Faire évoluer la gestion des commandes Salesforce grâce à l’archivage automatisé et à Data 360

Client et secteur d’activité

Un distributeur spécialisé européen exploitait un réseau de magasins et traitait chaque jour des milliers de commandes clients. Salesforce occupait une place centrale dans la gestion des commandes et des relations clients.

Chaque commande et ses lignes associées alimentaient un historique de données croissant. Le distributeur devait prendre en charge les nouvelles transactions tout en laissant les achats antérieurs accessibles aux collaborateurs.

Défis et impact sur l’activité

Un stockage opérationnel en croissance

Les milliers de commandes quotidiennes et leurs lignes associées augmentaient la consommation de Salesforce Data Storage. La conservation de tout l’historique poussait à acheter davantage de capacité opérationnelle.

Un historique de commandes menacé par le nettoyage

Les collaborateurs avaient besoin des anciennes commandes pour le service client et la consultation. Supprimer les anciens enregistrements CRM sans préserver un historique accessible aurait retiré ce contexte d’achat de leur environnement de travail.

Conservation des archives et suppression à la source

Les achats historiques devaient rester liés aux clients après le nettoyage du CRM. La synchronisation des suppressions à la source par un connecteur pouvait également supprimer des enregistrements que les archives devaient conserver.

Ce que nous avons mis en place et pourquoi

Routine Automation a séparé le traitement des commandes actives de la gestion des données historiques. L’intégration utilisait l’Ingestion API de Data 360 pour contrôler les enregistrements créés ou mis à jour, explicitement supprimés et conservés dans l’historique.

Une ingestion et une conservation pilotées par API

Nous avons utilisé l’Ingestion API de Data 360 plutôt que le connecteur Salesforce CRM standard pour les archives. Le connecteur standard peut répercuter les suppressions d’enregistrements sources dans Data 360, ce qui allait à l’encontre de la conservation de l’historique des commandes après le nettoyage du CRM. Le pilotage par API donnait un contrôle explicite sur la création et la mise à jour des enregistrements, les demandes de suppression et l’historique conservé dans Data 360.

Archiver automatiquement avant de nettoyer le CRM

Nous avons transféré les commandes historiques et leurs lignes associées dans Data 360 avant de supprimer les anciens enregistrements CRM éligibles à l’issue de la période définie. En séparant la conservation des archives du nettoyage opérationnel, nous avons permis la gestion du stockage CRM sans assimiler une suppression à la source à une instruction de suppression des archives.

Un historique lié aux clients dans Salesforce

Nous avons modélisé les entités clients et les commandes historiques comme données d’engagement dans Data 360, puis rendu cet historique accessible via Salesforce. Les achats antérieurs restaient ainsi liés aux fiches clients utilisées par les collaborateurs pour le service et la consultation opérationnelle.

Séquence automatisée d’archivage et de nettoyage

Bénéfices et problèmes résolus

Une croissance maîtrisée du stockage CRM

Le transfert des transactions historiques et la suppression des anciens enregistrements éligibles limitent leur accumulation dans le stockage Salesforce standard. Le traitement des commandes actives n’exige plus de conserver tout l’historique dans les objets opérationnels.

Une visibilité continue sur les commandes

Les anciennes commandes restent accessibles via Salesforce, aux côtés des informations clients pertinentes. Les collaborateurs peuvent consulter l’historique d’achat après la suppression des enregistrements opérationnels éligibles.

Une conservation maîtrisée des données historiques

L’ingestion pilotée par API sépare la conservation des archives de la suppression des enregistrements sources. Le cycle de vie automatisé permet de contrôler les enregistrements historiques créés, mis à jour, supprimés ou conservés, tout en maintenant le lien entre achats et clients.

Un socle pour les futures intégrations

La mise en œuvre a établi un socle d’intégration réutilisable. D’autres ERP, environnements CRM, plateformes e-commerce et applications analytiques constituent des extensions possibles qui nécessiteraient leur propre travail d’intégration.

La segmentation, l’analyse des achats, les indicateurs calculés et les interactions assistées par IA sont aussi des possibilités futures, et non des fonctionnalités livrées dans ce projet. Le compte rendu fourni décrit des résultats qualitatifs ; il ne présente pas de mesures de réduction du stockage, d’économies ou d’amélioration des performances.

Résultat

Routine Automation a mis en place l’archivage automatisé des commandes et le nettoyage du CRM avec Salesforce Data 360 et son Ingestion API. Le distributeur a gagné en maîtrise de la croissance du stockage opérationnel et de la conservation de l’historique, tout en gardant les commandes et leurs lignes liées aux clients et accessibles via Salesforce.