Zespoły sprzedaży i finansów często pracują w niepołączonych systemach, co prowadzi do opóźnień i błędów. Integracja Salesforce z QuickBooks pomaga rozwiązać ten problem.
Jako dostawca najwyższej klasy usług integracji i automatyzacji Routine Automation ma bogate doświadczenie w łączeniu systemów CRM, takich jak Salesforce, z platformami księgowymi, takimi jak QuickBooks.
W naszym artykule analizujemy, w jaki sposób połączenie QuickBooks z Salesforce zmieni Twoje procesy sprzedażowe i finansowe oraz dlaczego nie warto zwlekać z tym krokiem.
Zacznijmy od omówienia korzyści z integracji Salesforce z QuickBooks.
Wyobraź sobie taką sytuację: Twój handlowiec zamyka transakcję w Salesforce. W ciągu kilku minut faktura zostaje automatycznie wygenerowana i wysłana do klienta za pośrednictwem QuickBooks.
Dzięki integracji faktury są wysyłane szybciej, co skraca cykl płatności i poprawia ogólne przepływy pieniężne. Ponieważ status płatności jest synchronizowany z powrotem do Salesforce, zespoły sprzedażowe mogą śledzić nieuregulowane należności, szybciej ponawiać kontakt i bardziej proaktywnie zarządzać relacjami z klientami.
Przejdźmy teraz do tego, jak firmy mogą optymalizować działania i usprawnić cały proces współpracy między sprzedażą a księgowością.
Ręczne przekazywanie informacji między działami sprzedaży i finansów prowadzi do opóźnień, nieporozumień i utraty przychodów. Dzięki integracji:
Automatyzujesz cały proces od oferty do otrzymania płatności — od wygenerowania oferty po pobranie należności. Wszystko to z pomocą Salesforce CPQ lub Revenue Lifecycle Management (części Revenue Cloud).
Dopełnieniem tego cyklu jest integracja QuickBooks, która umożliwia ewidencjonowanie płatności, fakturowanie i raportowanie przychodów. Zapewnia to dokładny wgląd zarówno w procesy sprzedażowe, jak i księgowe, skutecznie zamykając proces od oferty do otrzymania płatności.
Jakie są główne elementy tego procesu?
Salesforce CPQ – Jak wspomniano wcześniej, Salesforce CPQ pozwala automatyzować konfigurację produktów, ustalanie cen, generowanie ofert i inne działania.
Zarządzanie umowami – Za pomocą takich narzędzi jak Salesforce Contract lub integracja z DocuSign możesz zarządzać zatwierdzeniami, warunkami prawnymi czy podpisami cyfrowymi.
Salesforce Billing / Revenue Cloud – Pomaga obsługiwać generowanie faktur, rozliczanie subskrypcji, rozpoznawanie przychodów czy obliczanie podatków.
Integracja z QuickBooks – Synchronizuje statusy płatności, rozliczenia i zapisy finansowe, zapewniając prawidłowe prowadzenie księgowości i zgodność z przepisami. Aktualizuje również statusy faktur w Salesforce, aby pomóc handlowcom dostosować sposób ponownego kontaktu z klientami.
Salesforce Flow / Process Builder: Narzędzia te automatyzują przekazywanie zadań i uruchamiają przypomnienia.
Śledzenie zamówień, rozliczeń i płatności w czasie rzeczywistym eliminuje opóźnienia wynikające z wielokrotnej wymiany informacji i znacznie ogranicza kosztowne błędy.
Możesz również wdrożyć proces monitowania należności za pomocą Salesforce Sales Engagement. Integracja ta zapewnia uruchamianie przypomnień, wysyłanie e-maili i przydzielanie zadań na podstawie statusu płatności. Pomaga to szybciej odzyskiwać należne przychody, a wszystkie działania pozostają zsynchronizowane z Salesforce. Gdy faktura nie zostanie opłacona w terminie, Twój zespół może automatycznie dodać klienta do sekwencji monitowania należności.
Sprzedaż i finanse w pełnej synchronizacji
Koniec z lukami między zamknięciem transakcji a zaksięgowaniem przychodu.
Zobacz, jak nasza integracja Salesforce–QuickBooks zapewnia spójność w czasie rzeczywistym.
Klienci oczekują przejrzystości, szybkości i dokładności. Zintegrowane systemy pozwalają zapewnić spójną komunikację dzięki jednolitemu widokowi klienta.
Dodatkowa kwestia: Klienci doceniają portale samoobsługowe, które oferują natychmiastowy dostęp do faktur, historii płatności i zestawień do pobrania — funkcje możliwe dzięki zintegrowanym systemom, takim jak Salesforce Experience Cloud.
Portale te zwiększają przejrzystość, pozwalają klientom samodzielnie zarządzać sprawami związanymi z rozliczeniami i znacznie ograniczają potrzebę wielokrotnego kontaktowania się z zespołami wsparcia. Dzięki temu klienci zyskują kontrolę nad swoją dokumentacją finansową, a zespoły wsparcia i finansów mają mniej pracy.
Partnerzy z kolei korzystają z automatycznego śledzenia premii. Dzięki Salesforce Experience Cloud możesz stworzyć portal partnerski, w którym każdy partner z łatwością sprawdzi swój udział w transakcjach. Wykorzystując automatyzację, system może obliczać procent należnej im premii w czasie rzeczywistym, pomagając usprawnić zarządzanie podziałem przychodów. Wyniki tych obliczeń można również synchronizować z powrotem do QuickBooks, aby zapewnić prawidłowe księgowanie i realizację wypłat.
Czy QuickBooks integruje się z Salesforce? Skoro omówiliśmy już korzyści z integracji, przyjrzyjmy się teraz temu, jak cały proces faktycznie przebiega od strony technicznej.
Ponieważ Salesforce i QuickBooks nie są zintegrowane natywnie, organizacje starają się połączyć QuickBooks z Salesforce, aby wyeliminować tę lukę i umożliwić wymianę kluczowych danych między finansami a sprzedażą w czasie rzeczywistym.
Chcesz wiedzieć, jakie dane można synchronizować i które narzędzia to umożliwiają? Przyjrzyjmy się najważniejszym przepływom informacji między Salesforce a QuickBooks.
Dane klientów
Dane kontaktowe, adresy rozliczeniowe i rekordy kont utworzone w Salesforce mogą być automatycznie synchronizowane z QuickBooks, zapewniając spójność między działami.
Zamówienia sprzedaży i faktury
Gdy transakcja zostanie oznaczona jako zamknięta w Salesforce, powiązane z nią zamówienie może zostać natychmiast przekształcone w fakturę w QuickBooks — bez konieczności ręcznego przekazywania danych.
Statusy płatności i nieuregulowane należności
Zespoły finansowe mogą aktualizować statusy płatności w QuickBooks, a zmiany te są następnie odzwierciedlane w Salesforce. Handlowcy zawsze wiedzą, czy klient reguluje należności na bieżąco, czy ma zaległości — co usprawnia komunikację i ponowny kontakt.
Obejmuje to również płatności częściowe, dzięki czemu zespoły sprzedażowe i finansowe mają ten sam obraz rzeczywistego postępu płatności — a nie tylko statusu „opłacone/nieopłacone”.
Gdy faktura staje się przeterminowana, Salesforce Sales Engagement może uruchomić proces monitowania należności, umożliwiając dodanie klienta do zdefiniowanej wcześniej sekwencji ponownych kontaktów, aby zapewnić terminowe przypomnienia i przyspieszyć odzyskiwanie należności.
Salesforce Experience Cloud może również wspierać proces monitowania należności, udostępniając klientom dane dotyczące płatności za pośrednictwem portali samoobsługowych. Jednak samo Experience Cloud nie uruchamia sekwencji monitowania należności.
Aby umożliwić działania związane z ponownym kontaktem, Twój zespół musiałby utworzyć i skonfigurować niestandardowe przepływy lub skorzystać z narzędzi automatyzacji, ewentualnie w połączeniu z Sales Engagement.
Do popularnych narzędzi obsługujących tę integrację należą:
Zapier: Świetnie sprawdza się przy podstawowej automatyzacji i szybkim konfigurowaniu integracji.
Power Automate: Idealny dla użytkowników ekosystemu Microsoft, którzy chcą automatyzować powtarzalne zadania w różnych aplikacjach i usługach.
Workato: Najlepiej sprawdza się w złożonych przepływach pracy wymagających automatyzacji klasy korporacyjnej obejmującej wiele systemów.
Jitterbit: Wydajna platforma integracyjna do łączenia aplikacji SaaS, aplikacji lokalnych i interfejsów API, oferująca rozbudowane możliwości ETL.
Breadwinner, Skyvia & DBSync: Narzędzia dostosowane do integracji Salesforce z QuickBooks i zaawansowanej synchronizacji danych. Oferują szablony branżowe, rozbudowane filtrowanie i mapowanie oraz wygodne funkcje harmonogramowania.
Salesforce External Services: Umożliwia łączenie zewnętrznych interfejsów API bezpośrednio z Salesforce Flow, pozwalając automatyzować działania w usługach innych dostawców przy użyciu niewielkiej ilości kodu.
Chcesz wiedzieć, jak to działa?
Dowiedz się, jak rozwiązania takie jak Power Automate, Salesforce External Services, Skyvia, Zapier, Workato i inne narzędzia integracyjne mogą zautomatyzować Twoje przepływy pracy.
Wybierając platformę integracyjną, weź pod uwagę nie tylko funkcjonalność, lecz także łatwość instalacji, model cenowy oraz możliwości synchronizacji w czasie rzeczywistym lub według harmonogramu. Niektóre z tych narzędzi oferują interfejsy użytkownika typu „przeciągnij i upuść”, inne wymagają jednak udziału programisty.
Sposób integracji Salesforce z QuickBooks zależy w praktyce od obecnego sposobu wdrożenia QuickBooks. Jeśli firma korzysta z QuickBooks Online (w chmurze), sposób połączenia będzie zupełnie inny niż w przypadku QuickBooks Desktop (lokalnie).
Integracje chmurowe zazwyczaj wykorzystują interfejsy API do wymiany danych, natomiast wdrożenia lokalne mogą wymagać oprogramowania pośredniczącego lub konektorów danych, aby skutecznie połączyć systemy. Dlatego przy planowaniu integracji kluczowe jest zrozumienie obecnego stanu środowiska QuickBooks.
Co istotne, nie wszystkie plany QuickBooks oferują taki sam poziom dostępu do API — na przykład QuickBooks Online Essentials nie ma niektórych możliwości dostępnych w QuickBooks Online Plus lub Advanced. Wybór planu, który obsługuje wymagany zakres integracji, jest niezbędny, szczególnie jeśli potrzebujesz funkcji takich jak mapowanie pól niestandardowych czy synchronizacja danych w czasie rzeczywistym.
Niezależnie od wielkości Twojej firmy integracja Salesforce z QuickBooks łączy zespoły sprzedaży i finansów. To przemyślany krok, który zwiększa wydajność, automatyzuje rutynowe zadania, zapewnia lepszy wgląd w finanse i sprawia, że obsługa klientów przebiega sprawniej.
English
Suomi
Français
Deutsch
