Probleme
Der Kunde stand vor mehreren Herausforderungen, da er den Eventmanagementprozess manuell abwickelte, was eine direkte Kommunikation mit den Spielern durch Agenten ohne Automatisierung erforderte. Der Prozess der Anwesenheitsverfolgung wurde manuell durchgeführt und nahm vor den Events viel Zeit in Anspruch. Ihr Ziel war:
🎯 Maßgeschneiderte HubSpot-Implementierung
HubSpot wurde so entworfen und konfiguriert, dass es den Geschäftsanforderungen des Kunden entspricht. Dazu gehören Einladungs-Workflows, die Zeitplan und Strategie für die Veranstaltung implementieren, und Dashboards, um alle Statistiken zu den Veranstaltungen und zur Effizienz der Agenten anzuzeigen.
🎯WhatsApp-Integration
WhatsApp-Integration über HubSpot konfiguriert, um automatisierte Nachrichten basierend auf dem Veranstaltungsplan zu senden.
🎯 Posteingangskonfiguration
Eine Firmen-E-Mail zum Senden und Empfangen von Nachrichten von Spielern konfiguriert. E-Mail- und WhatsApp-Kanäle mit dem HubSpot-Posteingang verbunden, damit Agenten mit Spielern in HubSpot kommunizieren können.
🎯 SimpleEvents Integration
Integriertes HubSpot mit SimpleEvents-Anwendung, die als Event-Management-Plattform dient und den Check-in-Prozess mithilfe von QR-Codes und einer Scanner-Anwendung erstellt, die bei den Events verwendet wird.
🎯 Benutzerdefinierte WhatsApp-Konversationsverwaltung
Entwickelte JS-Skripte zur Ausführung in den Workflows, um die Verarbeitung der Spielerantworten zu automatisieren. Dazu gehört die automatische Verarbeitung von Bestätigungen, Ablehnungen und Feedback-Einreichungen.
Lösungen
Ergebnisse
🚀 Automatisierter Einladungs- und Folgeprozess: Eliminierung der manuellen Kontaktaufnahme und Reduzierung der Arbeitsbelastung der Agenten durch 50% und die Erhöhung der Spielerreaktionsraten durch 30%.
🚀 Optimierte Spielerkommunikation: WhatsApp und E-Mail in HubSpot integriert, um sicherzustellen 100 % zentralisiert Kommunikation für effiziente Spielerinteraktionen.
🚀Optimierter Event-Check-In-Prozess: Implementierung eines QR-Code-basierten Check-Ins, der die Anwesenheitsverfolgung ermöglicht 40% schneller und die Reduzierung des manuellen Aufwands.
🚀Verbessertes Datenmanagement und Einblicke: Benutzerdefinierte Dashboards ermöglichen Echtzeit-Tracking, was zu fundierteren Entscheidungen und einer verbesserten Scouting-Effizienz führt.
