Pomyśl o wszystkich dokumentach, którymi Twoje zespoły muszą zarządzać każdego dnia. Czy są dostępne, połączone, czy też powodują duże wąskie gardła dla Twojego zespołu? Jeśli wybrałeś ostatnią odpowiedź, prawdopodobnie nadszedł czas, aby przemyśleć, w jaki sposób Twoje pliki Salesforce łączą się z resztą Twojego stosu technologicznego – w szczególności narzędzia do przechowywania dokumentów, takie jak SharePoint.
Jeśli Twoje zespoły ds. sprzedaży, marketingu i obsługi klienta polegają na Salesforce do śledzenia (i analizowania) transakcji i interakcji, natomiast Twoje zespoły ds. operacyjnych i prawnych używają SharePoint do przechowywania umów, ofert i dokumentów wewnętrznych, to w efekcie powstanie luka.
To nie jest mała luka. Bez niezawodnego połączenia między platformami współpraca i produktywność załamują się. Zespoły powtarzają zadania, udostępniają nieaktualne dane i spędzają wieczność na wyszukiwaniu informacji, zamiast posuwać pracę do przodu. Niektóre raporty pokazują nawet, pracownicy spędzają 9.3 godziny średnio na tydzień po prostu zbierając informacje.
Tutaj wkracza integracja Salesforce i SharePoint. Tworzy ona wspólne, bardziej wydajne środowisko dla Twoich zespołów, które łączy rekordy klientów i kluczowe dokumenty w sposób, który po prostu ma sens.
At Routine Automation, pomagamy firmom sprawić, by to połączenie działało. Nie tylko za pomocą szybkiej wtyczki lub synchronizacji na poziomie powierzchni, ale za pomocą przemyślanych rozwiązań, które pasują do sposobu, w jaki Twoi ludzie faktycznie korzystają z narzędzi. Bierzemy standardowe narzędzia i budujemy na nich, aby tworzyć niestandardowe integracje, które są niezawodne, bezpieczne i łatwe w użyciu.
Realistycznie rzecz biorąc, większość firm już korzysta z Salesforce i SharePoint. Oba są niesamowitymi narzędziami do zarządzania danymi i korzystania z nich. Salesforce jest centrum dowodzenia dla leadów, transakcji i interakcji z klientami. SharePoint jest silnikiem stojącym za współpracą nad dokumentami, przechowywaniem plików i procesami wewnętrznymi. Ale gdy działają w silosach, Twoi pracownicy tracą czas, Twoje dane stają się chaotyczne, a Twoje przepływy pracy stają się powolne.
Alternatywnie, z Integracja Salesforce z SharePoint, wszystkie twoje pliki, ludzie i procesy są połączone. Oznacza to:
To dopiero początek. W miarę skalowania będziesz potrzebować systemu, który rośnie wraz z Tobą. Dlatego firmy nie chcą tylko integracji, chcą skalowalnej, bezpiecznej i dostosowanej integracji.
Teraz możesz pomyśleć: „Czekaj, czy Salesforce nie oferuje już czegoś na to?” Tak. Nazywa się Salesforce Files Connect. Ale chociaż działa jako narzędzie startowe, jest dalekie od ideału do użytku w skali przedsiębiorstwa.
Standardowe narzędzia, które pomagają połączyć program SharePoint z Salesforce, mają kilka problemów, takich jak:
Files Connect ma problemy z obsługą dużych dokumentów lub określonych formatów plików, które są powszechne w procesach prawnych, architektonicznych lub produkcyjnych. Jeśli przechowujesz duże pliki multimedialne lub złożone arkusze Excela z makrami, prawdopodobnie napotkasz problemy. Nie otrzymujesz również najlepszych opcji dostosowywania ani funkcji zarządzania plikami (kontroli wersji lub śledzenia).
Metadane pomagają zespołom sprawnie organizować i wyszukiwać pliki. Jednak Files Connect nie pozwala na pełną synchronizację niestandardowych pól metadanych z programu SharePoint. Oznacza to, że zespół może nadal wyszukiwać ręcznie lub, co gorsza, odtwarzać pliki, które już posiada.
Musisz przenieść pliki z Salesforce do SharePoint w chwili zamknięcia okazji? Albo automatycznie archiwizować dokumenty po 90 dniach? Będziesz potrzebować czegoś bardziej wydajnego niż Files Connect. Natywne narzędzia oferują niewielką lub żadną automatyzację, wszystko staje się procesem ręcznym.
Interfejs użytkownika nie jest intuicyjny. Zarządzanie uprawnieniami może być niezgrabne. Ponadto, ponieważ połączenie nie jest głęboko konfigurowalne, firmy często napotykają przeszkody, próbując wymusić reguły nazewnictwa dokumentów, logikę biznesową lub ślady audytu.
Files Connect ma ograniczone kontrole dotyczące bezpieczeństwa na poziomie plików i śledzenia zgodności. W przypadku regulowanych branż, takich jak finanse, prawo czy opieka zdrowotna, jest to prawdziwy problem. Prosty łącznik Salesforce SharePoint nie powinien powodować kompromisów w zakresie zgodności.
Wszystko to prowadzi do jednego wniosku: standardowe narzędzia nie wystarczą dla firm ze złożonymi procesami. Potrzebujesz czegoś bardziej elastycznego. Tutaj wkracza niestandardowa integracja Salesforce SharePoint z wykorzystaniem REST API, Apex i Flow.
Większość narzędzi integracyjnych obiecuje prostotę i do pewnego stopnia ją spełnia. Ale po pewnym czasie, z narzędziami takimi jak Files Connect, integracje SharePoint Salesforce zawodzą. Prawda jest taka, że prawdziwe procesy biznesowe rzadko są proste lub „ustandaryzowane”. Opcje typu „jeden rozmiar dla wszystkich” nie wystarczą.
W Routine Automation pomagamy firmom wyjść poza podstawowe łączniki i budować integracje, które są faktycznie zgodne ze sposobem pracy ich zespołów. Zaczynamy od słuchania.
Każda firma używa Salesforce i SharePoint trochę inaczej, więc poświęcamy czas na poznanie Twoich celów, punktów zapalnych i wewnętrznych systemów. W ten sposób tworzymy rozwiązanie, które odzwierciedla Twój proces, a nie tylko technologię.
Niektóre firmy chcą przenosić pliki z Salesforce do SharePoint po określonych zdarzeniach, takich jak zatwierdzenie oferty lub kontraktu. Inne potrzebują bardziej ustrukturyzowanych systemów folderów w SharePoint, powiązanych z niestandardowymi obiektami w Salesforce. Niektóre chcą automatycznej kontroli wersji i synchronizacji uprawnień na obu platformach. Zajmujemy się tym wszystkim.
Nasz zespół pracuje z szeroką gamą technologii, dostosowując się do Twoich potrzeb: od Salesforce Apex i Flow po SharePoint REST API, Microsoft Graph API i MuleSoft.
Zanim zaczniesz rozwijać, pamiętaj, że odrobina przygotowania robi dużą różnicę. Najlepsze integracje są zbudowane na solidnym fundamencie, gdzie cele biznesowe, konfiguracja techniczna i dopasowanie zespołu są już na miejscu.
Oto zalecenia naszego zespołu RA dotyczące przygotowań:
Pomaga również wcześnie włączyć odpowiednie zespoły wewnętrzne. Twój personel IT, administratorzy Salesforce i kierownicy ds. operacji mogą dostarczyć spostrzeżeń, które ukształtują długoterminowy sukces integracji. Kierujemy tym procesem, ale Twój wkład pomaga nam zaprojektować coś, co dobrze pasuje od samego początku.
Jeśli kiedykolwiek szukałeś „Jak zintegrować SharePoint z Salesforce” w Google, prawdopodobnie wiesz, że jest kilka opcji. Najlepsza metoda zależy od Twoich celów, środowiska technicznego i tego, ile elastyczności potrzebujesz. W Routine Automation nie stosujemy podejścia „jeden rozmiar dla wszystkich”.
Pomagamy wybrać metodę, która ma największy sens dla Twojej firmy, a następnie tworzymy ją tak, aby pasowała. Trzy najczęstsze podejścia, których używamy, to:
Dla firm, które potrzebują głębokiego, niezawodnego połączenia między platformami, niestandardowa integracja API jest często najlepszym wyborem. Oferuje największą kontrolę i najwyższy poziom elastyczności.
Używamy kombinacji Salesforce REST API i SharePoint REST API do budowania bezpiecznej, dwukierunkowej komunikacji między systemami. Pozwala to na:
W przypadku bardziej złożonych potrzeb stosujemy Apex, potężny język skryptowy Salesforce. Pozwala nam to tworzyć wyzwalacze, które sprawdzają warunki, weryfikują dane wejściowe lub organizują pliki w bardzo specyficzny sposób.
Razem Flow i Apex tworzą solidne podstawy dla automatyzacji. Zwłaszcza gdy chcesz połączyć swoją aktywność CRM z zarządzaniem dokumentami w czasie rzeczywistym w SharePoint.
Ta metoda jest idealna, gdy chcesz, aby Twoje systemy postępowały zgodnie z bardzo konkretną logiką lub gdy pracujesz z poufnymi danymi, które wymagają zaawansowanych kontroli. Upewniamy się również, że Twoi użytkownicy nie muszą myśleć o technologii, która za tym stoi. Dla nich to po prostu działa. Dokumenty są tam, gdzie powinny być, kiedy ich potrzebują.
Jeśli Twoja organizacja już korzysta z MuleSoft, możemy pomóc rozszerzyć go o SharePoint. Jest to świetna opcja dla firm o szerszych potrzebach integracji w wielu systemach, takich jak ERP, narzędzia HR lub zewnętrzne portale klientów.
Korzystając z przepływów integracji Salesforce SharePoint w MuleSoft, budujemy skalowalne potoki, które umożliwiają przepływ dokumentów i danych w całym ekosystemie. Jest to szczególnie przydatne, gdy chcesz zorganizować wiele działań z jednego zdarzenia, na przykład przeniesienie dokumentu do SharePoint, uruchomienie procesu DocuSign i powiadomienie menedżera w Teams.
Pomagamy również zespołom, które już korzystają z MuleSoft, zoptymalizować istniejące konfiguracje, aby zapewnić miejsce na nowe przepływy pracy Salesforce SharePoint bez przeciążania infrastruktury.
Już używasz MuleSoft? Pomożemy Ci zintegrować SharePoint i Salesforce z Twoim obecnym przepływem, sprawnie, bezpiecznie i z minimalnymi zakłóceniami.
Udany projekt integracyjny wykracza poza kodowanie. Niezawodny partner oferujący Usługi konsultingowe Salesforce a rozwiązania integracyjne, takie jak RA, poznają Twoje przepływy pracy, określają priorytety i tworzą system, któremu możesz zaufać.
Oto jak wygląda proces pracy z automatyzacją rutynową:
Analiza wymagań: Zaczynamy od odkrycia. Obejmuje to spotkania z interesariuszami, aby zrozumieć, czego potrzebują Twoje zespoły, gdzie znajdują się dokumenty, jak działają uprawnienia i jak wygląda pomyślny wynik.
Projektowanie architektury integracyjnej: Następnie projektujemy podejście techniczne, czy to przy użyciu interfejsów API integracji SharePoint Salesforce, Flow, Apex, MuleSoft, czy modelu hybrydowego. Definiujemy również struktury folderów, logikę nazewnictwa dokumentów i mapowania metadanych.
Rozwój i konfiguracja: Po zatwierdzeniu planu rozpoczynamy rozwój. Budujemy i testujemy połączenie między Salesforce i SharePoint w bezpiecznym środowisku piaskownicy przed dotknięciem danych na żywo.
Przegląd i testowanie:Weryfikujemy integrację za pomocą przypadków testowych zaprojektowanych wokół rzeczywistych scenariuszy. Obejmuje to przesyłanie plików, dostęp oparty na rolach, synchronizację metadanych i zachowanie systemu pod obciążeniem. Bezpieczeństwo jest sprawdzane w całym procesie.
Szkolenie i wsparcie: Na koniec zapewniamy materiały szkoleniowe, dokumentację i przejścia na żywo dla użytkowników i administratorów. Oferujemy również pakiety wsparcia do monitorowania integracji po uruchomieniu i dostosowywania jej w miarę rozwoju potrzeb.
Naszym celem nie jest tylko dostarczanie działającego oprogramowania. Chodzi o to, aby Twoje zespoły czuły się pewnie, korzystając z niego, i aby rozwiązanie wspierało Twój biznes w miarę jego rozwoju.
Niestandardowe integracje nie polegają tylko na łączeniu Salesforce z SharePoint i odwrotnie. Chodzi o to, aby codzienna praca była prostsza, szybsza i bardziej spójna w zespołach. Gdy rozwiązanie jest zaprojektowane dla Twoich rzeczywistych przepływów pracy, zaczynasz dostrzegać rzeczywiste usprawnienia, takie jak:
Jedną z najbardziej natychmiastowych zmian jest to, jak płynniejsza staje się praca z dokumentami w różnych zespołach. Dział sprzedaży może przesłać plik z Salesforce, a dział prawny może uzyskać do niego dostęp w SharePoint chwilę później, bez wysyłania ani jednego e-maila.
Kierownicy projektów mogą śledzić podpisane umowy, materiały wprowadzające lub raporty bez szukania linków lub zastanawiania się, czy mają najnowszą wersję. To tak, jakby od razu mieć SharePoint w Salesforce, gdy najbardziej tego potrzebujesz.
Dla rozwijających się firm oznacza to również możliwość skalowania bez dodawania złożoności. Ponieważ coraz więcej zespołów polega na obu systemach, integracja nadal wspiera proces, automatycznie organizując dokumenty, respektując poziomy uprawnień i zapewniając, że wszystko jest możliwe do przeszukiwania i bezpieczne.
Niestandardowa integracja Salesforce z SharePoint ułatwia automatyzację zadań, które wcześniej były wykonywane ręcznie, na Twój sposób. Może to oznaczać przenoszenie dokumentów z Salesforce do SharePoint po zamknięciu transakcji, wysyłanie alertów, gdy brakuje wymaganego pliku lub tworzenie folderów i stosowanie metadanych na podstawie danych klienta.
Zmniejszasz powtarzalną pracę i eliminujesz możliwości wystąpienia błędów ludzkich. A ponieważ integracja działa w tle, Twój zespół pozostaje skupiony na swojej rzeczywistej pracy, a nie na transferach plików lub aktualizacjach statusu.
Współpracowaliśmy z klientami, aby zautomatyzować takie rzeczy, jak generowanie propozycji, przekazywanie dokumentów między działem sprzedaży a dostawą, a nawet przepływy pracy przeglądu zgodności. Każdy proces jest inny, ale cel jest zawsze taki sam: mniej zbędnych obowiązków, bardziej znaczący postęp.
Przy tak wielu ruchomych częściach między platformami, utrzymanie bezpieczeństwa dokumentów staje się trudne. SharePoint jest stworzony do kontroli dokumentów, a Salesforce obsługuje poufne dane klientów, więc gdy te systemy są połączone, muszą chronić oba.
Dlatego budujemy integracje z silnymi zabezpieczeniami. Dostęp oparty na rolach, szyfrowane transfery i szczegółowe ślady audytu pomagają Twojej organizacji spełniać wewnętrzne zasady i standardy branżowe. Upewniamy się również, że dokumenty trafiają tylko tam, gdzie powinny, zgodnie z zasadami nazewnictwa, ścieżkami folderów i zasadami przechowywania.
Niezależnie od tego, czy chcesz zintegrować Salesforce SharePoint z interfejsem API REST, MuleSoft, SAP, Flow lub Apex, potrzebujesz planu działania. Na szczęście z czasem nauczyliśmy się, że kilka prostych najlepszych praktyk może mieć duży wpływ:
Gdy te elementy są już na swoim miejscu, efektem jest sprawniejsze wdrożenie, szczęśliwsi użytkownicy i znacznie większy zwrot z inwestycji.
Wiele firm ma problem z wypełnieniem luki między narzędziami takimi jak Salesforce i SharePoint. Gotowe narzędzia są ograniczające, a wewnętrzne zespoły nie mają czasu (i doświadczenia), aby stworzyć coś niestandardowego. Tutaj wkracza Routine Automation.
Nasz zespół pomógł dziesiątkom średnich i dużych przedsiębiorstw połączyć ich systemy w sposób, który zmniejsza tarcie, poprawia widoczność i obsługuje inteligentniejsze przepływy pracy. Nie kopiujemy plików z jednego miejsca do drugiego, budujemy rozwiązania, które odzwierciedlają logikę biznesową, potrzeby użytkowników i długoterminowe cele.
W ciągu ostatnich pięciu lat dostarczyliśmy ponad 250 udanych rozwiązań Salesforce, a wskaźnik zadowolenia klientów wyniósł 4.9 na 5. Jeśli jesteś gotowy przestać zarządzać dokumentami ręcznie i usprawnić pracę swojego zespołu, skontaktuj się z nami i dowiedz się, jak możemy Ci pomóc.
