Myynti- ja taloustiimit työskentelevät usein erillisissä järjestelmissä, mikä aiheuttaa viivästyksiä ja virheitä. Salesforcen integrointi QuickBooksiin auttaa ratkaisemaan tämän ongelman.
Huippuluokan integraatio- ja automaatiopalvelujen tarjoajana Routine Automationilla on laaja kokemus Salesforcen kaltaisten CRM-järjestelmien ja QuickBooksin kaltaisten kirjanpitoalustojen yhdistämisestä.
Artikkelissamme tarkastelemme, miten QuickBooksin ja Salesforcen yhdistäminen muuttaa myynnin ja taloushallinnon prosessejasi ja miksi muutosta ei kannata lykätä.
Aloitetaan tarkastelemalla QuickBooksin ja Salesforcen integraation hyötyjä.
Kuvittele seuraava tilanne: myyjäsi päättää kaupan Salesforcessa. Muutamassa minuutissa lasku luodaan automaattisesti ja lähetetään asiakkaalle QuickBooksin kautta.
Integraation ansiosta laskut lähtevät nopeammin, mikä nopeuttaa maksukiertoa ja parantaa kokonaiskassavirtaa. Koska maksujen tilatiedot synkronoidaan takaisin Salesforceen, myyntitiimit voivat seurata avoimia saatavia, reagoida niihin nopeammin ja hoitaa asiakassuhteita ennakoivammin.
Siirrytään seuraavaksi siihen, miten yritykset voivat optimoida toimintaansa ja sujuvoittaa koko myynnin ja kirjanpidon välistä työnkulkua.
Manuaaliset siirrot myynnin ja taloushallinnon välillä aiheuttavat viivästyksiä, viestintävirheitä ja liikevaihdon menetyksiä. Integraation avulla:
Automatisoit koko tarjouksesta maksuun -prosessin tarjouksen laatimisesta maksun vastaanottamiseen. Kaikki tämä onnistuu Salesforce CPQ:n tai Revenue Lifecycle Managementin avulla, joka on osa Revenue Cloudia.
Prosessin täydentävä QuickBooks-integraatio mahdollistaa maksujen kirjaamisen, laskutuksen ja liikevaihdon raportoinnin. Näin saat tarkan näkyvyyden sekä myynnin että kirjanpidon työnkulkuihin ja viet tarjouksesta maksuun -prosessin loppuun.
Mitkä ovat tämän prosessin keskeiset osat?
Salesforce CPQ – Kuten aiemmin mainittiin, Salesforce CPQ:n avulla voit automatisoida tuotekonfiguroinnin, hinnoittelun, tarjousten laatimisen ja muita toimintoja.
Sopimusten hallinta – Salesforce Contractin tai DocuSign-integraation kaltaisten työkalujen avulla voit hallita hyväksyntöjä, oikeudellisia ehtoja tai sähköisiä allekirjoituksia.
Salesforce Billing / Revenue Cloud – Auttaa laskujen luomisessa, tilausten laskutuksessa, tuottojen tuloutuksessa tai verojen laskennassa.
QuickBooks-integraatio – Synkronoi maksujen tilat, laskutustiedot ja taloustiedot tarkan kirjanpidon ja vaatimustenmukaisuuden varmistamiseksi. Se päivittää myös laskujen tilat Salesforceen, jotta myyjät voivat mukauttaa jatkoyhteydenottojaan.
Salesforce Flow / Process Builder: Nämä työkalut automatisoivat tehtävien siirrot ja käynnistävät muistutukset.
Tilausten, laskutuksen ja maksujen reaaliaikaisen seurannan avulla poistat edestakaisesta tiedonvaihdosta aiheutuvat viiveet ja vähennät merkittävästi kalliita virheitä.
Voit myös toteuttaa maksumuistutusprosessin Salesforce Sales Engagementin avulla. Tämä integraatio varmistaa, että muistutukset, sähköpostit ja tehtävien osoittaminen käynnistyvät maksun tilan perusteella. Näin saat saatavasi kotiutettua nopeammin ja pidät samalla kaikki toiminnot synkronoituina Salesforcen kanssa. Kun laskua ei makseta ajoissa, tiimisi voi lisätä asiakkaan automaattisesti maksumuistutusten yhteydenottosarjaan.
Myynti ja taloushallinto täydellisesti ajan tasalla
Ei enää viivettä kaupan solmimisen ja tuottojen kirjaamisen välillä.
Katso, miten Salesforce–QuickBooks-integraatiomme pitää tiedot reaaliaikaisesti yhtenäisinä.
Asiakkaat odottavat läpinäkyvyyttä, nopeutta ja tarkkuutta. Integroitujen järjestelmien avulla voit viestiä johdonmukaisesti yhtenäisen asiakasnäkymän pohjalta.
Lisähuomio: Asiakkaat arvostavat itsepalveluportaaleja, joissa laskut, maksuhistoria ja ladattavat tiliotteet ovat heti saatavilla. Salesforce Experience Cloudin kaltaiset integroidut järjestelmät mahdollistavat nämä ominaisuudet.
Nämä portaalit lisäävät läpinäkyvyyttä, antavat asiakkaille mahdollisuuden hoitaa laskutusasioitaan itsenäisesti ja vähentävät merkittävästi edestakaisen yhteydenpidon tarvetta tukitiimien kanssa. Näin asiakkaat saavat taloustietonsa hallintaansa ja tuki- ja taloustiimiesi työkuorma kevenee.
Kumppanit puolestaan hyötyvät kannustinpalkkioiden automaattisesta seurannasta. Salesforce Experience Cloudin avulla voit rakentaa kumppaniportaalin, jossa jokainen kumppani näkee helposti oman osallistumisensa kauppoihin. Automaation avulla järjestelmä voi laskea kumppanin palkkioprosentin reaaliaikaisesti, mikä helpottaa tuotonjaon hallintaa. Nämä laskelmat voidaan myös synkronoida QuickBooksiin tarkan kirjanpidon ja palkkioiden maksamisen varmistamiseksi.
Voiko QuickBooksin integroida Salesforceen? Olemme jo sivunneet integraation hyötyjä, joten katsotaan seuraavaksi, miten integraatio käytännössä toimii taustalla.
Koska Salesforcen ja QuickBooksin välillä ei ole sisäänrakennettua integraatiota, organisaatiot pyrkivät yhdistämään QuickBooksin Salesforceen täyttääkseen tämän aukon ja tehdäkseen taloushallinnon ja myynnin välisestä kriittisestä tiedonvaihdosta reaaliaikaista.
Haluatko tietää, millaisia tietoja voit synkronoida ja millä työkaluilla se onnistuu? Käydään läpi Salesforcen ja QuickBooksin väliset keskeiset tietovirrat.
Asiakastiedot
Salesforcessa luodut yhteystiedot, laskutusosoitteet ja asiakkuustietueet voidaan synkronoida automaattisesti QuickBooksiin, mikä varmistaa tietojen yhtenäisyyden eri osastojen välillä.
Myyntitilaukset ja laskut
Kun kauppa merkitään suljetuksi Salesforcessa, siihen liittyvä tilaus voidaan muuttaa välittömästi laskuksi QuickBooksissa ilman manuaalista tietojen siirtoa.
Maksujen tilat ja avoimet saldot
Taloustiimit voivat päivittää maksujen tilat QuickBooksissa, jolloin päivitykset näkyvät myös Salesforcessa. Myyjät tietävät aina, ovatko asiakkaan maksut ajan tasalla vai myöhässä, mikä parantaa viestintää ja jatkoyhteydenottoja.
Tämä kattaa myös osasuoritukset, joten sekä myynti- että taloustiimit pysyvät ajan tasalla maksamisen todellisesta etenemisestä pelkän maksettu- tai maksamatta-tilan sijaan.
Kun lasku erääntyy maksamattomana, Salesforce Sales Engagement voi käynnistää maksumuistutusprosessin, jossa asiakas voidaan lisätä ennalta määritettyyn yhteydenottosarjaan. Näin varmistetaan oikea-aikaiset muistutukset ja nopeutetaan saatavien kotiuttamista.
Salesforce Experience Cloud voi myös tukea maksumuistutusprosessia tuomalla maksuihin liittyvät tiedot asiakkaiden saataville itsepalveluportaalien kautta. Experience Cloud ei kuitenkaan itsessään käynnistä maksumuistutusten yhteydenottosarjoja.
Jatkotoimien mahdollistamiseksi tiimisi pitäisi luoda ja määrittää mukautettuja työnkulkuja tai käyttää automaatiotyökaluja, mahdollisesti yhdessä Sales Engagementin kanssa.
Suosittuja tätä integraatiota tukevia työkaluja ovat:
Zapier: Erinomainen perusautomaatioon ja integraatioiden nopeaan käyttöönottoon.
Power Automate: Ihanteellinen Microsoft-ekosysteemin käyttäjille, jotka haluavat automatisoida toistuvia tehtäviä eri sovelluksissa ja palveluissa.
Workato: Soveltuu parhaiten monimutkaisiin työnkulkuihin, jotka edellyttävät yritystason automaatiota useiden järjestelmien välillä.
Jitterbit: Tehokas integraatioalusta SaaS-sovellusten, paikallisesti asennettujen sovellusten ja API-rajapintojen yhdistämiseen. Tarjoaa kattavat ETL-ominaisuudet.
Breadwinner, Skyvia ja DBSync: Räätälöity Salesforce–QuickBooks-integraatioon ja edistyneeseen tietojen synkronointiin. Nämä työkalut tarjoavat toimialakohtaisia malleja, tehokkaat suodatus- ja tietojen kohdistustoiminnot sekä sujuvat ajastustoiminnot.
Salesforce External Services: Mahdollistaa ulkoisten API-rajapintojen yhdistämisen suoraan Salesforce Flow’hun, jolloin voit toteuttaa automaatiota kolmansien osapuolten palvelujen välillä vähäisellä koodauksella.
Haluatko tietää, miten se toimii?
Tutustu siihen, miten Power Automaten, Salesforce External Servicesin, Skyvian, Zapierin, Workaton ja muiden integraatiotyökalujen kaltaiset ratkaisut voivat automatisoida työnkulkujasi.
Kun valitset integraatioalustaa, huomioi toiminnallisuuksien lisäksi myös asennuksen helppous, hinnoittelumalli sekä mahdollisuudet reaaliaikaiseen tai ajastettuun synkronointiin. Osa näistä työkaluista tarjoaa käyttöliittymän, jossa toimintoja voi vetää ja pudottaa, kun taas toiset vaativat kehittäjän työpanosta.
Salesforcen ja QuickBooksin integrointitavan määrittää käytännössä QuickBooksin nykyinen käyttöönottotapa. Jos organisaatio käyttää QuickBooks Onlinea pilvessä, yhdistämistapa on täysin erilainen kuin paikallisesti asennettua QuickBooks Desktopia käytettäessä.
Pilvipohjaiset integraatiot käyttävät tiedonvaihtoon yleensä API-rajapintoja, kun taas paikalliset asennukset saattavat edellyttää väliohjelmistoja tai tietoliittimiä järjestelmien tehokkaaseen yhdistämiseen. Siksi QuickBooks-ympäristösi nykytilan ymmärtäminen on ratkaisevan tärkeää integraatiota suunniteltaessa.
Huomaa, että kaikki QuickBooks-tilauspaketit eivät tarjoa samantasoisia API-käyttömahdollisuuksia. Esimerkiksi QuickBooks Online Essentialsista puuttuu tiettyjä ominaisuuksia, jotka ovat saatavilla QuickBooks Online Plus- tai Advanced-paketeissa. Vaadittua integraation syvyyttä tukevan paketin valitseminen on olennaista etenkin, jos tarvitset mukautettujen kenttien kohdistuksen tai reaaliaikaisen tietojen synkronoinnin kaltaisia ominaisuuksia.
Yrityksesi koosta riippumatta Salesforcen integrointi QuickBooksiin tuo myynti- ja taloustiimisi yhteen. Se on järkevä ratkaisu, joka parantaa suorituskykyä, automatisoi rutiinitehtäviä, lisää talouden läpinäkyvyyttä ja tarjoaa asiakkaillesi sujuvamman kokemuksen.
English
Français
Deutsch
Polski
