Myynti- ja taloustiimit työskentelevät usein erillisillä järjestelmillä, mikä johtaa viivästyksiin ja virheisiin. Salesforcen integrointi QuickBooksiin auttaa ratkaisemaan tämän ongelman.
Huippuluokan integraatio- ja automaatiopalveluntarjoajana Rutiiniautomaatio omaa laajan kokemuksen CRM-järjestelmien, kuten Salesforcen, ja kirjanpitoalustojen, kuten QuickBooksin, välisen kuilun kaventamisesta.
Artikkelissamme tarkastelemme tapoja, joilla QuickBooksin ja Salesforcen yhdistäminen mullistaa myynti- ja talousprosessejasi, ja miksi sinun ei kannata odottaa muutoksen tekemistä.
Aloitetaan keskustelemalla QuickBooksin eduista Myyntivoiman integrointi.
Kuvittele tämä: myyntiedustajasi tekee kaupat Salesforcessa. Muutamassa minuutissa lasku luodaan automaattisesti ja lähetetään asiakkaalle QuickBooksin kautta.
Integraation ansiosta laskut lähetetään nopeammin, mikä nopeuttaa maksusykliä ja parantaa kokonaiskassavirtaa. Koska maksun tila synkronoituu takaisin Salesforceen, myyntitiimit voivat seurata maksamatta olevia saldoja, seurata tilannetta nopeammin ja hallita asiakassuhteita ennakoivammin.
Siirrytään nyt siihen, miten yritykset voivat optimoida toimintoja ja virtaviivaistaa koko työnkulkua myynnin ja kirjanpidon välillä.
Manuaaliset tiedonsiirrot myynnin ja taloushallinnon välillä johtavat viivästyksiin, kommunikaatio-ongelmiin ja tulonmenetyksiin. Integraation avulla:
Automatisoit koko tarjouksesta käteiseksi -prosessin – tarjouksen luomisesta maksujen keräämiseen. Kaikki tämä Salesforce CPQ:n tai Revenue Lifecycle Managementin (osa Revenue Cloud).
Syklin viimeistelemiseksi QuickBooksin integrointi mahdollistaa maksujen tunnistuksen, laskutuksen ja tulojen raportoinnin. Tämä varmistaa tarkan näkyvyyden sekä myynti- että kirjanpitoprosesseissasi ja viimeistelee tehokkaasti tarjouksesta käteiseksi -prosessin.
Mitkä ovat tämän prosessin pääkomponentit?
Tilausten, laskutuksen ja maksujen reaaliaikaisen seurannan avulla poistat edestakaiset viivästykset ja vähennät merkittävästi kalliita virheitä.
Voit myös ottaa käyttöön maksumuistutusprosessin Salesforce Sales Engagementin avulla. Tämä integraatio varmistaa, että muistutukset, sähköpostit ja tehtävämääritykset käynnistetään maksutilan perusteella. Tämä auttaa saamaan tuloja nopeammin ja pitää kaikki toiminnot synkronoituna Salesforcen kanssa. Kun laskua ei makseta ajoissa, tiimisi voi automaattisesti lisätä asiakkaan maksumuistutusprosessiin.
Asiakkaat odottavat läpinäkyvyyttä, nopeutta ja tarkkuutta. Integroidut järjestelmät mahdollistavat johdonmukaisen viestinnän yhtenäisen asiakasnäkymän avulla.
LisäpisteAsiakkaat arvostavat itsepalveluportaaleja, jotka tarjoavat välittömän pääsyn laskuihin, maksuhistoriaan ja ladattaviin tiliotteihin – ominaisuuksia, jotka ovat mahdollisia integroitujen järjestelmien, kuten Salesforce Experience Cloudin, ansiosta.
Nämä portaalit lisäävät läpinäkyvyyttä, antavat asiakkaille mahdollisuuden hallita laskutusvuorovaikutustaan itsenäisesti ja vähentävät merkittävästi edestakaisen yhteydenpidon tarvetta tukitiimien kanssa. Tämän seurauksena asiakkaat saavat hallintaansa taloustietonsa, kun taas tuki- ja taloustiimisi työmäärä kevenee.
Kumppanit puolestaan hyötyvät automatisoidusta kannustinseurannasta. Salesforce Experience Cloudin avulla voit rakentaa kumppaniportaalin, jossa jokainen kumppani voi helposti tarkastella sopimustensa sisältöä. Automaation avulla järjestelmä voi laskea heidän kannustinprosenttinsa reaaliajassa, mikä auttaa virtaviivaistamaan tulojen jakamisen hallintaa. Nämä laskelmat voidaan myös synkronoida takaisin QuickBooksiin tarkkaa kirjanpitoa ja maksujen käsittelyä varten.
Integroituuko QuickBooks Salesforcen kanssa? Vaikka olemme käsitelleet integraation etuja, katsotaanpa, miten se todellisuudessa tapahtuu kulissien takana.
Koska Salesforcea ja QuickBooksia ei ole integroitu natiivisti, organisaatiot yrittävät yhdistää QuickBooksin Salesforceen kuroakseen umpeen kuilua ja tehdäkseen talous- ja myyntiosastojen välisestä kriittisestä tiedonvaihdosta reaaliaikaista.
Haluatko tietää, millaista dataa voit synkronoida ja millä työkaluilla se onnistuu? Tarkastellaanpa Salesforcen ja QuickBooksin välisiä keskeisiä tiedonkulkuja.
Tämä sisältää myös osamaksut, jolloin sekä myynti- että taloustiimit pysyvät ajan tasalla maksujen etenemisestä – eivätkä pelkästään maksetusta/maksamattomasta tilasta.
Kun lasku erääntyy, Salesforce Sales Engagement voi käynnistää maksumuistutusprosessin, jolloin asiakas voidaan rekisteröidä ennalta määritettyyn seurantatahtiin, mikä varmistaa ajantasaiset muistutukset ja nopeuttaa perintää.
Salesforce Experience Cloud voi myös tukea maksumuistutusprosessia (paljastamalla maksuun liittyviä tietoja asiakkaille itsepalveluportaalien kautta). Experience Cloud itsessään ei kuitenkaan käynnistä maksumuistutustahteja.
Tiimisi on luotava ja määritettävä mukautettuja työnkulkuja tai käytettävä automaatiotyökaluja, mahdollisesti yhdessä Sales Engagementin kanssa, seurantatoimien mahdollistamiseksi.
Suosittuja työkaluja, jotka tukevat tätä integraatiota, ovat:
Integraatioalustaa valittaessa älä ajattele pelkästään toiminnallisuutta, vaan myös asennuksen helppoutta, hinnoittelumallia ja reaaliaikaisen tai ajoitetun synkronoinnin kapasiteettia. Joissakin näistä työkaluista on vedä ja pudota -käyttöliittymät, mutta toiset vaativat kehittäjän panosta.
Salesforcen ja QuickBooksin integrointitapa määräytyy itse asiassa QuickBooksin nykyisen käyttöönoton mukaan. Jos organisaatio käyttää QuickBooks Onlinea (pilviversio), yhteyden muodostamistapa on täysin erilainen kuin yhteyden muodostaminen QuickBooks Desktopin (paikallinen) kanssa.
Pilvipohjaiset integraatiot käyttävät tyypillisesti API-rajapintoja tiedonvaihtoon, kun taas paikalliset asennukset saattavat vaatia väliohjelmistoja tai dataliittimiä järjestelmien tehokkaaseen yhdistämiseen. Siksi QuickBooks-ympäristösi nykytilan ymmärtäminen on ratkaisevan tärkeää integraatiota suunniteltaessa.
Huomionarvoista on, että kaikki QuickBooks-paketit eivät tarjoa samaa API-käyttöoikeustasoa – esimerkiksi QuickBooks Online Essentialsista puuttuu tiettyjä QuickBooks Online Plus- tai Advanced-pakettien ominaisuuksia. On tärkeää valita paketti, joka tukee vaadittua integraatiosyvyyttä, erityisesti jos tarvitset ominaisuuksia, kuten mukautettuja kenttäkarttoja tai reaaliaikaista datan synkronointia.
Yrityksesi koosta riippumatta Salesforcen ja QuickBooksin integrointi yhdistää myynti- ja taloustiimisi. Se on älykäs ratkaisu, joka parantaa suorituskykyä, automatisoi rutiinitehtäviä, parantaa taloushallinnon läpinäkyvyyttä ja tarjoaa sujuvamman kokemuksen asiakkaillesi.
