Skalowanie obsługi zamówień w Salesforce dzięki automatycznej archiwizacji i Data 360

Klient i branża

Europejski sprzedawca detaliczny z wyspecjalizowaną ofertą prowadził sieć sklepów i realizował codziennie tysiące zamówień klientów. Salesforce był głównym systemem obsługi zamówień i relacji z klientami.

Każde zamówienie wraz z jego pozycjami powiększało zbiór danych historycznych. Firma musiała obsługiwać nowe transakcje, a jednocześnie zapewniać pracownikom dostęp do wcześniejszych zakupów.

Wyzwania i ich wpływ na działalność

Rosnące wykorzystanie przestrzeni na dane operacyjne

Tysiące codziennych zamówień i ich pozycji zwiększały wykorzystanie Salesforce Data Storage. Przechowywanie całej historii wywierało presję na zakup dodatkowej pojemności dla danych operacyjnych.

Historia zamówień zagrożona podczas porządkowania danych

Pracownicy potrzebowali wcześniejszych zamówień do obsługi klientów i sprawdzania informacji. Usunięcie starych rekordów CRM bez zachowania dostępnej historii pozbawiłoby ich kontekstu wcześniejszych zakupów w codziennej pracy.

Przechowywanie archiwum a usuwanie danych źródłowych

Historyczne zakupy musiały pozostać powiązane z klientami po uporządkowaniu CRM. Synchronizacja usunięć ze źródła obsługiwana przez konektor mogłaby usunąć również rekordy, które powinny pozostać w archiwum.

Co wdrożyliśmy i dlaczego

Firma Routine Automation oddzieliła bieżącą obsługę zamówień od zarządzania danymi historycznymi. Integracja wykorzystywała Data 360 Ingestion API do kontrolowania, które rekordy były tworzone, aktualizowane, celowo usuwane i zachowywane w zbiorze historycznym.

Pobieranie i przechowywanie danych pod kontrolą API

Do archiwizacji użyliśmy Data 360 Ingestion API zamiast standardowego konektora Salesforce CRM. Standardowy konektor może przenosić usunięcia rekordów źródłowych do Data 360, co kolidowało z zachowaniem historii zamówień po uporządkowaniu CRM. Pobieranie danych sterowane przez API zapewniło wdrożeniu bezpośrednią kontrolę nad tworzeniem i aktualizowaniem rekordów, żądaniami usunięcia oraz historią przechowywaną w Data 360.

Automatyczna archiwizacja przed porządkowaniem CRM

Przenosiliśmy historyczne zamówienia wraz z ich pozycjami do Data 360 przed usunięciem kwalifikujących się starych rekordów CRM po upływie określonego czasu. Oddzielenie przechowywania archiwum od porządkowania danych operacyjnych pozwoliło zarządzać przestrzenią na dane w CRM bez traktowania usunięcia w źródle jako polecenia usunięcia archiwum.

Historia powiązana z klientem w Salesforce

Zamodelowaliśmy encje klientów i historyczne zamówienia jako dane o interakcjach w Data 360 oraz udostępniliśmy tę historię przez Salesforce. Wcześniejsze zakupy pozostały w ten sposób powiązane z rekordami klientów używanymi przez pracowników do obsługi i sprawdzania informacji operacyjnych.

Jak archiwizacja zamówień zachowuje wgląd w historię klienta

Historyczne zamówienia trafiają z operacyjnego CRM do Data 360 i pozostają dostępne przez Salesforce w kontekście klienta. Porządkowanie następuje po przeniesieniu danych. Jest elementem ich cyklu życia, a nie kopiowaniem zarchiwizowanych rekordów z powrotem do przestrzeni na dane operacyjne.

Dane źródłowe
Zamówienia w Salesforce CRM
Bieżąca obsługa zamówień tworzy zamówienia i powiązane pozycje. Historyczne transakcje stają się źródłem danych do archiwizacji.
Pobieranie zamówień
Warstwa integracji
Salesforce Data 360
Ingestion API przenosi historyczne zamówienia i ich pozycje do zbioru powiązanego z klientami, w którym tworzenie, aktualizowanie, usuwanie i przechowywanie danych podlega odrębnej kontroli.
Dostęp w CRM
Środowisko pracy pracowników
Historia w Salesforce
Pracownicy mają dostęp do historycznych transakcji w kontekście rekordów klientów po usunięciu kwalifikujących się rekordów CRM.

Historyczne zamówienia i ich pozycje są pobierane przez Data 360 Ingestion API i pozostają dostępne przez Salesforce. Kwalifikujące się rekordy źródłowe są usuwane po przeniesieniu danych i upływie określonego czasu. Przechowywaniem archiwum zarządza się niezależnie od usuwania danych źródłowych w CRM.

Kolejność automatycznej archiwizacji i porządkowania danych

Przenieś historyczne transakcje
Użyj Data 360 Ingestion API, aby przenieść historyczne zamówienia i ich pozycje przed usunięciem kwalifikujących się rekordów źródłowych, zachowując bezpośrednią kontrolę nad tworzeniem i aktualizowaniem rekordów.
Zachowaj kontekst klienta i dostęp do danych
Powiąż historyczne zamówienia z encjami klientów i zachowaj dostęp do historii przez Salesforce, aby usunięcie rekordów operacyjnych nie pozbawiło pracowników dostępu do wcześniejszych zakupów.
Usuń kwalifikujące się stare rekordy CRM
Po przeniesieniu danych i upływie określonego czasu usuń kwalifikujące się zamówienia i powiązane rekordy z operacyjnego CRM. Oddzielnie zarządzaj żądaniami usunięcia w Data 360, aby historia zamówień przeznaczona do zachowania pozostała w archiwum.

Korzyści i rozwiązane problemy

Kontrola wzrostu ilości danych w CRM

Przenoszenie historycznych transakcji i usuwanie kwalifikujących się starych rekordów ogranicza ich gromadzenie w standardowej przestrzeni na dane Salesforce. Bieżąca obsługa zamówień nie wymaga przechowywania całego zbioru historycznego w obiektach operacyjnych.

Stały wgląd w zamówienia

Wcześniejsze zamówienia pozostają dostępne przez Salesforce obok odpowiednich informacji o kliencie. Pracownicy mogą przeglądać historię zakupów po usunięciu kwalifikujących się rekordów operacyjnych.

Kontrolowane przechowywanie danych historycznych

Pobieranie danych sterowane przez API oddziela przechowywanie archiwum od usuwania rekordów źródłowych. Zautomatyzowany cykl życia pozwala kontrolować, które rekordy historyczne są tworzone, aktualizowane, usuwane lub zachowywane, a zakupy pozostają powiązane z klientami.

Baza pod kolejne integracje

Wdrożenie stworzyło wspólną bazę integracyjną. Kolejne systemy ERP, środowiska CRM, platformy e-commerce i aplikacje analityczne to potencjalne rozszerzenia wymagające własnych prac integracyjnych.

Segmentacja, analiza zakupów, obliczane wskaźniki i interakcje wspomagane przez AI również pozostają możliwościami dalszego rozwoju, a nie funkcjami dostarczonymi w tym projekcie. Przekazany opis przedstawia rezultaty jakościowe. Nie zawiera zmierzonych redukcji wykorzystania przestrzeni na dane, oszczędności ani wzrostu wydajności.

Rezultat

Firma Routine Automation wdrożyła automatyczną archiwizację zamówień i porządkowanie CRM z wykorzystaniem Salesforce Data 360 oraz Ingestion API. Firma zyskała kontrolę nad wzrostem ilości danych operacyjnych i przechowywaniem historii, a wcześniejsze zamówienia i ich pozycje pozostały powiązane z klientami oraz dostępne przez Salesforce.