Jos olet joskus huomannut selaavasi Salesforce-välilehden ja Calendly-kalenterin välillä ja miettinyt, miksi CRM-järjestelmäsi ei kirjaa varattuja tapaamisia, tämä opas on sinua varten.
Kerromme pian kaiken, mitä sinun tarvitsee tietää Calendlyn ja Salesforcen integroinnista: miksi, miten, esteet ja mikä menetelmä todella toimii tiimillesi. Olitpa sitten tekninen johtaja, joka yrittää vähentää pyörivän tuolin työtä, tai projektipäällikkö, joka on kyllästynyt jahtaamaan epäonnistuneita seurantapyyntöjä, saat selkeän polun Calendlyn ja Salesforcen työkalujesi yhteistyöhön.
Routine Automationilla autamme tiimejä lopettamaan teknologiapinojensa teippaamisen ja aloittamaan oikeiden ratkaisujen rakentamisen. Oletko valmis lopettamaan liidien tuplakäsittelyn ja tuntien tuhlaamisen manuaaliseen syöttöön? Tästä se alkaa.
Calendly on edustajien, rekrytoijien ja asiakastyytyväisyystiimien ensisijainen aikataulutustyökalu ympäri maailmaa. Se on helppokäyttöinen, kätevä ja poistaa edestakaisen sähköpostiviestinnän.
Salesforce puolestaan on komentokeskus. Siellä sijaitsevat yhteystietosi, sopimuksesi, tapauksesi ja kampanjahistoriasi. Sieltä johto hakee raportit. Ja sieltä operatiivinen tiimi selvittää, miksi mikään ei synkronoidu.
Mutta tässä on ongelma: ellet määritä sitä oikein, Calendly ja Salesforce eivät puhu samaa kieltä. Kokoukset varataan, mutta edustajat unohtavat kirjata ne. Liidit tulevat, mutta niitä ei ole liitetty kenellekään. Kampanjat käynnistyvät, mutta attribuutio on täysin pielessä. Se ei ole tiimisi vika. Työkalut ovat vain väärin kytkettyjä.
Salesforcen oman tutkimuksen mukaan edustajat käyttävät vain 28 % viikostaan itse asiassa myymistä. Loput? Ylläpidon työtä, tiedon etsimistä ja huonosti toimivien työkalujen kanssa taistelemista. Siinä Calendlyn Salesforce-integraatio muuttaa asioita. Kysymys kuuluu, miten se otetaan käyttöön oikein?
Jos myyntiedustajasi kopioivat Calendly-varauksia manuaalisesti Salesforceen, prosessisi on rikki.
Calendlyn kauneus piilee siinä, että se poistaa kitkan aikataulutusprosessista. Mutta jos kaikki tuo siisti käyttökokemuksen ja liidien vauhti päättyy siihen, että jonkun on painettava Ctrl+C ja Ctrl+V liiditietueessa? Tuhlaat aikaa ja todennäköisesti menetät samalla dataa.
Calendlyn ja Salesforcen integroinnilla varauksesta tulee automaattinen käynnistys. Liidi luodaan tai yhteyshenkilö päivitetään. Sitten tehtävä määritetään.
Älykäs Calendlyn integrointi Salesforcen kanssa tarjoaa seuraavaa:
Kun lisäät ominaisuuksia, kuten Calendly Routing, voit jopa ohjata tunnetut liidit heidän olemassa olevalle tilin omistajalleen Salesforcessa.
Kuvittele, että potentiaalinen asiakas napsauttaa varauslinkkiäsi, valitsee ajan, täyttää tietonsa ja painaa vahvistuspainiketta. Siinä kaikki. Mutta kulissien takana tapahtuva on se, mikä tekee tiimillesi eron.
Ilman Salesforce Calendly -yhteyttä tiimisi saattaa saada sähköposti-ilmoituksen. Ehkä joku kopioi tiedot Salesforceen. Mutta ehkä he ovat tehneet niin. Sinulla on noin vain aikataulujen musta aukko, josta liidit katoavat.
Kun integroit Calendlyn Salesforceen, prosessi muuttuu. Heti kun joku varaa tapaamisen, Calendly ottaa kaikki syötetyt tiedot ja lähettää ne suoraan Salesforceen. Riippuen siitä, miten olet määrittänyt asiat, Salesforce tekee sitten seuraavaa:
Voit myös kokeilla hienostuneempaa ohjelmaa. Calendlyn Salesforce-paketti antaa sinulle pääsyn CalendlyAction-nimiseen objektiin, joka on Salesforcen sisällä oleva erityinen objekti. Voit käyttää sitä luodaksesi työnkulkuja, jotka vastaavat tiettyihin kokoustapahtumiin: varauksiin, peruutuksiin ja uudelleenaikataulutuksiin.
Lisäksi voit jopa suodattaa Calendly-tapahtumia. Jos haluat Salesforcen välittävän vain tietyntyyppisistä kokouksista (esimerkiksi "Demopyynnöt", mutta ei "Toimistoajat"), oikeanlainen Salesforcen ja Calendlyn integrointi antaa sinulle mahdollisuuden olla niin valikoiva.
Jotkut tiimit menevät pidemmälle ja käyttävät hakusääntöjä yhdistääkseen kutsutut olemassa oleviin tietueisiin sähköpostiosoitteen tai tunnuksen perusteella. Toiset yhdistävät tämän kampanjaseurantaan, jolloin Calendly-lomakkeen lähettäminen käynnistää asianmukaisen attribuutiomäärityksen. Tässä on joustavuutta, jota saat vain, kun lopetat kopioi-liitä-"integraatioiden" käyttämisen ja alat rakentaa prosesseja, jotka heijastavat yrityksesi todellista toimintaa.
Tutustu siihen, miten Routine Automation rakentaa skaalautuvia ja mukautettuja Salesforce-integraatioita, jotka tekevät enemmän kuin vain "synkronoivat tietoja". Suunnittelemme järjestelmiä, jotka vähentävät hallinnon aikaa, parantavat liidien saamisen nopeutta ja sopivat työnkulkuusi ensimmäisestä päivästä lähtien.
Jos etsit nopeinta tapaa yhdistää Calendly Salesforceen, useimmat tiimit aloittavat natiivista integraatiosta. Se on suoraviivaista, virallisesti tuettua, ja jos tiimilläsi on jo Calendly Teams- tai Enterprise-sopimus, sinulla on jo tarvitsemasi.
Mutta kyse ei ole vain siitä, että "käynnistät ja menet". On muutamia kriittisiä vaiheita, jotka on tehtävä oikein, tai muuten kohtaat synkronointiongelmia, kadotat tietoja tai menetät tapahtumia.
Ensin tarvitset:
Calendly Salesforce -paketti asentuu suoraan organisaatioosi. Tämä osa yhdistää Calendly-tapahtumadatan Salesforce-objekteihin, kuten liideihin, yhteystietoihin, kampanjoihin ja tehtäviin.
Kun se on asennettu, näet organisaatiossasi uuden CalendlyAction-nimisen objektin. Tämä on paikka, johon tapahtumatiedot päätyvät, ennen kuin automaatiotyönkulkusi päättävät, mitä niille tehdään.
Jos kaikki menee hyvin, järjestelmän pitäisi nyt käsitellä:
Calendlyn sisäänrakennettu Salesforce-integraatio voi olla hyvä, jos asennus on suoraviivainen. Mutta kun sinulla on mukautettuja kenttiä tai outoja reitityssääntöjä, se alkaa jäädä vajaaksi.
Tämä on nopea, mutta joustavampi reitti. Se on nopea asentaa, eikä kehittäjiä tarvita. Jos sinulla on Calendly-tapahtuma ja haluat sen luovan tietueen Salesforceen, Zapier voi tehdä sen noin 15 minuutissa.
Virtaus näyttää yleensä suunnilleen tältä:
"Kun joku varaa Calendly-tapaamisen → Luo liidi Salesforcessa."
Zapier sopii täydellisesti yksinkertaisiin asioihin ja yksisuuntaisiin prosesseihin. Mutta jos sinun on yhdistettävä liidejä olemassa oleviin tietueisiin, käsiteltävä peruutuksia tai uudelleenaikataulutuksia tai päivitettävä mahdollisuuksia tai mukautettuja objekteja, kohtaat esteitä.
Zapier ei myöskään sijaitse Salesforcessa, joten jos jokin menee pieleen, sinun on poistuttava CRM-järjestelmästäsi löytääksesi ongelman. Se sopii pienelle tiimille. Laajasti toimivalle myyntiorganisaatiolle? Todennäköisesti ei. Aloitteleville tiimeille Zapier-pohjainen Calendlyn ja Salesforcen integrointi on kuitenkin hyvä koeajo.
Tämä reitti vie enemmän aikaa ja vaatii yleensä kehittäjän tai jonkun seuraavista: parhaat Salesforce-konsulttiyritykset, kuten RA. Mutta se antaa sinulle täyden hallinnan. Sen sijaan, että sovittaisit työnkulkusi Calendlyn oletusarvojen ympärille, rakennat integraation vastaamaan tiimisi jo olemassa olevaa työskentelytapaa.
Joitakin asioita, joita olemme rakentaneet käyttämällä mukautettuja API-rajapintoja Routine Automationissa:
Calendly tarjoaa muutamia hyviä webhook-vaihtoehtoja, ja Salesforce, jos osaa käyttää sitä, voi tehdä paljon. Kun olet jo ohittanut "saa se vain toimimaan" -vaiheen, saatat päätyä räätälöityihin ratkaisuihin.
Sillä ei oikeastaan ole väliä, käytätkö sisäänrakennettua vaihtoehtoa, Zapieria, vai teetkö sen mukautettuna, idea on pohjimmiltaan sama. Yksi työkalu hoitaa varaukset. Toinen seuraa kaikkia asiakastietojasi. Yhdistät heidät kommunikoimaan keskenään.
Näin Calendly Salesforce -asennus toimii.
Sinulla on kolme vaihtoehtoa:
Jos et ole varma, minkä valita, harkitse konsultin, kuten Routine Automationin, kanssa keskustelemista.
Asennus näyttää hieman erilaiselta riippuen siitä, mitä käytät:
Ennen kaikkea muuta, selvitä, mitä oikeastaan haluat tallentaa. Onko kyse vain nimestä ja sähköpostiosoitteesta? Yrityksestä? Vastasivatko he mihinkään mukautettuihin kysymyksiin? Kun olet saanut sen, päätä mihin kohtaan Salesforcea se päätyy? Jos ohitat tämän vaiheen tai teet sen vain ohi, tietueesi sotkeutuvat nopeasti. Käytä aikaa sen järjestämiseen oikein. Kansi:
Tämä on hyvän Calendlyn ja Salesforcen välisen integraation selkäranka.
Kun kaikki on yhdistetty ja datasi liikkuu, sinun on kerrottava Salesforcelle, mitä sen kanssa tehdään. Tämä voi tarkoittaa:
Jos käytät Calendly Salesforce -pakettia, saat käyttöösi valmiita työnkulkuja suoraan paketista. Useimmille tiimeille nämä työnkulut kuitenkin vaativat hieman hienosäätöä vastaamaan todellista prosessiasi.
Suorita jokainen reunatapaus.
Haluat tarkistaa seuraavat asiat:
Kun olet suorittanut testisi ja luotat työnkulkuun, käännä kytkin pois. Mutta älä kävele pois. Määritä hälytyksiä tai koontinäyttöjä seurataksesi synkronoinnin kuntoa, epäonnistuneita työnkulkuja tai integraatiokatkoksia. Hyvä Calendlyn ja Salesforcen integraatio toimii hiljaa taustalla. Erinomainen integraatio kertoo, kun jokin menee rikki.
Joskus paras tapa ymmärtää integraation potentiaalia on nähdä, miten oikeat tiimit käyttävät sitä. Olemme omin silmin nähneet, kuinka oikeanlainen myyntivoimaintegraatioon tarkoitettu kalendaari ei ainoastaan "säästä aikaa". Se korjaa näkyvyysongelmia. Se parantaa seurantaa. Se auttaa edustajia keskittymään. Ja ehkä tärkeintä on, että se estää kauppoja jäämästä huomaamatta.
Calendlyn ja Salesforcen saaminen "toimimaan yhdessä" ei ole vaikeaa. Hankalinta on saada ne toimimaan yhdessä yrityksesi todellisen toiminnan mukaisesti.
Siinä kohtaa me tulemme mukaan kuvaan. Routine Automationilla emme vain asenna Calendly Salesforce -pakettia ja lopeta. Työskentelemme tiimisi kanssa ymmärtääksemme, miten liidit virtaavat, miten edustajasi seuraavat kauppoja, missä kaupat kaatuvat ja mistä tiedoista esimiehesi todella välittävät. Sitten rakennamme automaatioita, jotka heijastavat tätä, käyttäen oikeita työkaluja, oikeaa logiikkaa ja oikeanlaista monimutkaisuutta.
Emme ole täällä pakottamassa sinua jonkun toisen prosessiin. Autamme sinua rakentamaan omaasi sopivan prosessin. Tarvitsetko nopean käyttöönoton valmiilla työkaluilla? Se sopii. Haluatko syvällisen, useita järjestelmiä kattavan Calendlyn ja Salesforcen integraation reaaliaikaisella synkronoinnilla, kampanjoiden attribuutiolla ja mukautetulla logiikalla jokaiselle tiimille? Voimme tehdä senkin.
Jos etsit kumppania, joka ymmärtää sekä strategian että teknisen puolen ja osaa puhua tiimillesi ilman ammattikieltä, ota yhteyttä.
Olitpa sitten myynnissä, markkinoinnissa, tuessa tai henkilöstöhallinnossa, käytät todennäköisesti jo Calendlyä. Jos käytät myös Salesforcea, käytät todennäköisesti enemmän aikaa kuin haluaisit pitääksesi tietosi siisteinä ja seurannan aikataulussa.
Hyvä uutinen? Sinun ei tarvitse valita nopeuden ja rakenteen välillä. Oikean Calendly Salesforce -integraation avulla saat molemmat.
Voit automatisoida hallinnolliset työt, lopettaa edustajien jahtaamisen tapaamisten kirjaamiseen, luottaa vihdoin CRM:n sisältöön ja käyttää enemmän aikaa asiakkaisiisi keskittymiseen.
Etkö ole varma, kumpi lähestymistapa on järkevin? Ota yhteyttä tiimiimme. Autamme sinua selvittämään, riittääkö natiivi asennus vai onko aika räätälöidä jotain.
