Vertriebs- und Finanzteams arbeiten häufig mit voneinander getrennten Systemen, was zu Verzögerungen und Fehlern führt. Die Integration von Salesforce mit QuickBooks hilft, dieses Problem zu lösen.
Als erstklassiger Anbieter von Integrations- und Automatisierungsdienstleistungen verfügt Routine Automation über umfassende Erfahrung darin, die Lücke zwischen CRM-Systemen wie Salesforce und Buchhaltungsplattformen wie QuickBooks zu schließen.
In unserem Artikel untersuchen wir, wie die Verknüpfung von QuickBooks und Salesforce Ihre Vertriebs- und Finanzprozesse verändern wird und warum Sie mit diesem Schritt nicht warten sollten.
Beginnen wir mit den Vorteilen der Integration von QuickBooks mit Salesforce.
Stellen Sie sich vor: Ihr Vertriebsmitarbeiter schließt in Salesforce ein Geschäft ab. Innerhalb weniger Minuten wird über QuickBooks automatisch eine Rechnung erstellt und an den Kunden gesendet.
Durch die Integration werden Rechnungen schneller versendet. Das beschleunigt den Zahlungszyklus und verbessert den gesamten Cashflow. Da der Zahlungsstatus zurück an Salesforce synchronisiert wird, können Vertriebsteams offene Beträge verfolgen, schneller nachfassen und Kundenbeziehungen proaktiver pflegen.
Sehen wir uns nun an, wie Unternehmen ihre Abläufe optimieren und den gesamten Workflow zwischen Vertrieb und Buchhaltung effizienter gestalten können.
Manuelle Übergaben zwischen Vertrieb und Finanzabteilung führen zu Verzögerungen, Missverständnissen und Umsatzeinbußen. Mit der Integration:
Automatisieren Sie den gesamten Quote-to-Cash-Prozess – von der Angebotserstellung bis zum Zahlungseinzug. All das mithilfe von Salesforce CPQ oder Revenue Lifecycle Management (Teil von Revenue Cloud).
Um den Kreislauf zu schließen, ermöglicht die Integration von QuickBooks die Erfassung von Zahlungen, die Rechnungsstellung und die Umsatzberichterstattung. Dies gewährleistet einen präzisen Überblick über Ihre Workflows sowohl im Vertrieb als auch in der Buchhaltung und schließt den Quote-to-Cash-Prozess ab.
Was sind die wichtigsten Bestandteile dieses Prozesses?
Salesforce CPQ – Wie bereits erwähnt, können Sie mit Salesforce CPQ die Produktkonfiguration, Preisgestaltung, Angebotserstellung usw. automatisieren.
Vertragsmanagement – Mithilfe von Tools wie Salesforce Contract oder einer DocuSign-Integration können Sie Genehmigungen, rechtliche Bedingungen oder digitale Signaturen verwalten.
Salesforce Billing / Revenue Cloud – Hilft bei der Rechnungserstellung, der Abrechnung von Abonnements, der Umsatzrealisierung oder der Steuerberechnung.
QuickBooks-Integration – Synchronisiert Zahlungsstatus, Abrechnungsdaten und Finanzdatensätze für eine korrekte Buchhaltung und die Einhaltung von Vorschriften. Außerdem aktualisiert sie den Rechnungsstatus in Salesforce, damit Vertriebsmitarbeiter ihre Vorgehensweise beim Nachfassen anpassen können.
Salesforce Flow / Process Builder: Diese Tools automatisieren Übergaben und lösen Erinnerungen aus.
Durch die Nachverfolgung von Aufträgen, Abrechnungen und Zahlungen in Echtzeit vermeiden Sie Verzögerungen durch ständige Rückfragen und reduzieren kostspielige Fehler erheblich.
Mit Salesforce Sales Engagement können Sie auch einen Mahnprozess implementieren. Diese Integration stellt sicher, dass Erinnerungen, E-Mails und Aufgabenzuweisungen abhängig vom Zahlungsstatus ausgelöst werden. So können Sie ausstehende Forderungen schneller einziehen und gleichzeitig alle Aktivitäten mit Salesforce synchron halten. Wird eine Rechnung nicht rechtzeitig bezahlt, kann Ihr Team den Kunden automatisch in die Mahnsequenz aufnehmen.
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Kunden erwarten Transparenz, Schnelligkeit und Genauigkeit. Integrierte Systeme ermöglichen Ihnen eine konsistente Kommunikation auf Basis einer einheitlichen Kundensicht.
Ein weiterer Punkt: Kunden schätzen Self-Service-Portale, die sofortigen Zugriff auf Rechnungen, den Zahlungsverlauf und herunterladbare Abrechnungen bieten – Funktionen, die durch integrierte Systeme wie Salesforce Experience Cloud ermöglicht werden.
Diese Portale erhöhen die Transparenz, ermöglichen Kunden, ihre Abrechnungsangelegenheiten selbstständig zu verwalten, und reduzieren den Abstimmungsbedarf mit Supportteams erheblich. Dadurch erhalten Kunden die Kontrolle über ihre Finanzunterlagen, während Ihre Support- und Finanzteams entlastet werden.
Partner wiederum profitieren von der automatisierten Nachverfolgung ihrer Vergütungen. Mit Salesforce Experience Cloud können Sie ein Partnerportal erstellen, in dem jeder Partner seine Beteiligung an Geschäften einfach einsehen kann. Durch Automatisierung kann das System den jeweiligen Vergütungsprozentsatz in Echtzeit berechnen und so die Verwaltung der Umsatzbeteiligung vereinfachen. Diese Berechnungen lassen sich auch zurück an QuickBooks synchronisieren, um eine korrekte Buchhaltung und Auszahlungsabwicklung zu gewährleisten.
Lässt sich QuickBooks mit Salesforce integrieren? Nachdem wir die Vorteile der Integration angesprochen haben, werfen wir nun einen Blick darauf, wie sie im Hintergrund tatsächlich abläuft.
Da Salesforce und QuickBooks nicht nativ integriert sind, versuchen Unternehmen, QuickBooks mit Salesforce zu verbinden, um diese Lücke zu schließen und den entscheidenden Datenaustausch zwischen Finanzabteilung und Vertrieb in Echtzeit zu ermöglichen.
Möchten Sie wissen, welche Daten Sie synchronisieren können und welche Tools dies ermöglichen? Sehen wir uns die wichtigsten Informationsflüsse zwischen Salesforce und QuickBooks genauer an.
Kundendaten
In Salesforce angelegte Kontaktinformationen, Rechnungsadressen und Account-Datensätze können automatisch mit QuickBooks synchronisiert werden. Das gewährleistet abteilungsübergreifende Konsistenz.
Verkaufsaufträge und Rechnungen
Wenn ein Geschäft in Salesforce als abgeschlossen markiert wird, kann der zugehörige Auftrag sofort in eine Rechnung in QuickBooks umgewandelt werden – ohne manuelle Übergabe.
Zahlungsstatus und offene Beträge
Finanzteams können den Zahlungsstatus in QuickBooks aktualisieren, der anschließend auch in Salesforce angezeigt wird. Vertriebsmitarbeiter wissen jederzeit, ob ein Kunde seine Zahlungen fristgerecht geleistet hat oder in Verzug ist. Das verbessert die Kommunikation und das Nachfassen.
Dies schließt auch Teilzahlungen ein, sodass Vertriebs- und Finanzteams denselben Überblick über den tatsächlichen Zahlungsfortschritt haben – über den bloßen Status „bezahlt/unbezahlt“ hinaus.
Wenn eine Rechnung überfällig wird, kann Salesforce Sales Engagement einen Mahnprozess auslösen. Dabei kann der Kunde in eine vordefinierte Nachfasssequenz aufgenommen werden, um rechtzeitige Erinnerungen sicherzustellen und den Forderungseinzug zu beschleunigen.
Salesforce Experience Cloud kann den Mahnprozess ebenfalls unterstützen, indem Kunden über Self-Service-Portale Zugriff auf zahlungsbezogene Daten erhalten. Experience Cloud selbst löst jedoch keine Mahnsequenzen aus.
Ihr Team müsste individuelle Flows erstellen und konfigurieren oder Automatisierungstools nutzen, möglicherweise in Kombination mit Sales Engagement, um Folgeaktionen zu ermöglichen.
Zu den beliebten Tools, die diese Integration unterstützen, gehören:
Zapier: Hervorragend für einfache Automatisierungen und die schnelle Einrichtung von Integrationen geeignet.
Power Automate: Ideal für Nutzer des Microsoft-Ökosystems, die wiederkehrende Aufgaben über verschiedene Apps und Dienste hinweg automatisieren möchten.
Workato: Besonders geeignet für komplexe Workflows, die eine systemübergreifende Automatisierung auf Unternehmensniveau erfordern.
Jitterbit: Leistungsstarke Integrationsplattform zur Verbindung von SaaS, lokal betriebenen Anwendungen und APIs mit robusten ETL-Funktionen.
Breadwinner, Skyvia und DBSync: Speziell auf die Integration von Salesforce und QuickBooks sowie die erweiterte Datensynchronisierung zugeschnitten. Diese Tools bieten branchenspezifische Vorlagen, leistungsstarke Filter- und Mapping-Funktionen sowie reibungslose Funktionen zur Zeitplanung.
Salesforce External Services: Ermöglicht es Ihnen, externe APIs direkt mit Salesforce Flow zu verbinden und so dienstübergreifende Low-Code-Automatisierungen mit Drittanbietern umzusetzen.
Möchten Sie wissen, wie das funktioniert?
Erfahren Sie, wie Lösungen wie Power Automate, Salesforce External Services, Skyvia, Zapier, Workato und andere Integrationstools Ihre Workflows automatisieren können.
Berücksichtigen Sie bei der Auswahl der Integrationsplattform neben dem Funktionsumfang auch die einfache Installation, das Preismodell und die Möglichkeiten zur Synchronisierung in Echtzeit oder nach Zeitplan. Einige dieser Tools bieten Benutzeroberflächen mit Drag-and-drop-Funktionen, während andere die Mitwirkung von Entwicklern erfordern.
Das Vorgehen bei der Integration von Salesforce mit QuickBooks hängt tatsächlich von der vorhandenen QuickBooks-Bereitstellung ab. Nutzt das Unternehmen QuickBooks Online (Cloud), unterscheidet sich die Anbindung grundlegend von der Anbindung an QuickBooks Desktop (lokal betrieben).
Cloudbasierte Integrationen nutzen für den Datenaustausch in der Regel APIs, während lokal betriebene Installationen möglicherweise Middleware oder Datenkonnektoren benötigen, um die Systeme wirksam zu verbinden. Deshalb ist es bei der Integrationsplanung entscheidend, den aktuellen Zustand Ihrer QuickBooks-Umgebung zu verstehen.
Dabei bieten nicht alle QuickBooks-Tarife denselben API-Zugriff: QuickBooks Online Essentials fehlen beispielsweise bestimmte Funktionen, die in QuickBooks Online Plus oder Advanced verfügbar sind. Es ist entscheidend, einen Tarif zu wählen, der die erforderliche Integrationstiefe unterstützt, insbesondere wenn Sie Funktionen wie die Zuordnung benutzerdefinierter Felder oder die Datensynchronisierung in Echtzeit benötigen.
Unabhängig von Ihrer Unternehmensgröße bringt die Integration von Salesforce mit QuickBooks Ihre Vertriebs- und Finanzteams zusammen. Dieser durchdachte Schritt steigert die Leistung, automatisiert Routineaufgaben, verbessert die Transparenz Ihrer Finanzen und sorgt für ein reibungsloseres Kundenerlebnis.
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