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Client et industrie
Un fabricant de solutions de traitement de l'eau reçoit les demandes de commande des clients par courrier électronique et sous forme de fichiers PDF, Word, Excel et texte brut. Les livraisons urgentes obligent l'équipe à transformer des demandes variées en données Salesforce structurées pour la préparation des devis et le traitement des commandes. Le client disposait déjà d’un abonnement Azure et comptait sur les services Azure depuis des années, fournissant ainsi un environnement établi pour l’intégration de l’IA.
Il s'agissait d'un engagement de suivi pour le même client que notre précédent Implémentation de Sales Cloud et Field Service pour un fabricant de traitement d'eau. Le client est revenu à Routine Automation pour étendre son flux de travail de devis avec le traitement des demandes, l'appariement des produits et la validation assistés par l'IA.
Le défi
Formats et mises en page incohérents
Les demandes des clients arrivent sous forme de PDF, de documents Word, de feuilles de calcul Excel, de texte brut et de contenu de courrier électronique. Les mises en page variées rendent l'extraction basée sur des modèles difficile à maintenir et obligent le personnel à interpréter les mêmes informations sous des formes différentes.
Transcription manuelle des commandes
Les employés passaient environ 30 minutes par commande à transférer manuellement toutes les données d'un PDF avant de pouvoir poursuivre la préparation de la commande.
Demandes en attente de traitement manuel
Lorsque chaque document nécessite une inspection et une transcription individuelles, les demandes entrantes peuvent être laissées en attente, mettant ainsi en danger la préparation des commandes, qui est urgente.
Préparation de devis fastidieuse
Transformer une demande en devis Salesforce nécessitait plus que l'extraction de texte : les employés devaient organiser les exigences et assembler le devis, ce qui ajoutait un temps de préparation considérable.
Trouver des devis pertinents et des produits adaptés
La préparation des devis nécessitait également de trouver des devis antérieurs similaires et de faire correspondre les produits à la demande et aux spécifications du client. Cette recherche a ajouté du travail au-delà de la transcription et a fait de la sélection des produits un point supplémentaire à vérifier.
Notre solution
Routine Automation a connecté Salesforce Service Cloud à Azure OpenAI et a créé l'infrastructure de support pour la recherche de devis, la correspondance de produits et la validation. Le client détenait déjà un abonnement Azure et utilisait les services Azure depuis longtemps, cette architecture a donc étendu son environnement existant. Apex, Visualforce et Azure Functions connectent le traitement des demandes aux workflows de devis Salesforce.
Capturer la demande
Salesforce Email-to-Case reçoit les messages et les pièces jointes des clients, intégrant les demandes PDF, Word, Excel, en texte brut et par courrier électronique dans le flux de travail d'admission.
Catégoriser et structurer les informations
Les services d'IA interprètent la demande et extraient les détails de la commande et les spécifications du client en données structurées pour une ingestion automatique dans Salesforce.
Retrouver les devis et les informations produit pertinents
l'infrastructure de recherche récupère des devis similaires et recherche des produits correspondant aux exigences et spécifications du client, prenant ainsi en charge la préparation des devis dans un contexte commercial pertinent.
Devis similaires : retrouver les devis antérieurs pertinents.
Recherche de produits : faites correspondre les produits aux demandes et aux spécifications des clients.
Créer le devis Salesforce
le workflow utilise la demande structurée, les devis similaires et les correspondances de produits pour créer le devis selon les règles métier existantes. Les employés peuvent inspecter et corriger les informations de demande ingérées.
Valider le devis
une couche de validation vérifie l’exactitude du devis créé avant de continuer. Les mêmes règles métier établies s’appliquent à différents formats d’entrée.
Validated quotation
Le devis validé passe ensuite à l'élaboration.
Human quality approval
Lorsque la validation signale une erreur possible, le devis est transmis à l’équipe qualité chargée de l’approbation pour examen et approbation. Un devis signalé doit passer cet examen avant de continuer.
After approval → downstream preparation
Après validation et toute approbation de qualité requise, le devis est transmis à un système tiers via une intégration XML pour le traitement des commandes en aval.
Résultats commerciaux
L'implémentation connecte l'ingestion des demandes, la récupération de devis similaires, la correspondance de produits, la création de devis et la validation dans Salesforce. Les erreurs possibles sont transmises à l’équipe qualité chargée de l’approbation et les devis validés sont transmis à un système tiers pour le traitement des commandes en aval. La précision de l'extraction des données déclarée est d'environ 99 % ; ce chiffre ne mesure pas la exactitude du devis sur l’ensemble du processus.
Ingestion automatique dans tous les formats
Les requêtes PDF, Word, Excel, texte et e-mail deviennent des données Salesforce structurées, réduisant ainsi les saisies manuelles répétées.
Devis et informations produit pertinents
Des devis similaires et une recherche de produits permettent de faire correspondre les exigences du client aux produits appropriés, réduisant ainsi la recherche manuelle lors de la préparation du devis.
Etablissement de devis connecté
Les exigences structurées et le contexte récupéré prennent en charge la création de devis au sein du même flux de travail, rationalisant ainsi le chemin depuis la demande du client jusqu'au devis.
Validation avec approbation par l’équipe qualité
La couche de validation vérifie l'exactitude des devis et transmet les erreurs possibles à l'équipe d'approbation de la qualité avant que les devis signalés ne soient traités.
Traitement cohérent des demandes
Les demandes suivent les mêmes règles métier existantes malgré des présentations de documents incohérentes, réduisant ainsi la dépendance à l'interprétation manuelle.
De 30 minutes à moins de 5 minutes par commande
Avant la mise en œuvre, le transfert manuel de toutes les données d'un PDF prenait environ 30 minutes par commande. Avec l'assistance de l'IA, remplir, modifier et valider une commande prend moins de 5 minutes, réduisant ainsi le temps passé à préparer chaque commande.
