Integracja Salesforce i Outlook: jak ją skonfigurować

Integracja Salesforce z Outlook pozwala synchronizować kontakty, kalendarze i wiadomości e-mail między obiema platformami. Zwiększa to produktywność zespołów sprzedaży i marketingu, zapewniając im centralne źródło informacji o klientach.

W tym kompleksowym przewodniku przejdziemy przez cały proces konfiguracji integracji Salesforce z Outlook za pomocą Lightning Sync lub Cloud Connect.

Dlaczego warto zintegrować Salesforce z Outlook?

Oto niektóre z najważniejszych korzyści z połączenia kont Outlook i Salesforce: zadowoleni ze swoich doświadczeń z CRM.

Dostęp do kontaktów w jednym miejscu – Synchronizacja kontaktów między Outlook a Salesforce zapewnia aktualność wszystkich danych kontaktowych w obu systemach. Pozwala to uniknąć dwukrotnego wprowadzania tych samych danych.

Wyświetlanie kalendarzy obok siebie – Synchronizacja kalendarzy Outlook i Salesforce zapewnia pełny obraz wszystkich spotkań, rozmów i wydarzeń w jednym kalendarzu.

Automatyczne rejestrowanie wiadomości e-mail – Wiadomości wysyłane i odbierane w Outlook mogą być automatycznie zapisywane w Salesforce, tworząc pełną historię interakcji z klientami.

Płynna praca na różnych urządzeniach – Lightning Sync umożliwia dostęp do danych Outlook i Salesforce na komputerze lub urządzeniu mobilnym.

Większa efektywność sprzedaży i marketingu – Dzięki integracji kluczowych danych klientów między oboma systemami zespoły sprzedaży i marketingu będą lepiej przygotowane do budowania relacji.

Podsumowując, integracja Outlook z Salesforce eliminuje silosy informacyjne, ogranicza pracę ręczną i zapewnia pełny obraz klientów 360°, którego potrzebują zespoły sprzedaży i marketingu.

Wybór metody integracji

Einstein Activity Capture

Salesforce zaleca obecnie Einstein Activity Capture jako najlepszy sposób integracji Outlook z Salesforce.

Einstein Activity Capture oferuje inteligentne funkcje zwiększające produktywność, które wykraczają poza samą synchronizację kontaktów i wydarzeń w kalendarzu.

Najważniejsze korzyści z Einstein Activity Capture:
💡Automatyczne rejestrowanie wiadomości e-mail z Outlook w odpowiednich rekordach Salesforce
💡Synchronizacja wydarzeń z kalendarza Outlook w czasie zbliżonym do rzeczywistego
💡Uproszczony proces konfiguracji z instrukcjami dla administratorów
💡Obsługa większej liczby synchronizowanych elementów niż limit 5 tys. w Lightning Sync
💡Dalsze innowacje i ulepszenia w przyszłości

Pierwsze kroki z Einstein Activity Capture:
💡W Setup w Salesforce przejdź do Einstein Activity Capture > Exchange.
💡Kliknij Set Up Exchange Integration i wybierz metodę połączenia.
💡Postępuj zgodnie z instrukcjami, aby zainstalować dodatek do Outlook i zalogować się przy użyciu danych logowania do Salesforce.

Proces z instrukcjami pozwala wybrać, które elementy mają być synchronizowane z Outlook, określić kierunki synchronizacji i opcjonalnie włączyć przechwytywanie wiadomości e-mail. Einstein Activity Capture automatycznie rozpoczyna pierwszą synchronizację. Po konfiguracji nie jest wymagane mapowanie pól. Użytkownicy mogą od razu uzyskać dostęp do danych Salesforce bezpośrednio w Outlook. Administratorzy mogą śledzić stan synchronizacji, zarządzać konektorami i konfigurować ustawienia przechwytywania po zakończeniu konfiguracji.

W większości przypadków Einstein Activity Capture to idealny wybór, aby zwiększyć produktywność dzięki połączeniu Outlook z Salesforce.

Starsza opcja: Lightning Sync

Lightning Sync zapewnia podstawową, dwukierunkową synchronizację kontaktów Outlook z obiektami Salesforce.

Jednak Lightning Sync jest obecnie dostępny wyłącznie dla klientów, którzy wykupili subskrypcję przed Winter ’21. Nie będzie już otrzymywać nowych funkcji ani ulepszeń funkcjonalności.

Aby skonfigurować starsze rozwiązanie Lightning Sync:
💡Zainstaluj dodatek Lightning Sync do Outlook
💡Skonfiguruj kierunki synchronizacji i mapowania pól
💡Ograniczenia obejmują limit 5 tys. kontaktów i brak synchronizacji wiadomości e-mail

Cloud Connect

Cloud Connect zapewnia pełną, dwukierunkową synchronizację między Outlook a Salesforce. Obejmuje ona wiadomości e-mail, kontakty, kalendarze i zadania. Rozwiązanie działa za pośrednictwem aplikacji konektora zainstalowanej w Twojej sieci.

Najważniejsze funkcje:
☁️Dwukierunkowa synchronizacja
☁️ Synchronizacja wiadomości e-mail
☁️ Obsługa dużych ilości danych

Idealne rozwiązanie dla: dużych zespołów, które potrzebują kompleksowej synchronizacji i rejestrowania wiadomości e-mail.
Przejdźmy teraz przez konfigurację każdej z tych metod integracji.

Konfiguracja Lightning Sync między Outlook a Salesforce

Lightning Sync zapewnia łatwy sposób integracji kontaktów i kalendarzy Outlook z Salesforce. Oto instrukcja konfiguracji krok po kroku:

Krok 1: Zainstaluj dodatek Lightning Sync

• 1. W Salesforce przejdź do Setup > Desktop Integration > Lightning Sync.
• 2. Kliknij Install Now.
• 3. Zapisz plik instalacyjny, gdy pojawi się odpowiedni monit.
• 4. Otwórz plik, aby rozpocząć instalację dodatku Lightning Sync w Outlook.

Krok 2: Zaloguj się do dodatku

• 1. W Outlook wybierz ikonę Lightning Sync.
• 2. Kliknij Log in to Salesforce.
• 3. Wprowadź nazwę użytkownika i hasło do Salesforce.
• 4. Zezwól na dostęp do swojego konta Salesforce.

Krok 3: Włącz kierunki synchronizacji

• 1. Na pasku bocznym Lightning Sync kliknij ikonę koła zębatego, aby otworzyć ustawienia.
• 2. Wybierz kierunki synchronizacji kontaktów i wydarzeń w kalendarzu. Na przykład:
  – Sync Contacts: z Outlook do Salesforce
  – Sync Events: z Salesforce do Outlook
• 3. Kliknij Save.

Krok 4: Zmapuj pola

• 1. Otwórz Field Mappings na pasku bocznym Lightning Sync.
• 2. Zmapuj pola Outlook na odpowiadające im pola Salesforce, takie jak First Name, Last Name, Email, Title i Company.
• 3. Zmapuj wszelkie dodatkowe pola, które chcesz synchronizować między systemami.
• 4. Kliknij Save.

Konfiguracja Lightning Sync między Outlook a Salesforce jest już gotowa! Kontakty i wydarzenia w kalendarzu będą teraz automatycznie synchronizowane zgodnie z wybranymi ustawieniami.

Konfiguracja Cloud Connect do integracji Outlook z Salesforce

Cloud Connect umożliwia pełną integrację Outlook z Salesforce, w tym synchronizację wiadomości e-mail, kontaktów, kalendarzy i zadań. Aby ją skonfigurować, wykonaj następujące kroki:

Krok 1: Zainstaluj i skonfiguruj Cloud Connect

• 1. Pobierz Cloud Connect z Salesforce i zainstaluj go w swojej sieci.
• 2. Otwórz Cloud Connect i zaloguj się na swoje konto Salesforce.
• 3. Skonfiguruj ustawienia synchronizacji, takie jak wybór obiektów, kierunki synchronizacji i rozwiązywanie konfliktów.
• 4. Po zakończeniu kliknij Save.

Krok 2: Zarządzaj synchronizacją użytkowników

• 1. Przejdź do karty Users w Cloud Connect.
• 2. Kliknij Add i wybierz użytkowników Outlook, aby synchronizować ich pocztę, kontakty, kalendarze i zadania.
• 3. W razie potrzeby dostosuj indywidualne ustawienia synchronizacji.
• 4. Kliknij Save.

Teraz użytkownicy Outlook są gotowi do pełnej synchronizacji z Twoim środowiskiem Salesforce!

Po skonfigurowaniu integracji Salesforce z Outlook możesz zechcieć usprawnić zarządzanie dokumentami i współpracę. Oto jak może w tym pomóc SharePoint.

Potrzebujesz lepszego sposobu na zarządzanie dokumentami w Salesforce?

Dowiedz się, jak połączyć Salesforce z SharePoint, aby usprawnić przechowywanie dokumentów, współpracę zespołową i kontrolę dostępu.

Poznaj przewodnik po integracji z SharePoint

Najlepsze praktyki zarządzania integracją

Oto kilka najważniejszych wskazówek dotyczących optymalizacji integracji Salesforce z Outlook:

⚡Starannie mapuj pola, aby uniknąć duplikatów i nieistotnych danych.
⚡Uporządkuj dane przed synchronizacją, aby usunąć nieaktualne informacje.
⚡Zacznij od testów w małej grupie, aby wykryć ewentualne problemy przed wdrożeniem w całej firmie.
⚡Przeszkol użytkowników końcowych w zakresie prawidłowego korzystania z integracji i synchronizacji rekordów między systemami.
⚡Regularnie przeglądaj dzienniki błędów, aby diagnozować i rozwiązywać wszelkie problemy.
⚡Wyłącz powiadomienia e-mail w Salesforce, aby zapobiec wysyłaniu zduplikowanych wiadomości.
⚡ Okresowo przeglądaj reguły synchronizacji, aby dostosowywać je do zmieniających się potrzeb.
⚡Skontaktuj się ze wsparciem technicznym, jeśli wystąpią poważne problemy wymagające diagnostyki.

Stosując te najlepsze praktyki, możesz zmaksymalizować korzyści i wzrost produktywności wynikające z integracji Outlook z Salesforce.

Podsumowanie

Integracja Outlook z Salesforce przynosi ogromne korzyści, eliminując silosy danych i zapewniając ciągłość danych klientów między platformami. Zarówno Lightning Sync, jak i Cloud Connect oferują rozbudowane możliwości integracji dostosowane do różnych potrzeb.

Postępuj zgodnie z tym przewodnikiem, aby uruchomić integrację. Dzięki prawidłowej konfiguracji i bieżącej optymalizacji Twoje zespoły sprzedaży i marketingu zyskają pełny obraz klienta 360°, który pomoże im budować lepsze relacje i finalizować więcej transakcji.