Vertriebs- und Finanzteams arbeiten oft mit getrennten Systemen, was zu Verzögerungen und Fehlern führt. Die Integration von Salesforce mit QuickBooks hilft, dieses Problem zu lösen.
Als erstklassiger Integrations- und Automatisierungsdienstleister Routine Automation verfügt über umfangreiche Erfahrung beim Überbrücken der Lücke zwischen CRMs wie Salesforce und Buchhaltungsplattformen wie QuickBooks.
In unserem Artikel untersuchen wir, wie die Kopplung von QuickBooks und Salesforce Ihre Vertriebs- und Finanzprozesse verändern wird und warum Sie mit dem Umstieg nicht warten sollten.
Beginnen wir mit der Diskussion der Vorteile von QuickBooks für Salesforce-Integration.
Stellen Sie sich vor: Ihr Vertriebsmitarbeiter schließt einen Deal in Salesforce ab. Innerhalb weniger Minuten wird automatisch eine Rechnung erstellt und über QuickBooks an den Kunden gesendet.
Durch die Integration werden Rechnungen schneller verschickt, der Zahlungszyklus beschleunigt und der Cashflow insgesamt verbessert. Da der Zahlungsstatus mit Salesforce synchronisiert wird, können Vertriebsteams offene Beträge verfolgen, schneller nachfassen und Kundenbeziehungen proaktiver verwalten.
Kommen wir nun dazu, wie Unternehmen ihre Abläufe optimieren und den gesamten Arbeitsablauf zwischen Vertrieb und Buchhaltung rationalisieren können.
Manuelle Übergaben zwischen Vertrieb und Finanzabteilung führen zu Verzögerungen, Missverständnissen und Umsatzeinbußen. Mit Integration:
Sie automatisieren den gesamten Quote-to-Cash-Prozess – von der Angebotserstellung bis zum Zahlungseinzug. All dies mit Hilfe von Salesforce CPQ oder Revenue Lifecycle Management (Teil von Revenue Cloud).
Um den Zyklus zu schließen, ermöglicht die Integration von QuickBooks die Zahlungserkennung, Rechnungsstellung und Umsatzberichterstattung. Dies gewährleistet eine genaue Transparenz Ihrer Vertriebs- und Buchhaltungsabläufe und schließt den Quote-to-Cash-Prozess effektiv ab.
Was sind die Hauptkomponenten dieses Prozesses?
Durch die Echtzeitverfolgung von Bestellungen, Rechnungen und Zahlungen vermeiden Sie Verzögerungen und reduzieren kostspielige Fehler erheblich.
Sie können mit Salesforce Sales Engagement auch einen Mahnprozess implementieren. Diese Integration stellt sicher, dass Erinnerungen, E-Mails und Aufgabenzuweisungen je nach Zahlungsstatus ausgelöst werden. So können Sie Ihre Einnahmen schneller wiederherstellen und gleichzeitig alle Aktivitäten mit Salesforce synchronisieren. Wird eine Rechnung nicht fristgerecht bezahlt, kann Ihr Team einen Kunden automatisch zum Mahnrhythmus hinzufügen.
Kunden erwarten Transparenz, Schnelligkeit und Genauigkeit. Integrierte Systeme ermöglichen Ihnen eine konsistente Kommunikation mit einer einheitlichen Kundenansicht.
Zusätzlicher Punkt: Kunden schätzen Self-Service-Portale, die sofortigen Zugriff auf Rechnungen, Zahlungsverläufe und herunterladbare Kontoauszüge bieten – Funktionen, die durch integrierte Systeme wie Salesforce Experience Cloud ermöglicht werden.
Diese Portale erhöhen die Transparenz, ermöglichen es Kunden, ihre Rechnungsinteraktionen selbstständig zu verwalten und reduzieren den Aufwand für den Austausch mit Supportteams erheblich. Dadurch erhalten Kunden die Kontrolle über ihre Finanzunterlagen, während Ihre Support- und Finanzteams entlastet werden.
Partner profitieren hingegen von der automatisierten Incentive-Verfolgung. Mit Salesforce Experience Cloud können Sie ein Partnerportal erstellen, in dem jeder Partner seine Deal-Beteiligung übersichtlich einsehen kann. Dank der Automatisierung berechnet das System den Incentive-Prozentsatz in Echtzeit und trägt so zur Optimierung des Umsatzbeteiligungsmanagements bei. Diese Berechnungen können für eine präzise Buchhaltung und Auszahlungsabwicklung auch mit QuickBooks synchronisiert werden.
Lässt sich QuickBooks in Salesforce integrieren? Nachdem wir die Vorteile der Integration angesprochen haben, werfen wir nun einen Blick auf den Prozess, der hinter den Kulissen abläuft.
Da Salesforce und QuickBooks nicht nativ integriert sind, versuchen Unternehmen, QuickBooks mit Salesforce zu verbinden, um die Lücke zu schließen und den kritischen Datenaustausch zwischen Finanzen und Vertrieb in Echtzeit zu ermöglichen.
Möchten Sie wissen, welche Daten Sie synchronisieren können und welche Tools dies ermöglichen? Wir analysieren die wichtigsten Informationsflüsse zwischen Salesforce und QuickBooks.
Hierzu zählen auch Teilzahlungen, sodass sowohl die Vertriebs- als auch die Finanzteams den tatsächlichen Zahlungsverlauf im Blick behalten können – und nicht nur den Status „Bezahlt/Unbezahlt“.
Wenn eine Rechnung überfällig wird, kann Salesforce Sales Engagement einen Mahnprozess auslösen, der es ermöglicht, den Kunden in einen vordefinierten Nachverfolgungsrhythmus einzuschreiben, um rechtzeitige Erinnerungen sicherzustellen und das Inkasso zu beschleunigen.
Salesforce Experience Cloud kann auch den Mahnprozess unterstützen (indem zahlungsrelevante Daten über Self-Service-Portale an Kunden übermittelt werden). Experience Cloud selbst löst jedoch keine Mahnrhythmen aus.
Ihr Team müsste benutzerdefinierte Abläufe erstellen und konfigurieren oder Automatisierungstools verwenden, möglicherweise in Kombination mit Sales Engagement, um Folgeaktionen zu ermöglichen.
Zu den beliebten Tools, die diese Integration unterstützen, gehören:
Achten Sie bei der Auswahl der Integrationsplattform nicht nur auf die Funktionalität, sondern auch auf die einfache Installation, das Preismodell und die Möglichkeit zur Echtzeit- oder zeitgesteuerten Synchronisierung. Einige Tools bieten Drag-and-Drop-Benutzeroberflächen, andere erfordern jedoch die Unterstützung von Entwicklern.
Der Ansatz zur Integration von Salesforce in QuickBooks richtet sich nach der bestehenden QuickBooks-Bereitstellung. Wenn Ihr Unternehmen QuickBooks Online (Cloud) nutzt, unterscheidet sich der Verbindungsansatz grundlegend von dem für die Verbindung mit QuickBooks Desktop (lokal).
Cloudbasierte Integrationen nutzen typischerweise APIs für den Datenaustausch, während lokale Systeme möglicherweise Middleware oder Datenkonnektoren benötigen, um Systeme effektiv zu verbinden. Daher ist es bei der Planung der Integration entscheidend, den aktuellen Zustand Ihrer QuickBooks-Umgebung zu kennen.
Bemerkenswerterweise bieten nicht alle QuickBooks-Tarife den gleichen API-Zugriff – QuickBooks Online Essentials beispielsweise fehlen bestimmte Funktionen von QuickBooks Online Plus oder Advanced. Die Wahl eines Tarifs mit der erforderlichen Integrationstiefe ist entscheidend, insbesondere wenn Sie Funktionen wie benutzerdefinierte Feldzuordnung oder Echtzeit-Datensynchronisierung benötigen.
Unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens bringt die Integration von Salesforce mit QuickBooks Ihre Vertriebs- und Finanzteams zusammen. Diese intelligente Lösung steigert die Leistung, automatisiert Routineaufgaben, verbessert die finanzielle Transparenz und sorgt für ein reibungsloseres Kundenerlebnis.
