Les équipes commerciales et financières travaillent souvent avec des systèmes déconnectés, ce qui entraîne des retards et des erreurs. Intégrer Salesforce à QuickBooks aide à résoudre ce problème.
Prestataire de premier plan en matière d’intégration et d’automatisation, Routine Automation possède une vaste expérience de la connexion entre des CRM comme Salesforce et des plateformes comptables comme QuickBooks.
Dans cet article, nous examinons comment l’association de QuickBooks et de Salesforce transformera vos processus commerciaux et financiers, et pourquoi vous ne devriez pas attendre pour franchir le pas.
Commençons par les avantages de l’intégration de QuickBooks à Salesforce.
Imaginez : votre commercial conclut une vente dans Salesforce. En quelques minutes, une facture est automatiquement générée et envoyée au client via QuickBooks.
Grâce à l’intégration, les factures sont envoyées plus rapidement, ce qui accélère le cycle de paiement et améliore la trésorerie globale. Comme le statut des paiements est synchronisé avec Salesforce, les équipes commerciales peuvent suivre les soldes restant dus, effectuer des relances plus rapidement et gérer les relations clients de manière plus proactive.
Voyons maintenant comment les entreprises peuvent optimiser leurs opérations et fluidifier l’ensemble du workflow entre les ventes et la comptabilité.
Les transferts manuels entre les équipes commerciales et financières entraînent des retards, des problèmes de communication et un manque à gagner. Grâce à l’intégration :
Vous automatisez l’ensemble du processus allant du devis à l’encaissement, de la génération du devis à la réception du paiement. Tout cela à l’aide de Salesforce CPQ ou de Revenue Lifecycle Management (qui fait partie de Revenue Cloud).
Pour compléter le cycle, l’intégration de QuickBooks permet la comptabilisation des paiements, la facturation et le reporting sur les revenus. Elle offre ainsi une visibilité précise sur vos workflows commerciaux et comptables, et finalise le processus allant du devis à l’encaissement.
Quels sont les principaux composants de ce processus ?
Salesforce CPQ – Comme indiqué précédemment, vous pouvez utiliser Salesforce CPQ pour automatiser la configuration des produits, la tarification, la génération des devis, etc.
Gestion des contrats – À l’aide d’outils tels que Salesforce Contract ou d’une intégration avec DocuSign, vous pouvez gérer les approbations, les clauses juridiques ou les signatures numériques.
Salesforce Billing / Revenue Cloud – Cette solution aide à gérer la génération des factures, la facturation des abonnements, la comptabilisation des revenus ou le calcul des taxes.
Intégration de QuickBooks – Elle synchronise le statut des paiements, la facturation et les enregistrements financiers pour assurer l’exactitude de la comptabilité et la conformité. Elle met également à jour les statuts des factures dans Salesforce afin d’aider les commerciaux à adapter leur approche de relance.
Salesforce Flow / Process Builder : ces outils automatisent les transferts et déclenchent des rappels.
Grâce au suivi en temps réel des commandes, de la facturation et des paiements, vous éliminez les délais liés aux allers-retours et réduisez considérablement les erreurs coûteuses.
Vous pouvez également mettre en place un processus de relance des impayés à l’aide de Salesforce Sales Engagement. Cette intégration garantit que les rappels, les e-mails et les affectations de tâches sont déclenchés en fonction du statut des paiements. Elle vous aide à recouvrer plus rapidement les sommes dues tout en synchronisant l’ensemble des activités avec Salesforce. Lorsqu’une facture n’est pas payée à temps, votre équipe peut automatiquement ajouter un client à la séquence de relance.
Ventes et finance en parfaite synchronisation
Fini le décalage entre la conclusion d’une vente et la comptabilisation des revenus.
Découvrez comment notre intégration Salesforce–QuickBooks assure un alignement en temps réel.
Les clients attendent de la transparence, de la rapidité et de l’exactitude. Les systèmes intégrés vous permettent d’assurer une communication cohérente grâce à une vue client unifiée.
Autre point : les clients apprécient les portails en libre-service qui offrent un accès instantané aux factures, à l’historique des paiements et aux relevés téléchargeables, des fonctionnalités rendues possibles par des systèmes intégrés comme Salesforce Experience Cloud.
Ces portails renforcent la transparence, permettent aux clients de gérer leurs échanges liés à la facturation en toute autonomie et réduisent considérablement les allers-retours avec les équipes d’assistance. Les clients maîtrisent ainsi leurs données financières, tandis que la charge de travail de vos équipes d’assistance et financières s’allège.
Les partenaires, quant à eux, bénéficient d’un suivi automatisé des commissions. Avec Salesforce Experience Cloud, vous pouvez créer un portail partenaires où chacun peut facilement consulter sa participation aux affaires. Grâce à l’automatisation, le système peut calculer leur taux de commission en temps réel, ce qui contribue à simplifier la gestion du partage des revenus. Ces calculs peuvent également être synchronisés avec QuickBooks pour assurer l’exactitude de la comptabilité et du traitement des versements.
QuickBooks peut-il s’intégrer à Salesforce ? Après avoir abordé les avantages de l’intégration, examinons comment elle fonctionne concrètement en coulisses.
Salesforce et QuickBooks n’étant pas intégrés nativement, les entreprises cherchent à connecter QuickBooks à Salesforce pour combler cette lacune et permettre l’échange en temps réel de données essentielles entre la finance et les ventes.
Vous souhaitez savoir quels types de données vous pouvez synchroniser et quels outils le permettent ? Examinons les principaux flux d’informations entre Salesforce et QuickBooks.
Informations clients
Les coordonnées, les adresses de facturation et les enregistrements de compte créés dans Salesforce peuvent être automatiquement synchronisés avec QuickBooks, ce qui garantit la cohérence entre les services.
Commandes clients et factures
Lorsqu’une affaire est marquée comme conclue dans Salesforce, la commande associée peut être instantanément transformée en facture dans QuickBooks, sans transfert manuel.
Statut des paiements et soldes restant dus
Les équipes financières peuvent mettre à jour les statuts des paiements dans QuickBooks, et ces modifications sont ensuite répercutées dans Salesforce. Les commerciaux savent toujours si un client est à jour de ses paiements ou en retard, ce qui améliore la communication et le suivi.
Cela inclut également les paiements partiels, ce qui permet aux équipes commerciales et financières de partager une même vision de l’avancement réel des paiements, au-delà du simple statut payé ou impayé.
Lorsqu’une facture arrive à échéance sans être réglée, Salesforce Sales Engagement peut déclencher un processus de relance des impayés et inscrire le client dans une séquence de suivi prédéfinie pour assurer l’envoi de rappels en temps voulu et accélérer le recouvrement.
Salesforce Experience Cloud peut également contribuer au processus de relance des impayés en donnant aux clients accès aux données de paiement via des portails en libre-service. Toutefois, Experience Cloud ne déclenche pas lui-même les séquences de relance.
Votre équipe devrait créer et configurer des flux personnalisés ou utiliser des outils d’automatisation, éventuellement en association avec Sales Engagement, pour permettre les actions de suivi.
Parmi les outils courants qui prennent en charge cette intégration figurent :
Zapier : très adapté à l’automatisation de base et à la mise en place rapide d’intégrations.
Power Automate : idéal pour les utilisateurs de l’écosystème Microsoft qui souhaitent automatiser des tâches répétitives entre applications et services.
Workato : particulièrement adapté aux workflows complexes nécessitant une automatisation de niveau entreprise entre plusieurs systèmes.
Jitterbit : une plateforme d’intégration puissante pour connecter des applications SaaS, des applications sur site et des API, avec de solides capacités ETL.
Breadwinner, Skyvia et DBSync : conçus pour l’intégration Salesforce–QuickBooks et la synchronisation avancée des données. Ces outils proposent des modèles sectoriels, de puissantes fonctions de filtrage et de mise en correspondance, ainsi que des fonctionnalités de planification fluides.
Salesforce External Services : permet de connecter des API externes directement à Salesforce Flow pour automatiser des processus entre services tiers avec peu de code.
Vous souhaitez savoir comment cela fonctionne ?
Découvrez comment des solutions comme Power Automate, Salesforce External Services, Skyvia, Zapier, Workato et d’autres outils d’intégration peuvent automatiser vos workflows.
Lors du choix de la plateforme d’intégration, ne prenez pas seulement en compte les fonctionnalités, mais aussi la facilité d’installation, le modèle tarifaire et les possibilités de synchronisation en temps réel ou planifiée. Certains de ces outils proposent des interfaces par glisser-déposer, tandis que d’autres nécessitent l’intervention de développeurs.
L’approche à adopter pour intégrer Salesforce à QuickBooks dépend en réalité du déploiement existant de QuickBooks. Si l’entreprise utilise QuickBooks Online (cloud), la méthode de connexion sera entièrement différente de celle utilisée avec QuickBooks Desktop (sur site).
Les intégrations cloud reposent généralement sur des API pour l’échange de données, tandis que les installations sur site peuvent nécessiter un middleware ou des connecteurs de données pour relier efficacement les systèmes. Il est donc essentiel de comprendre l’état actuel de votre environnement QuickBooks lors de la planification de l’intégration.
Il faut notamment savoir que toutes les offres QuickBooks ne proposent pas le même niveau d’accès aux API : QuickBooks Online Essentials, par exemple, ne dispose pas de certaines fonctionnalités disponibles dans QuickBooks Online Plus ou Advanced. Il est essentiel de choisir une offre qui prend en charge le niveau d’intégration requis, en particulier si vous avez besoin de fonctionnalités comme la mise en correspondance de champs personnalisés ou la synchronisation des données en temps réel.
Quelle que soit la taille de votre entreprise, intégrer Salesforce à QuickBooks rapproche vos équipes commerciales et financières. C’est une décision judicieuse qui améliore les performances, automatise les tâches courantes, renforce la visibilité financière et offre une expérience plus fluide à vos clients.
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