Skalierbare Auftragsverwaltung in Salesforce durch automatisierte Archivierung und Data 360

Kunde und Branche

Ein europäischer Fachhändler betrieb ein Filialnetz und verarbeitete täglich Tausende Kundenbestellungen. Salesforce war die zentrale Plattform für Auftragsverwaltung und Kundenbeziehungen.

Jede Bestellung und ihre Positionen vergrößerten den historischen Datenbestand. Der Händler musste neue Transaktionen unterstützen und zugleich frühere Käufe für die Mitarbeitenden zugänglich halten.

Herausforderungen und geschäftliche Auswirkungen

Wachsender operativer Speicherbedarf

Tausende tägliche Bestellungen und die zugehörigen Positionen erhöhten den Verbrauch von Salesforce Data Storage. Die Aufbewahrung der vollständigen Historie erzeugte Druck, zusätzliche operative Speicherkapazität zu kaufen.

Bestellhistorie bei der Bereinigung gefährdet

Mitarbeitende benötigten frühere Bestellungen für den Kundenservice und als Referenz. Das Entfernen alter CRM-Datensätze ohne weiterhin zugängliche Historie hätte ihnen diesen Einkaufskontext im täglichen Arbeitsablauf entzogen.

Archivaufbewahrung und Löschung an der Quelle

Historische Käufe mussten auch nach der CRM-Bereinigung mit den Kunden verknüpft bleiben. Eine durch den Konnektor gesteuerte Synchronisierung von Löschungen im Quellsystem hätte auch Datensätze entfernen können, die im Archiv erhalten bleiben sollten.

Was wir implementiert haben und warum

Routine Automation trennte die aktive Auftragsverarbeitung von der Verwaltung historischer Daten. Die Integration nutzte die Data 360 Ingestion API, um zu steuern, welche Datensätze erstellt oder aktualisiert, ausdrücklich gelöscht und im historischen Datenbestand aufbewahrt wurden.

API-gesteuerte Datenaufnahme und Aufbewahrung

Für das Archiv nutzten wir die Data 360 Ingestion API anstelle des Standardkonnektors für Salesforce CRM. Dieser kann Löschungen im Quellsystem an Data 360 weitergeben, was dem Erhalt der Bestellhistorie nach der CRM-Bereinigung widersprach. Die API-gesteuerte Datenaufnahme ermöglichte eine gezielte Kontrolle über Erstellung und Aktualisierung von Datensätzen, Löschanfragen und die in Data 360 aufbewahrte Historie.

Automatisierte Archivierung vor der CRM-Bereinigung

Wir übertrugen historische Bestellungen und ihre Positionen in Data 360, bevor alte CRM-Datensätze nach Ablauf der festgelegten Frist und bei erfüllten Löschkriterien entfernt wurden. Die getrennte Steuerung von Archivaufbewahrung und operativer Bereinigung ermöglichte die Verwaltung des CRM-Speichers, ohne eine Löschung an der Quelle als Anweisung zur Löschung des Archivs zu behandeln.

Kundenbezogene Historie in Salesforce

Wir modellierten Kundenentitäten und historische Bestellungen als Interaktionsdaten in Data 360 und machten diese Historie über Salesforce zugänglich. So blieben frühere Käufe mit den Kundendatensätzen verknüpft, die Mitarbeitende für Service und operative Auskünfte nutzten.

Wie die Auftragsarchivierung den Kundenüberblick erhält

Historische Bestellungen werden aus dem operativen CRM in Data 360 übertragen und bleiben in Salesforce im Kundenkontext verfügbar. Die Bereinigung folgt auf die Übertragung und gehört zum Datenlebenszyklus; archivierte Datensätze werden nicht in den operativen Speicher zurückgeschrieben.

Quelldaten
Bestellungen in Salesforce CRM
Die aktive Auftragsverarbeitung erzeugt Bestellungen und zugehörige Positionen. Historische Transaktionen bilden die Quelle für die Archivierung.
Bestellungen aufnehmen
Integrationsschicht
Salesforce Data 360
Die Ingestion API überträgt historische Bestellungen und Positionen in einen kundenbezogenen Datenbestand mit gezielt gesteuerter Erstellung, Aktualisierung, Löschung und Aufbewahrung.
Zugriff im CRM
Arbeitsbereich für Mitarbeitende
Historie in Salesforce
Mitarbeitende greifen im Kontext der Kundendatensätze auf historische Transaktionen zu, nachdem die für die Löschung vorgesehenen CRM-Datensätze entfernt wurden.

Historische Bestellungen und Positionen werden über die Data 360 Ingestion API aufgenommen und bleiben über Salesforce zugänglich. Für die Löschung vorgesehene Quelldatensätze werden nach der Übertragung und der festgelegten Frist entfernt. Die Archivaufbewahrung wird unabhängig von Löschungen im CRM gesteuert.

Ablauf der automatisierten Archivierung und Bereinigung

Historische Transaktionen übertragen
Die Data 360 Ingestion API nutzen, um historische Bestellungen und ihre Positionen vor der Entfernung der vorgesehenen Quelldatensätze zu übertragen und Erstellung sowie Aktualisierung gezielt zu steuern.
Kundenkontext und Zugriff erhalten
Historische Bestellungen mit Kundenentitäten verknüpfen und die Historie über Salesforce zugänglich halten, damit durch die Entfernung operativer Datensätze nicht auch der Zugriff auf frühere Käufe verloren geht.
Alte CRM-Datensätze nach den festgelegten Kriterien entfernen
Nach der Übertragung und der festgelegten Frist die vorgesehenen Bestellungen und zugehörigen Datensätze aus dem operativen CRM entfernen. Löschanfragen für Data 360 separat steuern, damit die zur Aufbewahrung ausgewählte Bestellhistorie im Archiv bleibt.

Vorteile und gelöste Probleme

Kontrolliertes Wachstum des CRM-Speicherbedarfs

Die Übertragung historischer Transaktionen und das Entfernen alter Datensätze nach festgelegten Kriterien verringern deren Anhäufung im Salesforce-Standardspeicher. Die aktive Auftragsverarbeitung erfordert nicht, den vollständigen historischen Datenbestand in operativen Objekten vorzuhalten.

Durchgehender Zugriff auf die Bestellhistorie

Frühere Bestellungen bleiben in Salesforce zusammen mit den relevanten Kundeninformationen zugänglich. Mitarbeitende können die Kaufhistorie auch nach der Entfernung der vorgesehenen operativen Datensätze einsehen.

Kontrollierte Aufbewahrung historischer Daten

API-gesteuerte Datenaufnahme trennt die Archivaufbewahrung von der Löschung von Quelldatensätzen. Der automatisierte Lebenszyklus steuert, welche historischen Datensätze erstellt, aktualisiert, gelöscht oder erhalten werden, während Käufe mit Kunden verknüpft bleiben.

Eine Grundlage für künftige Integrationen

Die Umsetzung schuf eine wiederverwendbare Integrationsgrundlage. Zusätzliche ERP-Systeme, CRM-Umgebungen, E-Commerce-Plattformen und Analyseanwendungen sind mögliche Erweiterungen, die jeweils eigene Integrationsarbeit erfordern.

Segmentierung, Kaufanalysen, berechnete Erkenntnisse und KI-gestützte Interaktionen sind ebenfalls künftige Möglichkeiten und keine in diesem Projekt bereitgestellten Funktionen. Der vorliegende Projektbericht beschreibt qualitative Ergebnisse, nennt jedoch keine gemessenen Speicherreduktionen, Kosteneinsparungen oder Leistungssteigerungen.

Ergebnis

Routine Automation implementierte mit Salesforce Data 360 und dessen Ingestion API eine automatisierte Auftragsarchivierung und CRM-Bereinigung. Der Händler erhielt Kontrolle über das Wachstum des operativen Speicherbedarfs und die Aufbewahrung historischer Datensätze. Frühere Bestellungen und Positionen blieben mit Kunden verknüpft und über Salesforce zugänglich.