Integracja Salesforce i Outlook: jak skonfigurować

Integracja Salesforce’a a Outlook umożliwia synchronizację kontaktów, kalendarzy i e-maili między obiema platformami. Zwiększa to produktywność zespołów sprzedaży i marketingu, zapewniając centralne źródło informacji o klientach.  

W tym obszernym przewodniku omówimy cały proces konfiguracji integracji Salesforce i Outlook za pomocą Lightning Sync lub Cloud Connect.

Dlaczego warto integrować Salesforce i Outlook?

Oto niektóre z największych korzyści płynących z połączenia kont Outlook i Salesforce: zadowolenie z podróży do CRM. 

Dostęp do kontaktów w jednym miejscu - Synchronizacja kontaktów pomiędzy Outlookiem i Salesforce sprawia, że ​​wszystkie dane kontaktowe są aktualne w obu systemach. Pozwala to uniknąć podwójnego wprowadzania danych. 

Przeglądaj kalendarze obok siebie – Synchronizacja kalendarzy Outlook i Salesforce zapewnia kompleksowy widok wszystkich spotkań, rozmów i wydarzeń w jednym kalendarzu. 

Rejestruj e-maile automatycznie – E-maile wysyłane i odbierane w Outlooku mogą być automatycznie przechwytywane w Salesforce w celu uzyskania pełnej historii interakcji z klientami.  

Pracuj płynnie na różnych urządzeniach – Lightning Sync umożliwia dostęp do danych Outlook i Salesforce na komputerze stacjonarnym lub telefonie komórkowym. 

Popraw efektywność sprzedaży i marketingu – Dzięki zintegrowaniu kluczowych danych klientów pomiędzy obydwoma systemami zespoły sprzedaży i marketingu będą lepiej przygotowane do budowania relacji. 

Podsumowując, integracja Outlooka i Salesforce eliminuje silosy, ogranicza pracę ręczną i zapewnia 360-stopniowy widok klientów, którego potrzebują zespoły sprzedaży i marketingu. 

Wybór metody integracji

Przechwytywanie aktywności Einsteina

Salesforce rekomenduje teraz Einstein Activity Capture jako najlepszy sposób na integrację Outlooka i Salesforce. 

Einstein Activity Capture zapewnia inteligentne funkcje zwiększające produktywność, wykraczające poza zwykłą synchronizację kontaktów i wydarzeń w kalendarzu. 

Kluczowe korzyści przechwytywania aktywności Einsteina:
💡Automatyczne rejestrowanie e-maili Outlooka do odpowiednich rekordów Salesforce 
💡 Synchronizacja wydarzeń w kalendarzu Outlooka w czasie rzeczywistym 
💡Uproszczony proces konfiguracji dla administratorów 
💡Obsługuje większą głośność synchronizacji niż limit 5K Lightning Sync 
💡Nadchodzą ciągłe innowacje i ulepszenia

Jak zacząć z przechwytywaniem aktywności Einsteina:
💡W konfiguracji Salesforce przejdź do Przechwytywanie aktywności Einsteina > Wymiana. 
💡Kliknij Skonfiguruj integrację z Exchange i wybierz metodę połączenia. 
💡Postępuj zgodnie z instrukcjami zainstalować dodatek do programu Outlook i Zaloguj Się za pomocą danych uwierzytelniających Salesforce.

Umożliwia to kierowany przepływ wybrać które Outlook elementy do synchronizacji, synchronizuj wskazówki i opcjonalnie włącz przechwytywanie wiadomości e-mail. Przechwytywanie aktywności Einsteina automatycznie inicjuje początkową synchronizację. Po skonfigurowaniu — nie jest wymagane mapowanie pól. Użytkownicy mogą natychmiast uzyskać dostęp do danych Salesforce bezpośrednio w Outlooku. Administratorzy mogą śledzić stan synchronizacji, zarządzaj złączami i konfiguruj ustawienia przechwytywania po konfiguracji. 

W większości przypadków użycia Einstein Activity Capture to idealny wybór aby zwiększyć produktywność, łącząc Outlook i Salesforce. 

Opcja starszej synchronizacji Lightning

Lightning Sync zapewnia podstawową dwukierunkową synchronizację kontaktów Outlooka z obiektami Salesforce. 

Jednak Lightning Sync jest teraz dostępne tylko dla klienci, którzy subskrybowano przed zimą '21. Nie otrzyma żadnych nowych ulepszeń funkcji. 

Dla starszej synchronizacji Lightning Ustawiać: 
💡Zainstaluj dodatek Lightning Sync do programu Outlook 
💡Skonfiguruj kierunki synchronizacji i mapowania pól 
💡Ograniczenia obejmują 5 tys. kontaktów i brak synchronizacji e-maili

Cloud Connect

Cloud Connect zapewnia pełną, dwukierunkową synchronizację pomiędzy Outlookiem i Salesforce. Dotyczy to e-maili, kontaktów, kalendarzy i zadań. Działa poprzez aplikację łącznikową zainstalowaną w Twojej sieci.  

Kluczowe cechy:  
☁️Synchronizacja dwukierunkowa   
☁️ Synchronizacja poczty e-mail 
☁️ Obsługuje duże ilości danych 

Idealne dla: Duże zespoły, które potrzebują kompleksowej synchronizacji i rejestrowania poczty e-mail.
Przyjrzyjmy się teraz, jak skonfigurować każdą z tych metod integracji.

Konfigurowanie synchronizacji Lightning między programem Outlook i Salesforce 

Lightning Sync zapewnia łatwy sposób integracji kontaktów i kalendarzy Outlooka z Salesforce. Oto przewodnik krok po kroku, jak to skonfigurować: 

Krok 1: Zainstaluj dodatek Lightning Sync

• 1. W Salesforce przejdź do Konfiguracja > Integracja z komputerem stacjonarnym > Synchronizacja Lightning. 
• 2. Kliknij Zainstaluj teraz. 
• 3. Po wyświetleniu monitu zapisz plik instalacyjny. 
• 4. Otwórz plik, aby rozpocząć instalację dodatku Lightning Sync w programie Outlook.

Krok 2: Zaloguj się do dodatku 

• 1. W programie Outlook wybierz ikonę Lightning Sync.  
• 2. Kliknij Zaloguj się do Salesforce. 
• 3. Wpisz swoją nazwę użytkownika i hasło Salesforce.  
• 4. Zezwól na dostęp do swojego konta Salesforce. 

Krok 3: Włącz wskazówki synchronizacji  

• 1. Na pasku bocznym Lightning Sync kliknij ikonę koła zębatego, aby otworzyć ustawienia. 
• 2. Wybierz wskazówki synchronizacji kontaktów i wydarzeń w kalendarzu. Na przykład: 
      - Synchronizacja kontaktów: Perspektywa Salesforce 
      - Synchronizuj wydarzenia: Salesforce do Outlooka 
• 3. Kliknij Zapisz.

Krok 4: Pola mapy 

• 1. Otwarte Mapowania pól na pasku bocznym Lightning Sync.  
• 2. Mapuj pola Outlooka na odpowiadające im pola Salesforce, takie jak imię, nazwisko, adres e-mail, tytuł i firma. 
• 3. Zamapuj dodatkowe pola, które chcesz zsynchronizować między systemami. 
• 4. Kliknij Zapisz.

Skonfigurowałeś teraz Lightning Sync pomiędzy Outlookiem i Salesforce! Kontakty i wydarzenia w kalendarzu będą teraz automatycznie synchronizowane na podstawie skonfigurowanych ustawień. 

Konfigurowanie Cloud Connect dla integracji Outlooka i Salesforce

Cloud Connect umożliwia pełną integrację Outlooka z Salesforce, w tym synchronizację e-maili, kontaktów, kalendarzy i zadań. Wykonaj poniższe kroki, aby to skonfigurować: 

Krok 1: Zainstaluj i skonfiguruj Cloud Connect 

• 1. Pobierz i zainstaluj Cloud Connect w swojej sieci z Salesforce. 
• 2. Otwórz Cloud Connect i zaloguj się na swoje konto Salesforce.  
• 3. Skonfiguruj ustawienia synchronizacji, takie jak wybór obiektów, kierunki synchronizacji i rozwiązywanie konfliktów. 
• 4. Kliknij Zapisz gdy zakończono.

Krok 2: Zarządzaj synchronizacją użytkowników 

• 1. Przejdź do zakładki Użytkownicy w Cloud Connect. 
• 2. Kliknij Dodaj i wybierz Użytkownicy programu Outlook, aby zsynchronizować pocztę e-mail, kontakty, kalendarze i zadania. 
• 3. W razie potrzeby dostosuj indywidualne ustawienia synchronizacji.  
• 4. Kliknij Zapisz. 

Teraz Twoi użytkownicy Outlooka są gotowi na pełną synchronizację z Twoją organizacją Salesforce! 

Po skonfigurowaniu integracji Salesforce z Outlookiem możesz usprawnić zarządzanie dokumentami i współpracę. Oto, jak SharePoint może Ci w tym pomóc.

Najlepsze praktyki zarządzania integracją

Oto kilka najważniejszych wskazówek dotyczących optymalizacji integracji Salesforce i Outlook: 

⚡Uważnie mapuj pola, aby uniknąć powielania lub nieistotnych danych. 
⚡Wyczyść dane przed synchronizacją, aby wyeliminować nieaktualne informacje.  
⚡Przetestuj początkowo w małej grupie, aby zidentyfikować wszelkie problemy przed wdrożeniem w całej firmie. 
⚡Szkolej użytkowników końcowych w zakresie prawidłowego użytkowania i synchronizacji zapisów między systemami. 
⚡Regularnie przeglądaj dzienniki błędów, aby rozwiązać wszelkie problemy. 
⚡Wyłącz powiadomienia e-mail Salesforce, aby zapobiec duplikacjom e-maili. 
⚡ Okresowo przeglądaj reguły synchronizacji, aby dostosować je do zmieniających się potrzeb. 
⚡Skontaktuj się z pomocą techniczną, jeśli wystąpią poważne problemy wymagające rozwiązania.

Postępując zgodnie z tymi najlepszymi praktykami, możesz zmaksymalizować korzyści i wzrost produktywności wynikający z integracji Outlooka i Salesforce. 

Podsumowanie

Integracja Outlooka i Salesforce zapewnia ogromne korzyści, rozbijając silosy danych i zapewniając ciągłość danych klientów pomiędzy platformami. Zarówno Lightning Sync, jak i Cloud Connect oferują solidne opcje integracji odpowiadające różnym potrzebom. 

Postępuj zgodnie z tym przewodnikiem, aby skonfigurować i uruchomić integrację. Dzięki odpowiedniej konfiguracji i ciągłej optymalizacji Twoje zespoły sprzedaży i marketingu zyskają 360-stopniowy widok klienta, co umożliwi mu budowanie lepszych relacji i zawieranie większej liczby transakcji.