Monet yritykset eivät etsi Salesforce-integraatiota Dynamics 365:een siksi, että ne pitäisivät integraatioprojekteista. Syynä ovat nykyisen järjestelmäkokonaisuuden konkreettiset ongelmat. Myynti päättää kaupat Salesforcessa, ja taloushallinto tai operatiivinen toiminta jatkaa työtä Dynamics 365:ssä.
Sitten ongelmat alkavat näkyä. Tilauksen tila on yhdessä paikassa, asiakkuuden taustatiedot toisessa, ja joku päätyy kopioimaan päivityksiä järjestelmien välillä koko päivän.
Tässä Salesforcen ja Dynamics 365:n integraatio-oppaassa käsitellään juuri tätä kuilua. Kyse ei ole yleisestä ajatuksesta ”toisiinsa yhdistetyistä järjestelmistä”, vaan arjen sekavuudesta, joka syntyy, kun myynti, asiakaspalvelu ja taloushallinto tarvitsevat kaikki saman kokonaiskuvan asiakkaasta mutta eivät oikein saa sitä näkyviin.
Nykyisen ratkaisusi arvioinnin tueksi olemme laatineet nopean, 5 kysymyksen CRM-auditoinnin. Tämä interaktiivinen vertailuarviointi analysoi teknologiakokonaisuutesi, myyntiprosessisi, tietojesi laadun ja tiimiesi toiminnan yhteensopivuuden.
Tee alla oleva arviointi, niin saat tietää pistemääräsi, tunnistat myyntiputkesi kriittiset pullonkaulat ja saat käytännönläheisiä havaintoja, joiden avulla voit optimoida CRM-strategiaasi heti.
Microsoft Dynamicsin ja Salesforcen integraatiossa on pohjimmiltaan kyse kahden järjestelmän tietojen yhtenäistämisestä, jotta niissä ei enää olisi eri versioita totuudesta.
Tätä hajaannusta esiintyy useammin kuin ihmiset myöntävät. Myynnillä on myyntimahdollisuus Salesforcessa. Taloushallinnolla on tilaus Dynamicsissa. Asiakaspalvelulla on osa asiakkuuden historiasta taas jossakin muualla. Mikään ei ole täysin rikki, mikä melkein pahentaa tilannetta. Ihmiset pystyvät edelleen kiertämään ongelmat. He vain tuhlaavat siihen aikaa.
Sekaannusta aiheuttaa osaltaan se, että ”Dynamics 365” voi tarkoittaa muutamaa eri asiaa. Yhdelle yritykselle se on Dynamics 365 Sales. Toiselle se on Business Central tai Finance. Nämä järjestelmät hoitavat eri tehtäviä, joten ratkaisu vaihtelee sen mukaan, mitä on korjattava. Asiakastietueet, yhteyshenkilöt, liidit ja kauppoihin liittyvä toiminta kuuluvat enemmän CRM-puolelle. Tilaukset, laskut, varasto ja operatiivinen jatkokäsittely kuuluvat enemmän ERP-puolelle. Siksi lähtökohtana ei yleensä ole liitin, vaan työnkulku.
Yritykset yhdistävät Salesforcen Dynamics 365:een yleensä siksi, että kaupan ja sitä seuraavien vaiheiden väliin jää liikaa työtä.
Dynamics 365:n ja Salesforcen integraatioon johtavat ongelmakohdat ovat varsin yksinkertaisia:
Myynti päättää kaupat Salesforcessa, mutta tilausten tai laskujen päivitykset ovat muualla
Asiakastiedot muuttuvat yhdessä järjestelmässä ja jäävät toisessa eri tilaan
Taloushallinnolla on operatiivinen kokonaiskuva, mutta myynti on asiakkaan kanssa tekemisissä
Asiakaspalvelutiimit tarvitsevat sekä asiakkuuden historian että tilauksen taustatiedot, mutta joutuvat etsimään ne käsin
Raportointi on taulukoiden, tietojen vientien tai sen varassa, että joku ”vain tarkistaa” asian toisesta järjestelmästä
Järjestelmät eivät ole rikki. Niiden väliltä vain puuttuvat yhteydet kaikissa niissä kohdissa, jotka hidastavat päivittäistä työtä.
Salesforcen ja Microsoft Dynamics 365:n synkronointi ratkaisee ongelman. Enää ei tarvitse väitellä aiheesta ”Microsoft Dynamics vai Salesforce”, vaan nämä kaksi voidaan saada toimimaan yhdessä.
Yhdistä Salesforce luottavaisin mielin
Autamme tiimejä suunnittelemaan Salesforce-integraatioita todellisten työnkulkujen, selkeän tiedon omistajuuden ja pitkän aikavälin toiminnallisten tarpeiden pohjalta.
Salesforcen ja Microsoft Dynamics 365:n integroinnin hyödyt on helpointa ymmärtää, kun lakataan puhumasta ”integraatiosta” yleisellä tasolla ja tarkastellaan sitä, mikä ihmisiä oikeasti ärsyttää arjessa.
Siitä arvo syntyy.
Hyöty | Miltä se näyttää käytännössä | Miksi sillä on merkitystä |
|---|---|---|
Parempi tietojen oikeellisuus | Asiakas-, tuote-, tilaus- tai laskutietueet pysyvät paremmin yhdenmukaisina eri järjestelmissä | Vähemmän manuaalista tietojen siivousta ja ristiriitaisia tietueita |
Nopeammat työnkulut | Myynnin päivitykset voivat käynnistää jatkotoimia taloushallinnossa, operatiivisessa toiminnassa tai asiakaspalvelussa | Vastuun siirtäminen eteenpäin ei enää ole sähköpostien ja muistin varassa |
Parempi raportointi | CRM- ja ERP-tietoja voidaan tarkastella yhdessä | Tiimeiltä kuluu vähemmän aikaa vietyjen tietojen täsmäyttämiseen |
Yhtenäisemmin toimivat tiimit | Kaikilla on aiempaa kattavampi ja yhtenäisempi kuva asiakkaasta | Vähemmän katkoksia myynnin, taloushallinnon, operatiivisen toiminnan ja asiakaspalvelun välillä |
Erillisten järjestelmien tiedot alkavat eriytyä. Asiakkuuden tiedot päivitetään Salesforceen, mutta Dynamicsissa niitä ei koskaan korjata. Tuotteen nimi muuttuu yhdessä paikassa. Laskutuksen tila on toisessa. Sitten joku keskustelee asiakkaan kanssa vain puolet tilanteesta tietäen ja ihmettelee, miksi puhelu tuntuu oudolta.
Siksi Salesforcen ja Dynamics CRM:n integroinnista on apua, kun se tehdään järjestelmällisesti. Ei siksi, että synkronointi olisi taikuutta. Sitä se ei ole. Se vain vähentää niiden paikkojen määrää, joihin tavallisia virheitä voi kasautua.
Tämä hyöty tuntuu välittömämmin.
Kauppa syntyy. Seuraavaksi pitäisi tapahtua jotakin. Ehkä pitää tehdä tilaus. Ehkä lasku. Ehkä vastuu siirtyy asiakaspalvelulle. Ilman järjestelmien välistä yhteyttä seuraava vaihe riippuu usein siitä, muistaako joku lähettää jotakin eteenpäin, päivittää tietueen tai hoputtaa seuraavaa tiimiä. Se toimii hyvin siihen asti, kunnes ei enää toimikaan.
Kun toteutus on kunnossa, tällainen tiedon ja tehtävien välittäminen vähenee. Prosessi etenee ilman, että ihmisten tarvitsee jatkuvasti pitää sitä koossa.
Puutteellinen järjestelmien välinen raportointi on yllättävän yleistä.
Luvut ovat olemassa, mutta kukaan ei huokaise helpotuksesta nähdessään ne.
Salesforcessa on yksi osa kokonaiskuvasta. Dynamicsissa on toinen. Niinpä tiimit vievät tietoja, vertailevat, paikkailevat ja selittävät. Yhä uudelleen. Salesforcen ja Microsoft Dynamics 365:n tietojen integrointi auttaa, koska se antaa raportoinnille selkeämmän pohjan. Myyntiputken, tilausten, laskutuksen ja asiakastoiminnan tiedot saa todella sovitettua yhteen ilman, että ensin täytyy ryhtyä salapoliisiksi.
Hyvin toteutettu Dynamics 365:n ja Salesforcen integraatio antaa jokaiselle tiimille hieman enemmän yhteistä tilannekuvaa. Myynti näkee, mitä vastuun siirtämisen jälkeen tapahtui. Taloushallinto saa laadukkaampia kaupallisia lähtötietoja. Asiakaspalvelun ei tarvitse koota asiakkuuden historiaa tiedonmurusten varassa.
Tilanne paranee entisestään, kun käyttöön otetaan myös Salesforcen ja Microsoft Teamsin integraatio reaaliaikaista yhteistyötä varten. Synkronointi ei tietenkään korjaa heikkoja prosesseja, mutta se vähentää huomattavasti niihin liittyvää arkista kitkaa.
Oikea vastaus on: niitä tietoja, jotka tukevat todellista työnkulkua.
Tämä on Salesforcen ja Dynamics 365:n tietojen synkronoinnin tärkein periaate. Jos tietue auttaa myyntiä, taloushallintoa, operatiivista toimintaa tai asiakaspalvelua viemään työtä eteenpäin, se kuuluu synkronoinnin piiriin. Jos ei, sen synkronointi varhaisessa vaiheessa aiheuttaa yleensä enemmän hälyä kuin arvoa.
Useimmat tiimit aloittavat tutuista tietuetyypeistä:
Asiakastietueet
Yhteyshenkilöt
Liidit
Myyntimahdollisuudet
Tuotteet tai nimikkeet
Tarjoukset
Tilaukset
Laskut
Palvelupyynnöt tai palvelutietueet
CRM:n ja ERP:n välisessä integraatiossa seuraavat ovat yleensä tärkeimpiä:
Asiakastietueet, jotta molemmat tiimit työskentelevät saman asiakkuuskannan pohjalta
Tuotetiedot, jotta tarjoukset ja tilaukset vastaavat toisiaan
Tilaukset ja laskut, jotta myynti näkee, mitä kaupan etenemisen jälkeen tapahtui
Palvelutietueet, jos asiakkuustiimit tarvitsevat tietoa tukiasioista
Muista, ettei kaikkien tietueiden pidä siirtyä molempiin suuntiin. Osan tulisi pysyä yhdessä järjestelmässä ja olla vain nähtävissä toisessa.
Miten yritykset voivat yhdistää Salesforcen ja Dynamics 365:n?
Ennen kuin kukaan valitsee Microsoft Dynamics 365:n ja Salesforcen välistä yhdistintä tai työkalua, kannattaa kysyä, mitä liiketoiminta oikeasti tarvitsee. Pitäisikö tietueiden siirtyä järjestelmien välillä? Pitäisikö yhden järjestelmän käynnistää työtä toisessa? Vai tarvitsevatko ihmiset lähinnä mahdollisuuden nähdä muualla olevia tietoja?
Nämä ovat eri tehtäviä. Ne tarvitsevat erilaiset työkalut.
Menetelmä | Sopii parhaiten | Vahvuudet | Rajoitukset | Tyypillinen käyttökohde |
|---|---|---|---|---|
Yhdistin | Tavanomainen tietueiden synkronointi tai yksinkertaiset työnkulun vaiheet | Nopeampi käyttöönotto, vähemmän teknistä työtä | Vähemmän mahdollisuuksia mukautettuihin sääntöihin ja poikkeustapausten käsittelyyn | Suppeammat tai selkeämmät käyttötapaukset |
Vähäkoodinen työnkulkutyökalu | Käynnistimiin perustuva automaatio objektien ja järjestelmien välillä | Sopii prosessien ohjaamiin toimintoihin ja kevyempiin toteutuksiin | Lisensointi, hallintamallit ja ylläpito voivat muuttua hankaliksi | Tiimit, jotka käyttävät jo Microsoftin automaatiotyökaluja |
Väliohjelmisto | Monivaiheinen orkestrointi, tietomuunnokset ja valvonta | Parempi kenttävastaavuuksien, virheenkäsittelyn ja skaalautuvuuden hallinta | Enemmän alustan hallinnointityötä ja kustannuksia | Useita toimintoja tai järjestelmiä kattavat ympäristöt |
Räätälöity API-integraatio | Monimutkaiset tietomallit, tietoturvasäännöt tai vahvasti ERP:hen painottuva logiikka | Eniten hallintamahdollisuuksia ja joustavuutta | Pidempi toteutusaika ja enemmän teknistä vastuuta | Erittäin monimutkaiset toteutukset |
Ulkoisten tietojen käyttö | Näkyvyys tietoihin ilman kaikkien tietueiden kopiointia | Hyödyllinen, kun tiimit tarvitsevat ennemmin taustatietoja kuin tietojen kopioita | Ei täydellisen synkronoinnin malli | ERP:n tai operatiivisen toiminnan tilatiedot näkyviin CRM:ssä |
Helpoin vaihtoehto on yleensä yhdistin. Microsoft Dynamics 365:n ja Salesforcen välinen yhdistin toimii Salesforce-objektien kanssa, ja Power Automaten taustalla on varsin laaja yhdistinekosysteemi: yli 1 400 valmista, sertifioitua yhdistintä eri palveluihin, kuten Dynamics 365:een ja Salesforceen.
Se kuulostaa hyvältä, ja joskus se sitä onkin. Jos käyttötapaus on rajattu, kentät ovat kunnossa eivätkä säännöt ole liian monimutkaisia, yhdistimeen perustuva toteutus voi hoitaa tehtävän.
Sitten on vaihtoehto, jonka ihmiset aliarvioivat: vähäkoodinen toteutus. Se vaikuttaa nopealta, koska käyttöliittymät ovat helppokäyttöisiä. Mutkana matkassa on se, että lisensoinnilla ja hallintamalleilla on silti merkitystä.
Microsoftin lisensointiohjeiden mukaan premium-yhdistimet edellyttävät premium-lisensointia. Huhtikuun 2026 usein kysytyissä kysymyksissä tehdään hyödyllinen ero: premium-yhdistintä käyttävissä automatisoiduissa tai ajastetuissa työnkuluissa työnkulun omistaja tarvitsee premium-lisenssin, kun taas välittömästi käynnistettävissä työnkuluissa lisenssivaatimus riippuu ne käynnistävästä käyttäjästä. Tämä vaikuttaa sekä kustannuksiin että käyttöönoton suunnitteluun.
Saatat silti päätyä tekemään yhteistyötä jonkin johtavan Salesforce-konsultointiyrityksen kanssa virheiden välttämiseksi.
Väliohjelmistoilla on syystäkin paikkansa Salesforcen ja Dynamics 365:n integraatiotyökalujen keskivaiheilla. Väliohjelmisto on järkevämpi valinta, kun prosessiin kuuluu kenttien tietomuunnoksia, useita riippuvuuksia, uudelleenyrityslogiikkaa, valvontaa tai useita järjestelmiä vain kahden sijaan. Silloin kyse ei enää ole pelkästä ”synkronoinnista”, vaan toiminta alkaa muistuttaa enemmän prosessien orkestrointia.
Räätälöidyt API-rajapinnat ovat raskaampi vaihtoehto, mutta joskus se on rehellisesti oikea ratkaisu. Jos yrityksellä on epätavallisia objektien välisiä suhteita, tiukempia tietoturvavaatimuksia, vahvasti ERP:hen painottuvia sääntöjä tai suuria tietomääriä, ”yksinkertaiset” vaihtoehdot lakkaavat olemasta yksinkertaisia varsin nopeasti.
Räätälöidyt vaihtoehdot alkavat olla järkeviä Microsoft Dynamicsin ja Salesforcen integroinnissa, kun liiketoiminnan logiikkaa on enemmän kuin vakioyhdistin pystyy luontevasti käsittelemään.
Tavallisia merkkejä tästä:
Useiden järjestelmien on pysyttävä ajan tasalla keskenään, ei vain Salesforcen ja Dynamicsin
Tarjous-, tilaus-, laskutus- tai palvelutyönkuluissa on yrityskohtaisia sääntöjä
Tiettyjen kenttien tiedot tarvitsevat muunnoksia pelkkien kenttävastaavuuksien määrittämisen sijaan
Käyttöoikeussäännöt ovat niin arkaluonteisia, että ”perussynkronointi” tuntuu riskialttiilta
Yritys odottaa toiminnan laajenevan myöhemmin eikä halua rakentaa toteutusta uudelleen vuoden kuluttua
Tässä vaiheessa Salesforce-konsultointipalveluista on yleensä konkreettista hyötyä. Vaikeinta on harvoin kahden järjestelmän yhdistäminen toisiinsa.
Vaikeinta on päättää, minkä pitäisi siirtyä, minkä pysyä paikallaan, kuka omistaa kunkin tietueen ja mitä tapahtuu, kun prosessin siisti malli kohtaa todellisen arjen.
Suunnittele selkeämpi Salesforce–Dynamics-toteutus
Autamme RevOps-, CRM- ja IT-tiimejä suunnittelemaan sopivan integrointitavan, vähentämään synkronoinnin riskejä ja ottamaan käyttöön työnkulkuja, jotka kestävät tuotantokäytössä.
Järkevä tapa tehdä tämä on vähemmän jännittävä kuin useimmat toivovat. Määrittele ensin laajuus. Määritä sitten tietojen vastaavuudet ja liiketoimintalogiikka. Testaa toteutus sen jälkeen kunnolla ennen kuin kukaan alkaa kutsua sitä valmiiksi. Siinä prosessi oikeastaan on.
Tiimin on päätettävä:
Mikä Dynamics-tuote on kyseessä
Mihin tiimeihin integraatio vaikuttaa
Mitä työnkulkuja on todella tuettava
Mikä järjestelmä vastaa mistäkin objektista
Onko tavoitteena synkronointi, automaatio, näkyvyys vai jokin näiden kolmen yhdistelmä
Hyvä rajaus vastaa yleensä jo varhaisessa vaiheessa muutamaan yksinkertaiseen kysymykseen:
Mitä liiketoiminnan ongelmaa ratkaisemme
Mitkä tietueet ovat tärkeimpiä ensimmäisessä vaiheessa
Keiden on nähtävä ne
Keiden on voitava muokata niitä
Minkä pitäisi tapahtua automaattisesti
Jos tämä kuulostaa perusasioilta, hyvä niin. Niitä ne ovatkin. Perusasioista on tässä hyötyä.
Kun Salesforcen ja Microsoft Dynamics 365:n tietointegraation rajaus on vahvistettu, seuraavaksi päätetään, miten tietueet vastaavat toisiaan.
Tämä tarkoittaa seuraavia asioita:
Kenttien vastaavuuksien määritys
Tunnisteet
Valintalistojen ja tilojen yhteensovittaminen
Yksisuuntainen vai kaksisuuntainen tiedonsiirto
Muunnossäännöt
Kaksoiskappaleiden käsittely
Synkronoinnin tai käynnistimen ajoitus
Tätä osuutta aliarvioidaan, koska se näyttää hallinnollisilta tehtäviltä. Sitä se ei ole. Tässä liiketoimintaprosessi muutetaan tekniseksi logiikaksi.
Muutamat päätökset ovat yleensä tärkeimpiä:
Mitkä kentät ovat todella pakollisia
Mikä järjestelmä toimii ensisijaisena tietolähteenä
Tarvitsevatko tietueet lähes reaaliaikaisia päivityksiä vai ajastettua synkronointia
Mitä pitäisi tapahtua, kun tiedot eivät vastaa toisiaan yksiselitteisesti
Sopiiko tehtävään valmis liitin, vähäistä koodausta vaativa ratkaisu, väliohjelmistokerros vai räätälöity toteutus
Tässä vaiheessa tiimeille selviää, toimiiko integraatio teoriassa vai myös käytännössä.
Testauksen pitäisi kattaa:
Todelliset tietueet, ei vain täydellinen esimerkkiaineisto
Hankalat poikkeustapaukset
Käyttöoikeuksien tarkistukset
Tilanteet, joissa esiintyy kaksoiskappaleita
Epäonnistuneet päivitykset
Raportoinnin tuottamat tulokset
Mitä käyttäjät todella näkevät synkronoinnin jälkeen
Myös käyttöönoton jälkeiseen toimintaan tarvitaan suunnitelma.
Näihin tietoihin kuuluvat:
Epäonnistuneiden tai viivästyneiden ajojen seuranta
Korjausvastuiden määrittäminen
Sen tarkistaminen muutaman viikon kuluttua, vastaako synkronointi yhä prosessia
Logiikan päivittäminen kenttien, tilojen tai työnkulkujen muuttuessa
Monissa Salesforcen ja Dynamics 365:n integraatiota käsittelevissä tapaustutkimuksissa nousevat esiin samat asiat.
Työkalut on teknisesti yhdistetty, mutta tietueissa, kenttien vastaavuuksissa, logiikan johdonmukaisuudessa ja tietoturvan hallintakeinoissa on yhä ongelmia.
Haaste | Tavallinen syy | Vaikutus liiketoimintaan | Miten riskiä voi pienentää |
|---|---|---|---|
Päällekkäiset tietueet | Puutteelliset vastaavuussäännöt tai epäyhtenäiset vanhat tiedot | Heikkolaatuinen raportointi ja epätietoisuus tiimeissä | Testaa vastaavuuslogiikkaa todellisilla tietueilla, älä esimerkkiaineistolla |
Kenttien ristiriidat | Erilaiset merkitykset, muodot tai omistajuussäännöt | Tietueet korvaavat toistensa tietoja tai eivät synkronoidu | Määritä kenttien omistajuus ennen toteutusta |
Prosessien yhteensopimattomuus | Myynti, taloushallinto ja asiakaspalvelu noudattavat erilaista logiikkaa | Synkronointi paljastaa työnkulkujen puutteet sen sijaan, että siitä olisi apua | Kartoita todellinen vastuun siirtyminen, älä sen ihanneversiota |
Käyttöoikeusongelmat | Käyttöoikeudet suunnitellaan liian myöhään | Käyttäjät näkevät liikaa tai liian vähän | Tarkista rooli- ja kenttäkohtaiset käyttöoikeudet ajoissa |
Tietomääriin ja rajoituksiin liittyvät ongelmat | API-käyttö, pyyntömäärien ylärajat ja siirrettävän tietosisällön rajoitukset | Viiveet, liikenteen rajoittaminen ja epäonnistuneet ajot | Suunnittele ratkaisu realistisille käyttömäärille ja seuraa käyttöä |
Ylläpidon laiminlyönti käyttöönoton jälkeen | Operatiivinen vastuuhenkilö puuttuu | Pienet ongelmat kasautuvat, kunnes luottamus heikkenee | Määritä selkeät vastuut tuelle ja säännöllisille tarkistuksille |
Viimeistelty toteutus ei ole sama asia kuin vakaa toteutus. Ensimmäinen versio todistaa vain, että yhteys on olemassa. Varsinainen työ on varmistaa, että se toimii edelleen odotetusti, kun liiketoiminta alkaa tukeutua siihen.
Et tarvitse tähän pitkää listaa hämmentäviä vinkkejä, varsinkaan jos työskentelet konsultin kanssa. Paras neuvo on pitää asiat yksinkertaisina ja hallinnassa:
Aloita pienestä: Ensimmäisen vaiheen pitäisi olla riittävän rajattu, jotta sen voi testata kunnolla, ja riittävän yksinkertainen, jotta sen tuloksia voi arvioida rehellisesti. Hyviä esimerkkejä ovat asiakkuuksien ja yhteyshenkilöiden synkronointi yhteisen tilannekuvan luomiseksi, voitetun myyntimahdollisuuden siirtäminen tilaukseksi, laskujen tilatietojen tuominen asiakkuustiimien saataville tai avainasiakkaiden palvelutietojen näkyvyys.
Varmista toimivuus ajoissa: Varhainen testaus on tärkeää, koska siisti esimerkkiaineisto peittää monia ongelmia. Todelliset tietueet eivät. Suppeampi ensimmäinen vaihe helpottaa kaksoiskappaleiden, puolivalmiiden tietueiden, virheellisten vastaavuusmääritysten ja puutteellisen kenttälogiikan havaitsemista ennen kuin ongelmat leviävät koko ratkaisuun. Myös Salesforce Health Check voi auttaa paljastamaan määritys- ja tietoturvaongelmia ennen integraation käyttöönottoa.
Määritä omistajuus: Jokaisella tärkeällä objektilla ja kentällä pitäisi olla yksi selkeä omistaja. Jos sekä Salesforcea että Dynamicsia pidetään saman asiakas-, tuote-, tila- tai tilauskentän ensisijaisena tietolähteenä, integraatio muuttuu nopeasti sekavaksi. Sama koskee käyttöönoton jälkeistä tukea. Jonkun on vastattava epäonnistuneista ajoista, kenttämuutoksista, vastaavuusmääritysten päivityksistä ja prosessimuutoksista, kun toteutus on käytössä.
Pidä synkronointilogiikka rajattuna: Synkronoi vain tietueet ja kentät, jotka tukevat todellista työnkulkua. Rajatumpi ratkaisu on yleensä parempi. Siirrä tiedot, joita toinen tiimi todella tarvitsee. Jätä muut tiedot pois, kunnes niiden mukaan ottamiselle on selkeä syy. Näin logiikka pysyy selkeämpänä ja on helpompi nähdä, tekeekö integraatio hyödyllistä työtä vai tuottaako se vain lisää hälyä.
Varaudu kasvuun: Rakenna ensimmäinen versio niin, ettei seuraava versio riko sitä. Tämä ei tarkoita kaiken ylimitoittamista heti ensimmäisenä päivänä. Se tarkoittaa, että jätät tilaa suuremmille tietomäärille, uusille työnkuluille, tiimeille ja järjestelmille myöhemmin. Kun riippuvuudet taloushallintoon, asiakaspalveluun tai ERP-järjestelmään lisääntyvät, lyhyen aikavälin ratkaisu voi johtaa suurempaan uudelleentoteutukseen kuin kukaan odotti.
Suoraan sanottuna kaksi yleisintä käyttötapausta eivät ole kovin erikoisia. Toinen niistä on Salesforcen yhdistäminen Dynamicsin ERP-puoleen, jotta myynti näkee edelleen, mitä vastuun siirtämisen jälkeen tapahtui.
Toinen on asiakas- ja tilaustietueiden pitäminen yhtenäisinä, jotta eri tiimit eivät työskentele keskenään ristiriitaisten tietojen pohjalta.
Muut käyttötapaukset liittyvät yleensä muutamaan asiaan: asiakaspalvelun koordinointiin, taloustietojen näkyvyyteen ja parempaan raportointiin.
Käyttötapaus | Salesforcen rooli | Dynamics 365:n rooli | Liiketoimintahyöty |
|---|---|---|---|
Myynnin ja ERP-järjestelmän yhteensovittaminen | Hallitsee liidejä, myyntimahdollisuuksia, tarjouksia ja asiakkuuksiin liittyvää toimintaa | Hoitaa tilauksia, laskutusta, tilausten toimitusta, varastoa tai taloushallinnon työnkulkuja | Myynti näkee, mitä vastuun siirtämisen jälkeen tapahtuu |
Asiakas- ja tilaustietojen synkronointi | Ylläpitää asiakasrajapinnassa käytettävää asiakastietuetta ja myyntiputken tilannetietoja | Seuraa tilauksen etenemistä, laskutustietoja ja operatiivista tilaa | Tiimien ei enää tarvitse etsiä päivityksiä eri järjestelmistä |
Palvelun koordinointi | Tarjoaa asiakkuuden ja asiakassuhteen historiatiedot | Sisältää palveluun, operatiiviseen toimintaan tai prosessin myöhempiin palvelupyyntöihin liittyvät taustatiedot | Parempia vastauksia asiakkaille ja vähemmän tietoaukkoja |
Näkyvyys taloustietoihin asiakkuustiimeille | Näyttää kaupan ja asiakkaan taustatiedot | Näyttää laskun, maksun tai ERP-järjestelmän puoleisen tilan | Asiakkuuspäälliköt osallistuvat puheluihin paremmin tiedoin |
Jotkin tiimit pystyvät toteuttamaan ensimmäisen version omin voimin. Se on totta. Kaikki projektit eivät tarvitse ulkopuolista apua. Olet ehkä jopa valinnut pienyritykselle parhaan CRM-ohjelmiston sen perusteella, mistä uskot selviytyväsi itse.
Mutta kun toteutus laajenee yksinkertaisesta tietueiden synkronoinnista ERP-logiikkaan, taloushallinnon sääntöihin, mukautettuihin työnkulkuihin tai raportoinnin riippuvuuksiin, riskit kasvavat nopeasti. Yleensä juuri siinä vaiheessa integraatiokumppani alkaa tuntua valinnaisen lisän sijaan järkevältä ratkaisulta.
Yritys tarvitsee yleensä ulkopuolista tukea, kun projektiin sisältyy:
Useita järjestelmiä, ei pelkästään Salesforce ja yksi Dynamics-sovellus
Mukautettuja objekteja, mukautettuja kenttiä tai yrityskohtaisia sääntöjä
ERP-prosesseihin sidottua tilaus-, laskutus- tai tilausten toimituslogiikkaa
Raportointia, joka edellyttää kaupallisten ja operatiivisten tietojen asianmukaista yhdenmukaisuutta
Tietoturvaan tai vaatimustenmukaisuuteen liittyviä kysymyksiä siitä, kuka näkee mitäkin
Suuria tietomääriä, uudelleenyritysten käsittelyä tai valvontatarpeita
Rajallisesti sisäistä aikaa vastata toteutuksesta käyttöönoton jälkeen
Viimeinen kohta sivuutetaan jatkuvasti. Yrityksessä voi olla ihmisiä, jotka osaavat toteuttaa integraation, mutta ei ihmisiä, jotka pystyvät suunnittelemaan, testaamaan ja valvomaan sitä, korjaamaan poikkeustapauksia ja pitämään sen kunnossa liiketoiminnan muuttuessa. Ne ovat eri tehtäviä.
Hyvä kumppani, kuten Routine Automation, tekee muutakin kuin yhdistää järjestelmät toisiinsa.
Kumppanin pitäisi auttaa seuraavissa asioissa:
Projektin laajuuden määrittely
Oikean menetelmän valinta muodikkaimman sijaan
Ensisijaista tietolähdettä koskevien sääntöjen selvittäminen
Tietojen vastaavuuksien määrittely todellista prosessia vastaavalla tavalla
Testaaminen sotkuisilla, todellisessa käytössä syntyneillä tietueilla
Valvonnan järjestäminen ja tukivastuiden määrittely
Toteutuksen pitäminen käyttökelpoisena, kun toinen vaihe alkaa ja saa väistämättä ensimmäisen vaiheen näyttämään pieneltä
Siinä ero näkyy. Projekti ajautuu harvemmin tilanteeseen, jossa ”teknisesti integroimme sen, mutta kukaan ei luota siihen”.
Tarvitsetko apua monimutkaiseen Salesforce-synkronointiin?
Autamme mukautettujen Salesforce-integraatioiden, arkkitehtuurisuunnittelun, automaatiologiikan ja teknisen toteutuksen kanssa tiimejä, joilla on monimutkaisia järjestelmiä ja todellisia operatiivisia riippuvuuksia.
Monet yritykset lähtevät tähän ajatellen, että vaikein osuus on tekninen. Joskus niin onkin. Useammin vaikeampaa on päättää, mitä varten yhteys oikeastaan luodaan.
Kun tavoite on selvä, Salesforcen ja Dynamics 365:n integrointi helpottuu huomattavasti. Kaikkia tietueita ei tarvitse synkronoida. Et tarvitse kaikkein monimutkaisinta arkkitehtuuria. Tarvitset oikeat tiedot liikkumaan oikeaan aikaan, yhden vastuuhenkilön kullekin tärkeälle kentälle ja toteutuksen, joka vastaa yrityksen todellisia toimintatapoja.
Siinä tämän kokonaisuuden käytännön arvo oikeastaan on:
Vähemmän katkoksia myynnin ja operatiivisen toiminnan välillä
Sujuvampi vastuun siirtyminen kauppojen edetessä
Parempi näkyvyys tilauksiin, laskuihin tai palvelun taustatietoihin
Raportointi, johon todennäköisemmin luotetaan
Vähemmän manuaalisia paikkauksia prosessin pitämiseksi koossa
Menetelmällä on merkitystä, mutta sopivuudella vielä enemmän. Yhdelle yritykselle voi riittää kevyt liitinratkaisu. Toinen tarvitsee tehokkaampaa orkestrointia, tiukempia hallintakeinoja ja enemmän mukautettua logiikkaa, koska työnkulku kulkee ERP-järjestelmän, taloushallinnon, palvelun ja muutaman sisäisen omituisuuskerroksen läpi. Useimmilla yrityksillä on ainakin joitakin sisäisiä omituisuuksia. Se on normaalia.
Onneksi oikeanlainen tuki voi auttaa korjaamaan tilanteen.
Aloita tietueista, joita ihmiset joutuvat jatkuvasti etsimään manuaalisesti. Yleensä kyse on asiakkuuksista, yhteyshenkilöistä, tuotteista, tarjouksista, tilauksista, laskuista ja joskus palvelupyynnöistä. Tältä Salesforcen ja Dynamics 365:n tietojen synkronointi näyttää, kun se kytketään todelliseen työhön. Jos kukaan ei tarvitse tietuetta toimiakseen, se voi luultavasti odottaa.
Aloita vastuun siirtymäkohdasta, jossa prosessi jatkuvasti katkeaa. Ehkä kyse on voitetuksi suljetun kaupan etenemisestä tilauksen luontiin. Ehkä kyse on laskutietojen näkyvyydestä. Selvitä ensin vastuut, sitten tietojen vastaavuudet ja lopuksi ajoitus. Salesforcen integrointi Microsoft Dynamics 365:een helpottuu huomattavasti, kun lakkaat käsittelemästä sitä ohjelmistovalintana ja alat käsitellä sitä operatiivisena valintana.
Ennen kaikkea vähemmän typeriä viivästyksiä. Myynti näkee, mitä vastuun siirtymisen jälkeen tapahtui. Taloushallinto ei joudu siivoamaan puolivalmiita asiakastietoja. Palvelutiimi saa enemmän taustatietoa kaivelematta. Salesforcen ja microsoft Dynamics 365:n integroinnin hyödyt ovat varsin käytännöllisiä: vähemmän tietojen uudelleensyöttöä, vähemmän ristiriitoja ja vähemmän ”hetkinen, minun pitää tarkistaa toisesta järjestelmästä” -tilanteita.
Yhtä selvää voittajaa ei ole. Joillekin tiimeille liitin riittää hyvin. Toiset tarvitsevat low-code-automaatiota, väliohjelmistoja tai räätälöintiä, koska varsinainen prosessi on sekavampi kuin aluksi näytti. Parhaat Salesforcen ja Dynamics 365:n integraatiotyökalut sopivat yrityksen tarpeisiin tekemättä ensimmäisestä vaiheesta seuraavan vuosineljänneksen siivousurakkaa.
Kyllä, se on yksi yleisimmistä syistä koko projektille. Myynti haluaa tietää, etenikö tilaus, lähtikö lasku ja jäikö jokin jumiin. Kun yritykset integroivat Microsoft Dynamics 365 ERP:n Salesforceen, ne pyrkivät yleensä pienentämään huomattavasti tätä myynnin jälkeistä tietoaukkoa.
Silloin, kun projekti ei enää ole siisti ja yksinkertainen vaan kohtaa todellisuuden: ERP-logiikan, mukautetut kentät, raportoinnin riippuvuudet, erikoiset poikkeukset ja käyttöönoton jälkeisen tuen. Siinä raja yleensä kulkee. Salesforcen ja Dynamics 365:n integraatiota käsittelevät tapaustutkimukset auttavat, sillä ne osoittavat, kuinka nopeasti ”pienestä synkronoinnista” tulee laajempi vastuita ja prosesseja koskeva ongelma.
English
Français
Deutsch
Polski
