Zespoły sprzedaży i finansów często pracują z odłączonymi systemami, co prowadzi do opóźnień i błędów. Zintegrowanie Salesforce z QuickBooks pomaga rozwiązać ten problem.
Jako dostawca najwyższej klasy usług integracji i automatyzacji, Routine Automation ma duże doświadczenie w łączeniu systemów CRM, takich jak Salesforce i platform księgowych, takich jak QuickBooks.
W naszym artykule analizujemy sposoby, w jakie połączenie QuickBooks i Salesforce przekształci Twoje procesy sprzedażowe i finansowe, i dlaczego nie warto czekać z podjęciem decyzji.
Zacznijmy od omówienia korzyści płynących z korzystania z QuickBooks Integracja Salesforce.
Wyobraź sobie: Twój przedstawiciel handlowy zamyka transakcję w Salesforce. W ciągu kilku minut faktura jest automatycznie generowana i wysyłana do klienta za pośrednictwem QuickBooks.
Dzięki integracji faktury są wysyłane szybciej, co przyspiesza cykl płatności i poprawia ogólny przepływ gotówki. Ponieważ status płatności jest synchronizowany z Salesforce, zespoły sprzedaży mogą śledzić salda należności, szybciej podejmować działania następcze i proaktywniej zarządzać relacjami z klientami.
Przejdźmy teraz do tego, w jaki sposób przedsiębiorstwa mogą optymalizować swoje działania i usprawniać cały obieg pracy między działem sprzedaży a księgowością.
Ręczne przekazywanie między działem sprzedaży a działem finansowym prowadzi do opóźnień, braku komunikacji i utraty przychodów. Dzięki integracji:
Automatyzujesz cały proces od wyceny do zapłaty — od wygenerowania wyceny do pobrania płatności. Wszystko to za pomocą Salesforce CPQ lub Revenue Lifecycle Management (część Revenue Cloud).
Aby zakończyć cykl, integracja QuickBooks umożliwia rozpoznawanie płatności, fakturowanie i raportowanie przychodów. Zapewnia to dokładną widoczność zarówno przepływów pracy sprzedaży, jak i księgowości, skutecznie finalizując proces Quote-to-Cash.
Jakie są główne elementy tego procesu?
Dzięki śledzeniu zamówień, fakturowaniu i płatnościom w czasie rzeczywistym eliminujesz opóźnienia i znacznie ograniczasz kosztowne błędy.
Możesz również wdrożyć proces monitowania za pomocą Salesforce Sales Engagement. Ta integracja zapewnia, że przypomnienia, wiadomości e-mail i zadania są wyzwalane na podstawie statusu płatności. Pomaga to szybciej odzyskać przychody, jednocześnie synchronizując wszystkie działania z Salesforce. Jeśli faktura nie zostanie zapłacona na czas, Twój zespół może automatycznie dodać klienta do rytmu monitowania.
Klienci oczekują przejrzystości, szybkości i dokładności. Zintegrowane systemy pozwalają na zapewnienie spójnej komunikacji przy użyciu ujednoliconego widoku klienta.
Dodatkowy punktKlienci doceniają portale samoobsługowe, które zapewniają natychmiastowy dostęp do faktur, historii płatności i możliwości pobrania zestawień — funkcje te są możliwe dzięki zintegrowanym systemom, takim jak Salesforce Experience Cloud.
Te portale zwiększają przejrzystość, umożliwiają klientom niezależne zarządzanie interakcjami rozliczeniowymi i znacznie zmniejszają potrzebę wzajemnego kontaktu z zespołami wsparcia. W rezultacie klienci zyskują kontrolę nad swoimi dokumentami finansowymi, podczas gdy Twoje zespoły wsparcia i finansów mają mniejsze obciążenie pracą.
Partnerzy z kolei korzystają z automatycznego śledzenia zachęt. Dzięki Salesforce Experience Cloud możesz zbudować portal partnerski, w którym każdy partner może łatwo przeglądać swoje zaangażowanie w transakcję. Dzięki automatyzacji system może obliczyć swój procent zachęt w czasie rzeczywistym, co pomaga usprawnić zarządzanie podziałem przychodów. Te obliczenia można również zsynchronizować z powrotem do QuickBooks w celu dokładnego księgowania i przetwarzania wypłat.
Czy QuickBooks integruje się z Salesforce? Podczas gdy wspomnieliśmy o korzyściach integracji, przyjrzyjmy się procesowi, jak to się faktycznie dzieje za kulisami.
Ponieważ Salesforce i QuickBooks nie są zintegrowane natywnie, organizacje próbują połączyć QuickBooks z Salesforce, aby zniwelować lukę i umożliwić wymianę ważnych danych między działem finansowym a działem sprzedaży w czasie rzeczywistym.
Chcesz wiedzieć, jakie dane możesz synchronizować i które narzędzia to umożliwiają? Przyjrzyjmy się kluczowym przepływom informacji między Salesforce i QuickBooks.
Obejmuje to również płatności częściowe, dzięki czemu zarówno zespół sprzedaży, jak i zespół finansowy mogą być na bieżąco z rzeczywistym postępem płatności — a nie tylko statusem zapłaconych/niezapłaconych.
Gdy termin płatności faktury upłynie, Salesforce Sales Engagement może uruchomić procedurę monitowania, umożliwiając zapisanie klienta w zdefiniowanym harmonogramie działań następczych w celu generowania przypomnień na czas i przyspieszenia windykacji.
Salesforce Experience Cloud może również obsługiwać proces monitowania (poprzez udostępnianie danych związanych z płatnościami klientom za pośrednictwem portali samoobsługowych). Jednak samo Experience Cloud nie uruchamia rytmów monitowania.
Twój zespół będzie musiał utworzyć i skonfigurować niestandardowe przepływy lub skorzystać z narzędzi automatyzacji, być może w połączeniu z Sales Engagement, aby umożliwić podjęcie działań następczych.
Popularne narzędzia obsługujące tę integrację obejmują:
Wybierając platformę integracyjną, nie myśl tylko o funkcjonalności, ale także o łatwości instalacji, modelu cenowym i pojemności do synchronizacji w czasie rzeczywistym lub zaplanowanej. Niektóre z tych narzędzi oferują interfejsy użytkownika typu „przeciągnij i upuść”, ale inne wymagają wkładu programisty.
Podejście do integracji Salesforce z QuickBooks jest w rzeczywistości określone przez istniejące wdrożenie QuickBooks. Jeśli organizacja korzysta z QuickBooks Online (w chmurze), podejście do łączenia będzie całkowicie inne niż podejście do łączenia z QuickBooks Desktop (lokalnie).
Integracje w chmurze zazwyczaj polegają na interfejsach API do wymiany danych, podczas gdy konfiguracje lokalne mogą wymagać oprogramowania pośredniczącego lub łączników danych, aby skutecznie połączyć systemy. Dlatego zrozumienie bieżącego stanu środowiska QuickBooks jest kluczowe podczas planowania integracji.
Warto zauważyć, że nie wszystkie plany QuickBooks oferują ten sam poziom dostępu do API — na przykład QuickBooks Online Essentials nie ma pewnych możliwości dostępnych w QuickBooks Online Plus lub Advanced. Wybór planu obsługującego wymaganą głębokość integracji jest niezbędny, szczególnie jeśli potrzebujesz funkcji, takich jak niestandardowe mapowanie pól lub synchronizacja danych w czasie rzeczywistym.
Niezależnie od wielkości Twojej firmy, integracja Salesforce z QuickBooks łączy Twoje zespoły sprzedaży i finansów. To mądre posunięcie, które zwiększa wydajność, automatyzuje rutynowe zadania, poprawia przejrzystość finansową i zapewnia płynniejsze doświadczenie dla Twoich klientów.
