązanie. Właśnie tu z pomocą przychodzi Routine Automation.
Nasz zespół pomógł dziesiątkom średnich i dużych przedsiębiorstw połączyć systemy w sposób, który ogranicza utrudnienia, poprawia wgląd w działania i wspiera sprawniejsze procesy pracy. Nie tylko kopiujemy pliki z jednego miejsca do drugiego — tworzymy rozwiązania, które odzwierciedlają Twoją logikę biznesową, potrzeby użytkowników i długoterminowe cele.
W ciągu ostatnich pięciu lat z powodzeniem dostarczyliśmy 293 rozwiązań Salesforce, uzyskując ocenę zadowolenia klientów na poziomie 4,9 na 5. Jeśli chcesz skończyć z ręcznym zarządzaniem dokumentami i usprawnić pracę swojego zespołu, skontaktuj się z nami i sprawdź, jak możemy pomóc.
Jest kilka sposobów. Możesz zacząć od Salesforce Files Connect, który zapewnia połączenie z bibliotekami dokumentów SharePoint. Aby uzyskać większą kontrolę, możesz stworzyć dedykowane rozwiązanie z wykorzystaniem interfejsów API REST Salesforce i SharePoint. Pozwala to automatyzować zadania, tworzyć własną logikę folderów i synchronizować metadane.
Tak, ale możliwości są ograniczone. Files Connect pozwala tworzyć odnośniki do dokumentów i je przeglądać, ale nie automatyzuje przesyłania plików ani porządkowania folderów. Aby uzyskać pełną kontrolę, zalecamy dedykowane rozwiązanie.
Raczej nie, ale nie musi. Salesforce obsługuje dane i procesy pracy. SharePoint służy do zarządzania plikami i współpracy. Najlepszym rozwiązaniem jest korzystanie z obu systemów razem dzięki dedykowanej integracji Salesforce z SharePoint.
Ogranicza powielanie pracy, usprawnia dostęp i pozwala utrzymać porządek w dokumentach. Zespoły współpracują szybciej, a wszystko pozostaje zsynchronizowane między systemami.
Nie, jeśli integracja jest wykonana prawidłowo. W RA stawiamy bezpieczeństwo na pierwszym miejscu. Oznacza to stosowanie szyfrowanej transmisji, kontroli dostępu i rejestrowania zdarzeń, aby zapewnić bezpieczeństwo danych i zgodność z wymaganiami.
Tak. Tworzymy integracje Salesforce i SharePoint dopasowane do Twojego przepływu pracy, a szkolenia, wsparcie i zabezpieczenia są wliczone w zakres usługi.
English
Suomi
Français
Deutsch
