English
Suomi
Français
Deutsch
Klient i branża
Producent rozwiązań do uzdatniania wody otrzymuje zamówienia klientów pocztą elektroniczną oraz w plikach PDF, Word, Excel i w postaci zwykłego tekstu. Dostawy, których czas zależy od zespołu, wymagają od zespołu przekształcenia różnorodnych żądań w ustrukturyzowane dane Salesforce na potrzeby przygotowania wyceny i przetworzenia zamówienia. Klient miał już subskrypcję Azure i od lat polegał na usługach Azure, zapewniając ustalone środowisko do integracji AI.
Było to kolejne zlecenie dla tego samego klienta, co poprzednio Wdrożenie Sales Cloud i Field Service dla producenta urządzeń do uzdatniania wody. Klient wrócił do Routine Automation, aby rozszerzyć przepływ ofert o przetwarzanie żądań wspomagane sztuczną inteligencją, dopasowywanie produktów i weryfikację.
Wyzwanie
Niespójne formaty i układy
Żądania klientów przychodzą w postaci plików PDF, dokumentów Word, arkuszy kalkulacyjnych Excel, zwykłego tekstu i treści wiadomości e-mail. Zróżnicowane układy sprawiają, że ekstrakcja oparta na szablonach jest trudna w utrzymaniu, a personel interpretuje te same informacje w różnych formach.
Ręczna transkrypcja zamówienia
Pracownicy spędzali około 30 minut przy każdym zamówieniu, ręcznie przenosząc wszystkie dane z pliku PDF, zanim mogli kontynuować przygotowywanie zamówienia.
Żądania oczekujące na ręczne przetworzenie
Gdy każdy dokument wymaga indywidualnej kontroli i transkrypcji, przychodzące żądania mogą czekać, co zagraża przygotowaniu zamówienia, w którym liczy się czas.
Czasochłonne przygotowanie wyceny
Przekształcenie zapytania w wycenę Salesforce wymagało czegoś więcej niż wyodrębnienia tekstu: pracownicy musieli uporządkować wymagania i skompletować ofertę, co wydłużyło znaczny czas przygotowania.
Znalezienie odpowiednich ofert i odpowiednich produktów
Przygotowanie wyceny wymagało również znalezienia podobnych wcześniejszych ofert i dopasowania produktów do wymagań i specyfikacji klienta. To badanie wymagało dodatkowej pracy wykraczającej poza transkrypcję i sprawiło, że wybór produktu stał się dodatkowym punktem do weryfikacji.
Nasze rozwiązanie
Routine Automation połączył Salesforce Service Cloud z platformą Azure OpenAI i zbudował infrastrukturę pomocniczą do wyszukiwania ofert, dopasowywania produktów i sprawdzania poprawności. Klient posiadał już subskrypcję Azure i od dawna korzystał z usług Azure, więc ta architektura rozszerzyła jego istniejące środowisko. Apex, Visualforce i Azure Functions łączą przetwarzanie żądań z przepływami pracy dotyczącymi ofert Salesforce.
Przechwyć żądanie
Salesforce Email-to-Case odbiera wiadomości i załączniki od klientów, wprowadzając żądania w formacie PDF, Word, Excel, zwykły tekst i e-mail do przepływu pracy przyjmowania.
Kategoryzuj i porządkuj informacje
Usługi AI interpretują żądanie i wyodrębniają szczegóły zamówienia oraz specyfikacje klientów w ustrukturyzowane dane w celu automatycznego wykorzystania w Salesforce.
Znajdź odpowiednie oferty i informacje o produktach
infrastruktura wyszukiwania wyszukuje podobne oferty i wyszukuje produkty spełniające wymagania i specyfikacje klienta, wspierając przygotowanie ofert z odpowiednim kontekstem handlowym.
Podobne oferty: wyszukiwanie odpowiednich wcześniejszych ofert.
Wyszukiwanie produktów: dopasowuj produkty do życzeń i specyfikacji klientów.
Utwórz wycenę Salesforce
przepływ pracy wykorzystuje ustrukturyzowane żądanie, podobne oferty i dopasowania produktów do utworzenia oferty zgodnie z istniejącymi regułami biznesowymi. Pracownicy mogą sprawdzać i poprawiać przyjęte informacje dotyczące żądań.
Sprawdź poprawność oferty
warstwa walidacji sprawdza utworzoną wycenę pod kątem dokładności przed jej kontynuacją. Te same ustalone reguły biznesowe mają zastosowanie do różnych formatów wejściowych.
Validated quotation
Zatwierdzona oferta przechodzi do dalszego przygotowania.
Human quality approval
gdy walidacja wykryje możliwy błąd, wycena jest przekazywana do zespołu ds. zatwierdzania jakości w celu przeglądu i zatwierdzenia. Oflagowana oferta musi przejść tę recenzję przed kontynuowaniem.
After approval → downstream preparation
Po zatwierdzeniu i wszelkim wymaganym zatwierdzeniu jakości oferta jest przekazywana do systemu strony trzeciej poprzez integrację XML w celu dalszego przetwarzania zamówienia.
Wyniki biznesowe
Implementacja łączy pozyskiwanie żądań, wyszukiwanie podobnych ofert, dopasowywanie produktów, tworzenie ofert i weryfikację w Salesforce. Ewentualne błędy są przekazywane do zespołu ds. zatwierdzania jakości, a zatwierdzone oferty są przekazywane do systemu strony trzeciej w celu dalszego przetwarzania zamówień. Zgłoszona dokładność wyodrębniania danych wynosi około 99%; liczba ta nie mierzy dokładności wyceny od początku do końca.
Automatyczne pozyskiwanie w różnych formatach
Żądania w formacie PDF, Word, Excel, tekstowym i e-mailowym stają się ustrukturyzowanymi danymi Salesforce, co ogranicza konieczność wielokrotnego ręcznego wprowadzania danych.
Odpowiednie oferty i informacje o produktach
Podobne oferty i wsparcie w wyszukiwaniu produktów, dopasowując wymagania klienta do odpowiednich produktów, redukując ręczne poszukiwania podczas przygotowywania wyceny.
Połączone przygotowywanie ofert
Ustrukturyzowane wymagania i pobrany kontekst umożliwiają tworzenie ofert w ramach tego samego przepływu pracy, usprawniając ścieżkę od zapytania klienta do oferty.
Walidacja z zatwierdzeniem przez zespół jakości
Warstwa walidacji sprawdza dokładność ofert i przekazuje możliwe błędy zespołowi ds. zatwierdzania jakości przed przystąpieniem do oflagowanych ofert.
Spójna obsługa żądań
Żądania podlegają tym samym istniejącym regułom biznesowym pomimo niespójnego układu dokumentów, co zmniejsza zależność od ręcznej interpretacji.
Od 30 minut do mniej niż 5 minut na zamówienie
Przed wdrożeniem ręczne przeniesienie wszystkich danych z pliku PDF trwało około 30 minut na jedno zamówienie. Dzięki pomocy AI wypełnienie, edycja i zatwierdzenie zamówienia zajmuje mniej niż 5 minut, co skraca czas przygotowania każdego zamówienia.
