English
Français
Deutsch
Polski
Asiakas ja toimiala
Vedenkäsittelyratkaisujen valmistaja vastaanottaa asiakkaiden tilauspyynnöt sähköpostitse sekä PDF-, Word-, Excel- ja tekstitiedostoina. Aikaherkät toimitukset edellyttävät, että tiimi muuttaa monipuoliset pyynnöt jäsennellyksi Salesforce-dataksi tarjouksen laatimista ja tilausten käsittelyä varten. Asiakkaalla oli jo Azure-tilaus ja hän oli luottanut Azure-palveluihin vuosia tarjoten vakiintuneen ympäristön tekoälyintegraatiolle.
Tämä oli jatkotoimeksianto samalle asiakkaalle kuin aiemmin Sales Cloud and Field Service toteutus vedenkäsittelyn valmistajalle. Asiakas palasi Routine Automationin asiakkaaksi laajentaakseen tarjoustyönkulkuaan tekoälyavusteisella pyyntöjen käsittelyllä, tuotesovituksella ja validoinnilla.
Haaste
Epäjohdonmukaiset muodot ja asettelut
Asiakaspyynnöt saapuvat PDF-tiedostoina, Word-asiakirjoina, Excel-laskentataulukoina, pelkkänä tekstinä ja sähköpostisisältönä. Vaihtelevat asettelut tekevät mallipohjaisesta poiminnasta vaikean ylläpitää ja jättävät henkilöstön tulkitsemaan samoja tietoja eri muodoissa.
Manuaalinen tilauksen transkriptio
Työntekijät käyttivät noin 30 minuuttia tilausta kohti siirtäen manuaalisesti kaikki tiedot PDF-tiedostosta ennen kuin he pystyivät jatkamaan tilauksen valmistelua.
Pyynnöt odottavat manuaalista käsittelyä
Kun jokainen asiakirja vaatii yksilöllistä tarkastusta ja litterointia, saapuvat pyynnöt voidaan jättää odottamaan, mikä vaarantaa aikaherkän tilauksen valmistelun.
Aikaa vievä tarjouksen valmistelu
Pyynnön muuttaminen Salesforce-tarjoukseksi vaati muutakin kuin tekstin purkamista: työntekijöiden oli järjestettävä vaatimukset ja koottava tarjous, mikä lisäsi huomattavasti valmisteluaikaa.
Sopivien tarjousten ja sopivien tuotteiden löytäminen
Tarjouksen valmistelu vaati myös samankaltaisten aikaisempien tarjousten löytämistä ja tuotteiden yhteensovittamista asiakkaan toiveiden ja teknisten tietojen mukaan. Tämä tutkimus lisäsi työtä transkription lisäksi ja teki tuotteen valinnasta lisäpisteen, joka on tarkistettava.
Meidän ratkaisumme
Routine Automation yhdisti Salesforce Service Cloudin Azure OpenAI:hen ja rakensi tukiinfrastruktuurin tarjousten hakua, tuotteiden täsmäämistä ja validointia varten. Asiakkaalla oli jo Azure-tilaus ja hän oli käyttänyt Azure-palveluita pitkään, joten tämä arkkitehtuuri laajensi olemassa olevaa ympäristöään. Apex, Visualforce ja Azure Functions yhdistävät pyyntöjen käsittelyn Salesforcen tarjoustyönkulkuihin.
Tallenna pyyntö
Salesforce Email-to-Case vastaanottaa asiakkaiden viestit ja liitteet tuoden PDF-, Word-, Excel-, pelkkää teksti- ja sähköpostipyynnöt sisäänoton työnkulkuun.
Luokittele ja jäsentele tiedot
Tekoälypalvelut tulkitsevat pyynnön ja poimivat tilaustiedot ja asiakkaan spesifikaatiot strukturoiduksi tiedoiksi Salesforceen automaattista käsittelyä varten.
Etsi relevantti tarjous ja tuotekonteksti
hakuinfrastruktuuri hakee samankaltaisia tarjouksia ja etsii tuotteita, jotka vastaavat asiakkaan vaatimuksia ja määrityksiä, mikä tukee tarjouksen valmistelua asiaankuuluvan kaupallisen kontekstin kanssa.
Samankaltaiset tarjoukset: hae asiaankuuluvat aiemmat tarjoukset.
Tuotehaku: sovita tuotteet asiakkaiden toiveiden ja teknisten tietojen mukaan.
Luo Salesforce-tarjous
työnkulku käyttää jäsenneltyä pyyntöä, samankaltaisia tarjouksia ja tuoteosumia tarjouksen luomiseen olemassa olevien liiketoimintasääntöjen mukaisesti. Työntekijät voivat tarkastaa ja korjata syötetyt pyyntötiedot.
Tarkista tarjouksen oikeellisuus
validointikerros tarkistaa luodun tarjouksen tarkkuuden ennen kuin se etenee. Samat vakiintuneet liiketoimintasäännöt koskevat eri syöttömuotoja.
Validated quotation
Vahvistettu tarjous etenee loppuvaiheen valmisteluun.
Human quality approval
Kun validointi ilmoittaa mahdollisesta virheestä, tarjous välitetään laadunvalvontatiimille tarkistettavaksi ja hyväksyttäväksi. Merkityn tarjouksen on läpäistävä tämä tarkistus ennen jatkamista.
After approval → downstream preparation
Validoinnin ja vaaditun laatuhyväksynnän jälkeen tarjous välitetään kolmannen osapuolen järjestelmään XML-integraation kautta tilausten jatkokäsittelyä varten.
Liiketoiminnan tulokset
Toteutus yhdistää pyyntöjen käsittelyn, samankaltaisten tarjousten haun, tuotteiden täsmäämisen, tarjouksen luomisen ja validoinnin Salesforcessa. Mahdolliset virheet eskaloidaan laadunvalvontatiimille, ja validoidut tarjoukset välitetään kolmannen osapuolen järjestelmään tilausten jatkokäsittelyä varten. Raportoitu tietojen poiminnan tarkkuus on noin 99 %; tämä luku ei mittaa koko tarjousprosessin tarkkuutta.
Automaattinen käsittely eri muodoissa
PDF-, Word-, Excel-, teksti- ja sähköpostipyynnöistä tulee strukturoituja Salesforce-tietoja, mikä vähentää toistuvaa manuaalista syöttämistä.
Asiaankuuluva tarjous ja tuotekonteksti
Samankaltaiset tarjoukset ja tuotehaku tukevat asiakkaan vaatimusten sovittamista sopiviin tuotteisiin, mikä vähentää manuaalista tutkimusta tarjouksen valmistelun aikana.
Yhdistetty tarjouksen valmistelu
Strukturoidut vaatimukset ja haettu konteksti tukevat tarjouksen luomista samassa työnkulussa, mikä virtaviivaistaa polun asiakaspyynnöstä tarjoukseen.
Validointi ja laadunvalvontatiimin hyväksyntä
Validointikerros tarkistaa tarjousten tarkkuuden ja eskaloi mahdolliset virheet laadun hyväksymistiimille ennen kuin tarkistettaviksi merkityt tarjoukset jatkavat.
Pyyntöjen johdonmukainen käsittely
Pyynnöt noudattavat samoja olemassa olevia liiketoimintasääntöjä huolimatta epäjohdonmukaisista asiakirjojen asetteluista, mikä vähentää riippuvuutta manuaalisesta tulkinnasta.
30 minuutista alle 5 minuuttiin tilausta kohti
Ennen käyttöönottoa kaikkien tietojen manuaalinen siirtäminen PDF-tiedostosta kesti noin 30 minuuttia tilausta kohden. Tekoälyavun avulla tilauksen täyttäminen, muokkaaminen ja vahvistaminen vie alle 5 minuuttia, mikä vähentää kunkin tilauksen valmisteluun kuluvaa aikaa.
