Comment utiliser Pipedrive CRM : présentation pratique

Quoi de plus frustrant que de perdre un marché ? Probablement ne pas savoir comment cette affaire vous a échappé. Souvent, c’est quelque chose de simple. Un e-mail auquel votre équipe a oublié de répondre ou un suivi arrivé trop tard. Mais sans les bons systèmes en place, vous vous retrouvez dans le noir. C'est là qu'intervient Pipedrive CRM. 

Conçu spécialement pour l’automatisation des ventes, le système Pipedrive CRM est robuste, fiable et étonnamment simple à utiliser. Il est là pour simplifier votre pipeline commercial et le rendre plus lisible, afin de vous aider à conclure davantage d’affaires, sans chaos ni confusion.

Il pourrait être aussi avancé qu’une solution comme Salesforce, mais si vous cherchez un moyen simple d’améliorer votre stratégie de commerce électronique B2B et d’augmenter vos revenus, Pipe CRM pourrait être la réponse, surtout si vous le mettez en place avec un petit coup de pouce d’un expert comme Routine Automation.

Qu’est-ce que Pipedrive CRM ?

Pipedrive CRM est un outil de vente dans le cloud qui ne vous complique pas la tâche. Il est conçu pour les commerciaux. Pas pour les équipes marketing. Pas pour les équipes opérationnelles. Juste pour les personnes qui cherchent à faire passer des affaires de « peut-être » à « conclue ».

Vous ouvrez la plateforme et votre pipeline commercial s’affiche sous forme de tableau. Des colonnes pour les étapes. Des cartes pour les affaires. Pour faire avancer une affaire, vous la faites glisser vers l’étape suivante. C’est tout. Tout ce dont vous avez besoin est rattaché à cette carte : e-mails, notes, rappels, fichiers. Tout est là.

Tout est conçu pour être personnalisé. Vous voulez vos propres étapes ? Facile. Vous avez besoin de champs supplémentaires ? C’est fait. Vous gérez deux pipelines commerciaux différents ? Aucun problème.

Le logiciel Pipedrive CRM n’est pas seulement facile à utiliser. Il vous rend service. Vous disposez d’automatisations sans avoir à écrire de code. Vous recevez des rappels de suivi vraiment pertinents. Même l’application mobile est rapide et riche en fonctionnalités.

Il convient aux start-up, aux agences, aux entreprises de services, aux équipes immobilières, aux coachs et aux indépendants : à tous ceux qui ont besoin de vendre vite et de développer leur activité. De nombreuses entreprises qui utilisent Pipedrive ont commencé modestement et lui sont restées fidèles.

Le CRM commercial Pipedrive s’intègre aussi aux outils que vous utilisez : plus de 400 applications, de Slack et Zoom à QuickBooks et Gmail.

Comment fonctionne Pipedrive ?

Chaque carte contient tout l’historique : contacts, e-mails précédents, notes d’appel, prochaines étapes. Vous n’avez pas à fouiller. Tout est déjà là. Programmez un rappel. Consignez un appel. Envoyez un e-mail rapide. Vous pouvez même suivre les ouvertures et les clics, ce qui est bien plus utile que vous ne l’imaginez. L’outil se synchronise même avec Gmail et Outlook. Une fois la connexion établie, votre calendrier, vos e-mails et vos réunions s’y intègrent tout naturellement.

L’automatisation est intégrée. Vous pouvez créer des règles simples : envoyer une relance lorsqu’une affaire atteint une étape, attribuer une tâche après cinq jours sans activité, ce genre de choses. Le but n’est pas de gérer votre entreprise à votre place, mais de prendre en charge les tâches répétitives pour que rien ne vous échappe.

Les fonctionnalités de reporting sont solides. Vous disposez de la vitesse de progression des affaires, des taux de conclusion, des performances des commerciaux : tous les indicateurs de base. Certains utilisateurs se heurtent aux limites des rapports personnalisés dans les offres d’entrée de gamme, mais les offres supérieures ouvrent davantage de possibilités.

C’est là tout l’intérêt du système Pipedrive CRM. Il vous aide à garder la maîtrise de vos affaires sans vous ralentir. Son utilisation ressemble à une liste de contrôle, pas à une corvée.

Les principales fonctionnalités de Pipedrive

Tout dans Pipedrive est conçu pour maintenir la dynamique. Ce n’est pas simplement un endroit où stocker vos prospects. Il est conçu pour vous aider à faire réellement avancer les choses, un appel, un e-mail ou une prochaine étape à la fois.

Voici comment il s’y prend.

Outils d’automatisation des ventes

La plupart des outils de vente proposent des automatisations. Pipedrive CRM les rend vraiment utilisables. Vous n’avez pas besoin de suivre un webinaire de deux heures pour configurer une simple règle. Il intègre déjà 36 modèles de workflows personnalisables et, selon votre offre, vous pouvez en créer jusqu’à 180 vous-même.

Les possibilités vont des campagnes de bienvenue aux relances, en passant par les stratégies de rappel et les notifications aux équipes. Un éditeur visuel de workflows est également disponible. Il vous permet d’enchaîner vos règles logiques, « si ceci, alors cela », sans toucher au code. Vous n’automatisez pas pour le plaisir. Vous récupérez du temps pour que vos commerciaux puissent vraiment vendre.

Pipedrive propose aussi des outils pour recueillir des données sur les prospects sur le Web, des outils CPQ et des outils d’IA pour rédiger des e-mails ou relancer automatiquement les prospects.

Fonctionnalités de marketing par e-mail

Campaigns est l’une des fonctionnalités les plus impressionnantes de Pipedrive : elle permet aux équipes commerciales de gérer l’ensemble de leur stratégie d’e-mailing sans application distincte. Vous pouvez rédiger, envoyer et suivre vos e-mails directement depuis Pipedrive. Vous saurez si une personne ouvre votre message, clique sur un lien ou ne l’a même jamais consulté.

Des modèles sont également disponibles pour que votre équipe n’ait pas à réinventer la roue à chaque prise de contact. Vous pouvez les personnaliser rapidement et revenir à l’essentiel : la conversation. Si vous utilisez Gmail ou Outlook, la synchronisation est fluide. Tout apparaît au même endroit, sans double saisie ni mise en forme étrange. Il faut toutefois noter que chaque tranche de 1000 contacts au-delà de la limite initiale est payante.

Modules complémentaires de gestion de projet

Si vous souhaitez aller au-delà de la conclusion d’une affaire et suivre concrètement la suite, qu’il s’agisse des livrables, des jalons ou des passages de relais pour les clients, le module complémentaire Projects répond à ce besoin.

Il ressemble à Trello, tout en s’articulant avec les autres fonctionnalités de Pipedrive destinées aux petites entreprises. Vous pouvez créer des tableaux de tâches, désigner des responsables, fixer des échéances et organiser le travail autour des affaires conclues. Honnêtement, il ne remplacera probablement pas une suite complète de gestion de projet.

Mais si vous cherchez quelque chose de simple pour gérer le travail lié aux ventes, c’est un bon outil. Vous pouvez aussi choisir une intégration directe avec Asana ou Trello.

Outils de génération de prospects

Le logiciel Pipedrive CRM intègre la collecte de prospects. Des formulaires Web, un outil de chat en direct et un chatbot commercial appelé LeadBooster peuvent tous alimenter directement votre pipeline commercial en prospects.

Vous pouvez qualifier les prospects immédiatement, les orienter vers le bon commercial et lancer votre processus sans attendre.

L’outil Prospector vous permet même de rechercher dans une base de données B2B des prospects correspondant à vos critères. C’est une façon de prospecter en laissant un peu moins de place aux suppositions.

Suivi des visiteurs du site Web

Vous vous demandez qui consulte discrètement votre page de tarifs ? La fonctionnalité Website Visitors vous montre quelles entreprises parcourent votre site et quelles pages elles consultent. Parfois, vous pouvez même voir à quelle fréquence elles sont revenues. Vos commerciaux peuvent ainsi hiérarchiser les prospects selon leur intérêt, sans attendre que quelqu’un remplisse un formulaire.

Vous pourrez aussi utiliser les outils de segmentation client pour suivre chacun, quelle que soit sa position dans l’entonnoir de vente. Vous pouvez même créer des sous-groupes personnalisés à partir de filtres préprogrammés.

Modèles de documents et signatures électroniques

Vous pouvez stocker des modèles de propositions commerciales, des contrats et des présentations tarifaires dans Pipedrive. Lorsque vous êtes prêt à envoyer un document, il suffit de remplir les champs et de l’envoyer. Avec Smart Docs, un autre module complémentaire, vous pouvez même suivre les ouvertures et obtenir des signatures électroniques sans changer d’outil.

Ses fonctionnalités ne sont pas aussi poussées que celles de DocuSign, mais elles suffisent largement à la plupart des équipes. De plus, la fonctionnalité Smart Docs synchronise aussi automatiquement vos données avec toutes vos plateformes de stockage dans le cloud.

Intégrations CRM

Vous connaissez cette sensation quand tout fonctionne ensemble et que vous n’avez pas constamment à changer d’onglet ou à copier-coller des informations d’un outil à l’autre ?

C’est ce que vous offre le système Pipedrive CRM. Il se connecte à plus de 400 applications : Slack, Zoom, Trello, QuickBooks, Zapier, Mailchimp, Calendly et bien d’autres. Vous pouvez aussi utiliser son API ouverte si vous avez des développeurs à disposition. De nombreuses applications sont également disponibles pour vous aider dans vos stratégies commerciales.

Par exemple, Engage AI vous aide à suivre les personnes auxquelles vous êtes abonné sur les réseaux sociaux et à répondre rapidement aux commentaires. LeadsBridge connecte votre compte aux plateformes de réseaux sociaux et de référencement payant. De nombreux outils sont particulièrement efficaces pour aligner les indicateurs clés et les KPI du commerce électronique B2B.

Les entreprises qui utilisent Pipedrive

Pipedrive est conçu pour les équipes qui ont besoin de visibilité et de rapidité. Si votre travail repose sur des relances au bon moment, la gestion simultanée de plusieurs affaires ou le maintien du cap d’une équipe commerciale, cet outil vous apportera un soulagement. Il est utilisé par plus de 100 000 entreprises dans 179 pays.

Il ne s’adresse d’ailleurs pas uniquement aux éditeurs de logiciels ou aux start-up. Des entreprises utilisent Pipedrive dans l’immobilier, l’industrie manufacturière, la logistique, l’assurance, le conseil, le droit, les services de santé, l’éducation, ainsi que dans toutes sortes d’agences.

Les petites entreprises clientes de Pipedrive apprécient le sentiment d’avoir un outil adapté à leurs besoins. Il n’est pas encombré de fonctionnalités supplémentaires destinées aux grandes entreprises. Vous disposez exactement de ce dont vous avez besoin, sans le superflu.

La plateforme prend en charge plus de 20 langues et propose des autorisations par utilisateur : c’est donc aussi un choix solide pour les équipes internationales ou réparties sur plusieurs sites qui souhaitent rester étroitement coordonnées.

Comment utiliser Pipedrive

Honnêtement, le grand atout de Pipedrive Sales CRM, c’est qu’il est conçu pour être simple. La prise en main n’est pas interminable et l’apprentissage est assez rapide. Vous pourriez être opérationnel en une heure. Voici à quoi ressemble généralement la configuration initiale :

1. Configurez votre pipeline commercial

Partez de ce que vous connaissez déjà : votre processus de vente de base. « New lead → Contacted → Proposal sent → Negotiation → Closed. » Voilà votre premier pipeline commercial. Vous pourrez ajouter d’autres étapes ou pipelines commerciaux plus tard si nécessaire.

2. Importez vos contacts

Importez vos prospects depuis une feuille de calcul, Gmail, Outlook ou tout autre emplacement où ils se trouvent. Le système les trie et établit les correspondances avec les bons champs. Si certaines données sont mal organisées ou en double, il vous aide à les nettoyer rapidement.

3. Ajoutez des affaires

Chaque affaire possède sa propre carte. Désignez un responsable, associez-la à un contact, renseignez un montant et une date de clôture estimée. Vous avez maintenant une base concrète sur laquelle travailler.

4. Consignez vos activités

Vous pouvez consigner les appels, les e-mails, les réunions et tout ce qui concerne une affaire. Au fil du temps, vous disposerez d’un historique chronologique clair pour chacune. Ainsi, même une nouvelle personne qui prend le relais ne sera pas perdue.

5. Utilisez les rappels et l’automatisation

Supposons qu’une affaire reste trop longtemps à l’étape « Proposal Sent ». Pipedrive peut créer automatiquement une tâche de relance. Vous pouvez aussi créer une règle simple pour envoyer un e-mail de suivi. Rien de compliqué, juste de quoi continuer à faire avancer les choses.

Vous souhaitez aller un peu plus loin ? Une base de connaissances regorge de courts tutoriels, et des webinaires sont disponibles si vous souhaitez être davantage accompagné.

Les problèmes courants de Pipedrive

Si vous vous êtes renseigné sur les avantages et les inconvénients de Pipedrive, vous savez déjà qu’il présente des problèmes. Aucune plateforme n’est parfaite et des difficultés surviennent effectivement avec Pipedrive, notamment selon la complexité de votre workflow.

Voici quelques points à surveiller :

1. Des capacités limitées en matière de rapports avancés

Les tableaux de bord par défaut conviennent à la plupart des équipes. Ils vous donnent une vue sur les affaires, les activités, les taux de conclusion et la durée des cycles de vente. Mais si vous avez besoin de rapports à plusieurs niveaux croisant plusieurs objets, par exemple pour suivre le retour sur investissement des sources de prospects dans différentes régions, les options intégrées pourraient ne plus suffire, à moins de passer à une offre supérieure ou d’utiliser une intégration de reporting.

2. Trop de modules complémentaires

Certaines fonctionnalités que vous pourriez vous attendre à trouver incluses, comme les signatures électroniques, le suivi des documents ou les outils de génération de prospects, nécessitent des modules complémentaires payants. Cela peut donner l’impression d’une tarification moins transparente, surtout si votre activité se développe.

3. Pas de notation des prospects intégrée

Aucune fonction native ne permet de classer automatiquement les prospects en fonction de leur engagement ou de leur comportement. Vous pouvez créer des champs personnalisés et recourir à des solutions de contournement, mais il vous faudra un autre outil, ou une configuration astucieuse de Zapier, pour mettre en place une logique de notation complète.

4. Une adéquation limitée aux structures commerciales complexes

Si votre équipe a besoin de circuits d’approbation à plusieurs niveaux, de devis multidevises, de prévisions approfondies ou d’une logique applicative personnalisée, le système Pipedrive CRM ne sera probablement pas votre solution à long terme. Il n’est pas conçu pour rivaliser avec Salesforce ou Dynamics sur les besoins des grandes entreprises.

Cela dit, pour les équipes commerciales qui recherchent rapidité, structure et visibilité sans lourdeur, c’est un choix solide.

Bonnes pratiques pour Pipedrive

Même le meilleur outil peut devenir ingérable s’il est mal utilisé. Pipedrive CRM mise sur la simplicité, mais cela ne signifie pas qu’il suffit de le configurer puis de l’oublier.

Voici comment en tirer le meilleur parti.

Gardez vos pipelines commerciaux en ordre

Un seul pipeline commercial suffit généralement pour commencer. Si vous vous mettez à créer dix pipelines commerciaux différents pour chaque produit, région ou campagne, les choses deviennent vite confuses. Restez simple tant que la complexité n’est pas absolument nécessaire.

Les commerciaux devraient passer en revue leur pipeline commercial chaque jour, ou au moins quelques fois par semaine. Il ne sert à rien de conserver des affaires au point mort qui n’ont pas avancé depuis trois mois.

Personnalisez vos champs

Pipedrive CRM vous permet de maîtriser les données que vous recueillez. Utilisez des champs personnalisés adaptés à votre processus de vente. Si vous posez systématiquement des questions sur le budget ou les délais d’intégration des clients, ajoutez ces informations à chaque carte d’affaire.

Les champs personnalisés aident votre équipe à se concentrer sur l’essentiel et réduisent les « notes diverses » que personne ne lit.

Automatisez les tâches ennuyeuses

Configurez des workflows pour envoyer des e-mails de relance, attribuer des tâches ou faire avancer les affaires en fonction de l’activité. Cela vous fera gagner beaucoup de temps et d’énergie. Vous ne voulez pas que vos commerciaux consacrent leurs efforts à gérer des rappels.

Commencez modestement. Une ou deux règles qui font gagner du temps à votre équipe. Une fois qu’elles fonctionnent, élargissez progressivement leur portée. Continuez à expérimenter.

Utilisez les paramètres de visibilité

À mesure que votre équipe s’agrandit, les autorisations prennent de l’importance. Vous ne voulez pas que chaque stagiaire puisse voir toutes les affaires, ni qu’une nouvelle recrue modifie accidentellement le pipeline commercial d’un collègue.

Configurez des groupes de visibilité, attribuez des responsables aux affaires et créez des équipes pour que tout reste bien organisé et sécurisé.

Vérifiez et nettoyez régulièrement les données

Rien ne détruit plus vite la confiance dans un CRM que des données de mauvaise qualité. Prenez l’habitude, chaque semaine, toutes les deux semaines ou à la fréquence qui vous convient, de consulter votre CRM pour archiver les affaires au point mort et compléter les informations manquantes. Vos rapports seront meilleurs et votre équipe cessera de douter de ce qu’elle voit.

Les principaux avantages de Pipedrive

Il n’est pas parfait, mais ce n’est pas un hasard si tant d’équipes restent fidèles à Pipedrive CRM, même après avoir testé des plateformes plus spectaculaires.

Voici ce qui les incite à rester :

Aperçu des tarifs de Pipedrive

L’un des points positifs de Pipedrive ? La simplicité de ses tarifs. Vous n’aurez pas à chercher un devis introuvable ni à assister à une démonstration commerciale pour obtenir un simple prix.

Il existe cinq formules :

Vous bénéficiez d’une remise si vous payez à l’année. La plupart des équipes commencent avec Advanced ou Professional, car c’est à partir de ces formules que l’automatisation et le suivi des e-mails sont disponibles. La formule Essential est un bon choix si vous cherchez simplement à vous organiser : pipeline visuel, gestion des contacts et suivi des affaires sont tous inclus. Mais si vous prévoyez de développer votre activité ou d’automatiser certaines tâches, vous souhaiterez probablement commencer par la formule supérieure.

Certaines fonctionnalités, comme Smart Docs, LeadBooster et Web Visitors, sont proposées sous forme de modules complémentaires payants. C’est sur ce point que certains utilisateurs évoquent des problèmes avec Pipedrive : vous pourriez vous attendre à ce que certaines fonctionnalités soient incluses, puis découvrir qu’elles sont vendues séparément. Malgré cela, ses tarifs restent abordables et transparents par rapport à ceux de ses concurrents. Pas de frais obligatoires de prise en main, ni de boutons « réservés aux pros » découverts par surprise une fois connecté.

Pipedrive face aux autres CRM : une comparaison honnête

Pipedrive ne cherche pas à être le CRM le plus complet. Il privilégie la simplicité et les ventes. Si votre équipe a besoin de fonctionnalités plus avancées, de prévisions approfondies et d’une IA de pointe, une solution comme Salesforce est probablement plus adaptée. Mais il tient tout de même bien la comparaison avec la plupart de ses concurrents :

L’enjeu n’est pas de trouver « le meilleur CRM ». Il s’agit d’en choisir un qui corresponde à la façon dont votre équipe travaille aujourd’hui et qui puisse accompagner votre croissance par la suite.

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Dernières réflexions sur Pipedrive

Si votre équipe jongle avec les feuilles de calcul, oublie les relances ou évite discrètement votre CRM actuel… il est probablement grand temps de changer. Pipedrive CRM ne résoudra pas tout du jour au lendemain, mais il peut faire une différence surprenante.

L’interface est épurée. La mise en place est rapide. L’application mobile est meilleure que ce à quoi vous pourriez vous attendre. Vous disposez d’automatisations, de rappels intelligents et d’intégrations qui facilitent réellement le quotidien. Lorsqu’une fonctionnalité semble manquer, vous la trouvez généralement parmi les modules complémentaires ou sur Marketplace.

Pipedrive CRM est particulièrement utile aux équipes commerciales de petite à moyenne taille qui recherchent clarté et rapidité. Si vous vous concentrez davantage sur la conclusion des ventes que sur la configuration de tableaux de bord, c’est probablement le type d’outil que vous attendiez.

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