Shopifyn ja Salesforcen integrointi: näin pääset alkuun 

Kun yrityksesi on pieni, et aina huomaa erillisten järjestelmien haittavaikutuksia heti. Shopifyssa on vain muutama seurattava tilaus ja Salesforcessa vain muutama vähitellen etenevä liidi. Sitten prosessien mittakaava alkaa kuitenkin kasvaa nopeasti.

Se, mikä ennen oli ”toistaiseksi riittävän hyvä”, muuttuu sotkuksi, jota kenelläkään ei oikeastaan ole aikaa selvittää. Ilman vankkaa Shopifyn ja Salesforcen välistä integraatiota toimintaan alkaa yhtäkkiä syntyä aukkoja.

Salesforcen asiakastietueet eivät ole ajan tasalla Shopifyn tilausten kanssa. Markkinointi lähettää hylätystä ostoskorista muistuttavan sähköpostin henkilölle, joka on jo tehnyt ostoksen. Asiakaspalvelija lupaa hyvityksen tietämättä, että palautus tehtiin jo eilen. Nämä ongelmat alkavat maksaa selvää rahaa ja heikentävät kuluttajien luottamusta nopeammin kuin uskoisit.

Yrityksille, jotka käyttävät Shopifyta myyntiin ja Salesforcea asiakassuhteiden hallintaan, näiden järjestelmien pitäminen erillään ei ole kestävä ratkaisu. Ennen pitkää on pohdittava vakavasti, miksi Shopify kannattaa integroida Salesforceen, mieluiten luotettavan kumppanin avulla. Sellaisen, joka ymmärtää molemmat järjestelmät ja yrityksesi haasteet, kuten Routine Automation.

Salesforcen yhdistäminen Shopifyhin oikealla tavalla voisi olla avain siihen, että organisaatiosi jokaisella osalla on edellytykset menestyä ilman jatkuvaa päänvaivaa.

Miksi Shopify kannattaa yhdistää Salesforceen?

Mieti, miten tiimisi ovat tällä hetkellä vuorovaikutuksessa asiakkaiden kanssa.

Myynti työskentelee Salesforcessa, tarkastelee kauppoja, seuraa keskusteluja ja kirjaa puheluita. Operatiivinen tiimi hallitsee tilauksia ja varastoa Shopifyssa. Markkinointi toimii jossain näiden välissä ja yrittää muodostaa kokonaiskuvaa molemmista. Samaan aikaan asiakkaat odottavat kaiken sujuvan saumattomasti.

Ilman Salesforcen ja Shopifyn välistä integraatiota kokonaisuus alkaa hajota.

Asiakas päivittää toimitusosoitteensa Shopifyssa, mutta tieto ei välity Salesforceen. Myyjä näkee suuren kaupan olevan työn alla tietämättä, että asiakas teki juuri eilen tilauksen ja sai huonon toimituskokemuksen. Näiden puutteiden vaikutukset kasaantuvat.

Asiakaskokemuksen lisäksi kärsivät myös tiimit. Joidenkin raporttien mukaan työntekijät käyttävät lähes 20 prosenttia ajastaan tiedon etsimiseen tai sellaisten kollegoiden tavoitteluun, joilla tieto on. Se tarkoittaa kokonaista päivää joka viikko.

Shopifyn ja Salesforcen integraatiolla luot yhteisen, luotettavan tietolähteen, joka auttaa työnkulkuja etenemään tehokkaammin. Tilaukset, palautukset, yhteyshenkilöt ja palvelupyyntöjen muistiinpanot päivittyvät kaikki yhdessä.

Integraatio luo tilaa myös aidosti strategiselle työlle. Myynti voi segmentoida asiakkaita ostohistorian perusteella. Asiakaspalvelu voi priorisoida asiakkaan arvon mukaan. Markkinointi voi toteuttaa kampanjoita, jotka todella perustuvat käyttäytymiseen, trendeihin ja uusiin mahdollisuuksiin. Saat datastasi esiin todellista arvoa.

Shopifyn ja Salesforcen integraation hyödyt

Jos käytät jo Shopifyta ja Salesforcea, syitä näiden kahden alustan yhdistämiseen riittää. Tärkeämpää on tietää, mikä yhdistämisen myötä todella paranee. Tässä ovat onnistuneen Salesforcen ja Shopifyn integraation hyödyt:

Parempi tilannekuva kaikille tiimeille

Oletetaan, että asiakas tekee suuren tilauksen Shopifyssa. Kun yhteys on toteutettu asianmukaisesti, kyseinen tietue voi näkyä Salesforcessa osana asiakkaan asiakkuushistoriaa. Kun myyjä sitten tarttuu puhelimeen, hän näkee avoimet tilaukset, viimeaikaiset palautukset ja kanta-asiakkuuden tason vaihtamatta sovellusta tai vaivaamatta operatiivisen tiimin jäseniä.

Sama koskee asiakaspalvelua. Jos tiettyyn ostokseen liittyy palveluongelma, kaikki tiedot ovat näkyvissä. Kenenkään ei tarvitse etsiä taustatietoja eri paikoista.

Tehokkaammat tilausten työnkulut

Sinun ei pitäisi joutua viemään tietoja ulos järjestelmästä saadaksesi selville, mitä tilauksillesi kuuluu. Integraation avulla uudet Shopifyn tapahtumat voivat automaattisesti luoda Salesforceen myyntimahdollisuuksia, ilmoittaa oikealle tiimille tai jopa käynnistää jatkotoimien työnkulkuja. Kaikki etenee nopeammin, koska kenenkään ei tarvitse odottaa manuaalista päivitystä.

Myös varaston ja tilausten toimitusten hallinta paranee. Monissa toteutuksissa varastotiedot ovat vain Shopifyssa. Salesforce-käyttäjät eivät pysty seuraamaan, mitä varastossa on tai milloin jokin tuote lähetettiin. Älykäs Salesforcen ja Shopifyn välinen liitin muuttaa tilanteen. Myyjät näkevät tilauksen toimituskäsittelyn tilan suoraan Salesforcessa. Se auttaa heitä hallitsemaan odotuksia, havaitsemaan toistuvia ilmiöitä ja vähentämään edestakaista viestittelyä.

Optimoidut markkinointistrategiat

Markkinointitiimit tarvitsevat tietoon perustuvaa ymmärrystä. Niiden on tiedettävä, kuka ostaa mitä, milloin ja miksi. Vain siten voidaan luoda kampanjoita, jotka tuntuvat osuvilta, tavoittavat asiakkaat juuri oikeaan aikaan ja puhuttelevat heitä henkilökohtaisesti. Kun tiedot on integroitu alustojen välillä, tiimit voivat toimia strategisemmin.

Ne voivat luoda tietyille ryhmille sopivia alennuksia ja tuotepaketteja, ajoittaa julkaisuja segmenttien mukaan ja luoda mieleenpainuvampia asiakaspolkuja alusta loppuun.

Näin käy, kun integroit Shopifyn Salesforceen ja synkronoit kaiken tilauksista tunnisteisiin ja asiakasmuistiinpanoihin.

Tehosta toimintaa räätälöidyllä integraatiolla

Tutustu siihen, miten RA:n tiimimme toteuttaa tehokkaita, räätälöityjä integraatioita työnkulkujesi sujuvoittamiseksi ja kriittisten tietojen synkronoimiseksi.

Tutustu integraatiopalveluihin

Shopifyn ja Salesforcen integraatio: huomioitavaa ennen integrointia

Ennen kuin ryhdyt valitsemaan liitintä tai soittamaan toteutuskumppanille, pysähdy hetkeksi kartoittamaan kokonaisuus. Salesforcen yhdistäminen Shopifyhin voi todella mullistaa työnkulkusi, mutta vain, jos perusta on kunnossa.

Pyydämme asiakkaitamme aina pohtimaan muutamaa asiaa ennen aloittamista.

1. Mitä tietoja sinun todella tarvitsee synkronoida?

On houkuttelevaa synkronoida kaikki: tuotteet, asiakkaat, tilaukset, palautukset, lahjakorttien saldot ja mitä vain mieleen tulee. Enemmän tietoa ei kuitenkaan aina ole parempi. Se tarkoittaa vain enemmän ylläpidettävää ja enemmän mahdollisia virhekohtia.

Aloita perusasioista:

Nämä päätökset vaikuttavat siihen, miten integraatio toimii arjessa.

2. Tietoturva, tietosuoja ja vaatimustenmukaisuus

Verkkokauppayritykset käsittelevät arkaluonteisia asiakastietoja. Monien on myös noudatettava GDPR:n tai CCPA:n kaltaista sääntelyä. Miten siis varmistat, että Shopifyn ja Salesforcen integraatiosi vastaa tietosuoja- ja tietoturvaodotuksia? Aseta etusijalle:

Routine Automation määrittää aina erillisen integraatiokäyttäjän rakentaessaan Salesforcen ja Shopifyn välisiä integraatioputkia. Näin muutokset voidaan jäljittää järjestelmään yksittäisen työntekijän käyttäjätilin sijaan.

3. Tekniset edellytykset

Monet tiimit aliarvioivat sen, kuinka paljon suunnittelua Salesforcen ja Shopifyn integraatio vaatii. Se ei ole kohtuuttoman monimutkaista, mutta ei myöskään niin yksinkertaista kuin API-avaimen syöttäminen. Kyseessä on kaksi vankkaa alustaa, joilla kummallakin on omat vahvuutensa ja rajoitteensa.

Otetaan esimerkiksi Salesforce. Alustalla on tiukat API-käyttörajat, jotka voivat tulla vastaan, jos siirrät siihen päivittäin suuren määrän Shopify-tilauksia. Huonosti optimoitu integraatio saattaa rajoittaa tiedonsiirtoasi ruuhkahuippujen aikana.

Shopifyn Admin API on nopea ja joustava erityisesti GraphQL:ää käytettäessä. Sekin vaatii kuitenkin huolellista käsittelyä. Jos et hallitse sivutusta oikein tai sivuutat kutsutiheyden rajoitukset, törmäät synkronointiongelmiin, joiden syytä on vaikea jäljittää myöhemmin.

Varmista myös ennen kehitystyön alkamista, että tiimilläsi on täydet järjestelmänvalvojan oikeudet molempiin järjestelmiin. Tarvitset tämän tasoiset oikeudet API-avainten luomiseen ja hallintaan, käyttöoikeuksien määrittämiseen sekä mahdollisten virheiden selvittämiseen tuotantokäytön alettua.

Ennakkosuunnittelu säästää aikaa, ehkäisee työn tekemistä uudelleen ja vähentää käyttöönoton riskejä.

Vaihtoehdot Shopifyn integroimiseksi Salesforceen

Shopifyn voi yhdistää Salesforceen useammalla tavalla. Menetelmän valinta riippuu lopulta muutamasta asiasta, kuten tavoitteistasi ja työnkulkujesi monimutkaisuudesta. Tässä on katsaus yleisimpiin vaihtoehtoihin.

API-pohjainen integraatio

Tämä on mukautuvin toteutustapa. Käytät suoraan Salesforcen REST API:a ja Shopifyn GraphQL- tai REST-rajapintapäätepisteitä rakentaaksesi synkronoinnin, joka vastaa todellista liiketoimintalogiikkaasi.

Tällä lähestymistavalla voit:

Toteutus vie enemmän aikaa ja vaatii teknistä osaamista. Monimutkaisia työnkulkuja tai B2B-logiikkaa käsitteleville tiimeille tämä toteutustapa tarjoaa kuitenkin eniten arvoa ja vakautta pitkällä aikavälillä.

Kolmansien osapuolten liittimet

Valmiit alustat, kuten Zapier, Mulesoft, Celigo ja muut, tarjoavat käyttövalmiita lisäosia Shopifyn ja Salesforcen yhdistämiseen. Yleensä Salesforce-integraatioon ^tarkoitettu kolmannen osapuolen lisäosa on järkevä valinta suppeampiin käyttötapauksiin, kun ratkaisu on saatava nopeasti käyttöön.

Käyttöönotto on yleensä nopeampaa, sillä yleisiin käyttötapauksiin on valmista logiikkaa ja koodia tarvitaan vain vähän. Rajoitettu joustavuus, hankala virheenjäljitys ja yleinen toimittajaloukku voivat kuitenkin rajoittaa toimintaasi.

Näemme usein asiakkaiden aloittavan näillä työkaluilla ja siirtyvän sitten räätälöityyn integraatioon, kun niiden rajoitteet eivät enää sovi kasvaneen liiketoiminnan tarpeisiin.

Räätälöidyt kehitysratkaisut

Tässä Routine Automation tulee avuksi. Autamme yrityksiä integroimaan Shopifyn Salesforceen niiden omiin prosesseihin sopivalla tavalla sen sijaan, että ne joutuisivat mukautumaan jonkun muun malliin.

Esimerkiksi:

Suunnittelemme integraatiot tavoitteidesi, tiimisi työnkulun ja asiakkaidesi odotusten pohjalta.

Vaiheittainen opas Shopifyn integroimiseen Salesforceen

Meiltä kysytään usein, mitä Shopifyn ja Salesforcen saaminen kunnolla toimimaan yhdessä todella vaatii. Tavoitteena on teknisen yhteyden lisäksi ratkaisu, josta on aitoa hyötyä eri tiimeille. Näin yleensä etenemme, kun rakennamme asiakkaillemme kestävää ratkaisua.

Sidosryhmätapaamiset

Ennen kuin kukaan kirjoittaa koodia tai avaa koontinäyttöä, keskustelemme niiden ihmisten kanssa, jotka käyttävät järjestelmää päivittäin. Tässä vaiheessa emme etsi pelkästään teknisiä määrityksiä. Selvitämme, mikä ei tällä hetkellä toimi, mitä voidaan korjata ja mistä tiedämme työn valmistuttua, että kaikki toimii.

Toteutustavan valinta

Jokaisella yrityksellä on erilaiset tarpeet. Jotkut haluavat täyden hallinnan räätälöidyllä API-toteutuksella. Toisille sopii Shopifyn ja Salesforcen yhdistävä lisäosa, joka hoitaa perusasiat. Jotkut taas sijoittuvat näiden välimaastoon. Tässä vaiheessa tehdään oikea valinta sen perusteella, mitä työnkulkusi ja järjestelmäsi pystyvät tukemaan pitkällä aikavälillä.

Kartoita, rakenna ja yhdistä

Nyt paneudumme varsinaiseen yhteyteen. Se tarkoittaa turvallisen tunnistautumisen määrittämistä, tietovirtojen suuntien selvittämistä ja sellaisen logiikan rakentamista, joka huomioi käytännön poikkeustapaukset. Näitä voivat olla esimerkiksi osittaiset tilaukset, palautukset tai yhteyshenkilöt, joiden kentistä puuttuu tietoja. Sisällytämme toteutukseen alusta alkaen myös suojamekanismit virheenkäsittelyä varten sekä uudelleenyrityslogiikan.

Testaus

Kaikki testataan sandbox-ympäristössä ennen tuotantokäyttöön siirtymistä. Käytämme käytännön tilanteita, kuten oikeita myynnissä olevia tuotteita, esimerkkiasiakkaita ja simuloituja tapahtumia, tarkistaaksemme mahdolliset viiveet, käyttöoikeusongelmat ja synkronointivirheet. Tässä vaiheessa varmistamme myös, että automaatio toimii odotetusti ja ettei mikään päivitä vääriä kenttiä.

Tuotantokäyttöön suojatoimien kanssa

Kun kaikki toimii testauksessa, otamme ratkaisun käyttöön. Emme kuitenkaan jätä sitä oman onnensa nojaan. Valvomme järjestelmän toimintaa, määritämme reaaliaikaiset hälytykset ja seuraamme synkronointien onnistumisasteita varmistaaksemme toiminnan vakauden. Lokit ja toimintakunnon tarkistukset auttavat meitä havaitsemaan ongelmat ennen kuin ne vaikuttavat tiimiisi.

Ota henkilöstö mukaan

Integraatio toimii vain, jos tiimisi osaa käyttää sitä. Olemme aina apuna ja tarjoamme henkilöstölle selkeää dokumentaatiota, käytännön koulutusta ja käteviä vaiheittaisia ohjeita. Näin varmistamme, että ihmiset todella ymmärtävät, mitä taustalla tapahtuu ja mitä tehdä, jos jokin vaikuttaa olevan pielessä.

Yleiset haasteet ja niiden ratkaiseminen

Parhaista aikomuksista huolimatta Salesforcen ja Shopifyn yhdistäminen ei aina suju ongelmitta. Monet yritykset yrittävät toteuttaa sen itse liittimen avulla ja päätyvät tukipyyntöjen, toimimattomien synkronointien tai huomaamatta jäävien virheiden keskelle. Virheet havaitaan vasta asiakkaan valittaessa.

Tässä on muutamia yleisimpiä näkemiämme sudenkuoppia ja keinoja ehkäistä niitä.

1. Päällekkäiset tai puutteelliset tietueet

Jos Shopify-kauppasi ja Salesforce-ympäristösi ovat toimineet rinnakkain jo jonkin aikaa, niissä on todennäköisesti jo samoja asiakkaita. Ilman kaksoiskappaleiden poistostrategiaa integraatio voi luoda samasta henkilöstä kaksi versiota: toisessa ovat ostotiedot ja toisessa CRM-historia.

Korjaa näin: 

Käytä yksilöllisiä tunnisteita, kuten sähköpostiosoitteita, ulkoisia tunnisteita tai Shopifyn asiakastunnisteita. Määritä näiden kenttien vastaavuudet huolellisesti ja päätä, mitä tapahtuu, kun vastaavuus löytyy: päivitetäänkö, ohitetaanko vai yhdistetäänkö tietueet?

Vältä myös kenenkään henkilökohtaisen Salesforce-käyttäjätilin käyttämistä integraatiotilinä. Se johtaa nopeasti muutoksiin, joita ei voi jäljittää. Luo aina erillinen integraatiokäyttäjä.

2. Synkronointiviive tai osittaiset päivitykset

Tämä ilmenee yleensä silloin, kun järjestelmät eivät vaihda tietoja reaaliajassa. Päivität tilauksen tilan Shopifyssa, eikä päivitys ole vieläkään saapunut Salesforceen 30 minuutin kuluttua. Tai päivitys saapuu, mutta siitä puuttuu kriittisiä kenttiä, kuten toimitustapa tai käytetty alennus.

Korjaa näin: 

Käytä Shopifyn webhookeja käynnistämään päivitykset tapahtumien yhteydessä ja rakenna Salesforcen puolelle uudelleenyrityslogiikka. Jos käytät eräsynkronointia, varmista, että ajo käsittelee virheet hallitusti ja kirjaa ne lokiin, jotta ne ovat nähtävissä.

3. Salesforcen ylikuormittaminen epäolennaisella datalla

Olemme nähneet yritysten täyttävän Salesforcen jokaisella tilauksella, myös 2 dollarin testitapahtumilla ja epäonnistuneilla kassatoiminnoilla. Tuloksena on usein hitaampi suorituskyky, paisuneet raportit ja turhautuneet myyjät.

Korjaa näin: 

Käytä suodattimia. Synkronoi vain merkitykselliset tapahtumat: tietyn arvon ylittävät tilaukset tai vain vahvistettuihin asiakkaisiin liittyvät tilaukset. Pidä järjestelmä kevyenä ja tiimisi keskittyneenä olennaiseen.

4. Mukautetut kentät, joiden vastaavuuksia ei ole määritetty oikein

Shopify ja Salesforce eivät oletusarvoisesti puhu samaa kieltä. Eräällä asiakkaalla oli Shopifyssa tunnisteita, kuten ”Loyalty_Gold” ja ”Beta_User”, mutta Salesforcessa ei ollut kenttiä niiden vastaanottamiseen. Kun asiakas pakotti synkronoinnin, se epäonnistui huomaamatta viikkojen ajan.

Korjaa näin: 

Määritä kaikkien kenttien vastaavuudet kattavasti ennen koodin kirjoittamista. Yhtenäistä nimeämiskäytännöt. Käytä valintalistoja aina kun voit. Dokumentoi kaikki.

Miten Routine Automation voi auttaa

Salesforcen ja Shopifyn integraatio voi mullistaa koko tiimisi työskentelytavan, mutta strategiaa ei voi vain kyhätä kasaan miettimättä. Tarjolla on toki maksuttomia työkaluja, joilla voi kuroa umpeen sovellusten välisiä aukkoja, ja oppaitakin löytyy runsaasti. Useimmat omin päin toimivat yritykset päätyvät kuitenkin hauraaseen teknologiapinoon, joka voi hajota hetkenä minä hyvänsä.

Routine Automation ratkaisee nämä haasteet. Emme toteuta samoja kaavamaisia strategioita, vaan suunnittelemme ratkaisun sinun tarpeidesi pohjalta. Kysymme esimerkiksi:

Kun ymmärrämme kokonaisuuden, toteutamme siihen sopivan integraation. Olemme toimittaneet 293 Salesforce-ratkaisua keskisuurille ja suurille yrityksille verkkokaupan, valmistavan teollisuuden, logistiikan ja B2B-vähittäiskaupan aloilla. Asiakastyytyväisyysarviomme on huikeat 4,9/5.

Emme ole täällä vain tarjoamassa teknologiaa ongelman ratkaisuksi. Rakennamme jotain, mikä todella auttaa tiimejäsi työskentelemään paremmin nyt ja yrityksesi kasvaessa.

Näin integraatio saadaan todella palvelemaan liiketoimintaa

Monet työkalut lupaavat ”yhdistää alustasi minuuteissa”. Tietojen synkronointi on kuitenkin vain yksi osa työtä. Shopifyn ja Salesforcen integroinnin syvempi arvo piilee siinä, mitä yhteys mahdollistaa.

Hyvin toteutettuna kyse ei ole vain nopeudesta tai helppoudesta. Kyse on asiayhteydestä: myyntitiimi saa näkyvyyden tilaushistoriaan, tukihenkilöt ymmärtävät asiakkaan kokonaistilanteen ja markkinointi voi segmentoida asiakkaita sen perusteella, mitä he todella ostavat.

Kyse on myös yhteisestä suunnasta. Kun tiedot ovat yhdenmukaisia, tiimit lakkaavat työskentelemästä siiloissa. Työkalut eivät enää ole ristiriidassa keskenään, ja raportointi kertoo samaa tarinaa kaikilla osastoilla.

Halusitpa korjata tilausten viiveitä, siivota päällekkäisiä tietueita tai automatisoida oston jälkeistä asiakaskokemusta, hyvin toteutettu integraatio antaa vaihtoehtoja. Sen avulla saat järjestelmäsi taas hallintaasi. Tässä me RA:lla autamme asiakkaitamme joka päivä. Emme vain yhdistä Salesforcea ja Shopifyta, vaan luomme toimivan kokonaisuuden järjestelmistä ja niitä käyttävistä ihmisistä.