Jak korzystać z Pipedrive CRM: praktyczny przegląd

Co jest bardziej frustrujące niż utrata szansy sprzedaży? Chyba tylko niewiedza, dlaczego do niej doszło. Często przyczyna jest prosta: e-mail bez odpowiedzi albo zbyt późny ponowny kontakt. Bez odpowiednich systemów trudno to ustalić. Właśnie tutaj przydaje się Pipedrive CRM.

System Pipedrive CRM, zaprojektowany specjalnie z myślą o automatyzacji sprzedaży, jest solidny, niezawodny i zaskakująco prosty w obsłudze. Ma uprościć i uporządkować Twój lejek sprzedażowy, aby umożliwić Ci finalizowanie większej liczby transakcji bez chaosu i zamieszania.

Może być równie zaawansowany jak Salesforce, ale jeśli szukasz łatwego sposobu na udoskonalenie swojej strategii e-commerce B2B i zwiększenie przychodów, Pipe CRM może być odpowiedzią — szczególnie jeśli wdrożysz go z niewielką pomocą eksperta, takiego jak Routine Automation.

Czym jest Pipedrive CRM?

Pipedrive CRM to działające w chmurze narzędzie sprzedażowe, które nie utrudnia Ci pracy. Stworzono je dla handlowców. Nie dla marketerów. Nie dla zespołów operacyjnych. Po prostu dla osób, które chcą przeprowadzać transakcje od „być może” do „sfinalizowane”.

Otwierasz platformę i widzisz swój lejek sprzedażowy w formie tablicy. Kolumny oznaczają etapy. Karty — transakcje. Aby przesunąć transakcję dalej, przeciągasz ją do następnego etapu. To wszystko. Wszystko, czego potrzebujesz, jest przypisane do tej karty: e-maile, notatki, przypomnienia, pliki. Wszystko jest na miejscu.

Całość zaprojektowano tak, aby można ją było dostosować do własnych potrzeb. Chcesz mieć własne etapy? Nic prostszego. Potrzebujesz dodatkowych pól? Gotowe. Zarządzasz dwoma różnymi lejkami sprzedażowymi? Żaden problem.

Oprogramowanie Pipedrive CRM jest jednak nie tylko przyjazne w obsłudze. Jest też pomocne. Otrzymujesz automatyzację bez konieczności pisania kodu. Dostajesz przypomnienia o ponownym kontakcie, które faktycznie mają sens. Nawet aplikacja mobilna działa szybko i oferuje wiele funkcji.

Sprawdza się w startupach, agencjach, firmach usługowych, zespołach zajmujących się nieruchomościami, u coachów i freelancerów — u każdego, kto potrzebuje szybko sprzedawać i rozwijać działalność na większą skalę. Wiele firm korzystających z Pipedrive zaczynało od małej skali i pozostało przy tym narzędziu.

Pipedrive, jako CRM do sprzedaży, integruje się także z narzędziami, z których korzystasz — z ponad 400 aplikacjami, od Slack i Zoom po QuickBooks i Gmail.

Jak działa Pipedrive?

Każda karta zawiera pełną historię: kontakty, wcześniejsze e-maile, notatki z rozmów i kolejne kroki. Nie musisz niczego szukać. Wszystko już tam jest. Ustaw przypomnienie. Zarejestruj rozmowę. Wyślij krótki e-mail. Możesz nawet śledzić otwarcia wiadomości i kliknięcia, co pomaga znacznie bardziej, niż mogłoby się wydawać. System synchronizuje się również z Gmail i Outlook. Po połączeniu Twój kalendarz, e-maile i spotkania pojawiają się w nim w naturalny sposób.

Automatyzacja jest wbudowana w system. Możesz tworzyć proste reguły: wysłać wiadomość z ponownym kontaktem, gdy transakcja osiągnie określony etap, przypisać zadanie, jeśli przez pięć dni nie odnotowano aktywności, i tym podobne. System nie próbuje prowadzić Twojej firmy, tylko porządkuje powtarzalne czynności, aby nic Ci nie umknęło.

Raportowanie stoi na solidnym poziomie. Otrzymujesz dane o tempie postępu transakcji, wskaźnikach finalizacji i wynikach handlowców — wszystkie podstawowe informacje. Niektórzy użytkownicy napotykają ograniczenia przy tworzeniu niestandardowych raportów w tańszych planach, ale wyższe plany oferują więcej możliwości.

Właśnie w tym tkwi siła systemu Pipedrive CRM. Pomaga Ci trzymać rękę na pulsie transakcji, nie spowalniając pracy. Korzystanie z niego przypomina odhaczanie listy zadań, a nie żmudny obowiązek.

Najważniejsze funkcje Pipedrive

Wszystko w Pipedrive służy utrzymaniu tempa działań. To nie tylko miejsce do przechowywania danych potencjalnych klientów. System ma pomagać Ci rzeczywiście posuwać sprawy naprzód — z każdą rozmową, e-mailem i kolejnym krokiem.

Oto jak to robi.

Narzędzia do automatyzacji sprzedaży

Większość narzędzi sprzedażowych oferuje automatyzację. Pipedrive CRM sprawia, że naprawdę da się z niej korzystać. Nie musisz oglądać dwugodzinnego webinaru tylko po to, by skonfigurować podstawową regułę. System ma już 36 wbudowanych szablonów procesów pracy, które można dostosowywać, a w zależności od planu możesz utworzyć nawet 180 własnych.

Możliwości obejmują kampanie powitalne, ponowny kontakt, strategie przypomnień i powiadomienia dla zespołu. Dostępny jest również wizualny kreator procesów pracy. Pozwala łączyć kolejne reguły logiczne na zasadzie „jeśli to, to tamto”, bez zagłębiania się w kod. Nie automatyzujesz dla zabawy. Odzyskujesz czas, żeby Twoi handlowcy mogli faktycznie sprzedawać.

Pipedrive oferuje także narzędzia do pozyskiwania danych potencjalnych klientów z internetu, rozwiązania CPQ oraz narzędzia AI do pisania e-maili lub automatycznego ponawiania kontaktu z potencjalnymi klientami.

Funkcje e-mail marketingu

Campaigns to jedna z najbardziej imponujących funkcji Pipedrive, pozwalająca zespołom sprzedaży zarządzać całą strategią komunikacji e-mail bez osobnej aplikacji. Możesz pisać, wysyłać i śledzić e-maile bezpośrednio w Pipedrive. Dowiesz się, kiedy ktoś otworzy Twoją wiadomość, kliknie link lub w ogóle jej nie przeczyta.

Dostępne są też szablony, dzięki którym Twój zespół nie musi wymyślać wszystkiego od nowa przy każdym kontakcie. Możesz je szybko spersonalizować i wrócić do tego, co najlepsze: rozmowy. Jeśli korzystasz z Gmail lub Outlook, synchronizacja przebiega sprawnie. Wszystko pojawia się w jednym miejscu, bez podwójnego wprowadzania danych i dziwnego formatowania. Trzeba jednak zaznaczyć, że za każde 1000 kontaktów ponad początkowy limit pobierana jest opłata.

Dodatki do zarządzania projektami

Jeśli chcesz wyjść poza samo sfinalizowanie transakcji i śledzić to, co dzieje się później — rezultaty do dostarczenia, kamienie milowe i przekazywanie klientów do dalszej obsługi — dodatek Projects zapewnia te możliwości.

Przypomina Trello, ale jest dopasowany do pozostałych funkcji Pipedrive dla małych firm. Możesz tworzyć tablice zadań, przypisywać osoby odpowiedzialne, ustalać terminy i organizować pracę związaną ze sfinalizowanymi transakcjami. Szczerze mówiąc, prawdopodobnie nie zastąpi pełnego pakietu do zarządzania projektami.

Jeśli jednak szukasz czegoś prostego do pracy związanej ze sprzedażą, to dobre narzędzie. Możesz też zamiast tego wybrać bezpośrednią integrację z Asana lub Trello.

Narzędzia do pozyskiwania potencjalnych klientów

Oprogramowanie Pipedrive CRM ma wbudowane funkcje pozyskiwania potencjalnych klientów. Formularze internetowe, narzędzie czatu na żywo i chatbot sprzedażowy o nazwie LeadBooster mogą wprowadzać potencjalnych klientów bezpośrednio do Twojego lejka sprzedażowego.

Możesz od razu kwalifikować potencjalnych klientów, kierować ich do właściwego handlowca i bez zwłoki rozpoczynać proces.

Narzędzie Prospector pozwala nawet przeszukiwać bazę B2B w poszukiwaniu potencjalnych klientów spełniających Twoje kryteria. To trochę jak aktywne pozyskiwanie klientów, ale z mniejszą dozą zgadywania.

Śledzenie odwiedzających witrynę

Ciekawi Cię, kto zagląda na stronę z cennikiem? Funkcja Website Visitors pokazuje, które firmy odwiedzają Twoją witrynę i jakie strony przeglądają. Czasem możesz nawet sprawdzić, jak często wracały. Dzięki temu Twoi handlowcy mogą ustalać priorytety obsługi potencjalnych klientów na podstawie ich zainteresowania, nie czekając, aż ktoś wypełni formularz.

Możesz też korzystać z narzędzi do segmentacji klientów, aby śledzić sytuację każdej osoby niezależnie od tego, na jakim etapie lejka sprzedażowego się znajduje. Możesz nawet tworzyć własne podgrupy na podstawie wcześniej zaprogramowanych filtrów.

Szablony dokumentów i podpisy elektroniczne

W Pipedrive możesz przechowywać szablony ofert, umowy i prezentacje cenowe. Gdy zechcesz coś wysłać, wystarczy uzupełnić puste miejsca i wysłać. Dzięki Smart Docs, kolejnemu dodatkowi, możesz nawet śledzić otwarcia dokumentów i uzyskiwać podpisy elektroniczne bez przełączania narzędzi.

Zakres możliwości nie dorównuje DocuSign, ale większości zespołów w zupełności wystarcza. Ponadto funkcja Smart Docs automatycznie synchronizuje dane ze wszystkimi Twoimi platformami do przechowywania plików w chmurze.

Integracje CRM

Znasz to uczucie, gdy wszystko ze sobą współpracuje i nie musisz ciągle przełączać kart ani kopiować i wklejać danych między narzędziami?

Właśnie to daje system Pipedrive CRM. Łączy się z ponad 400 aplikacjami: Slack, Zoom, Trello, QuickBooks, Zapier, Mailchimp, Calendly i wieloma innymi. Jeśli masz dostęp do programistów, możesz również skorzystać z jego otwartego API. Dostępnych jest też wiele aplikacji wspierających strategie sprzedaży.

Na przykład Engage AI pomaga śledzić osoby, które obserwujesz w mediach społecznościowych, i szybko odpowiadać na komentarze. LeadsBridge łączy Twoje konto z platformami społecznościowymi i platformami płatnej reklamy w wyszukiwarkach. Wiele narzędzi szczególnie dobrze sprawdza się w zapewnianiu spójności kluczowych metryk i wskaźników KPI w e-commerce B2B.

Firmy korzystające z Pipedrive

Pipedrive stworzono dla zespołów, które potrzebują przejrzystego obrazu sytuacji i szybkości działania. Jeśli Twoja praca wymaga ponawiania kontaktu we właściwym momencie, prowadzenia wielu transakcji jednocześnie lub dbania o sprawną pracę zespołu sprzedaży, to narzędzie przyniesie Ci ulgę. Korzysta z niego ponad 100 000 firm w 179 krajach.

Nie jest też przeznaczone wyłącznie dla firm programistycznych czy startupów. Z Pipedrive korzystają firmy z branży nieruchomości, produkcji, logistyki, ubezpieczeń, doradztwa, prawa, usług medycznych i edukacji, a także wszelkiego rodzaju agencje.

Małe firmy korzystające z Pipedrive doceniają to, że sprawia wrażenie rozwiązania dopasowanego do ich potrzeb. Nie jest przeładowane dodatkami dla dużych przedsiębiorstw. Dostajesz dokładnie to, czego potrzebujesz, bez zbędnych funkcji.

Platforma obsługuje ponad 20 języków i oferuje uprawnienia na poziomie użytkowników, dlatego jest również dobrym wyborem dla zespołów globalnych lub rozproszonych, które chcą ściśle koordynować swoją pracę.

Jak korzystać z Pipedrive

Szczerze mówiąc, wielką zaletą Pipedrive Sales CRM jest to, że zaprojektowano go z myślą o prostocie. Wdrożenie użytkownika nie ciągnie się w nieskończoność, a nauka obsługi nie jest wymagająca. Możesz zacząć pracę w ciągu godziny. Oto jak zazwyczaj wygląda początkowa konfiguracja:

1. Skonfiguruj swój lejek sprzedażowy

Zacznij od tego, co już znasz — swojego podstawowego procesu sprzedaży. „Nowy potencjalny klient → Nawiązano kontakt → Wysłano ofertę → Negocjacje → Zamknięto”. To Twój pierwszy lejek sprzedażowy. W razie potrzeby możesz później dodać kolejne etapy lub lejki sprzedażowe.

2. Zaimportuj kontakty

Zaimportuj potencjalnych klientów z arkusza kalkulacyjnego, Gmail, Outlook lub dowolnego miejsca, w którym przechowujesz ich dane. System je porządkuje i mapuje na odpowiednie pola. Jeśli coś jest nieuporządkowane lub zduplikowane, pomaga szybko to poprawić.

3. Dodaj transakcje

Każda transakcja otrzymuje własną kartę. Przypisz osobę odpowiedzialną, powiąż transakcję z kontaktem, wprowadź wartość i przewidywaną datę zamknięcia. Teraz masz już konkretną podstawę do pracy.

4. Rejestruj działania

Możesz rejestrować rozmowy, e-maile, spotkania i wszystko, co wiąże się z transakcją. Z czasem dla każdej transakcji powstanie przejrzysta oś czasu. Dzięki temu nawet nowa osoba, która przejmie sprawę, łatwo się w niej odnajdzie.

5. Korzystaj z przypomnień i automatyzacji

Załóżmy, że transakcja zbyt długo pozostaje na etapie „Proposal Sent”. Pipedrive może automatycznie utworzyć zadanie ponownego kontaktu. Możesz też stworzyć prostą regułę wysyłającą e-mail z pytaniem o aktualną sytuację. Nic skomplikowanego — wystarczająco, by sprawy posuwały się naprzód.

Chcesz pójść o krok dalej? Dostępna jest baza wiedzy pełna krótkich instrukcji, a także webinary dla osób, które potrzebują dodatkowych wskazówek.

Typowe problemy z Pipedrive

Jeśli analizujesz zalety i wady Pipedrive, wiesz już, że pojawiają się też problemy. Żadna platforma nie jest idealna, a problemy z Pipedrive rzeczywiście się zdarzają, zwłaszcza gdy Twoje procesy są bardziej złożone.

Oto kilka kwestii, na które warto uważać:

1. Ograniczone możliwości zaawansowanego raportowania

Domyślne pulpity nawigacyjne sprawdzają się w większości zespołów. Zapewniają wgląd w transakcje, działania, wskaźniki finalizacji transakcji i długość cykli sprzedaży. Jeśli jednak potrzebujesz wielowymiarowych raportów obejmujących różne obiekty, na przykład do śledzenia zwrotu z inwestycji w poszczególne źródła potencjalnych klientów w różnych regionach, wbudowane opcje mogą z czasem przestać Ci wystarczać, chyba że przejdziesz na wyższy plan lub skorzystasz z integracji do raportowania.

2. Nadmiar dodatków

Niektóre funkcje, których można oczekiwać w ramach planu, takie jak podpisy elektroniczne, śledzenie dokumentów czy narzędzia do pozyskiwania potencjalnych klientów, wymagają płatnych dodatków. Może to sprawiać, że cennik wydaje się mniej przejrzysty, zwłaszcza gdy zwiększasz skalę działalności.

3. Brak wbudowanej oceny punktowej potencjalnych klientów

Nie ma natywnej funkcji automatycznego ustalania priorytetów potencjalnych klientów na podstawie ich zaangażowania lub zachowania. Możesz tworzyć pola niestandardowe i stosować obejścia, ale do wdrożenia pełnej logiki oceny punktowej potrzebne będzie inne narzędzie lub przemyślana konfiguracja Zapier.

4. Ograniczone dopasowanie do złożonych struktur sprzedaży

Jeśli Twój zespół potrzebuje wielopoziomowych procesów zatwierdzania, tworzenia ofert w wielu walutach, szczegółowego prognozowania lub niestandardowej logiki aplikacji, system Pipedrive CRM prawdopodobnie nie będzie rozwiązaniem na zawsze. Nie został stworzony po to, by konkurować z Salesforce czy Dynamics w zakresie potrzeb dużych przedsiębiorstw.

A co z zespołami sprzedaży, które potrzebują szybkości, uporządkowanej pracy i przejrzystości bez nadmiaru funkcji? Dla nich to solidny wybór.

Dobre praktyki korzystania z Pipedrive

Nawet najlepsze narzędzie może stać się źródłem bałaganu, jeśli jest niewłaściwie używane. Pipedrive CRM stawia na prostotę, ale nie oznacza to, że wystarczy go skonfigurować i o nim zapomnieć.

Oto jak w pełni wykorzystać jego możliwości.

Dbaj o porządek w lejkach sprzedażowych

Na początek zwykle wystarczy jeden lejek sprzedażowy. Jeśli zaczniesz tworzyć dziesięć różnych lejków dla każdego produktu, regionu czy kampanii, szybko stracisz przejrzystość. Zachowaj prostotę, dopóki bardziej złożona struktura nie stanie się naprawdę konieczna.

Handlowcy powinni przeglądać swój lejek sprzedażowy codziennie lub przynajmniej kilka razy w tygodniu. Nie ma sensu trzymać w nim nieaktywnych transakcji, które od trzech miesięcy nie posunęły się naprzód.

Dostosuj pola

Pipe drive CRM daje Ci kontrolę nad tym, jakie dane zbierasz. Korzystaj z pól niestandardowych dopasowanych do Twojego procesu sprzedaży. Jeśli zawsze pytasz o budżet lub harmonogram wdrożenia klienta, uwzględnij te informacje na każdej karcie transakcji.

Pola niestandardowe pomagają zespołowi skupić się na tym, co ważne, i ograniczają liczbę „różnych notatek”, których nikt nie czyta.

Zautomatyzuj nudne zadania

Skonfiguruj przepływy pracy, które będą wysyłać e-maile w ramach ponownego kontaktu, przypisywać zadania lub przenosić transakcje między etapami na podstawie działań. Pozwoli Ci to zaoszczędzić mnóstwo czasu i energii. Nie chcesz przecież, by handlowcy tracili uwagę na pamiętanie o przypomnieniach.

Zacznij od małych kroków. Od jednej lub dwóch reguł, które pomogą zespołowi odzyskać czas. Gdy już zaczną działać, stopniowo dodawaj kolejne. Nie przestawaj eksperymentować.

Korzystaj z ustawień widoczności

W miarę rozwoju zespołu uprawnienia nabierają znaczenia. Nie chcesz, aby każdy stażysta widział wszystkie transakcje ani żeby nowa osoba przypadkowo edytowała cudzy lejek sprzedażowy.

Skonfiguruj grupy widoczności, przypisz właścicieli transakcji i utwórz zespoły, aby zachować porządek i bezpieczeństwo.

Regularnie przeglądaj i porządkuj dane

Nic nie podważa zaufania do CRM szybciej niż dane niskiej jakości. Wyrób sobie nawyk zaglądania do systemu, archiwizowania transakcji bez perspektyw i uzupełniania brakujących informacji — co tydzień, co dwa tygodnie lub w innym rytmie, który Ci odpowiada. Raporty będą lepsze, a zespół przestanie kwestionować to, co widzi.

Najważniejsze zalety Pipedrive

Nie jest idealny, ale nie bez powodu tak wiele zespołów pozostaje przy Pipedrive CRM nawet po przetestowaniu bardziej efektownych platform.

Oto co przekonuje użytkowników, by zostać:

Przegląd cen Pipedrive

Jedna z zalet Pipedrive? Prosty cennik. Nie musisz szukać ukrytej wyceny ani uczestniczyć w prezentacji sprzedażowej tylko po to, by poznać cenę.

Dostępnych jest pięć planów:

Przy płatności rocznej otrzymujesz rabat. Większość zespołów zaczyna od Advanced lub Professional, ponieważ to właśnie te plany oferują automatyzację i śledzenie e-maili. Plan Essential to solidna opcja, jeśli dopiero porządkujesz pracę: obejmuje wizualny lejek sprzedażowy, zarządzanie kontaktami i śledzenie transakcji. Jeśli jednak planujesz zwiększać skalę działalności lub cokolwiek automatyzować, prawdopodobnie zechcesz zacząć od planu o jeden poziom wyższego.

Niektóre funkcje, takie jak Smart Docs, LeadBooster i Web Visitors, są dostępne jako płatne dodatki. Właśnie w tym kontekście część użytkowników wspomina o problemach z Pipedrive: możesz oczekiwać, że pewne funkcje są już w cenie, a potem odkryć, że trzeba za nie płacić osobno. Mimo to na tle konkurencji jest przystępny cenowo i przejrzysty. Nie ma obowiązkowych opłat za wdrożenie ani niespodziewanych przycisków „tylko dla wersji pro”, które odkrywasz dopiero po wejściu do systemu.

Pipedrive a inne systemy CRM: szczere porównanie

Pipedrive nie próbuje być najbardziej wszechstronnym systemem CRM. Koncentruje się na prostocie i sprzedaży. Jeśli Twój zespół potrzebuje bardziej zaawansowanych funkcji, szczegółowego prognozowania i najnowocześniejszej sztucznej inteligencji, rozwiązanie takie jak Salesforce prawdopodobnie ma więcej sensu. Mimo to Pipedrive wypada dobrze na tle większości konkurentów:

Nie chodzi o znalezienie „najlepszego CRM”. Chodzi o wybór takiego, który pasuje do obecnego sposobu pracy Twojego zespołu i będzie mógł rozwijać się wraz z nim w przyszłości.

Znajdź odpowiedni CRM dla swojej firmy

Nie wszystkie systemy CRM są takie same. Pomagamy firmom oceniać platformy takie jak Pipedrive, HubSpot i Salesforce oraz projektować przepływy pracy, które naprawdę się sprawdzają.

Porównaj HubSpot i Salesforce

Końcowe przemyślenia o Pipedrive

Jeśli Twój zespół żongluje arkuszami kalkulacyjnymi, zapomina o ponownym kontakcie z klientami lub po cichu unika obecnego CRM… prawdopodobnie już od dawna pora na zmianę. Pipedrive CRM nie rozwiąże wszystkiego z dnia na dzień, ale może przynieść zaskakującą poprawę.

Interfejs jest przejrzysty. Konfiguracja przebiega szybko. Aplikacja mobilna jest lepsza, niż można się spodziewać. Otrzymujesz automatyzację, inteligentne przypomnienia i integracje, które naprawdę ułatwiają życie. Gdy czegoś brakuje, zwykle znajdziesz to w dodatkach lub w Marketplace.

Pipedrive CRM jest szczególnie przydatny dla małych i średnich zespołów sprzedaży, którym zależy na przejrzystości i szybkości działania. Jeśli bardziej skupiasz się na finalizowaniu transakcji niż na konfigurowaniu pulpitów nawigacyjnych, prawdopodobnie jest to narzędzie, na które czekasz.

Potrzebujesz pomocy w ustaleniu, czy to odpowiednie rozwiązanie dla Twojej firmy, czy może lepiej sprawdzi się inny CRM? Właśnie tym zajmujemy się w Routine Automation.