Microsoft Dynamics CRM und Salesforce im Vergleich

Niemand wacht auf und beschließt, zum Spaß mit dem Vergleich von CRMs zu beginnen. Die Debatte zwischen Microsoft Dynamics und Salesforce entsteht meist aus der Not heraus, wenn das aktuelle Setup dem Wachstum im Wege steht. Der Vertrieb führt separate Notizen. Berichte müssen jedes Mal erklärt werden, wenn sie angezeigt werden. Jemand ruft Zahlen aus dem CRM ab, und niemand vertraut ihnen völlig. 

Die meisten Unternehmen erkennen die Notwendigkeit eines CRM (91 % der Unternehmen mit mehr als zehn Beschäftigten nutzen eines), doch die richtige Wahl zu treffen, ist nicht immer einfach.

Salesforce kommt meist früh in die engere Auswahl: als etablierter Marktführer, der seit 12 Jahren in Folge auf Platz eins der Branche steht. Dennoch hat Microsoft Dynamics seine eigenen Vorteile. Es ist darauf ausgelegt, sich in die übrigen Microsoft-Anwendungen einzufügen, ob Outlook, Teams oder Power BI.

Dieser Unterschied klingt klein, bis man tatsächlich jeden Tag mit dem System arbeitet.

Statt also erneut die Funktionen durchzugehen, schauen wir uns an, wie sich beide Plattformen im laufenden Betrieb verhalten. Was leicht von der Hand geht. Was kompliziert wird. Und worauf es wirklich ankommt, wenn die Diskussion über Salesforce im Vergleich zu anderen CRM-Plattformen endet und die Arbeit einfach erledigt werden muss.

Tabellen wie diese helfen bei jedem Vergleich zwischen Microsoft Dynamics und Salesforce. Sie nehmen Ihnen die Entscheidung nicht ab, zeigen aber recht schnell, worauf die jeweilige Plattform ausgerichtet ist.

Salesforce ist als zentraler Ort für alle Kundenaktivitäten konzipiert. So wird es weiterhin positioniert, und das ist ein wesentlicher Grund für seine anhaltende Marktführerschaft.

Dynamics wirkt anders, sobald man darüber nachdenkt, wie Menschen im Arbeitsalltag tatsächlich arbeiten. Es soll sich in die Microsoft-Umgebung einfügen, statt die Mitarbeitenden aus ihr herauszuholen. Microsofts eigene Dokumentation legt großen Wert auf diese Verbindung zwischen Dynamics, Teams, Outlook und Power BI.

Im Grunde entscheiden Sie, welchen Platz Ihr CRM einnehmen soll. Im Zentrum von allem oder eingebettet in etwas, das bereits vorhanden ist.

Salesforce vs. Microsoft Dynamics: Wo sich der eigentliche Unterschied zeigt

Der größte Unterschied zwischen Salesforce und Microsoft Dynamics liegt nicht in den Funktionen. Er liegt darin, welchen Platz das jeweilige System einnimmt, sobald die Menschen tatsächlich damit arbeiten.

Salesforce will das zentrale System für die Kundenarbeit sein. Dort liegt der Schwerpunkt. Vertrieb, Service, Automatisierung, Berichte, Partner-Apps: All das wird tendenziell ausgehend vom CRM aufgebaut.

Dynamics verfolgt einen anderen Ansatz. Es ist sinnvoller, wenn das Unternehmen bereits einen großen Teil seiner Arbeit über Microsoft abwickelt. Outlook, Teams, Excel, Power BI, Power Automate. Microsofts eigene Produktpositionierung ist in diesem Punkt sehr eindeutig. Dynamics 365 ist Teil einer umfassenderen Landschaft von Geschäftsanwendungen und keine eigenständige Lösung, die allein auf CRM setzt.

Dieser Unterschied ist wichtig, wenn konkrete Entscheidungen anstehen:

Bei Salesforce beginnen Teams in der Regel beim Prozess selbst. Wie soll der Vertrieb ablaufen? Wie soll der Service funktionieren? Anschließend bauen sie das System darum herum auf.

Bei Dynamics beginnt das Gespräch oft an einem anderen Punkt. Wie passt das in unsere bestehende Microsoft-Umgebung? Wer ist für Power Platform verantwortlich? Wo ist das Berichtswesen angesiedelt?

Das verändert die Umsetzung.

Auch der Kreis der Beteiligten verändert sich dadurch. Die Entscheidung zwischen Salesforce CRM und Microsoft Dynamics liegt selten allein bei der Vertriebsleitung. Bei Dynamics wird die IT früher einbezogen. Bei Salesforce hat RevOps tendenziell mehr Mitspracherecht.

Auch in der Denkweise gibt es einen Unterschied. Salesforce spricht in der Regel Unternehmen an, die Spielraum brauchen, um das CRM mit der Zeit immer weiter auszubauen. Dynamics spricht oft Unternehmen an, denen die Abstimmung innerhalb ihrer gesamten Landschaft von Geschäftsanwendungen genauso wichtig ist.

Was beide Plattformen gut können

Wenn Sie Dynamics und Salesforce gegeneinander abwägen, entscheiden Sie sich nicht zwischen „leistungsfähig“ und „eingeschränkt“. Beide Systeme bewältigen die Kernaufgaben problemlos.

Mit beiden lässt sich dieselbe grundlegende Arbeitsweise abbilden:

Der Vergleich von Salesforce mit Microsoft Dynamics CRM fällt anders aus, wenn beide Systeme schon eine Weile im Einsatz sind. 

Zum Beispiel beim Reporting. Auf dem Papier decken beide Plattformen diesen Bereich ab. In der Praxis gehen Teams damit meist unterschiedlich um. Salesforce wird oft zum zentralen Ort für Berichte. In Dynamics-Umgebungen verlagert sich das Reporting häufiger nach Power BI, als viele erwarten – besonders dann, wenn Finanz- oder operative Teams dazukommen.

Bei der Automatisierung ist es ähnlich. Beide Plattformen können vieles automatisieren, doch die Struktur dahinter verändert die tägliche Arbeit. Salesforce richtet mittlerweile alles auf Flow aus, insbesondere seit ältere Tools schrittweise eingestellt wurden. Dynamics setzt auf Power Automate, was sinnvoll ist, wenn Sie auch in anderen Bereichen bereits Microsoft-Tools nutzen.

Serviceteams erleben dasselbe Muster. Kundenvorgangsverwaltung, Routing, Wissensdatenbanken – all das bieten beide Plattformen. Doch die Zusammenarbeit an diesen Kundenvorgängen fühlt sich meist unterschiedlich an, insbesondere über Abteilungsgrenzen hinweg. Microsoft bindet Serviceworkflows immer stärker an Teams und seine übrige Umgebung an. Bei Salesforce bleibt mehr direkt im CRM selbst.

Wenn Sie Salesforce und Microsoft Dynamics CRM vergleichen möchten, denken Sie deshalb daran: Entscheidend ist nicht, ob die Funktionen vorhanden sind. Entscheidend ist, wie sie sich im Alltag bewähren, wenn der Rollout nicht mehr im Mittelpunkt steht und die Menschen das System einfach täglich nutzen.

Dynamics CRM vs. Salesforce für Vertriebsteams

Vertriebsteams können mit beiden Plattformen eine Vertriebspipeline verwalten. Die eigentliche Frage ist, wie sehr das System sie unterstützt und wie sehr es ihnen im Weg steht.

Beim Vergleich von Dynamics CRM und Salesforce zeigt sich der Unterschied meist darin, wo Vertriebsmitarbeitende ihre Zeit verbringen und wie viel Struktur das System von ihnen verlangt.

Die grundlegenden Funktionen sind bei beiden gleich:

Salesforce setzt allerdings stark auf die Vorstellung, dass das CRM der zentrale Arbeitsplatz ist. Verkaufschancen werden dort vorangetrieben. Prognosen entstehen dort. Berichte kommen von dort. Ist das System gut eingerichtet, kann sich die Arbeit damit übersichtlich anfühlen. Andernfalls wird es zu einem Ort, an dem die Mitarbeitenden Informationen erst nachträglich aktualisieren.

Dynamics fühlt sich anders an. Es drängt Vertriebsmitarbeitende nicht auf dieselbe Weise ins CRM. Viele Vertriebsaktivitäten können in Outlook oder Teams stattfinden, während CRM-Daten direkt daneben verfügbar sind. Auch Microsofts eigene Dokumentation betont diesen Ansatz, insbesondere mit Copilot, der Vertriebsmitarbeitenden hilft, Verkaufschancen zusammenzufassen, Besprechungen vorzubereiten und Kontext aus E-Mails und Interaktionen zusammenzutragen.

Manche Teams möchten alles fest im CRM verankern. Andere wollen dort nicht den ganzen Tag verbringen und bevorzugen ein System, das sie bei ihrer Arbeit in anderen Anwendungen begleitet.

Auch bei der Flexibilität gibt es Abwägungen. Salesforce bietet in der Regel mehr Spielraum, um die Vertriebspipeline genau nach den Vorstellungen des Unternehmens zu gestalten. Individuelle Phasen, benutzerdefinierte Logik, benutzerdefinierte Objekte – all das ist vorhanden. Deshalb tendieren viele wachsende Teams dazu, wenn sie davon ausgehen, dass sich ihr Vertriebsprozess weiter verändern wird.

Dynamics kann Ähnliches leisten, doch der Weg dorthin hängt häufig stärker davon ab, wie die übrige Microsoft-Systemlandschaft eingerichtet ist. Dann ist es keine reine Vertriebsentscheidung mehr.

Microsoft CRM vs. Salesforce: Support- und Servicefunktionen

Im Support unterstützen beide Plattformen Kundenvorgänge, Warteschlangen, SLAs und Wissensdatenbanken. Betrachtet man nur diese Funktionen, erscheinen Salesforce CRM und Microsoft Dynamics 365 im Vergleich gleichauf.

Sobald das Aufkommen steigt, ändert sich das.

Salesforce bündelt den Service eng im CRM. Alles dreht sich um den Kundenvorgang. Die Servicemitarbeitenden arbeiten in einem einzigen Arbeitsbereich, in dem Verlauf, Wissen, Routing und Kommunikation zusammenkommen. Service Cloud setzt stark auf dieses Modell und in jüngerer Zeit auch auf KI-Funktionen wie Zusammenfassungen von Kundenvorgängen, Antwortvorschläge und Workflow-Hinweise, die direkt mit dem Datensatz verknüpft sind.

Dynamics funktioniert anders. Dieselben Bausteine sind vorhanden: Kundenvorgänge, Warteschlangen, SLAs und Wissen. Doch das System wirkt weniger in sich geschlossen. Microsoft verlagert Serviceaktivitäten immer stärker in seine umfassendere Umgebung. Das zeigt sich etwa an der Teams-Integration, über die Servicemitarbeitende während der Bearbeitung eines Kundenvorgangs andere Teams hinzuziehen können, oder an Copilot-Funktionen, die Kontext aus E-Mails, Datensätzen und Gesprächen bereitstellen.

In Salesforce-Umgebungen wird das CRM oft zum zentralen Ort für den Service. Eskalationen, Reporting, Workflows – alles bleibt nah am Kundenvorgang. Bei guter Verwaltung ist das übersichtlich. Es kann aber auch schwerfällig werden, wenn zu viel Logik an den Datensatz gekoppelt wird. In Dynamics-Umgebungen verteilt sich der Service tendenziell stärker. Gespräche laufen über Teams. Daten fließen in andere Microsoft-Tools. Das CRM bleibt zentral, versucht aber nicht, alles in sich zu bündeln.

Beide Plattformen können auch umfangreichen Support ohne größere Schwierigkeiten bewältigen. Die Entscheidung hängt davon ab, wie Sie diese Arbeit gestalten möchten: eng im CRM gebündelt oder über die Tools verteilt, die Ihr Team bereits nutzt.

Integrationen: Microsoft-Ökosystem vs. offene CRM-Systemlandschaft

Bis hierhin kann der Vergleich von Microsoft Dynamics 365 und Salesforce unkompliziert erscheinen. Sobald Integrationen ins Spiel kommen, wird daraus eher eine Entscheidung darüber, wie Ihr Unternehmen tatsächlich arbeitet.

Wenn Sie den Großteil Ihres Tages ohnehin in Microsoft-Tools verbringen, verlangt Dynamics kaum Veränderungen von Ihnen. E-Mails bleiben in Outlook. Gespräche bleiben in Teams. Das Reporting setzt auf Power BI. Das CRM läuft einfach parallel dazu. Sie können Datensätze direkt in Chats aufrufen, Aktivitäten mit Accounts verknüpfen und den Kontext im Blick behalten, ohne alle paar Minuten zwischen Tabs wechseln zu müssen.

Salesforce verfolgt den umgekehrten Ansatz. Es geht nicht davon aus, dass alles an einem Ort stattfindet. Es ist für Systemlandschaften ausgelegt, die bereits etwas verstreut sind: hier ein Marketingtool, dort ein Produkttool und an anderer Stelle ein Supportsystem.

Statt alles in eine einzige Umgebung ziehen zu wollen, verbindet es diese Systeme miteinander. Hier kommen AppExchange und APIs ins Spiel.

Beide Lösungen lassen sich mit einer enormen Bandbreite an Tools verbinden. Salesforce hat allerdings mit einem der größten App-Marktplätze überhaupt einen leichten Vorsprung (mehr als 9.000 vorgefertigte Optionen).

Dynamics kann anfangs unkompliziert wirken, weil bereits so vieles zu Microsoft gehört. Salesforce kann offener wirken, weil Sie nicht auf eine einzige Systemlandschaft festgelegt sind. Beide Vorteile können sich jedoch ins Gegenteil verkehren, wenn niemand die Verantwortung für die Datenflüsse richtig übernimmt.

An diesem Punkt geraten Projekte meist ins Wanken. Wenn Sie diese Phase schon im Blick haben, lohnt es sich, einige Best Practices für die Salesforce-Datenmigration durchzugehen, bevor etwas produktiv geht. Die meisten Probleme zeigen sich dort und nicht bei der anfänglichen Implementierung.

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Salesforce vs. MS Dynamics: Benutzerfreundlichkeit und Nutzerakzeptanz

Benutzerfreundlichkeit ist eines der häufigsten Kriterien, auf die Unternehmen achten, wenn sie die Unterschiede zwischen Salesforce und Dynamics 365 untersuchen. Niemand möchte ein Jahr damit verbringen, die Mitarbeitenden dazu zu bringen, das System richtig zu nutzen.

Salesforce gilt meist als die kompliziertere Option, setzt aber vor allem auf Struktur. Aktivitäten sollen im CRM stattfinden. Verkaufschancen sollen dort aktualisiert werden. Notizen sollen dort erfasst werden. Prognosen sollen auf den Daten im System beruhen. Passt das zur bisherigen Arbeitsweise eines Vertriebsteams, funktioniert es. Andernfalls entstehen Lücken: Verkaufschancen entwickeln sich weiter, werden aber nicht aktualisiert. Berichte müssen jedes Mal erklärt werden, wenn man sie teilt.

Dynamics wirkt etwas weniger strikt. Es geht davon aus, dass die Menschen den Großteil ihrer Arbeit bereits anderswo erledigen: in Outlook, Teams oder vielleicht einer Kombination weiterer Microsoft-Tools. Das CRM orientiert sich daran, statt diese Arbeitsweise ersetzen zu wollen. 

Manche Teams finden sich darin schnell zurecht. Anderen fehlt ein zentraler Ort, an dem alles zwingend stattfinden muss. KI-Funktionen können bei einigen Engpässen helfen.

Beide Plattformen stellen inzwischen Zusammenfassungen und Vorschläge bereit. Microsofts Copilot übernimmt das innerhalb von Dynamics. Salesforce verfolgt denselben Gedanken auf eigene Weise.

Dennoch erfordern beide Plattformen eine gewisse Einarbeitung. Manche Unternehmen entscheiden sich für einen ganz anderen Weg und sehen sich schließlich nach einsteigerfreundlicheren Alternativen um. Unser Vergleich von HubSpot und Salesforce zeigt, wie viel einfacher HubSpot für manche Unternehmen sein kann.

Microsoft Dynamics CRM vs. Salesforce: Anpassungsmöglichkeiten

Integrationen haben wir bereits angesprochen. Sie machen einen großen Unterschied, wenn Sie Microsoft Dynamics CRM und Salesforce im Hinblick auf Anpassungsmöglichkeiten vergleichen.

Salesforce sticht in diesem Bereich eindeutig hervor. AppExchange bietet zahlreiche Konnektoren, Erweiterungen und spezialisierte Tools. Wenn Sie etwas Ungewöhnlicheres benötigen, hat wahrscheinlich bereits jemand einen Teil davon entwickelt.

Dynamics versucht nicht, diese Bandbreite zu erreichen. Es konzentriert sich auf das eigene Ökosystem: Dataverse, Power Apps, Power Automate. Wenn Ihr Team bereits damit arbeitet, greifen die Komponenten recht natürlich ineinander. Andernfalls kann es sich so anfühlen, als müssten Sie ein zweites System erlernen, nur um das erste zu erweitern.

Zu den Anpassungsmöglichkeiten gehört allerdings noch ein weiterer Aspekt. Wenn Sie bereit sind, mit einer Fachperson zusammenzuarbeiten, können Sie beide Systeme auf spezifische Anforderungen abstimmen. 

Beide lassen sich sehr weitgehend anpassen, das ist kein Problem. 

Salesforce hat in diesem Bereich bereits eine Bereinigungsphase durchlaufen. Ältere Automatisierungstools wurden schrittweise eingestellt, und der Großteil der Logik soll inzwischen über Flow laufen.

Bei Dynamics zeigt sich ein ähnliches Muster, nur über die Power Platform verteilt: Automatisierungen, Apps, Änderungen am Datenmodell. Das funktioniert gut, wenn jemand klar die Verantwortung dafür übernimmt. Unübersichtlich wird es, wenn sich die Verantwortung ohne klare Abgrenzung auf mehrere Teams verteilt.

In beiden Systemen zeigen sich häufig einige Warnsignale:

Dann geht es eigentlich nicht mehr um Anpassungsmöglichkeiten, sondern darum, die Kontrolle zu behalten. An diesem Punkt suchen Unternehmen nach zusätzlicher Unterstützung durch führende Salesforce-Beratungsunternehmen oder Dynamics-Spezialisten. 

KI, Automatisierung und Reporting

Wenn Sie derzeit Dynamics 365 CRM und Salesforce vergleichen, hören Sie von beiden Seiten ähnliche Versprechen: KI, Automatisierung, bessere Workflows, intelligentere Entscheidungen. 

Microsoft integriert Copilot immer stärker in die tägliche Arbeit. Weniger als separate Funktion, sondern eher als Unterstützung, die während der Arbeit auftaucht und Kontext aus E-Mails, Datensätzen und Aktivitäten zusammenträgt, ohne dass man selbst danach suchen muss.

Salesforce verfolgt einen ähnlichen Ansatz, nur fest im CRM verankert. Einstein, Flow, Agentforce – sie alle sind darauf ausgerichtet, Nutzenden während der Arbeit hilfreiche Impulse zu geben: nächste Schritte vorzuschlagen, Lücken zu schließen und den Aufwand für manuelle Eingaben zu verringern.

Im Vergleich zwischen Microsoft CRM und Salesforce haben beide Unternehmen nachgewiesen, dass ihre Tools weit verbreitet sind. Mehr als 18.000 Unternehmen nutzen Agentforce, und fast 70 % der Fortune 500 nutzen Copilot. Beide Lösungen bieten Unternehmen sogar Tools zur Erstellung eigener agentenbasierter Workflows.

Die Herausforderung liegt bei beiden Systemen in der Umsetzung. KI und automatisierte Ansätze lassen sich leicht implementieren, aber schwerer sauber halten. Mit der Zeit kommen kleine Logikbausteine hinzu. Ein Workflow löst einen anderen aus. Etwas wird zweimal aktualisiert. Niemand weiß mehr genau, welcher Prozess die Arbeit eigentlich erledigt. So etwas passiert, wenn Systeme wachsen – und genau deshalb ist fachkundige Unterstützung so wertvoll.

Beim Reporting liefern beide Tools die nötigen Funktionen. Salesforce hält das Reporting in der Regel nah am CRM. Vertriebspipelines, Dashboards, Prognosen – alles ist direkt mit den Daten im System verknüpft.

Bei Dynamics verlagert sich das Reporting tendenziell nach außen. Sobald Power BI ins Spiel kommt, findet es häufig dort statt. Das kann eine Stärke sein, bedeutet aber auch eine weitere Ebene, die verwaltet werden muss.

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Preise und Kosten

Viele Vergleiche zwischen Microsoft Dynamics und Salesforce beginnen bei den Lizenzpreisen und enden auch dort. So reden sich Teams die Wahl des falschen Systems schön.

Die Listenpreise spielen natürlich eine Rolle. Bei Salesforce liegen die US-Einstiegspreise niedriger, während Microsofts Sales-Tarife schneller teurer werden. Salesforce führt Starter Suite ab 25 $ pro Nutzer und Monat und Pro Suite für 100 $ auf. Enterprise beginnt bei 174 $ pro Monat und Unlimited bei 325 $ pro Monat.

Microsoft führt Dynamics 365 Sales Professional für 65 $, Enterprise für 105 $ und Business Central für 80–110 $ pro Monat auf. Bei knappem Budget wird Salesforce eher als das beste CRM für kleine Unternehmen angesehen – zumindest anfangs. Allerdings sind weitere Kosten zu berücksichtigen.

Deshalb geht es bei einem Kostenvergleich von Microsoft Dynamics CRM und Salesforce selten darum, welches System generell günstiger ist. Die Frage muss konkreter gestellt werden.

Wenn ein Unternehmen bereits für die Hälfte der Microsoft-Systemlandschaft bezahlt, kann Dynamics sich finanziell recht schnell lohnen. Braucht das Unternehmen ein CRM, das eine heterogenere Tool-Landschaft abdecken kann, rechtfertigt Salesforce seine Kosten oft auf andere Weise.

Lizenzkosten stehen im Fokus, weil sie sich leicht vergleichen lassen. Entscheidend sind die Gesamtbetriebskosten.

Welches CRM passt zu welchem Unternehmenstyp?

An diesem Punkt wird die gesamte Diskussion um Salesforce CRM und Microsoft Dynamics 365 einfacher, allerdings nur ein wenig. Viele Teams wünschen sich einen klaren Sieger. Den gibt es nicht. Es kommt darauf an, was passt.

Wie Routine Automation helfen kann

Viele CRM-Projekte geraten schon auf den falschen Weg, bevor die Plattform überhaupt ausgewählt ist.

Oft liegt das daran, dass das Unternehmen zu früh kauft, die Implementierung auf Annahmen aufbaut und anschließend monatelang Dinge korrigiert, die von Anfang an hätten geklärt werden müssen.

Genau dabei kann Routine Automation helfen.

Nicht als Softwareanbieter, sondern als Team, das Unternehmen hilft, die Systemgestaltung gründlich zu durchdenken, bevor es teuer wird.

Das bedeutet in der Regel:

Wenn Salesforce die richtige Lösung ist, verlagert sich die Arbeit in der Regel auf Implementierung, Migration, Integrationsdesign und Bereinigung. Der eigentliche Mehrwert liegt hier nicht in der Aussage „Wir können Salesforce implementieren“. Das können viele Unternehmen von sich behaupten. Entscheidend ist, die Struktur richtig aufzusetzen, bevor sich im CRM schlechte Gewohnheiten einschleichen.